Корисні матеріали

Як працювали процеси до впровадження, і які передумови зініціювали необхідність у пошуку нового рішення?

1. Необхідності у централізованій платформі для швидкого доступу до корпоративної інформації та ресурсів компанії.
2. Розширення можливостей автоматизації й персоналізації процесів таких як онбординг чи ознайомлення з політиками компанії, котрих у BAKOTECH налічується понад 150 для дев'яти країн. І в кожній з цих юрисдикцій є свої специфічні політики та правила, які стосуються роботи співробітників та внутрішніх процедур, що вимагало особливого підходу до організації та систематизації даних. Все це передбачало створення єдиної платформи, що забезпечила б ефективне управління величезним обсягом інформації та доступ для співробітників з різних країн.
3. Можливості зручної інтеграції комунікаційних і HR-процесів в єдиному цифровому середовищі, без потреби постійно перемикатися між різними програмами чи системами.

Компанія шукала рішення, яке б дозволило підсилити наш процес онбордингу, забезпечило б ефективне знайомство співробітників зі структурою компанії, нашими політиками, корпоративною культурою, менеджментом та іншими важливими аспектами діяльності BAKOTECH. Вибір впав на SMART business та рішення SmartPoint Intranet, оскільки воно повністю відповідало цим вимогам

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

• Особистий кабінет з базою знань
• Організаційна структура компанії
• Довідник співробітників
• Новини
• Розділ Q&A
• Модуль Фото- та Відеогалереї

Як пройшло впровадження SmartPoint Intranet: з якими викликами й завданнями зіштовхнулись і яка була роль вендора у їх вирішенні?

• Підтримання актуальності даних в Організаційній структурі й Довіднику співробітників – якщо у компанії з’являється новий працівник, змінюється його посада чи фахівець переходить в інший відділ, ці зміни автоматично відображаються у внутрішньому порталі.
• Зменшення навантаження на HR- і IT-відділи – немає потреби вручну створювати або оновлювати картки співробітників у SmartPoint Intranet. Так, HR- і IT-фахівці економлять час на адмініструванні системи.

1. Політики та внутрішні нормативні документи відображаються лише тим співробітникам, для яких вони актуальні.
2. Співробітники, що працюють в Україні, бачитимуть українські політики, а їхні колеги, наприклад, з Польщі – польські.
3. Враховані особливості законодавства та корпоративних стандартів кожної країни, щоб забезпечити відповідність локальним вимогам.
4. Доступ до документів налаштований відповідно до ролей і прав доступу, щоб уникнути перегляду інформації, не призначеної для конкретного співробітника.

Наша База знань у SmartPoint Intranet набула величезних масштабів: 9 країн, понад 150 політик, і кожна політика – це окрема сторінка і при цьому все чітко організовано, інтуїтивно зрозуміло і зручно у використанні. Ми наповнювали систему з нуля – це була трудомістка праця, але ми пішли на це, оскільки прагнули отримати єдине цифрове середовище, в межах якого могли б зручно взаємодіяти всі фахівці. В результаті ми отримали цінний ресурс для всіх наших колег, що є важливим досягненням для міжнародної компанії з таким великим географічним охопленням

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

Клієнт дуже відповідально і якісно підійшов до підготовки матеріалів для впровадження, надавши значний обсяг структурованої інформації вчасно, що значно оптимізувало процес. Адже часто одним із ключових викликів подібних проєктів стає відсутність готового контенту. Під час реалізації кейсу з BAKOTECH, всі необхідні дані були надані ще до початку робіт, що суттєво посприяло ефективному впровадженню.

Наталя Ненич

Product Consultant

Перші результати використання порталу: як команда сприйняла зміни, і які методи залучення співробітників спрацювали найефективніше?

Ми розуміємо, що для того, щоб бути джерелом інновацій для інших, потрібно постійно вдосконалюватися самим. Тому ми активно впроваджуємо сучасні рішення всередині компанії для оптимізації робочих процесів, покращення комунікації та підвищення продуктивності команди. З рішенням SmartPoint Intranet наша компанія отримала універсальний інструмент, який дозволяє якісно комунікувати, переглядати й вивчати важливі політики, інструкції та іншу корпоративну інформацію в єдиному місці. Тепер співробітники можуть швидко знайти необхідне, не витрачаючи час на пошук по різних системах або локальних файлах. Рішення значно підвищило ефективність онбордингу і розвантажило наших HR-фахівців

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

Передумови проєкту впровадження сучасного єдиного комунікаційного цифрового середовища і які ключові цілі прагнули реалізувати завдяки рішенню SmartPoint Intranet

Важливою передумовою стала необхідність впровадження єдиної інтегрованої платформи, яка б об’єднала 500 співробітників нашої компанії, розташованих у різних містах України. Рішення SmartPoint Intranet на основі Microsoft 365 було обрано в результаті проведення внутрішньої процедури закупівель, яка враховувала досвід SMART business, експертизу у впровадженні корпоративних рішень та довіру до технологій Microsoft.

Олег Усенко

Директор департаменту IT ПрАТ СК «ПЗУ Україна»

Цілі проєкту впровадження SmartPoint Intranet для СК «ПЗУ Україна»

• Організація єдиного середовища для корпоративної бази знань – нове середовище мало структурувати, систематизувати та централізувати всю важливу інформацію компанії: внутрішні політики, інструкції, процедури, шаблони документів, навчальні матеріали та інші корпоративні ресурси. База знань в такому форматі забезпечила б швидкий пошук й стабільний доступ співробітникам до актуальної інформації
• Залучення співробітників до активного життя компанії через сучасний user-friendly інтерфейс рішення, що надає інтуїтивне розуміння для швидкого освоєння системи і доступ до актуальних новин, подій, внутрішніх ініціатив тощо.
• Побудова організаційної структури – рішення мало надавати можливість побудови інтерактивної організаційної структури компанії з централізованим доступом. За допомогою цього компоненту порталу було заплановано візуалізувати ієрархію департаментів, відділів та команд. А зручне оновлення даних мало забезпечити актуальність структури, що є важливим для прозорого управління, швидкого пошуку відповідальних осіб чи підрозділів.
• Прискорення адаптації нових співробітників завдяки доступу до необхідних матеріалів в одному місці і скороченню часу пошуку потрібної інформації та інших ресурсів для ефективної роботи.
• Реалізація Довідника співробітників – SmartPoint Intranet надає можливість використання централізованого довідника співробітників, який включає персональні картки з інформацією про фахівців: їхні контактні дані, посади, департаменти тощо. Цей інструмент дозволяє швидко знайти потрібного колегу для комунікації, що особливо важливо для роботи великих кросфункціональних команд з розгалуженою структурою, як у СК «ПЗУ Україна».
• Агрегацію інформації в єдиному місці, що дозволяє перетворити корпоративний портал на єдину точку входу до інших важливих систем компанії.
• Доступність з будь-якого пристрою – система мала забезпечити співробітникам можливість користуватися порталом з комп'ютера, планшета чи смартфона, незалежно від місцезнаходження, щоб залишатися на зв'язку навіть за межами офісів.
• Створення єдиного сховища документації підприємства – цей пункт передбачав централізацію роботи з документами, спрощення їх пошуку й одночасного перегляду, а також контроль версій, забезпечуючи необхідний рівень безпеки та доступів відповідно до ролей фахівців.

Як пройшло впровадження рішення SmartPoint Intranet, з якими викликами зіштовхнулись і чи вдалося досягти поставлених цілей?

• Microsoft Entra ID — системі, за допомогою якої вдалося автоматично отримати дані про співробітників, їхні посади, відділи тощо;
• Ручному введенню через спеціально налаштований список — для тих випадків, коли даних з Microsoft Entra ID бракувало або потрібна була додаткова деталізація.

Підвищення рівня безпеки корпоративної інформації зі SmartPoint Intranet та зниження ризику несанкціонованого доступу

Адаптація співробітників до нового рішення SmartPoint Intranet

Для нашої команди це був перший досвід роботи з рішенням на базі Microsoft 365, тому ми з вендором приділили значну увагу роз’ясненню особливостей архітектури та структури порталу, обговоренню технічних деталей, а також можливостей інтеграції з іншими продуктами Microsoft 365. SmartPoint Intranet об'єднав усі необхідні інструменти та сервіси, які раніше були розпорошені або недостатньо інтегровані в єдине, централізоване рішення. Завдяки цьому співробітники компанії отримали зручний доступ до інформації, комунікаційних інструментів, бази знань, документації та інших ресурсів у єдиному вікні. Саме завдяки продуктивній взаємодії двох команд вдалося успішно досягти однієї з головних цілей проєкту впровадження – створення єдиного цифрового комунікаційного середовища

Олег Усенко

Директор департаменту IT ПрАТ СК «ПЗУ Україна»

Перші результати й подальші кроки щодо масштабування корпоративного порталу й цифровізації інших напрямків діяльності компанії

Побудова єдиного цифрового середовища для компанії є яскравим прикладом людиноцентричного бізнесу та відповідної корпоративної культури. Компанія не лише забезпечує ефективність роботи завдяки зібраним в одному просторі інструментам та інформації, а й підвищує рівень відкритості, прозорості та емоційного комфорту співробітників, що особливо важливо в сучасних умовах. Ми раді бути партнерами компанії ПрАТ СК «ПЗУ Україна» на шляху трансформації досвіду співробітників через впровадження екосистеми сучасних рішень. Разом із клієнтом ми вже визначилися щодо впровадження рішень SMART Payroll та SMART HCM & LMS, які допоможуть автоматизувати та оптимізувати важливі процеси управління персоналом і фінансами, які тісно між собою пов'язані

Наталя Онищук

СЕО SMART business

Заміна застарілої версії корпоративного порталу і ключові вимоги до нового цифрового середовища

Окрім того, що нам хотілось освіжити дизайн попередньої версії порталу, головною потребою було зробити його двомовним, аби наші колеги з-за кордону могли завжди бути з нами в одному інформаційному полі. Локалізація єдиного середовища українською та англійською мовами – це не лише про зручність, а й про відчуття кожного нашого співробітника частиною єдиної команди. Тобто портал мав скоротити відстань між нами й зробити працівників ближчими одне до одного, незалежно від географії розташування офісів

Юлія Ковальчук

HR Manager

1. Відсутність єдиного середовища: інформація зберігається у різних джерелах, не в рамках одного цифрового середовища. Відповідно, це ускладнює пошук та доступність корисних матеріалів для співробітників, що призводить до зниження продуктивності та ефективності роботи;
2. Непривабливість і незручність інтерфейсу: застарілі портали мають неінтуїтивний UX-дизайн для сучасного користувача. Цей фактор ускладнює навігацію та знижує користувацький комфорт. У результаті компанія не отримує бажаної мотивації працівників використовувати в роботі корисні корпоративні ресурси;
3. Неадаптивність до нових потреб компанії, що зростає: з розвитком технологій та змінами у бізнес-процесах, часто виникають нові потреби, які старий портал не в змозі задовольнити. Сучасні ж рішення більш гнучкі й адаптивні у цьому плані.

1. Зменшує навантаження на управління HR – система функціонує як єдине середовище для зберігання даних та доступу до усієї необхідної інформації про компанію, співробітників та процеси. Така організація корпоративних знань допомагає і підвищує ефективність навчання працівників, онбордингу, інформування та обробки типових запитів від співробітників;
2. Розвиває таланти – портал є потужною навчальною платформою, що може містити базу знань, матеріали для самонавчання та інші ресурси, які допомагають співробітникам зростати;
3. Піклується про тайм-менеджмент – інструменти порталу дозволяють ефективно використовувати робочий час співробітників і відстежувати процес виконання призначених завдань;
4. Зміцнює корпоративну культуру – в яких би точках світу не знаходились члени вашої команди, портал SmartPoint Intranet стане об’єднувальним цифровим середовищем для всіх. Тут співробітники можуть дізнаватись новини про події та зміни у процесах компанії, розвивати корпоративну бібліотеку, переглядати інформацію про офіси та колег.

Як пройшло впровадження SmartPoint Intranet і підготовчі воркшопи для самостійної роботи з порталом?

Безсумнівно, воркшопи дуже допомогли познайомитись з системою і перейти з нею на «ти». Заразом, після того, як наша команда пішла вже у самостійне плавання, виникли запитання, пов’язані безпосередньо з нашими індивідуальними робочими кейсами. Тоді нам спало на думку, що було б чудово, якби вебінари проводились у два етапи: до початку роботи з рішенням і після. Адже на момент першого знайомства з системою все відбувалось доволі динамічно, і не завжди вдавалось передбачити певні локальні робочі моменти, з якими зіштовхнулись надалі. Водночас фахівці SMART business оперативно відповіли на наші додаткові запити й допомогли з усім розібратись, забезпечивши турботливий постсупровід

Поліна Багачова

HR Manager

• Особистий кабінет – це персональна робоча область кожного співробітника на порталі. Наразі налаштованими складовими є Персональний календар подій, Корпоративна та Персональна бази знань й Організаційна структура по співробітниках. Кожен елемент підкріплює ідею єдиного вікна. З Персонального календаря можна переглядати свою завантаженість та планувати зустрічі, оскільки він інтегрований з календарями Microsoft Teams й Outlook. У Корпоративній базі знань можна швидко знайти потрібну інформацію, документ чи матеріали за обраною категорією. До того ж Персональна база знань дає можливість створити власний центр компетенцій і ділитись своїми знаннями та досвідом з колегами. Зручними опціями Організаційної структури по співробітниках є автофокус на власній картці в дереві співробітників, інтеграція з Microsoft Teams для перегляду статусу та доступності колеги та, за потреби, переходу до бесіди з ним;
• Портал новин, де про всі важливі події компанії можна дізнатись одразу на головній сторінці. SmartPoint Intranet дозволяє інформувати користувачів про актуальні новини та створювати відкриті розмови й обговорення. Цей компонент порталу сприяє активній участі співробітників у корпоративному житті компанії, зміцнює командний дух та взаємодію всередині колективу;
• Організаційна структура пропонує декілька варіацій дизайну: за департаментами, деталізований варіант з фото і структура у вигляді папок. Завдяки такій варіативності навіть величезна ієрархія може виглядати прозоро та зрозуміло, зокрема й для нових співробітників. До того ж можна одразу написати знайденому у структурі фахівцеві, не переходячи окремо до пошти;
• Довідник співробітників стане у пригоді для пошуку колег за ім’ям та прізвищем. Це корисно, коли вам невідомо, в якому департаменті працює колега, або є сумніви стосовно того, чи відповідають компетенції людини завданню, яке необхідно призначити;
• Розділ FAQ – команда Nemiroff поділилась, що у пригоді стане й розділ запитань та відповідей з корисними підказками та орієнтирами, яких у попередній версії порталу не було. Тепер розділ FAQ буде централізованим місцем для пошуку відповідей на часті запитання, що зробить доступ до інформації значно простішим;
• Інтеграція з Microsoft Teams дозволяє використовувати основний функціонал порталу безпосередньо зі свого Teams, що зменшує необхідність переходити між різними вкладками. Така інтеграція забезпечує єдиний простір для спільної роботи та спілкування. Користувачі можуть легко обмінюватися документами, посиланнями, новинами та іншою інформацією через Teams, що сприяє підвищенню ефективності комунікації.

Для нас рішення SmartPoint Intranet стало гармонійним поєднанням якісної візуальної та функціональної складових. Оновлений портал дозволяє значно пришвидшити повсякденні процеси. Скажімо, для того, щоб зв'язатись зі знайденим на порталі колегою, мені не потрібно переходити між різними вкладками: достатньо одного кліку, щоб почати писати лист чи зініціювати розмову, лишаючись при цьому в єдиному цифровому середовищі

Поліна Багачова

HR Manager

Подальші етапи роботи зі SmartPoint Intranet і розвиток комунікаційних процесів

Зараз ми на етапі продажу оновленого порталу нашим співробітникам. Ми прагнемо, щоб люди заходили, знайомились з покращеним сервісом, користувались ним, комунікували через нього і використовували на повну. Звісно, ми не очікуємо 100% відвідування порталу у перші дні, бо, як правило, людям потрібен час, щоб звикнути до чогось нового. Але ми розробили чіткий план із залучення колег і демонстрації того, як портал може вже зараз полегшити їм життя

Поліна Багачова

HR Manager

У перспективі ми плануємо посилити за допомогою нових рішень наші HR-процеси, зокрема рекрутинг, онбординг, навчання та інші. Наш пріоритет – активне масштабування HR-напрямку з акцентом на цілепокладання, адже в Nemiroff завжди розуміли, як вагомо і значуще впливає робота команди на досягнення ключових цілей компанії. Для нас важливо забезпечити доступність, двомовність та можливість усім співробітникам бути в одному інформаційному полі й розуміти, до якої мети ми йдемо

Юлія Ковальчук

HR Manager

Як якісний корпоративний портал впливає на бренд роботодавця?   

Якщо відійти від суто технічних причин оновлення корпоративного порталу, то першочерговою метою цього апгрейду є покращення залученості працівників і підсилення відчуття, що компанія про них дбає. Адже якщо людям дати дійсно дієві й корисні інструменти, які значно спростять їм життя, і ще й з любов’ю загорнути це у привабливу упаковку – преміальний, як і наш продукт, дизайн з friendly-інтерфейсом – то в результаті команда отримає не просто портал, а місце сили, де ти надихаєшся і почуваєшся своїм серед своїх

Поліна Багачова

HR Manager

• Професійний імідж: якісний корпоративний портал формує в кандидатів, новачків та досвідчених працівників враження про вас як про сучасного прогресивного роботодавця. А приємний і зручний дизайн, легка навігація та широка функціональність цифрового середовища додають професіоналізму до іміджу компанії; 
• Залучення та утримання талантів: привабливий та зручний портал може стати показником того, що компанія цінує своїх працівників та піклується про те, щоб їхнє місце роботи було максимально комфортним; 
• Культура та цінності компанії: SmartPoint Intranet може відображати корпоративну культуру та цінності компанії через вміст, який ви надаєте користувачам. Тому портал є додатковим транслятором політик і цінностей бренду, формуючи ставлення до нього;
• Ефективність та зручність: якісний корпоративний портал може покращити ефективність роботи працівників шляхом забезпечення зручного доступу до інформації, інструментів та ресурсів, потрібних для виконання робочих обов'язків. Це добре впливає на загальну продуктивність та рівень задоволення вами як роботодавцем, що надає своїй команді все необхідне.

За результатами впровадження нашого нового корпоративного сайту, ми хотіли б висловити щиру подяку управлінням ІТ, маркетингу та HR за неоціненну допомогу та підтримку. Їхня професійність, злагоджена робота та відданість справі стали ключовими факторами успішного запуску проєкту. Завдяки спільним зусиллям ми змогли досягти високих результатів і дуже вдячні кожному за внесок у цей важливий крок для нашої компанії. Окрему подяку хочемо висловити команді SMART business за успішне впровадження проєкту. Їхня експертиза та підтримка допомогли нам реалізувати всі наші плани та ідеї, що дозволило створити ефективний та зручний корпоративний сайт

Світлана Сеник

HR Director

Що стало передумовою змін?

«З розширенням мережі ми почали думати про те, як зберегти зв’язок зі співробітниками всіх відділів. Ми розуміли, що нам потрібні цифрові інструменти для налагодження внутрішньої комунікації та безперебійної роботи всередині мережі».

Правда Тетяна

Директор департаменту з управління персоналом

Початок трансформації  

«Ми обирали безпечне програмне забезпечення і надійну українську компанію для реалізації нашої стратегії. Крім того, Microsoft надала безкоштовні ліцензії на 4 місяці для українського бізнесу, що стало приємним бонусом. Перед нами стояло завдання глобального переходу до інфраструктури Microsoft 365».

Сарваді Дмитро

Директор департаменту інформаційних технологій

Які можливості відкрило впровадження SmartPoint Intranet

Централізований доступ до всіх додатків Microsoft 365

Збір та систематизація корпоративної інформації

Зручний перегляд багаторівневої структури ритейлерської мережі

Збереження та фіксування важливих подій

Автоматизований процес відкриття нової точки продажу

«Завдяки системному підходу наших спеціалістів до автоматизації процесів та сучасній платформі від Microsoft ми маємо змогу збільшити ефективність поточних бізнес-процесів клієнта. Використання зручних інструментів для комплексного вирішення питань автоматизації дозволяє створити єдину екосистему, в якій гармонійно поєднуються цифрові технології та продуктивна робота усіх працівників».

Володимир Москаленко

Product Owner SMART business

Про плани

«Наша країна переживає надважке випробування, багато людей втратили роботу, втратили житло. Тому не можна переоцінити важливість розвитку українського бізнесу, котрий не просто створює робочі місця, а й дає надію на побудову України майбутнього. Ми дуже тішимось, що змогли допомогти компанії «Файно Маркет» у цифровій трансформації HR-функції. Адже впроваджені рішення будуть допомагати в інформуванні, навчанні, підтримці та створенні безпечного корпоративного середовища, а отже – в розвитку бізнесу, котрий відіграє важливу стратегічну роль у сфері food retail».

Наталя Онищук

СЕО SMART business