Інновації – це не просто результат матеріальних стимулів чи геніальних проривів окремих людей. Вони народжуються там, де є сприятливе середовище для розвитку ідей. Якщо людина має доступ до знань, необхідних інструментів і може ефективно взаємодіяти з іншими, її ідеї доповнюються, збагачуються і трансформуються у щось справді проривне. Це пояснює, чому важлива корпоративна культура, внутрішні комунікації та середовище, в якому співробітники можуть генерувати та реалізовувати свої ідеї. Тобто за кожною інновацією стоять люди – експерти, які втілюють передові рішення у життя. Розуміючи це, компанія BAKOTECH інвестує не лише в розширення портфеля власних рішень, а й у свою команду та створення оптимальних умов для її продуктивної роботи. Адже це своєю чергою дозволяє забезпечувати найвищий рівень сервісу для партнерів. Впровадження рішення SmartPoint Intranet стало ще одним стратегічним кроком у напрямку зміцнення людського капіталу BAKOTECH. А як саме впровадження корпоративного порталу допомогло компанії покращити комунікаційні процеси та підвищити ефективність роботи HR департаменту – читайте у новому кейсі від SMART business!
Як працювали процеси до впровадження, і які передумови зініціювали необхідність у пошуку нового рішення?
Активний розвиток компанії, масштабування на нові ринки й розширення кросфункціональних команд стали ключовими факторами, що вимагали більш оптимізованого підходу до внутрішніх комунікацій та HR-процесів BAKOTECH. Наявні інструменти, такі як Outlook, Teams та інші продукти від Microsoft успішно виконували свої завдання, і коли у команді працювало менше ніж 100 осіб, і під час стрімкого зростання. Але лише за допомогою цих інструментів складно було тримати всіх у курсі важливих подій, шукати необхідні документи й корпоративну інформацію, проводити комплексне ознайомлення нових фахівців під час онбордингу й покривати ширший спектр завдань HR-департаменту. Все це потребувало додаткового інструментарію. Тому коли компанія збільшилась до понад 200 співробітників, старий підхід вимагав підсилення з урахуванням ключових потреб, а саме:
- Необхідності у централізованій платформі для швидкого доступу до корпоративної інформації та ресурсів компанії.
- Розширення можливостей автоматизації й персоналізації процесів таких як онбординг чи ознайомлення з політиками компанії, котрих у BAKOTECH налічується понад 150 для дев’яти країн. І в кожній з цих юрисдикцій є свої специфічні політики та правила, які стосуються роботи співробітників та внутрішніх процедур, що вимагало особливого підходу до організації та систематизації даних. Все це передбачало створення єдиної платформи, що забезпечила б ефективне управління величезним обсягом інформації та доступ для співробітників з різних країн.
- Можливості зручної інтеграції комунікаційних і HR-процесів в єдиному цифровому середовищі, без потреби постійно перемикатися між різними програмами чи системами.
Компанія шукала рішення, яке б дозволило підсилити наш процес онбордингу, забезпечило б ефективне знайомство співробітників зі структурою компанії, нашими політиками, корпоративною культурою, менеджментом та іншими важливими аспектами діяльності BAKOTECH. Вибір впав на SMART business та рішення SmartPoint Intranet, оскільки воно повністю відповідало цим вимогам
Оскільки компанія вже активно використовувала інструменти Microsoft, вибір рішення SmartPoint Intranet став логічним кроком. Цей програмний продукт розроблено на базі Microsoft 365, що дозволяло клієнту безперешкодно використовувати вже знайомі інструменти. Водночас рішення SmartPoint Intranet дозволило швидко вибудувати єдине комунікаційне цифрове середовище завдяки широкому набору додаткових компонентів корпоративного порталу. Серед них пріоритетними для клієнта стали:
- Особистий кабінет з базою знань
- Організаційна структура компанії
- Довідник співробітників
- Новини
- Розділ Q&A
- Модуль Фото- та Відеогалереї
Як пройшло впровадження SmartPoint Intranet: з якими викликами й завданнями зіштовхнулись і яка була роль вендора у їх вирішенні?
Впровадження SmartPoint Intranet у компанії BAKOTECH відбулося за класичним сценарієм: було встановлено коробковий варіант рішення, перевагами якого є наявність необхідних для клієнта модулів в інтранеті та швидке розгортання системи з можливістю кастомних доопрацювань.
В рамках проєкту впровадження SMART business було налаштовано інтеграцію системи з Microsoft Entra ID для отримання даних співробітників та департаментів. Такий підхід надає ряд переваг:
- Підтримання актуальності даних в Організаційній структурі й Довіднику співробітників – якщо у компанії з’являється новий працівник, змінюється його посада чи фахівець переходить в інший відділ, ці зміни автоматично відображаються у внутрішньому порталі.
- Зменшення навантаження на HR- і IT-відділи – немає потреби вручну створювати або оновлювати картки співробітників у SmartPoint Intranet. Так, HR- і IT-фахівці економлять час на адмініструванні системи.
Крім того, під час впровадження рішення для BAKOTECH було виконано доопрацювання з відображення прізвища та імені співробітника на вебчастинах модуля HR, враховуючи специфіку заведення таких даних клієнтом у Microsoft Entra ID.
Окрему увагу вендор з клієнтом приділили організації Бази знань. BAKOTECH розробив свій індивідуальний підхід, розділивши Базу знань на регіональні сторінки для кожної країни, де компанія веде діяльність. А оскільки в кожній юрисдикції діють свої специфічні політики та правила, важливо було забезпечити систему розмежування доступів. Компанія SMART business допомогла налаштувати цю логіку так, щоб кожна країна мала власний набір політик, а співробітники могли отримувати доступ лише до потрібних для них документів. Це означає, що:
- Політики та внутрішні нормативні документи відображаються лише тим співробітникам, для яких вони актуальні.
- Співробітники, що працюють в Україні, бачитимуть українські політики, а їхні колеги, наприклад, з Польщі – польські.
- Враховані особливості законодавства та корпоративних стандартів кожної країни, щоб забезпечити відповідність локальним вимогам.
- Доступ до документів налаштований відповідно до ролей і прав доступу, щоб уникнути перегляду інформації, не призначеної для конкретного співробітника.
Наша База знань у SmartPoint Intranet набула величезних масштабів: 9 країн, понад 150 політик, і кожна політика – це окрема сторінка і при цьому все чітко організовано, інтуїтивно зрозуміло і зручно у використанні. Ми наповнювали систему з нуля – це була трудомістка праця, але ми пішли на це, оскільки прагнули отримати єдине цифрове середовище, в межах якого могли б зручно взаємодіяти всі фахівці. В результаті ми отримали цінний ресурс для всіх наших колег, що є важливим досягненням для міжнародної компанії з таким великим географічним охопленням
Таким чином, рішення SmartPoint Intranet дозволило оптимізувати роботу з корпоративною документацією, зробивши останню персоналізованою, а середовище, де вона зберігається – безпечним.
З боку BAKOTECH до проєкту були залучені представники HR-команди та технічні адміністратори. Важливим фактором успішного впровадження стала ретельна підготовка командою клієнта контенту, яким необхідно було наповнити нову систему:
Клієнт дуже відповідально і якісно підійшов до підготовки матеріалів для впровадження, надавши значний обсяг структурованої інформації вчасно, що значно оптимізувало процес. Адже часто одним із ключових викликів подібних проєктів стає відсутність готового контенту. Під час реалізації кейсу з BAKOTECH, всі необхідні дані були надані ще до початку робіт, що суттєво посприяло ефективному впровадженню.
До того ж клієнт розумів, як важливо забезпечити нову систему реальними даними, тож підготував статті для головної сторінки порталу, матеріали для наповнення розділу Новин та інший контент, щоб інтерфейс не виглядав «порожнім» одразу після запуску.
BAKOTECH також відмітили етап навчання адміністраторів порталу, що здійснюється експертами SMART business в рамках проєкту впровадження. Але наскільки б якісно не подавалась теорія і не розбирався функціонал системи під час навчання, на практиці можуть виникнути кейси, коли необхідна додаткова підтримка досвідченого користувача. Для клієнта особливо цінним стало те, що навіть після завершення проєкту команда впровадження залишалася на зв’язку. Так, вендор оперативно виділив додаткові безкоштовні години навчання вже після того, як адміністратори попрацювали з системою і змогли отримати відповіді на додаткові питання прямо «з полів». Такий постпроєктний супровід від SMART business допоміг підвищити рівень впевненості адміністраторів у роботі з корпоративним порталом та мінімізувати можливі труднощі на старті експлуатації.
Синергія обох команд, регулярні продуктивні зустрічі, залученість клієнта й постійна підтримка вендора сприяли ефективній комунікації та оперативному вирішенню всіх організаційних і технічних питань на кожному з етапів реалізації. У результаті всі ці фактори, підкріплені чітко структурованим планом впровадження від SMART business, дозволили завершити проєкт без затримок у встановлені 12 тижнів.
Перші результати використання порталу: як команда сприйняла зміни, і які методи залучення співробітників спрацювали найефективніше?
Під час впровадження рішення SmartPoint Intranet у чинні бізнес-процеси компанії BAKOTECH важливим завданням, яке постало перед клієнтом, було подолання побоювань команди щодо нової системи. Клієнту було важливо забезпечити органічне залучення співробітників до корпоративного порталу, мінімізуючи стресові фактори, котрі часто виникають перед чимось новим і незнайомим. Як і кожен клієнт, компанія прагнула забезпечити окупність та результативність своєї інвестиції.
Компанія сформувала пілотну групу, учасники котрої стали своєрідними «внутрішніми тестувальниками» системи, звертаючи увагу на дрібниці, що потребували доопрацювань. Фідбеки від пілотної групи дозволили ще краще підлаштувати портал під індивідуальні побажання співробітників. Далі відбулася комунікація на всі команди. Щоб підвищити залученість і посприяти кращому знайомству з порталом, компанія запустила рубрику у SmartPoint Intranet, де щотижня публікувалися цікаві мініновини, що починались зі слів: «Чи знаєте ви, що…». У цих новинах компанія ділилася з користувачами лаконічними порадами, як користуватися компонентами й інструментами нового корпоративного порталу. Наприклад, один тиждень наголошували на можливості перегляду Організаційної структури, інший – на перевагах Бази знань. Така стратегія принесла свої результати, допомігши поступово залучити й адаптувати співробітників до роботи зі SmartPoint Intranet. До того ж на One-to-One фахівці ділились досвідом, що, звернувшись до порталу з конкретним питанням, вони знаходили не лише потрібну відповідь, а й виявляли інші корисні для себе матеріали, що спонукало їх до глибшого використання ресурсу
Більше зусиль, звісно, було докладено до залучення співробітників, які працюють давно, адже для них, як правило, зміни у звичних процесах сприймаються спочатку як виклик. Цікаво, що для новачків, які приєдналися до компанії після запуску порталу, він став вже звичним інструментом, оскільки нові співробітники отримують доступ до нього вже з першого робочого дня на старті Онбордингу.
Впровадження SmartPoint Intranet, безумовно, стало важливим кроком для HR-напрямку. Зараз портал є дієвим інструментом в адаптації нових співробітників, що надає їм всю необхідну інформацію про компанію, колег, офіси, цінності, політики тощо. Рішення допомагає зробити процес онбордингу для всіх його учасників більш автономним, структурованим і комфортним.
Клієнт поділився, що 70% співробітників вже хоча б раз переглядали певні матеріали у системі, але компанія й надалі продовжує впроваджувати інші ініціативи для збільшення показника залученості.
Додатково з клієнтом обговорили, що для аналітики Microsoft наразі розвиває безкоштовний сервіс «Microsoft Clarity». Він дозволяє переглядати теплові карти, шляхи серфінгу порталом, записувати сесії користувачів тощо. Сервіс дозволить отримувати точнішу аналітику щодо взаємодії користувачів з порталом.
Ми розуміємо, що для того, щоб бути джерелом інновацій для інших, потрібно постійно вдосконалюватися самим. Тому ми активно впроваджуємо сучасні рішення всередині компанії для оптимізації робочих процесів, покращення комунікації та підвищення продуктивності команди. З рішенням SmartPoint Intranet наша компанія отримала універсальний інструмент, який дозволяє якісно комунікувати, переглядати й вивчати важливі політики, інструкції та іншу корпоративну інформацію в єдиному місці. Тепер співробітники можуть швидко знайти необхідне, не витрачаючи час на пошук по різних системах або локальних файлах. Рішення значно підвищило ефективність онбордингу і розвантажило наших HR-фахівців
Стратегічне залучення співробітників, уважність до дрібних деталей у поєднанні з експертизою та супроводом вендора стали факторами, що забезпечили ефективне та безперешкодне впровадження корпоративного порталу для BAKOTECH.
Якщо і ваша компанія прагне зміцнити корпоративну культуру, отримати сучасну функціональність для автоматизації операційних процесів і забезпечити ефективну комунікацію всередині команди, рішення SMART business допоможуть вам з реалізацією цілей. Будучи трендсетером у сфері інновацій, команда SMART business переконана, що сучасні технології вивільняють цінний час і ресурс для створення нових ідей, розвитку людського капіталу й зміцнення конкурентних позицій на бізнес-арені. SmartPoint Intranet – це не просто портал, а помічник, що допомагає структурувати робочі процеси, зберігати важливу інформацію і створює цифровий простір для ефективної взаємодії. Хочете зрозуміти, чи підходить SmartPoint Intranet для вирішення задач вашої компанії? Замовляйте безкоштовне демо – і експерти SMART business допоможуть вам розкрити потенціал рішення саме для вашого бізнесу!
