Файно Маркет – це прогресивна роздрібна мережа магазинів біля дому, яка стрімко розвивається. Магазини щоденно відвідують понад 100 000 покупців. В умовах стабільного зростання й розширення географії мережі, незмінним лишається висока відповідальність та дотримання принципу добросусідських відносин. Сьогодні «Файно Маркет» представлений у 15 містах та 30 населених пунктах України.
Компанія розвиває власні торгові марки: «Вигідно», «Мила пані», «Luxberi», «Файна марка» та налічує 155 магазинів із власним виробництвом та кулінарією – 31 пекарня, 17 піцерій, 54 гриль-зон.
Попри війну й важкі умови для бізнесу в 2022 році мережа ввійшла у ТОП-10 найбільших мереж України за кількістю торгових точок. А під час воєнного стану компанія відкрила 27 нових магазинів.
Що стало передумовою змін?
Стрімкий розвиток маркетів для сусідів – як за чисельністю штату, так і за кількістю точок продажу – став поштовхом на шляху до повної диджиталізації та автоматизації основних бізнес-процесів.
Керівництво компанії завжди приділяло багато уваги розвитку співробітників і постійному покращенню умов праці. Тому не дивно, що декілька років поспіль мережа отримувала нагороди «Бренд року» та «Найкращий роботодавець року».
«З розширенням мережі ми почали думати про те, як зберегти зв’язок зі співробітниками всіх відділів. Ми розуміли, що нам потрібні цифрові інструменти для налагодження внутрішньої комунікації та безперебійної роботи всередині мережі».
У 2022 році було прийнято рішення про впровадження українського рішення SmartPoint Intranet, власної розробки компанії SMART business на базі технологій Microsoft, що стало першим кроком у глобальних цифрових змінах компанії.
Початок трансформації
Головний запит, з яким звернувся до нас клієнт – це побудова єдиної екосистеми для управління персоналом всієї мережі з можливістю стратегічного планування. Звісно, для вирішення цього завдання були необхідні автоматизовані інструменти. Керівництво «Файно Маркет» обрало Microsoft як єдиного вендора для автоматизації бізнес-процесів та підвищення продуктивності роботи персоналу та компанії в цілому.
«Ми обирали безпечне програмне забезпечення і надійну українську компанію для реалізації нашої стратегії. Крім того, Microsoft надала безкоштовні ліцензії на 4 місяці для українського бізнесу, що стало приємним бонусом. Перед нами стояло завдання глобального переходу до інфраструктури Microsoft 365».
Які можливості відкрило впровадження SmartPoint Intranet
Централізований доступ до всіх додатків Microsoft 365
З впровадженням SmartPoint Intranet клієнт отримав вільний доступ до інструментів Microsoft 365 у єдиному середовищі: Office 365, Azure, Power BI, Yammer, Teams, SharePoint, Planner, Sway.
SmartPoint Intranet забезпечив єдину безпечну точку входу для всіх користувачів: використовуючи Microsoft Azure AD, клієнт має доступ до всіх облікових записів Microsoft 365.
Нові цифрові додатки й переглянуті та вдосконалені бізнес-процеси дали змогу створити зручне та сучасне цифрове робоче місце співробітника.
Зараз всі внутрішні комунікаційні процеси відбуваються в єдиному вікні завдяки безшовній інтеграції з Microsoft Teams. Тобто після встановлення SmartPoint Intranet в Microsoft Teams з’явилась вкладка для швидкого доступу до корпоративного порталу. Співробітники мають змогу працювати з порталом як з невіддільною частиною функціональності Microsoft Teams.
Збір та систематизація корпоративної інформації
Для клієнта було важливо консолідувати корпоративну інформацію в єдиному середовищі, щоб забезпечити швидкий доступ співробітників до неї.
Новини компанії, події, стандарти, документи щодо корпоративної культури, шаблони та інструкції (наприклад для проходження адаптаційного періоду) – все це стало доступним з єдиного вікна.
Завдяки синхронізації календаря порталу з календарями Outlook та Teams співробітникам не потрібно перемикатися між різними додатками, щоб переглянути заплановані зустрічі та найближчі заходи компанії.
Щоб забезпечити доступ співробітників до шаблонів документів чи надати відповіді на актуальні питання на кшталт «як оформити відпустку» або «як отримати довідку з місця роботи», клієнт може використовувати конструктор контентних сторінок. Це легкий у використанні CMS-інструмент, який можна налаштувати самостійно без залучення зовнішніх спеціалістів.
Зручний перегляд багаторівневої структури ритейлерської мережі
Оскільки в «Файно Маркет» зберігається тенденція постійного розвитку, що призводить до збільшення кількості торгових точок і, відповідно, розширення штату, топменеджменту важливо бачити організаційну структуру, яка б охоплювала реальні зміни.
Для зручності клієнт на порталі використовує горизонтальну оргструктуру з можливістю фільтрування за співробітниками та департаментами. В оргструктурі можна знайти потрібний департамент чи філіал, підпорядкування та контактні дані співробітників.
Для комунікації в «Файно Маркет» також використовується довідник співробітників, де крім контактних даних можна знайти інформацію про день народження, департамент, посаду, відповідні завдання колеги і навіть дату першого робочого дня в компанії.
Збереження та фіксування важливих подій
У керівництва мережі був запит на створення власної медіатеки для збереження таких важливих подій, як відкриття нових супермаркетів чи корпоративні заходи.
З впровадженням SmartPoint Intranet клієнт отримав середовище для збереження фото- та відеозвітів з розбивкою по альбомах та зручною навігацією завдяки розгалуженій ієрархії папок. Це дозволило сортувати події та швидко знаходити необхідні файли.
Автоматизований процес відкриття нової точки продажу
Відкриття торгової точки – це багаторівневий надскладний процес в ритейл-компанії. Раніше для виконання завдань в рамках цієї цілі клієнт використовував систему Бітрікс24, але вона повною мірою не відповідала запитам клієнта з багатьох питань. Тому, окрім поліпшення процесів відкриття торгових точок шляхом автоматизації процедур, перед нами стояло завдання безболісної та швидкої міграції клієнта з російського софта зі збереженням історичних даних.
Команда SMART businees, проаналізувавши процес відкриття нової торгової точки, наразі проводить воркшопи для клієнта, щоб допомогти спростити та переналаштувати процедури за допомогою інструментів Microsoft Power Platform.
«Завдяки системному підходу наших спеціалістів до автоматизації процесів та сучасній платформі від Microsoft ми маємо змогу збільшити ефективність поточних бізнес-процесів клієнта. Використання зручних інструментів для комплексного вирішення питань автоматизації дозволяє створити єдину екосистему, в якій гармонійно поєднуються цифрові технології та продуктивна робота усіх працівників».
Про плани
Для реалізації подальших планів клієнта з трансформації HR-процесів та ролі HR в цілому було вирішено інтегрувати портал SmartPoint Intranet з рішенням для управління персоналом SMART HCM & LMS. Наразі через портал вже можна призначати навчання в LMS та відстежувати результат. Повне впровадження якраз на етапі завершення.
Після завершення проєкту в «Файно Маркет» запрацює повноцінне HR-середовище, яке охопить всі найважливіші процеси з підвищення продуктивності та взаємодії між працівниками, а також HCM- та L&D-процеси.
У «Файно Маркет» працює сучасна й енергійна команда, яка прагне змін, інновацій та зростання, тому наступними кроками компанії стане подальша диджиталізація за допомогою розширення функціональності порталу SmartPoint Intranet, Microsoft Power Platform та впровадження інноваційної переговорної кімнати з вбудованою технологією AI (штучний інтелект).
«Наша країна переживає надважке випробування, багато людей втратили роботу, втратили житло.
Тому не можна переоцінити важливість розвитку українського бізнесу, котрий не просто створює робочі місця, а й дає надію на побудову України майбутнього.
Ми дуже тішимось, що змогли допомогти компанії «Файно Маркет» у цифровій трансформації HR-функції. Адже впроваджені рішення будуть допомагати в інформуванні, навчанні, підтримці та створенні безпечного корпоративного середовища, а отже – в розвитку бізнесу, котрий відіграє важливу стратегічну роль у сфері food retail».
