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Actualizaciones clave de SmartPoint 3.8

1. Centro de tareas: devolución de tareas completadas al trabajo

2. Versión móvil del Centro de tareas: nueva lógica de interacción

3. Constructor de formularios: más posibilidades para el diseño de procesos operativos empresariales

4. Descripción de la tarea con el formateo

Se ha implementado el escenario de retorno al trabajo de una tarea completada en el Centro de tareas

• ¿Qué se ha hecho?

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil?

Se ha completado la actualización de la versión móvil del Centro de tareas

Se ha conectado el editor de texto al encabezado de la sección y a la nota del campo, se ha añadido el icono «Información» con el tipo de campo en el Constructor de formularios

• ¿Qué se ha hecho?

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil?

Se ha implementado la distinción visual del director del departamento en el Organigrama horizontal

• ¿Qué se ha hecho?

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil?

Se ha añadido un editor de texto al campo «Descripción» en el formulario de tarea

• ¿Qué se ha hecho?

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil? 

¿Qué es el Task Manager para empresas y cuáles son sus funciones y capacidades principales?

Tareas clave de la herramienta Task Manager y su objetivo funcional

• Estructuración de los flujos de trabajo — en lugar de un intercambio caótico de mensajes o tablas, cada tarea obtiene su lugar en el Task Manager, su lógica y la persona responsable.
• Manutención de una visión global de los proyectos — gracias a las herramientas del Task Manager, los directivos pueden ver en qué fase se encuentra el proyecto, qué tareas son críticas o dónde hay riesgos de retrasos, etc.
• Disciplina en la ejecución de las tareas — un control claro de las fechas límite y las responsabilidades permite evitar el fenómeno de las tareas «olvidadas».
• Simplificación de la delegación — la funcionalidad del Task Manager permite asignar fácilmente una tarea a otro participante o distribuirla entre varios ejecutores.
• Transparencia en la comunicación — dado que toda la información sobre las tareas se almacena en un solo lugar, este enfoque simplifica la interacción entre los empleados de diferentes departamentos.
• Aumento del nivel de responsabilidad en los equipos — cuando cada especialista sabe exactamente cuáles son sus responsabilidades y en qué plazo debe completar la tarea, esto aumenta la responsabilidad personal y ayuda a cumplir con las fechas límite.
• Manutención del enfoque en las prioridades del negocio —gracias a la estructura clara de los procesos empresariales y a las herramientas de visualización y analítica, la dirección ve a dónde va el equipo y cómo se acerca a los objetivos.

Posibilidades de las herramientas modernas de Task Manager

1. Planificación de tareas: creación de tareas, establecimiento de fechas límite, prioridades y responsables, todo ello con solo unos clics.
2. Establecimiento de objetivos y etapas: desglose de grandes proyectos en subtareas, lo que ayuda a ver la imagen general y avanzar paso a paso hacia el resultado.
3. Gestión flexible de prioridades: posibilidad de cambiar la prioridad de las tareas en tiempo real en función de la situación o de los cambios en el proyecto.
4. Funcionalidad para el trabajo en equipo: asignación de roles, comentarios, discusiones, posibilidad de adjuntar archivos, integración con mensajeros: todo lo necesario para una interacción cómoda.
5. Recordatorios y notificaciones: el Task Manager puede notificar automáticamente la aproximación de las fechas límite o cambios en las tareas.
6. Historial de cambios y estados: seguimiento de quién y cuándo ha realizado cambios, lo que garantiza una transparencia total en el trabajo de las tareas.
7. Integración del Task Manager con otras soluciones: intercambio de datos con CRM, calendarios, correo electrónico o sistemas ERP para un trabajo fluido en un ecosistema digital único.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la solución Task Manager para su negocio? Descripción general con ejemplos de diferentes sectores y departamentos de la empresa

• Para la dirección: posibilidad de ver el avance real de los proyectos, distribuir los recursos según sus prioridades e intervenir rápidamente cuando se detectan «puntos débiles».
• Para el departamento de ventas: estructura clara del trabajo con los clientes, control del cumplimiento de los planes, automatización de tareas repetitivas y recordatorios oportunos.
• Para marketing: almacenamiento del historial de las campañas, planificación de lanzamientos, análisis de la eficacia de las actividades e interacción con equipos relacionados.
• Para RRHH: organización transparente de la adaptación de los nuevos empleados, control del cumplimiento de las tareas de incorporación, recordatorios de las fechas límite de las evaluaciones, encuestas o cursos de formación.
• Para el departamento de TI: gestión de incidencias y solicitudes de soporte técnico con un sistema transparente de prioridades y estados.

• Producción: aquí el Task Manager ayuda a gestionar los ciclos de producción, coordinar el trabajo de los turnos, cumplir los plazos y controlar el cumplimiento de las normas de producción. Por ejemplo, en la producción de alimentos se pueden automatizar las tareas de cada turno, registrar las desviaciones del plan, transferir las tareas entre las fases sin demoras y reaccionar rápidamente ante incidentes o fallos en el proceso.
• Ventas al por menor: gestión del surtido, coordinación de las campañas de marketing, replanificación operativa de las tareas en respuesta a los cambios en la demanda. Por ejemplo, cuando una determinada categoría de productos comienza a venderse más rápidamente. En esta situación Task Manager permite, por ejemplo, redistribuir las tareas del equipo en tiempo real, es decir, reorientar rápidamente a los diseñadores y redactores para que creen nuevos materiales promocionales. O crear nuevas tareas con fechas límite claras y responsables para lanzar una promoción que responda a la nueva demanda, etc.
• Finanzas: planificación y control de la ejecución de tareas operativas periódicas — desde la presupuestación hasta la rendición de cuentas — con la posibilidad de establecer las prioridades, controlar los plazos y a los responsables. El Task Manager ofrece transparencia y permite coordinar la interacción con otros departamentos.
• TI y desarrollo: control transparente de los proyectos, priorización de tareas, comunicación eficaz entre los equipos internos (por ejemplo, desarrolladores, DevOps, probadores) y con otros departamentos de la empresa. Posibilidad de crear solicitudes, por ejemplo, para mejorar la funcionalidad, solicitar soporte técnico o configurar accesos. El Task Manager permite procesar rápidamente estas solicitudes y realizar un seguimiento transparente de sus estados.
• Servicios: con ayuda de las herramientas del Task Manager las empresas pueden planificar claramente los cronogramas de trabajo, controlar la calidad de la ejecución de las tareas, reaccionar oportunamente a las solicitudes de los clientes y aumentar el nivel de su satisfacción con el servicio. Por ejemplo, una empresa de reparación de electrodomésticos puede asignar automáticamente las solicitudes a los técnicos en función de su ubicación, carga de trabajo y especialización, controlar los plazos de ejecución y recopilar las reseñas de los clientes en un solo sistema.

¿Cómo comprender que su equipo necesita un Task Manager?

• Las tareas «quedan colgadas en el aire»: no hay una comprensión clara de quién es responsable de qué y cuál es el plazo para completar la tarea;
• Las reuniones sustituyen al trabajo real: el equipo debate mucho, pero es difícil hacer un seguimiento de las decisiones tomadas y de lo que ocurre con ellas a continuación;
• La información está dispersa: una parte de las tareas se encuentra en el correo electrónico, otra en los chats, otra en las tablas y en los blocs de notas personales, por lo que es difícil obtener una imagen completa de la situación de la empresa;
• Frases frecuentes: «Pensaba que no era yo quien tenía que hacerlo», «No sabía quién era el responsable»: este tipo de respuestas indican que no existe una distribución clara de funciones y responsabilidades entre los empleados;
• Falta de transparencia: los directivos no ven lo que hace el equipo, en qué etapa se encuentran las tareas y dónde están los «cuellos de botella»;
• El trabajo en procesos repetitivos se empieza cada vez desde cero: en lugar de utilizar plantillas, automatización o scripts estándar;
• Se rompe la comunicación entre departamentos: las tareas se transmiten con un retraso considerable o se pierden en la fase de transferencia entre departamentos.

• La empresa se ha ampliado y ahora no resulta eficaz controlar los procesos «manualmente»;
• La cantidad de participantes en el proyecto ha aumentado y, sin una coordinación sistemática, los errores son más frecuentes;
• Ha surgido la necesidad de realizar análisis: no solo ver el cumplimiento de las tareas, sino también la carga de trabajo de los equipos, el tiempo de respuesta y las desviaciones;
• Es necesario integrar las tareas con el sistema CRM o ERP, o con los calendarios, para evitar duplicaciones y trabajar en un mismo espacio de información;
• Los flujos de trabajo se han vuelto multifuncionales, por ejemplo, cuando el departamento de marketing trabaja con el departamento de ventas y las tareas técnicas se transfieren del departamento de soporte técnico al de desarrollo.

¿Qué tipos de herramientas de Task Manager existen y cuáles son los criterios de selección?

1. Rastreadores de tareas personales: la mayoría de los sistemas Task Manager incluyen un rastrador de tareas (task tracker) — una herramienta que permite realizar un seguimiento del estado de ejecución de cada tarea, desde su creación hasta su finalización. Los rastreadores de tareas personales están orientados a la planificación individual. Cuentan con una interfaz sencilla, un mínimo de ajustes y una creación rápida de tareas, lo que los hace perfectos para autónomos o equipos pequeños.
2. Los sistemas Task Manager corporativos con funcionalidades ampliadas, posibilidad de configuración flexible de grupos de trabajo, asignación de roles, diferenciación de permisos de acceso, así como integraciones con CRM, ERP, calendarios, etc. Estas herramientas son ideales para empresas medianas y grandes que necesitan una amplia estructura de gestión de tareas.
3. Sistemas Task Manager orientados a proyectos: están optimizados para trabajar con proyectos a largo plazo, centrándose en las etapas, las dependencias entre tareas y la visualización del progreso mediante diagramas de Gantt (gráficos que muestran los plazos de ejecución de las tareas en una escala cronológica y permiten evaluar fácilmente la secuencia y simultaneidad de las tareas).
4. Soluciones sectoriales: diseñadas específicamente para las necesidades de sectores específicos (por ejemplo, TI, comercio minorista, producción o construcción), a menudo ya cuentan con plantillas de procesos configuradas.
5. Task Manager como parte de soluciones integrales: en muchas empresas el task manager está integrado como un módulo separado en plataformas más grandes: portales corporativos, ERP, DMS o sistemas HRM. En este caso la gestión de tareas está relacionada directamente con los documentos, empleados, proyectos o solicitudes. Esto permite evitar «brechas» entre los sistemas, aumentar la velocidad de reacción y mantener la integridad de los datos. Esta opción es especialmente conveniente para las empresas que desean centralizar sus flujos de trabajo.

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema Task Manager para empresas:

• Escalabilidad. ¿Podrá el sistema aguantar el crecimiento de la empresa y el aumento de la cantidad de tareas y usuarios?
• Interfaz y facilidad de uso. ¿Será fácil para los empleados adaptarse al nuevo sistema? ¿Es intuitivo?
• Posibilidad de configurar de forma flexible los roles y los permisos de acceso para que cada participante vea solo lo que se refiere a sus tareas.
• Integración con otros sistemas: CRM, ERP, correo electrónico, mensajería instantánea. ¿Es fácil conectar Task Manager al ecosistema de TI existente de la empresa?
• Analítica e informes. ¿Permite la herramienta obtener dashboards prácticos, ver el progreso, el cumplimiento de los KPI, los informes por proyectos y la carga de trabajo de los equipos? Es importante prestar mucha atención a este criterio, ya que la analítica no solo ayuda a ver la situación, sino también a tomar decisiones administrativas bien informadas. En la siguiente sección, veremos con más detalle cómo las funciones analíticas de las herramientas de Task Manager contribuyen a aumentar la eficiencia de los equipos y del negocio en general.
• Versión móvil. ¿El Task Manager online es plenamente compatible con los dispositivos móviles para aquellos que trabajan a menudo «sobre el terreno» o en marcha?
• Seguridad y protección de datos: ¿dónde se almacenan los datos: en la «nube» o en su propia infraestructura local? ¿Hay copias de seguridad disponibles en el Task Manager? ¿Qué métodos de protección se utilizan: autenticación de dos factores, cifrado, restricción de acceso en función de los roles? Esto es de vital importancia, especialmente si se trabaja con datos personales, información financiera o documentos confidenciales.
• Modelo de precios. ¿El precio se ajusta a las funciones? ¿Qué sistema de licencias se utiliza: por cantidad de usuarios, proyectos o volumen de datos?

Herramientas analíticas en los sistemas Task Manager: ¿qué tipos existen y cómo contribuyen a la toma de decisiones eficaces?

• Realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Gracias a los dashboards los directivos pueden ver en qué fase se encuentra cada proyecto, cuántas tareas se han completado, cuáles están suspedidas o vencidas.
• Analizar la carga de trabajo del equipo. El sistema muestra qué empleados están sobrecargados y cuáles tienen recursos libres, lo que permite redistribuir las tareas de forma más eficiente.
• Evaluar el cumplimiento de los plazos. La analítica permite identificar los retrasos sistemáticos y áreas de riesgo en la gestión del tiempo.
• Medir la eficacia de los KPI. Gracias a las métricas configuradas y a los informes automatizados, el sistema muestra en qué medida el equipo se está acercando a los objetivos clave de la empresa. En las soluciones modernas de Task Manager se pueden establecer objetivos para cada proyecto o proceso y la herramienta realiza un seguimiento de las desviaciones, los ritmos de ejecución y la eficacia en relación con las fechas límite y los roles.
• Comparar los resultados por períodos. Los informes semanales, mensuales o trimestrales ayudan a identificar la dinámica y evaluar la eficacia de los cambios.
• Elaborar previsiones. Los datos recopilados permiten analizar las tendencias en la ejecución de las tareas y planificar la carga de trabajo o los recursos para períodos futuros.

¿Cómo la IA en el Task Manager puede potenciar el sistema?

1. Mejora de la comunicación. Los chatbots inteligentes y los asistentes virtuales pueden responder a las consultas habituales, recordar las fechas límite y ayudar a buscar la información necesaria en el sistema Task Manager.
2. Distribución automática de tareas. La IA puede analizar la carga de trabajo del equipo, las competencias de los empleados y los plazos de ejecución para asignar las tareas de manera óptima, reduciendo el riesgo de sobrecarga o inactividad.
3. Previsión de riesgos. Mediante el análisis de datos históricos, la inteligencia artificial puede identificar posibles retrasos o problemas en la ejecución de las tareas y señalarlo con antelación.
4. Optimización de prioridades. La IA ayuda a ajustar automáticamente las prioridades de las tareas basándose en los cambios en los procesos empresariales, acontecimientos actuales o nuevos requisitos.
5. Análisis del rendimiento. La IA es capaz de analizar profundamente el rendimiento de los equipos y de los empleados individuales, identificar los cuellos de botella y proponer formas de aumentar la eficiencia.

El papel de los participantes en los sistemas de gestión de tareas: ¿en qué se diferencian, para qué sirven y cómo configurarlos de forma eficaz?

Funciones más comunes de Task Manager:

1. Administrador: tiene acceso completo a las configuraciones del sistema, maneja los usuarios, roles y permisos de acceso. Es responsable de la organización general del trabajo en el sistema Task Manager.
2. Gestor de proyectos: gestiona la planificación, la distribución de tareas y el control de su ejecución. Tiene acceso a informes y analíticas para realizar un seguimiento del progreso y responder rápidamente a los riesgos.
3. Ejecutor: recibe las tareas asignadas, las realiza en los plazos establecidos e informa sobre los resultados. Solo tiene acceso a sus tareas y a los recursos relacionados con ellas.
4. Observador (lector): puede ver las tareas, los comentarios y los informes, pero no tiene permiso para realizar cambios. Ideal para clientes de proyectos o altos directivos que desean controlar el progreso del trabajo.
5. Comentarista / Participante en discusiones: tiene la posibilidad de añadir comentarios, discutir tareas, pero no puede cambiar su estado o parámetros.

Cómo configurar eficazmente los roles en el Task Manager: recomendaciones prácticas

• Recomendación n.º 1: determine las funciones clave de cada participante en el proyecto. Antes de crear los roles, analice quién es responsable de qué, qué tareas realiza y qué derechos necesita para trabajar. Esto ayudará a evitar duplicaciones o brechas en el acceso.
• Recomendación n.º 2: utilice el principio de los derechos mínimos necesarios. Conceda a los usuarios solo aquellos derechos que realmente necesitan para realizar sus tareas, con el fin de reducir el riesgo de errores y proteger la información importante.
• Recomendación n.º 3: cree plantillas de roles para proyectos o equipos similares. Esto acelerará la configuración y hará que el proceso sea más estandarizado, especialmente si tiene muchos proyectos similares.
• Recomendación n.º 4: revise y actualice periódicamente los roles. A medida que el proyecto o la empresa evoluciona, las necesidades también cambian, por lo que es importante adaptar los roles para que se ajusten a las tareas y estructuras actuales.
• Recomendación n.º 5: explique a cada participante su rol y sus responsabilidades. Para evitar confusiones, es importante que todos sepan claramente qué funciones deben desempeñar y qué herramientas deben utilizar para ello.
• Recomendación n.º 6: pruebe la configuración de los roles en la práctica. Antes de lanzar un trabajo a gran escala, compruebe que todos tengan el acceso necesario y se sientan cómodos trabajando en el sistema.

Principios básicos del trabajo productivo con el Task Manager

1. Formulación clara de las tareas. Cada tarea debe describirse de forma clara y concreta. Evite las formulaciones ambiguas, ya que reducen el riesgo de confusiones y ayudan a los ejecutores a orientarse mejor en sus funciones.
2. Establecer plazos realistas. Planifique los plazos de tal manera que el equipo pueda cumplirlos sin estrés innecesario, pero al mismo tiempo mantenga la posibilidad de reaccionar rápidamente a los cambios.
3. Actualización regular del estado de las tareas. Es importante que cada participante marque oportunamente el progreso y los cambios, ya que esto permite a los directivos controlar la situación y ajustar el plan a tiempo.
4. Priorización de tareas. Las tareas deben ordenarse en función de su importancia para no perder el tiempo en asuntos menos prioritarios cuando se trata de resultados críticos.
5. Comunicación abierta y discusiones. Utilice los comentarios incorporados o la integración con la mensajería instantánea para intercambiar información rápidamente, aclarar detalles y resolver problemas de forma conjunta.
6. Análisis periódico y optimización de procesos. Evalúe periódicamente cómo funciona su sistema de gestión de tareas, recopile la retroalimentación del equipo e introduzca mejoras.

Respuestas a preguntas frecuentes

1. ¿Es apropiado el sistema Task Manager para grandes empresas? Sí, siempre que se elija la solución correcta. La mayoría de los sistemas Task Manager modernos tienen una funcionalidad que se adapta a las necesidades de una gran organización, con soporte para múltiples equipos, roles, niveles de acceso, analítica, integraciones con sistemas CRM/ERP, etc. Para el nivel corporativo vale la pena prestar atención a las soluciones personalizables y con capacidad de administración centralizada.
2. ¿Son compatibles los modernos sistemas Task Manager con la versión móvil? Muchas soluciones modernas Task Manager online ofrecen aplicaciones móviles para iOS y Android, pero no todas. Por lo tanto, a la hora de elegirlas, asegúrese de que la solución seleccionada tenga una versión móvil cómoda. Esto le permitirá estar al tanto de todo incluso fuera de la oficina: crear tareas, dejar comentarios, ver estados, reaccionar a los cambios, sin estar atado a su ordenador de trabajo.
3. ¿Es seguro guardar los datos en el sistema Task Manager? La seguridad depende del proveedor. Por ejemplo, si utiliza una solución basada en tecnologías de Microsoft, sus datos se almacenan en un entorno en la nube certificado según los estándares internacionales de seguridad (ISO/IEC 27001, RGPD, etc.). Esto significa que los datos se cifran, se almacenan y se protegen mediante un acceso multinivel.
4. ¿Se pueden importar tareas desde Excel u otro sistema al Task Manager? Sí. La mayoría de los sistemas Task Manager admiten la importación desde Excel, CSV u otros formatos. Esto permite transferir rápidamente las tablas o tareas existentes de las herramientas antiguas al nuevo sistema sin perder la estructura. Algunas plataformas también cuentan con integraciones listas para usar una API para la sincronización automática con otras fuentes.

Qué es IT HelpDesk

Escenarios principales de uso de IT HelpDesk

Reparación y mantenimiento de equipos

• Responder con rapidez a la solicitud;
• Asignar con eficacia los recursos;
• Minimizar el tiempo de parada de equipos.

Administración de acceso

• Controlar los derechos de acceso;
• Reducir los riesgos de un acceso no autorizado;
• Aumentar el nivel general de la seguridad de información de la empresa.

Envío de solicitudes a través del HelpDesk para la instalación y actualización de software

Soporte técnico para empleados remotos a través del sistema HelpDesk

HelpDesk como herramienta eficaz para organizar cursos de alfabetización informacional

Beneficios de empleo del sistema IT HelpDesk

• Automatización de los procesos rutinarios de soporte interno al personal.
• Reducción de la carga de trabajo del servicio de soporte gracias a la integración con la Base de Conocimientos, creación de plantillas de respuestas y escenarios para la resolución autónoma de problemas típicos.
• Aumento de la productividad del departamento de soporte interno gracias a la automatización.
• Control total y transparencia del progreso/ejecución de las tareas en una interfaz intuitiva.
• Mejor distribución del tiempo y los recursos gracias a la priorización de tareas.
• Análisis de la carga de trabajo del servicio de soporte en tiempo real y toma de decisiones basada en datos.
• Reducción del tiempo de cierre de los tickets.

HelpDesk HelpDesk como conjunto de servicios personales prácticos para empleados proporcionado por SmartPoint Intranet

¿Cómo funciona HelpDesk y qué funciones debe tener un sistema de tickets eficaz?

• creación y recopilación cómoda de solicitudes;
• ordenación y priorización de solicitudes según los criterios previamente establecidos;
• asignación automática de responsables;
• visualización de solicitudes: estado, actualizaciones, comentarios;
• comunicación con los usuarios para aclarar u obtener información adicional;
• ejecución de solicitudes dentro de los plazos acordados;
• cierre de solicitudes por parte de las personas autorizadas;
• presentación de informes y analítica: cantidad total de solicitudes, tiempo medio de reacción, tiempo de resolución.

Creación de una solicitud

• Cada empleado que tiene acceso al sistema puede enviar una solicitud a través de la interfaz del sistema, seleccionando primero la categoría (Solicitud de TI; Solicitud de creación de cuenta; Solicitud de entrega de equipo), describir el problema y, si es necesario, adjuntar archivos.
• A la solicitud se le asigna automáticamente un número único.

Automatización de procesos en HelpDesk

• Seleccionar, entre las lógicas estándar de gestión de solicitudes, aquellas que sean relevantes para los procesos internos de la empresa.
• Crear un escenario propio (workflow) de gestión para cada tipo de solicitud.
• Establecer el orden (priorización) de las solicitudes - se gestionan con prioridad las solicitudes urgentes (por ejemplo, un fallo en el funcionamiento del ERP).

Gestión de solicitudes y comunicación

• El especialista responsable, al que se le ha asignado la solicitud, la ve en su panel de trabajo y se comunica con el empleado directamente en HelpDesk;
• El sistema almacena el historial completo de la correspondencia, muestra el estado actual de la solicitud («en curso», «completada», «en espera de información») y envía automáticamente notificaciones sobre las actualizaciones a las partes involucradas en el proceso.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué procesos están automatizados en el sistema HelpDesk?

• Recepción de solicitudes a través de formularios en línea o correo electrónico/chat.
• Remisión de solicitudes al especialista o departamento responsable.
• Priorización de solicitudes (por ejemplo, por palabras clave, categoría, nivel de importancia).
• Notificación a los usuarios sobre el estado de sus casos.
• Control SLA —el sistema registra el tiempo que falta hasta que se incumpla el plazo y puede enviar recordatorios a los responsables.
• Cierre de tickets una vez realizado su procesamiento.
• Formulación de propuestas para la resolución independiente del problema gracias a herramientas de inteligencia artificial y agentes de IA.
• Generación de informes sobre la eficacia del procesamiento de los casos.

2. ¿Las tecnologías de IA ya están mejorando los sistemas HelpDesk?

• Clasificación y enrutamiento automáticos de solicitudes: los algoritmos de la IA analizan el texto de la solicitud y determinan automáticamente la categoría del problema, el nivel de prioridad y el responsable.
• Asistentes virtuales basados en IA: los bots basados en la inteligencia artificial responden a las preguntas frecuentes en el chat del servicio de atención al cliente y ayudan en el proceso de creación de una solicitud en el sistema de tickets.
• Búsqueda con IA en la Base de Conocimientos: basándose en el análisis de solicitudes anteriores, la IA sugiere al usuario las soluciones más probables incluso antes de crear el ticket.

3. ¿Cuál es la diferencia entre ServiceDesk y HelpDesk?

4. ¿Qué papel desempeña el sistema HelpDesk enITSM?

• Gestión de cambios;
• Gestión de configuraciones;
• Gestión del nivel de servicio;
• Gestión de problemas;
• Catálogo de servicios;
• Automatización y análitica.

5. HelpDesk como sistema Mobile-First

Cómo funcionaban los procesos antes de la implementación y qué factores incentivaron la necesidad de buscar una nueva solución.

1. Necesidad de una plataforma centralizada para acceder rápidamente a la información corporativa y a los recursos de la empresa.
2. Ampliación de las capacidades de automatización y personalización de procesos como incorporación de nuevos empleados o familiarización con las políticas de la empresa, que en BAKOTECH suman más de 150 para nueve países. Y en cada una de estas jurisdicciones existen políticas y normas específicas que regulan el trabajo de los empleados y los procedimientos internos, lo que requería un enfoque especial en la organización y sistematización de los datos. Todo ello requería una plataforma unificada que garantizara una gestión eficaz del enorme volumen de información y el acceso para los empleados de diferentes países.
3. Capacidad de integración cómoda de los procesos de comunicación y RRHH en un entorno digital unificado, sin necesidad de cambiar constantemente entre diferentes programas o sistemas.

La empresa buscaba una solución que permitiera reforzar nuestro proceso de incorporación, garantizara una familiarización eficaz de los empleados con la estructura de la empresa, nuestras políticas, cultura corporativa, gestión y otros aspectos importantes de la actividad de BAKOTECH. Se optó por SMART business y la solución SmartPoint Intranet, ya que cumplía plenamente estos requisitos.

Maryna Moskina

Jefa de RRHH BAKOTECH

• Cuenta personal con Base de conocimientos
• Organigrama de la empresa
• Directorio de empleados
• Noticias
• Sección de Q&A
• Módulo de galería de fotos y vídeos

• Manutención de los datos actualizados en el Organigrama y el Directorio de empleados. Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, cambia el puesto de un empleado existente o alguien se traslada a otro departamento, estos cambios se reflejan automáticamente en el portal interno.
• Reducción de la carga de trabajo de los departamentos de RRHH y TI. No hay necesidad de crear o actualizar manualmente las fichas de los empleados en SmartPoint Intranet. De este modo, los especialistas en RRHH y TI ahorran tiempo dedicado al manejo del sistema.

1. Las políticas y los documentos normativos internos solo se muestran a los empleados autorizados.
2. Los empleados que trabajan en Ucrania verán las políticas ucranianas, y sus colegas, por ejemplo, de Polonia, verán las políticas polacas.
3. Se consideraron las particularidades de la legislación y los estándares corporativos de cada país para garantizar el cumplimiento de los requisitos locales.
4. El acceso a los documentos está configurado de acuerdo con funciones y derechos de acceso para evitar que se vea la información que no está destinada a un empleado específico.

Nuestra Base de conocimientos en SmartPoint Intranet ha alcanzado una gran magnitud: 9 países, más de 150 políticas, y cada política es una página separada, y todo está claramente organizado, es intuitiva y fácil de usar. Hemos llenado el sistema desde cero: ha sido un trabajo laborioso, pero nos hemos decidido a hacerlo porque queríamos crear un entorno digital unificado que permitiera a todos los especialistas interactuar cómodamente. Hemos conseguido un recurso valioso para todos nuestros compañeros, lo cual es un logro importante para una empresa internacional con una cobertura geográfica tan amplia

Maryna Moskinа

Jefa de RRHH BAKOTECH

El cliente asumió con gran responsabilidad y calidad la preparación de los materiales para la implementación, proporcionando un gran volumen de información estructurada a tiempo, lo que optimizó considerablemente el proceso. A menudo, uno de los principales desafíos de este tipo de proyectos es la falta de contenido listo para usar. Durante la implementación del caso de BAKOTECH, todos los datos necesarios fueron proporcionados antes del inicio de los trabajos, lo que contribuyó significativamente a la implementación eficaz

Natalia Nenych

Consultora de SharePoint

Primeros resultados del uso del portal: cómo respondió el equipo a los cambios y qué métodos de compromiso de los empleados resultaron más eficaces.

Nosotros entendemos que para ser una fuente de innovaciones para los demás, hay que mejorarse constantemente. Por eso, implementamos activamente soluciones modernas dentro de la empresa para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la comunicación y aumentar la productividad del equipo. Con la solución SmartPoint Intranet, nuestra empresa ha obtenido una herramienta universal que permite comunicarse de forma eficaz, revisar y estudiar políticas importantes, instrucciones y otra información corporativa en un solo lugar. Ahora los empleados pueden encontrar rápidamente lo que necesitan sin perder el tiempo en búsquedas en diferentes sistemas o archivos locales. La solución ha mejorado considerablemente la eficacia de la incorporación y ha aliviado la carga de trabajo de nuestros responsables de RRHH

Maryna Moskina

Jefa de RRHH BAKOTECH

¿Qué son las tecnologías del SSO y cómo funciona una sola ventana de inicio de sesión en integración con ellas?

¿Cómo funciona el SSO en integración con SmartPoint Intranet?

1. El usuario se autoriza en un solo punto de entrada (por ejemplo, en SmartPoint Intranet).
2. El SSO verifica las credenciales a través de un sistema de administración de identidades (como Microsoft Entra ID).
3. Una vez iniciada la sesión con éxito, ésta se guarda y el usuario obtiene automáticamente acceso a todos los servicios conectados (correo electrónico, CRM, ERP, administrador de tareas, plataformas de formación corporativa, etc.) sin necesidad de volver a introducir las credenciales.

• Comodidad: menos contraseñas y menos tiempo dedicado a iniciar sesión en distintos sistemas.
• Alto nivel de seguridad gracias al control de acceso centralizado y a la posibilidad de implementar la autenticación multifactor (MFA).
• Reducción de la carga de trabajo del departamento de TI: la integración con el SSO minimiza la cantidad de solicitudes de recuperación de contraseñas por el olvido o pérdida de datos de autorización.

Una sola ventana de inicio de sesión no es simplemente una comodidad, sino una necesidad para las empresas que trabajan en un entorno dinámico, tienen una estructura ramificada y utilizan docenas de servicios internos.

Para departamentos de TI

Para departamentos financieros

Para empresas manufactureras

Para departamentos jurídicos

Para instituciones médicas y farmacéuticas

1. Comodidad para empleados. En vez de abrir docenas de pestañas en el navegador e introducir las credenciales para cada sistema por separado, un empleado simplemente entra en SmartPoint Intranet y tiene acceso a todas las herramientas necesarias dentro de una sola ventana de trabajo.
2. Ahorro de tiempo. Aunque cada autorización sólo lleve unos segundos, pueden sumarse varios minutos al día y decenas de horas al año. El tiempo que podría dedicarse a tareas importantes se pierde en la rutina. SmartPoint Intranet y la integración con las tecnologías del SSO resuelven este problema, porque un solo inicio de sesión es suficiente para empezar a trabajar con los servicios corporativos.
3. Más seguridad. En vez de almacenar docenas de contraseñas (y algunas personas incluso las escriben en un cuaderno o en pegatinas), el usuario introduce una sola contraseña segura o utiliza la autenticación multifactor (MFA). Esto aumenta significativamente el nivel de seguridad y reduce el riesgo de fuga de datos y de acceso accidental a los sistemas corporativos por parte de intrusos. Además, los administradores reciben un control de acceso centralizado - pueden cambiar rápidamente los derechos de usuarios, restringir el acceso a algunos sistemas o desactivar rápidamente las cuentas de los empleados que ya no trabajan para la empresa.
4. Flexibilidad de configuraciones y personalización. Cada empleado suele trabajar con diferentes servicios, y SmartPoint Intranet permite personalizar la interfaz para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, un especialista de marketing puede poner en el panel principal el acceso a los cuadros de mando analíticos y al CRM, mientras que RRHH puede poner el acceso a la base de datos de candidatos y al sistema de entrevistas. La posibilidad de configurar la visualización de los servicios en función de rol de cada usuario ayuda a evitar la sobrecarga de la interfaz con servicios innecesarios y crea un entorno de trabajo cómodo para cada empleado.
5. Acceso móvil. La compatibilidad con dispositivos móviles permite a los empleados acceder a los sistemas corporativos y a las herramientas necesarias incluso fuera de la oficina. Esto es especialmente importante para los empleados que se encuentran en viajes de negocios, para los equipos remotos y los trabajadores «en campo», que pueden ver la información, interactuar con documentos o comunicarse con sus compañeros directamente desde su smartphone o tableta.
6. Analítica de uso. SmartPoint Intranet permite analizar la interacción de los usuarios con las páginas internas del portal y optimizar su contenido y estructura. Para obtener una analítica avanzada, se puede integrar Microsoft Clarity, un producto que proporciona datos detallados sobre la actividad de los usuarios: información sobre los clics y su frecuencia, si las páginas se desplazan hasta el final, qué dispositivos se utilizan, etc. La integración ayuda a evaluar la eficacia de los contenidos, determinar qué elementos deben mejorarse y, en general, hacer que el entorno de trabajo digital sea más cómodo y útil.

¿Qué servicios pueden integrarse en una sola ventana de inicio de sesión en SmartPoint Intranet?

Correo electrónico corporativo

Sistemas CRM y ERP

Herramientas de comunicación

Sistemas de gestión de proyectos

Plataformas de RRHH

1. Auditoría de las necesidades de una empresa. En la primera fase, el equipo de SMART Business, junto con el cliente, identifica los servicios y sistemas clave que deben combinarse en un solo espacio. Estos pueden ser CRM, ERP, plataformas de RRHH, soluciones de gestión documental y herramientas de comunicación. Es importante considerar la cantidad de usuarios, niveles de acceso y requisitos de seguridad para desarrollar la arquitectura óptima de una sola ventana de inicio de sesión.
2. Elección de un sistema de autenticación. Una empresa puede utilizar soluciones de un solo inicio de sesión listas para usar, como Microsoft Entra ID, Okta, OneLogin, o elegir una solución personalizada, personalizando el inicio de sesión a sus propios procesos empresariales. Un factor importante es la compatibilidad con los servicios corporativos existentes y la compatibilidad con la autenticación multifactor (MFA).
3. Integración con el SSO (Single Sign-On). En esta fase, se aplica la autenticación automática de usuarios. Tras iniciar la primera sesión en SmartPoint Intranet, los empleados ya no necesitan introducir contraseñas para acceder a los sistemas internos - todos los servicios conectados se abren dentro de una sola sesión. Esta funcionalidad reduce el tiempo de autorización y aumenta el nivel de seguridad.
4. Configuración de niveles de acceso. Para asegurar un correcto nivel de acceso para cada empleado, los roles y derechos se configuran en función de las responsabilidades laborales. Por ejemplo, el departamento financiero tendrá acceso a los sistemas de contabilidad, y el de RRHH, por ejemplo, a la base de datos de candidatos. La gestión centralizada de los derechos permite ajustar con rapidez los accesos a la hora de cambiar la función de un empleado o cuando éste abandona la empresa.
5. Pruebas e implementación. En esta fase, se comprueba la capacidad de funcionamiento de las integraciones, se verifica el SSO y los niveles de acceso. También es importante prestar atención a la formación del personal sobre cómo utilizar una sola ventana de inicio de sesión para que los empleados puedan sacar el máximo partido del nuevo sistema desde el momento de su lanzamiento.

Modo Silencioso para el Centro de Notificaciones

• ¿Qué se ha hecho? 

• ¿Cómo funciona?

• Desactivar/activar notificaciones rápidas (notificaciones push);
• Desactivar/activar todas las notificaciones (aplicando el Modo Silencioso).

• ¿En qué será útil? 

Notificación y Notificación push para el ítem asignado de la Lista de Comprobación

• ¿Qué se ha hecho? 

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil? 

Mejora de rendimiento del Centro de Tareas para grandes volúmenes de datos

• ¿Qué se ha hecho? 

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil? 

Se ha añadido un campo separado para cargar archivos en el formulario de proceso en el Constructor de formularios

• ¿Qué se ha hecho? 

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil? 

Espacio de trabajo mejorado en la Base de conocimientos

• ¿Qué se ha hecho? 

• ¿Cómo funciona?

• ¿En qué será útil?

Intranet como una potente herramienta para el desarrollo y escalabilidad de las empresas minoristas

Intranet como una herramienta efectiva para establecer una eficiente comunicación interna

• Un portal de información centralizado y dinámico que es fácil de actualizar con novedades y anuncios internos, como cambios de horario o nuevas instrucciones;
• Informar puntualmente a todos los empleados (tanto en la sede central como en las tiendas individuales de la cadena) sobre las promociones, cambios en las políticas internas y actualizaciones de los estándares de servicio;
• Sistemas de notificaciones automáticas sobre importantes eventos, como nuevas llegadas, cambios en el surtido o actualizaciones en el sistema de fidelización.

Intranet como una herramienta para mejorar el valor del capital humano de una empresa

• El acceso del personal a los cursos en línea, pruebas, videotutoriales, por ejemplo, para formar a los cajeros, consultores de ventas, gestores. Una buena Intranet no sólo brinda la posibilidad de publicar la información sobre la inscripción en el próximo programa o cursos en el portal corporativo. Al informarse en el portal sobre la actividad de formación que les interesa, los empleados podrán inscribirse para participar en ella. También es posible implementar recordatorios automáticos o boletines de noticias sobre los cursos de formación. Para RRHH, esta es también una oportunidad adicional de evaluar la popularidad de los módulos de formación individuales y monitorear los intereses educativos del personal;
• la discusión y colaboración del personal en el proceso de formación: los foros incorporados permitirán a los empleados discutir sobre los materiales de formación. Una buena Intranet también permite crear comunidades de interés;
• la evaluación de conocimientos y monitoreo de avance de los empleados: los dashboards sencillos con una lista de actividades de formación y sus estados (cursos completados, actuales y futuros, certificados otorgados, niveles de calificación adjudicados) integrados con el sistema de RRHH permiten mostrar todos los cambios en el nivel de calificación del personal en tiempo real.

Herramientas para automatizar los procesos de incorporación y adaptación de nuevos empleados en la solución de Intranet

• envío automático de las instrucciones, enlaces a cursos de formación y tareas de prueba tras añadir las cuentas de nuevos empleados;
• informar a RRHH sobre la finalización de cada etapa y los resultados obtenidos;
• creación automática de un plan de adaptación de nuevos empleados, conforme a sus competencias, perfil profesional y resultados de la incorporación.

Cómo automatizar los procesos de gestión internos del comercio minorista mediante una Intranet

• gestión de vacaciones, viajes de negocios, bajas por enfermedad y compra de material para el personal. Por ejemplo, los empleados presentan una solicitud de vacaciones, rellenando un formulario correspondiente en el sitio web, que se envía automáticamente a un determinado grupo de responsables, y RRHH recibe una notificación sobre el cambio de su estado;
• optimización de los procesos de gestión de reuniones y tareas mediante la visualización de todos los eventos y tareas clave en un solo lugar. Además, la sincronización del calendario personal de un empleado con el calendario de eventos corporativos permite ver en tiempo real las fechas límite de las tareas personales y las fechas límite de ejecución de otros proyectos, así como importantes eventos empresariales.

Cómo mejorar el nivel de compromiso y retención del personal por medio de la Intranet

• ofrecer la oportunidad de organizar un foro interno y una interacción social corporativa para que el personal pueda compartir sus ideas, discutir innovaciones y recibir el feedback de la dirección;
• disponer de herramientas sencillas para implementar una versión móvil: todas las funciones deben ser accesibles en una aplicación móvil. Esto es de vital importancia para los trabajadores de tiendas, almacenes y oficinas remotas.

Una buena Intranet para el comercio minorista proporcionará un sistema eficaz para controlar las tareas planteadas

• Listas de comprobación cómodas con una relación de tareas a realizar;
• Disponibilidad de un administrador de tareas con funcionalidad avanzada que proporciona una forma sencilla de controlar el establecimiento y el cumplimiento de las tareas con consiguiente generación de informes sobre el rendimiento del personal.

Intranet como un entorno ideal para almacenar y gestionar los conocimientos corporativos

Intranet: la clave para el procesamiento rápido de las solicitudes internas en toda la cadena

• Reparación de equipos: los empleados pueden presentar una solicitud de reparación de equipos (cajas registradoras, terminales de pago, neveras) a través del sitio web, y el sistema las transferirá automáticamente al departamento técnico en función de las prioridades establecidas;
• Suministro de equipos de oficina a los empleados: se puede crear un formulario en el sitio web interno para presentar solicitudes de entrega de los portátiles, teléfonos, escáneres de códigos de barras y otros equipos. El procesamiento centralizado de estas solicitudes acelerará considerablemente este proceso.

• Creación y desactivación de las cuentas: a la hora de incorporar a un nuevo empleado, RRHH puede generar una solicitud en el sitio web para crear una nueva cuenta y proporcionar al nuevo empleado el acceso a las aplicaciones necesarias para desempeñar sus funciones profesionales, como sistemas de caja, ERP, CRM. El sistema enviará automáticamente esta solicitud a un determinado grupo de personas. En caso de despido de un empleado, al revés, la cuenta se desactiva;
• Cambio de derechos de acceso: si un empleado cambia de puesto o de tienda, la Intranet permite actualizar rápidamente los derechos de acceso.

Automatización de las actividades de marketing por medio de la Intranet

• Organización de eventos externos e internos: planificación automatizada y gestión de eventos por medio de herramientas como:
• Calenadio de eventos: se integra un calendario corporativo en la Intranet, donde el equipo de marketing puede crear eventos, asignar responsables y distribuir tareas entre los participantes;
• Sistema de notificaciones: el sistema envía recordatorios a los participantes sobre las fechas límite, preparación de materiales y aprobación de presupuestos;
• Registro de participantes: los empleados no sólo pueden conocer la lista de futuros eventos y sus programas, sino también inscribirse para la participación, rellenando los formularios correspondientes en el sitio web;
• Generación de informes: una vez finalizado el evento, se puede generar automáticamente una analítica sobre la cantidad de participantes y los comentarios.
• Generación de la lista de tareas para organizar seminarios web y presentaciones.

Cómo SmartPoint Intranet refuerza la visión de desarrollo de las cadenas minoristas

• permite crear un entorno personalizado para el almacenamiento eficaz y la gestión de los conocimientos corporativos empresariales;
• brinda la oportunidad de organizar un entorno unificado para las comunicaciones internas y trabajo en equipo en proyectos;
• proporciona herramientas sencillas que amplían las oportunidades de planificación estratégica y ampliación.

• Acceso en un entorno seguro unificado a las herramientas como Microsoft 365 Office 365, Azure, Power BI, Viva Engage, Teams, SharePoint, Planner, Sway;
• Procesos consolidados internos de comunicación por medio de la integración sin fisuras con Microsoft Teams та Outlook. En particular:
• Una vez instalado SmartPoint Intranet, en Microsoft Teams aparece una pestaña para acceso rápido al portal corporativo. Los empleados también pueden trabajar con el portal que es la parte integrante de la funcionalidad de Teams. Novedades de la empresa, eventos, documentos, plantillas e instrucciones - todo ello se hace disponible desde una sola ventana;
• gracias a la sincronización del calendario del portal con los calendarios de Outlook y Teams, los empleados no necesitan cambiar de diferentes aplicaciones para ver las reuniones programadas y los próximos eventos de la empresa.
• Múltiples escenarios para organizar la Base de Conocimientos de una empresa:
• el constructor de las páginas web se utiliza activamente para la comodidad del personal a la hora de conocer las novedades y la información importante. Por cierto, esta herramienta CMS fácil de usar se puede configurarse de forma independiente sin la participación de especialistas externos;
• el módulo separado SmartPoint Intranet Mediaes es muy demandado para crear una biblioteca multimedia propia, gracias a la posibilidad de dividir el contenido multimedia en álbumes y a la facilidad de navegación.

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