«ПЗУ Україна» – це компанія, що вже понад 30 років є одним із лідерів на ринку страхування України. Команда СК «ПЗУ Україна» складається з понад 500 досвідчених фахівців, що забезпечують корпоративному бізнесу та приватним особам послуги з оформлення та супроводу страхових договорів по всіх класах страхування.
СК «ПЗУ Україна» є частиною PZU Group – однієї з найбільших фінансових установ Польщі й Центральної та Східної Європи з 200-річною історією. PZU Group – передовий представник у галузі страхування й має понад 600 філій у Польщі, Литві, Латвії, Естонії та Україні. Про забезпечення впевненості у завтрашньому дні й безпеку клієнтів дбає команда професіоналів, що складається більш ніж з 16 тисяч фахівців, а у бізнес-портфелі компанії представлено понад 200 продуктів.
СК «ПЗУ Україна» вже багато років робить свій внесок у розвиток страхової галузі в Україні. Консолідація такої масштабної команди й складних бізнес-процесів, що охоплюють різних фахівців, департаменти та численні філії у різних містах, вимагає особливого підходу. Необхідність в інтегрованій платформі для комунікації, підтримці корпоративної культури й забезпеченні зручного доступу до важливої інформації та актуальних ресурсів компанії зумовила потребу у впровадженні сучасного технологічного рішення. Саме такою платформою і став SmartPoint Intranet від компанії SMART business – комплексний інструмент для побудови єдиного комунікаційного середовища. А про деталі, етапи й переваги впровадження цього рішення ділимось у новій історії успіху.
Передумови проєкту впровадження сучасного єдиного комунікаційного цифрового середовища і які ключові цілі прагнули реалізувати завдяки рішенню SmartPoint Intranet
СК «ПЗУ Україна» – це компанія, що стабільно зростає і впевнено масштабує свої бізнес-процеси, розширює команду та розвиває корпоративну культуру. У цьому контексті вимоги до корпоративного порталу також еволюціонували. Попередня система вже не могла повною мірою забезпечити потреби компанії, зокрема в питаннях зручного доступу до інформації, інтеграції ключових процесів в єдиному цифровому середовищі та автоматизації й підвищенні ефективності внутрішніх комунікацій. До того ж застарілий інтерфейс та обмежена функціональність спричинили недостатню залученість співробітників до використання порталу. Тому у компанії виникла потреба у більш сучасній, гнучкій та функціональній платформі, яка відповідала б новим викликам та цілям бізнесу.
Важливою передумовою стала необхідність впровадження єдиної інтегрованої платформи, яка б об’єднала 500 співробітників нашої компанії, розташованих у різних містах України. Рішення SmartPoint Intranet на основі Microsoft 365 було обрано в результаті проведення внутрішньої процедури закупівель, яка враховувала досвід SMART business, експертизу у впровадженні корпоративних рішень та довіру до технологій Microsoft.
Отже, важливими факторами під час вибору стали надійність, безпечність і гнучкість рішення, побудованого на основі Microsoft 365. Це дозволяє не просто швидко встановити коробковий варіант рішення з базовою необхідною функціональністю, а й адаптувати систему під індивідуальні потреби замовника.
Цілі проєкту впровадження SmartPoint Intranet для СК «ПЗУ Україна»
Проєкт впровадження SmartPoint Intranet для СК «ПЗУ Україна» передбачав реалізацію таких цілей:
- Організація єдиного середовища для корпоративної бази знань – нове середовище мало структурувати, систематизувати та централізувати всю важливу інформацію компанії: внутрішні політики, інструкції, процедури, шаблони документів, навчальні матеріали та інші корпоративні ресурси. База знань в такому форматі забезпечила б швидкий пошук й стабільний доступ співробітникам до актуальної інформації
- Залучення співробітників до активного життя компанії через сучасний user-friendly інтерфейс рішення, що надає інтуїтивне розуміння для швидкого освоєння системи і доступ до актуальних новин, подій, внутрішніх ініціатив тощо.
- Побудова організаційної структури – рішення мало надавати можливість побудови інтерактивної організаційної структури компанії з централізованим доступом. За допомогою цього компоненту порталу було заплановано візуалізувати ієрархію департаментів, відділів та команд. А зручне оновлення даних мало забезпечити актуальність структури, що є важливим для прозорого управління, швидкого пошуку відповідальних осіб чи підрозділів.
- Прискорення адаптації нових співробітників завдяки доступу до необхідних матеріалів в одному місці і скороченню часу пошуку потрібної інформації та інших ресурсів для ефективної роботи.
- Реалізація Довідника співробітників – SmartPoint Intranet надає можливість використання централізованого довідника співробітників, який включає персональні картки з інформацією про фахівців: їхні контактні дані, посади, департаменти тощо. Цей інструмент дозволяє швидко знайти потрібного колегу для комунікації, що особливо важливо для роботи великих кросфункціональних команд з розгалуженою структурою, як у СК «ПЗУ Україна».
- Агрегацію інформації в єдиному місці, що дозволяє перетворити корпоративний портал на єдину точку входу до інших важливих систем компанії.
- Доступність з будь-якого пристрою – система мала забезпечити співробітникам можливість користуватися порталом з комп’ютера, планшета чи смартфона, незалежно від місцезнаходження, щоб залишатися на зв’язку навіть за межами офісів.
- Створення єдиного сховища документації підприємства – цей пункт передбачав централізацію роботи з документами, спрощення їх пошуку й одночасного перегляду, а також контроль версій, забезпечуючи необхідний рівень безпеки та доступів відповідно до ролей фахівців.
Таким чином проєкт став відповіддю на стратегічні завдання СК «ПЗУ Україна», націлені на підвищення ефективності внутрішніх бізнес-процесів, розвиток корпоративної культури та забезпечення сучасного цифрового середовища для співробітників.
Як пройшло впровадження рішення SmartPoint Intranet, з якими викликами зіштовхнулись і чи вдалося досягти поставлених цілей?
Проєкт впровадження SmartPoint Intranet для СК «ПЗУ Україна» реалізувався у кілька етапів та включав як базове налаштування рішення, так і доопрацювання з урахуванням специфічних потреб компанії.
Для клієнта було встановлено та налаштовано коробкове рішення, що забезпечило широку функціональність для покриття ключових вимог замовника, завдяки основним компонентам порталу: Особистий кабінет, Персональні сервіси, Довідник співробітників, Організаційна структура тощо.
Варто зазначити, що у клієнта не було єдиної системи з актуальними даними про співробітників та департаменти. Тому в рамках впровадження команда SMART business виконала доопрацювання, які дозволили створити організаційну структуру компанії завдяки:
- Microsoft Entra ID — системі, за допомогою якої вдалося автоматично отримати дані про співробітників, їхні посади, відділи тощо;
- Ручному введенню через спеціально налаштований список — для тих випадків, коли даних з Microsoft Entra ID бракувало або потрібна була додаткова деталізація.
У результаті, платформа SmartPoint Intranet стала єдиним «джерелом правди», де були зібрані актуальні дані про співробітників й налаштована чітка та наочна організаційна структура компанії. Зараз рішення дозволяє швидко знайти потрібного колегу або інформацію про нього й спрощує процес управління даними та їх подальшого оновлення. А для HR-фахівців система стала ефективним інструментом для управління людським капіталом.
Підвищення рівня безпеки корпоративної інформації зі SmartPoint Intranet та зниження ризику несанкціонованого доступу
Також в рамках доопрацювань було реалізовано функціонал для виконання вимог інформаційної безпеки щодо доступу до рішення SmartPoint Intranet: налаштовані політики безпеки, які дозволяють доступ користувачів до інформації на порталі тільки з корпоративних пристроїв та з «білих» IP-адрес. Це забезпечує підвищення рівня безпеки корпоративної інформації та зниження ризику несанкціонованого доступу. Для моніторингу та контролю доступу до тих чи інших документів на порталі залежно від ролі, посади чи відділу співробітника було розроблено скрипт для формування звіту з аудиту доступів.
Адаптація співробітників до нового рішення SmartPoint Intranet
Глобальні зміни у комунікаційних інструментах часто можуть викликати стрес або опір у співробітників. Тому одним із викликів було подолання побоювань щодо тривалого процесу адаптації фахівців СК «ПЗУ Україна» до оновленого порталу та переконання команди у перевагах нового рішення. Але завдяки продуманому підходу всі побоювання вдалося розвіяти. До впровадження SmartPoint Intranet зі сторони клієнта були залучені фахівці з різних напрямків: управління проєктною діяльністю, IT-департаменту, відділу маркетингу та піару. Такий комплексний підхід дозволив врахувати всі ключові аспекти платформи — від технічних налаштувань до забезпечення зручності використання для кінцевих користувачів.
Для нашої команди це був перший досвід роботи з рішенням на базі Microsoft 365, тому ми з вендором приділили значну увагу роз’ясненню особливостей архітектури та структури порталу, обговоренню технічних деталей, а також можливостей інтеграції з іншими продуктами Microsoft 365. SmartPoint Intranet об’єднав усі необхідні інструменти та сервіси, які раніше були розпорошені або недостатньо інтегровані в єдине, централізоване рішення. Завдяки цьому співробітники компанії отримали зручний доступ до інформації, комунікаційних інструментів, бази знань, документації та інших ресурсів у єдиному вікні. Саме завдяки продуктивній взаємодії двох команд вдалося успішно досягти однієї з головних цілей проєкту впровадження – створення єдиного цифрового комунікаційного середовища
З урахуванням усіх кастомних доробок впровадження SmartPoint Intranet зайняло 13 тижнів, і наразі порталом вже користується вся компанія, а SMART business продовжує надавати технічну підтримку рішення на запит клієнта.
Перші результати й подальші кроки щодо масштабування корпоративного порталу й цифровізації інших напрямків діяльності компанії
Зараз портал активно використовують у роботі 500 співробітників СК «ПЗУ Україна». Завдяки додатку SmartPoint Intranet, інтегрованому в Microsoft Teams, портал доступний із будь-якого пристрою, де встановлений Microsoft Teams (комп’ютер, телефон, планшет). Тепер фахівцям не потрібно переходити між різними системами або додатками — все необхідне доступно через зручний інтерфейс Microsoft Teams, незалежно від географії знаходження користувача. А синхронізація з інструментами Microsoft 365 надає доступ до файлів, календаря, списків завдань тощо. Таким чином система стала середовищем, де все необхідне для роботи доступне за кілька натискань, забезпечуючи комфортну, швидку та інтуїтивно зрозумілу роботу з корпоративною інформацією.
Замовник відмітив для себе функціональність компонента порталу «Центр завдань». Він надає співробітникам можливість створювати та призначати адміністративні завдання, відстежувати їх виконання та прогрес. Це дозволяє тримати фокус на важливих завданнях: співробітники можуть приділяти більше уваги стратегічним завданням завдяки зменшенню рутинних дій.
Компанія не планує зупинятися на досягнутому й уже окреслила конкретні напрямки розвитку порталу SmartPoint Intranet. Розглядаються кастомні налаштування з урахуванням політики безпеки. Це включає розширення прав доступу й контролю за конфіденційною корпоративною інформацією, що гарантує відповідність порталу сучасним вимогам кібербезпеки.
Побудова єдиного цифрового середовища для компанії є яскравим прикладом людиноцентричного бізнесу та відповідної корпоративної культури. Компанія не лише забезпечує ефективність роботи завдяки зібраним в одному просторі інструментам та інформації, а й підвищує рівень відкритості, прозорості та емоційного комфорту співробітників, що особливо важливо в сучасних умовах.
Ми раді бути партнерами компанії ПрАТ СК «ПЗУ Україна» на шляху трансформації досвіду співробітників через впровадження екосистеми сучасних рішень. Разом із клієнтом ми вже визначилися щодо впровадження рішень SMART Payroll та SMART HCM & LMS, які допоможуть автоматизувати та оптимізувати важливі процеси управління персоналом і фінансами, які тісно між собою пов’язані
Бажаєте дізнатись, як SmartPoint Intranet в поєднанні з іншими програмними продуктами SMART business може покращити ефективність ваших бізнес-процесів? Замовляйте консультацію й отримайте готове рішення під свої потреби!
