Корисні матеріали

Оновлено Центр нотифікацій для обробки великої кількості персональних повідомлень

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Реалізовано функціональність «Історія змін» для завдання, пункту чекліста та коментаря

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним? 

Додано потужний функціональний блок «Правила» у Конструкторі форм процесів

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним? 

Розширено перелік налаштувань для адміністратора у Конструкторі картки контакту

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Основні оновлення SmartPoint 3.8

1. Центр завдань: повернення завершених завдань у роботу Тепер можна легко відновити виконання завдань, повертаючи їх у статус «На виконанні» одним кліком. Це допомагає гнучко реагувати на зміни в проєктах і уникати втрат інформації.
2. Мобільна версія Центру завдань — нова логіка взаємодії Оновлений інтерфейс забезпечує комфортну роботу на будь-якому екрані: текстові поля відкриваються у фокусному вікні, а дії зручно згруповані в меню.
3. Конструктор форм: більше можливостей для дизайну операційних бізнес-процесів До заголовків і приміток додано текстовий редактор, а біля кожного поля — іконку типу даних. Це спрощує створення зрозумілих і структурованих форм.
4. Опис завдання з форматуванням Текстовий редактор у полі «Опис» дозволяє структурувати зміст, додавати списки, посилання та зображення — для чітких і зрозумілих завдань.

Реалізовано сценарій повернення в роботу завершеного завдання у Центрі завдань

• Що було зроблено? 

• Як це працює?

• Чим це буде корисно? 

Завершено оновлення мобільної версії Центру завдань

• Що було зроблено? 

• Як це працює?

• Чим це буде корисно? 

Підключено текстовий редактор до заголовка секції та примітки поля, додано іконку «Інформація» з типом поля у Конструкторі форм

• Що було зроблено? 

• Як це працює?

• Чим це буде корисно? 

Реалізовано візуальне виділення керівника департаменту на Горизонтальній організаційній структурі

• Що було зроблено? 

• Як це працює?

• Чим це буде корисно? 

Додано текстовий редактор у поле «Опис» на формі завдання

• Що було зроблено? 

• Як це працює?

• Чим це буде корисно? 

Що таке Task Manager для бізнесу: його ключові завдання й можливості

Ключові завдання інструменту Task Manager і його функціональна мета

• Структурування робочих процесів — замість хаотичного обміну повідомленнями чи таблицями, кожне завдання отримує своє місце у менеджері завдань, логіку та відповідальну особу.
• Підтримка цілісної картини проєктів — завдяки Task Manager-інструментам керівники бачать, на якому етапі перебуває проєкт, які завдання критичні або де є ризики затримок тощо.
• Забезпечення дисципліни виконання завдань — чіткий контроль дедлайнів і відповідальностей дозволяє уникнути явища «забутих» завдань.
• Полегшення делегування — функціональність менеджера завдань дозволяє легко передати завдання іншому учаснику або розподілити його між кількома виконавцями.
• Забезпечення прозорості комунікації — оскільки вся інформація щодо завдань зберігається в одному місці, такий підхід спрощує взаємодію між співробітниками з різних департаментів.
• Підвищення рівня відповідальності у командах — коли кожен фахівець точно знає свої обов’язки і до якого строку має виконати завдання, це підвищує особисту відповідальність і допомагає дотримуватися дедлайнів.
• Підтримка фокуса на пріоритетах бізнесу — завдяки чіткій структурі бізнес-процесів та інструментам для візуалізації й аналітики, керівництво бачить, куди рухається команда і як вона наближається до цілей.

Можливості сучасних Task Manager-інструментів

1. Планування завдань: створення завдань, встановлення дедлайнів, пріоритетів та відповідальних осіб — і все це за декілька натискань.
2. Постановка цілей та етапів: розбивка великих проєктів на підзавдання, що допомагає бачити загальну картину й поетапно рухатися до результату.
3. Гнучке управління пріоритетами: можливість змінювати пріоритет завдань у реальному часі залежно від ситуації або змін у проєкті.
4. Функціональність для командної роботи: призначення ролей, коментарі, обговорення, можливість прикріплювати файли, інтеграція з месенджерами — все необхідне для зручної взаємодії.
5. Нагадування та сповіщення: менеджер завдань може автоматично повідомляти про наближення дедлайнів чи зміни в завданнях.
6. Історія змін та статусів: відстеження, хто і коли вніс зміни, що забезпечує повну прозорість роботи над завданнями.
7. Інтеграції менеджера завдань з іншими рішеннями: обмін даними з CRM, календарями, поштою або ERP-системами — для безшовної роботи в єдиній цифровій екосистемі.

Які переваги використання Task Manager-рішення для вашого бізнесу: огляд на прикладі різних галузей і підрозділів компанії

• Для керівництва: можливість бачити реальний прогрес у проєктах, розподіляти ресурси за пріоритетністю й оперативно втручатися у разі виявлення «вузьких місць».
• Для відділу продажів: чітка структура роботи з клієнтами, контроль виконання планів, автоматизація повторюваних завдань і своєчасні нагадування.
• Для маркетингу: збереження історії кампаній, планування запусків, аналітика ефективності активностей і взаємодії з суміжними командами.
• Для HR: прозора організація адаптації нових співробітників, контроль виконання завдань з онбордингу, нагадування про дедлайни атестацій, опитувань або навчань.
• Для IT-відділу: управління інцидентами, запитами на техпідтримку з прозорою системою пріоритетів і статусів.

• Виробництво: тут таск-менеджер допомагає керувати виробничими циклами, координувати роботу змін, дотримуватися термінів і контролювати виконання виробничих норм. Наприклад, у харчовому виробництві можна автоматизувати завдання для кожної зміни, фіксувати відхилення від плану, передавати завдання між етапами без затримок і оперативно реагувати на інциденти чи збої в процесі.
• Ритейл: управління асортиментом, координація маркетингових акцій, оперативне перепланування завдань у відповідь на зміну попиту. Наприклад, коли певна товарна категорія раптово починає продаватися активніше. У такій ситуації Task Manager дозволяє, наприклад, перерозподілити завдання команди в режимі реального часу — скажімо, швидко переорієнтувати дизайнерів і копірайтерів на створення нових промоматеріалів. Чи створити нові завдання з чіткими дедлайнами та відповідальними, щоб запустити акцію під новий попит тощо.
• Фінанси: планування й контроль виконання регулярних операційних завдань — від бюджетування до фінзвітності — з можливістю розставляти пріоритети, контролювати строки та відповідальних. Таск-менеджер забезпечує прозорість й дозволяє координувати взаємодію з іншими підрозділами.
• ІТ та розробка: прозорий контроль за проєктами, пріоритизація завдань, ефективна комунікація між внутрішніми командами (наприклад, розробники, DevOps, тестувальники) та з іншими підрозділами компанії. Можливість створювати заявки — наприклад, на доопрацювання функціоналу, техпідтримку чи налаштування доступів. Таск-менеджер дозволяє оперативно обробляти такі запити й прозоро відстежувати їхні статуси.
• Послуги: за допомогою Task Manager-інструментів компанії можуть чітко планувати графіки робіт, контролювати якість виконання завдань, своєчасно реагувати на запити клієнтів і підвищувати рівень їхнього задоволення сервісом. Наприклад, сервісна компанія з ремонту побутової техніки може автоматично призначати заявки майстрам залежно від локації, завантаженості та спеціалізації, контролювати строки виконання і збирати відгуки клієнтів у єдиній системі.

Як зрозуміти, що вашій команді потрібен Task Manager?

• Завдання «висять у повітрі» — немає чіткого розуміння, хто за що відповідає і до якого терміну має бути виконане завдання;
• Зустрічі замінюють реальну роботу — команда багато обговорює, але складно відстежити, які рішення прийняті й що з ними відбувається далі;
• Інформація розпорошена — частина завдань знаходиться у пошті, частина — в чатах, ще щось — у таблицях і персональних блокнотах, через що важко зібрати цілісну картину справ компанії;
• Часті фрази: «Я думав, що це не я мав робити», «Я не знав, хто відповідальний» — подібні відповіді свідчать про те, що відсутній чіткий розподіл ролей і відповідальностей між співробітниками;
• Брак прозорості — керівники не бачать, що робить команда, на якому етапі перебувають завдання та де є «вузькі місця»;
• Робота над повторюваними процесами кожного разу починається з нуля — замість того, щоб використовувати шаблони, автоматизацію або стандартні сценарії;
• Комунікація між підрозділами ламається — завдання передаються зі значною затримкою, або губляться на етапі передачі між відділами.

• Бізнес масштабувався, і контролювати процеси «вручну» вже неефективно;
• Кількість учасників проєкту зросла, і без системної координації помилки трапляються частіше;
• З’явилась потреба в аналітиці — бачити не лише факт виконання завдань, а й завантаженість команд, час реакції, відхилення;
• Необхідно інтегрувати завдання з CRM/ERP-системою або календарями, щоб уникати дублювання і працювати в одному інформаційному просторі;
• Робочі процеси стали міжфункціональними — наприклад, коли маркетинг працює з продажами, а технічні завдання передаються з підтримки до розробки.

Які існують типи Task Manager-інструментів та критерії їх вибору?

1. Персональні таск-трекери — у складі більшості Task Manager-систем є таск-трекер (task tracker) — інструмент, що дозволяє відстежувати статус виконання кожного завдання: від постановки до завершення. Персональні таск-трекери орієнтовані на індивідуальне планування. Простий інтерфейс, мінімум налаштувань, швидке створення завдань, що підходить для фрілансерів або невеликих команд.
2. Корпоративні Task Manager-системи — з розширеним функціоналом, можливістю гнучкого налаштування робочих груп, призначення ролей, розмежування прав доступу, а також інтеграцій із CRM, ERP, календарями тощо. Такі інструменти ідеально підходять для середніх і великих компаній, де потрібна масштабована структура управління завданнями.
3. Проєктно-орієнтовані Task Manager-системи — оптимізовані для роботи з довгостроковими проєктами, з фокусом на етапність, залежності між завданнями, візуалізацію прогресу за допомогою діаграм Ганта (графіків, які показують строки виконання завдань на часовій шкалі та дозволяють легко оцінити послідовність і паралельність робіт).
4. Галузеві рішення — розроблені спеціально для потреб окремих індустрій (наприклад, IT, ритейлу, виробництва або будівництва), часто вже мають налаштовані шаблони процесів.
5. Task Manager як частина комплексних рішень — у багатьох компаніях таск-менеджер інтегровано як окремий модуль у більші платформи: корпоративні портали, ERP, DMS чи HRM-системи. У такому випадку управління завданнями напряму пов’язане з документами, співробітниками, проєктами чи заявками. Це дозволяє уникнути «розривів» між системами, підвищити швидкість реакції та зберегти цілісність даних. Такий варіант особливо зручний для компаній, які прагнуть централізувати робочі процеси.

На що звернути увагу під час вибору Task Manager-системи для бізнесу:

• Масштабованість: чи витримає система зростання компанії й збільшення кількості завдань і користувачів?
• Інтерфейс та зручність користування: наскільки легко співробітники зможуть адаптуватись до нової системи? Чи інтуїтивна вона?
• Можливість гнучкого налаштування ролей і прав доступу: щоб кожен учасник бачив лише те, що стосується його завдань.
• Інтеграції з іншими системами: CRM, ERP, пошта, месенджери — наскільки просто під’єднати Task Manager до наявної ІТ-екосистеми компанії?
• Аналітика та звітність: чи дозволяє інструмент отримувати зручні дашборди, переглядати прогрес, виконання KPI’s, звіти щодо проєктів та завантаженість команд? Цьому критерію варто приділити особливу увагу — адже саме аналітика допомагає не лише бачити ситуацію, а й ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення. У наступному розділі розглянемо детальніше, як аналітичні функції Task Manager-інструментів сприяють зростанню ефективності команд і бізнесу загалом.
• Мобільна версія: чи підтримує онлайн-task manager повноцінну роботу з мобільного для тих, хто часто працює «в полях» або на ходу?
• Безпека та збереження даних: де зберігаються дані: у «хмарі» чи у вашій власній інфраструктурі локально? Чи доступне резервне копіювання у таск-менеджері? Які методи захисту використовуються: двофакторна автентифікація, шифрування, обмеження доступу за ролями? Це критично важливо, особливо якщо ви працюєте з персональними даними, фінансовою інформацією чи конфіденційними документами.
• Цінова модель: чи відповідає ціна функціоналу? Яка система ліцензування — за кількістю користувачів, проєктів чи обсягом даних?

Аналітичні інструменти в Task Manager-системах: які існують та як вони сприяють прийняттю ефективних рішень?

• Відстежувати прогрес у реальному часі — за допомогою дашбордів керівники можуть бачити, на якому етапі перебуває кожен проєкт, скільки завдань виконано, які на паузі або прострочені.
• Аналізувати завантаженість команди — система показує, хто зі співробітників перевантажений, а хто має вільний ресурс, що дає змогу перерозподіляти завдання більш раціонально.
• Оцінювати дотримання дедлайнів — аналітика дозволяє виявити системні затримки та зони ризику в управлінні часом.
• Вимірювати ефективність виконання KPI — завдяки налаштованим метрикам та автоматизованій звітності система відображає, наскільки команда наближається до виконання ключових бізнес-цілей. У сучасних Task Manager-рішеннях можна задати цільові показники для кожного проєкту або процесу, а інструмент відстежує відхилення, темпи виконання та результативність у прив’язці до дедлайнів і ролей.
• Порівнювати результати за періодами — щотижневі, щомісячні чи квартальні звіти допомагають виявити динаміку та оцінити ефективність змін.
• Будувати прогнози — зібрані дані дозволяють аналізувати закономірності у виконанні завдань й планувати навантаження або ресурси на майбутні періоди.

Як AI в Task Manager може підсилити систему?

1. Покращення комунікації — інтелектуальні чат-боти й віртуальні помічники можуть відповідати на типові запити, нагадувати про дедлайни та допомагати з пошуком потрібної інформації у Task Manager-системі.
2. Автоматичне розподілення завдань — AI може аналізувати навантаження команди, компетенції співробітників і терміни виконання, щоб оптимально призначати завдання, зменшуючи ризик перевантаження або простоїв.
3. Прогнозування ризиків — за допомогою аналізу історичних даних штучний інтелект може виявляти потенційні затримки чи проблеми у виконанні завдань і сигналізувати про це заздалегідь.
4. Оптимізація пріоритетів — AI допомагає автоматично коригувати пріоритети завдань на основі змін у бізнес-процесах, поточних подій чи нових вимог.
5. Аналіз продуктивності — AI здатен глибоко аналізувати продуктивність команд і окремих співробітників, виявляти вузькі місця та пропонувати шляхи підвищення ефективності.

Ролі учасників в системах управління завданнями: в чому різниця, навіщо вони потрібні і як їх ефективно налаштувати?

Найпоширеніші ролі в менеджерах завдань та їхні функції:

1. Адміністратор — має повний доступ до налаштувань системи, керує користувачами, ролями та правами доступу. Відповідає за загальну організацію роботи в Task Manager-системі.
2. Менеджер проєкту — керує плануванням, розподілом завдань і контролем їх виконання. Має доступ до звітів й аналітики, щоб відстежувати прогрес й оперативно реагувати на ризики.
3. Виконавець — отримує призначені завдання, виконує їх у встановлені терміни та звітує про результат. Має доступ лише до своїх завдань та пов’язаних із ними ресурсів.
4. Спостерігач (читач) — може переглядати завдання, коментарі та звіти, але не має права вносити зміни. Ідеально підходить для замовників проєктів або керівників вищої ланки, які хочуть контролювати хід робіт.
5. Коментатор / Учасник обговорень — має можливість додавати коментарі, обговорювати завдання, але не може змінювати їхній статус чи параметри.

Як ефективно налаштувати ролі в Task Manager: практичні рекомендації

1. Рекомендація №1: визначте ключові функції кожного учасника проєкту — перед створенням ролей проаналізуйте, хто за що відповідає, які завдання виконує і які права йому потрібні для роботи. Це допоможе уникнути дублювання або прогалин у доступі.
2. Рекомендація №2: використовуйте принцип мінімальних необхідних прав — надавайте користувачам тільки ті права, які їм дійсно потрібні для виконання завдань, щоб знизити ризики помилок і захистити важливу інформацію.
3. Рекомендація №3: створюйте шаблони ролей для подібних проєктів або команд — це прискорить налаштування і зробить процес більш стандартизованим, особливо якщо у вас багато схожих проєктів.
4. Рекомендація №4: регулярно переглядайте й оновлюйте ролі — з розвитком проєкту або компанії потреби змінюються, тому важливо адаптувати ролі, щоб вони відповідали актуальним завданням та структурам.
5. Рекомендація №5: пояснюйте кожному учаснику його роль і обов’язки — щоб уникнути непорозумінь, важливо, щоб всі чітко знали, які функції вони виконують і які інструменти для цього необхідно використовувати.
6. Рекомендація №6: тестуйте налаштування ролей на практиці — перед запуском масштабної роботи перевірте, чи кожен має потрібний доступ і чи комфортно йому працювати у системі.

Основні принципи продуктивної роботи з Task Manager

1. Чітке формулювання завдань — кожне завдання має бути описане зрозуміло й конкретно. Уникайте розмитих формулювань — це зменшує ризик непорозумінь і допомагає виконавцям краще орієнтуватися у своїх обов’язках.
2. Встановлення реалістичних дедлайнів — плануйте терміни так, щоб команда могла їх дотриматися без зайвого стресу, але водночас залишайте можливість оперативно реагувати на зміни.
3. Регулярне оновлення статусу завдань — важливо, щоб кожен учасник вчасно відмічав прогрес і зміни — це дозволяє управлінцям контролювати ситуацію і вчасно коригувати план.
4. Пріоритизація завдань — завдання мають бути розставлені за ступенем важливості, щоб не витрачати час на менш пріоритетні справи, коли на кону стоять критичні результати.
5. Відкрита комунікація та обговорення — використовуйте вбудовані коментарі або інтеграції з месенджерами для швидкого обміну інформацією, уточнення деталей і спільного розв’язання проблем.
6. Періодичний аналіз і оптимізація процесів — регулярно оцінюйте, як працює ваша система управління завданнями, збирайте зворотний зв’язок від команди й вносьте покращення.

Відповіді на часті запитання

1. Чи підходить Task Manager-системи для великих компаній? Так, за умови правильного вибору рішення. Більшість сучасних Task Manager-систем мають функціональність, що масштабується відповідно до потреб великої організації — з підтримкою багатьох команд, ролей, рівнів доступу, аналітики, інтеграцій із CRM/ERP-системами тощо. Для корпоративного рівня варто звертати увагу на рішення з кастомізацією й можливістю централізованого адміністрування.
2. Чи підтримують сучасні Task Manager-системи мобільну версію? Багато сучасних онлайн-task manager-рішень пропонують мобільні додатки для iOS та Android, але не всі. Тому під час вибору варто переконатися, що обране вами рішення має зручну мобільну версію. Це дає змогу залишатися в курсі справ навіть поза офісом: створювати завдання, коментувати, переглядати статуси, реагувати на зміни — без прив'язки до робочого комп’ютера.
3. Наскільки безпечно зберігати дані у Task Manager-системі? Безпека залежить від провайдера. Скажімо, якщо ви використовуєте рішення на базі технологій Microsoft, ваші дані зберігаються в хмарному середовищі, сертифікованому відповідно до міжнародних стандартів безпеки (ISO/IEC 27001, GDPR тощо). Це означає, що дані шифруються, резервуються й захищені багаторівневим доступом.
4. Чи можна імпортувати завдання з Excel або іншої системи в Task Manager? Так. Більшість Task Manager-систем підтримують імпорт з Excel, CSV або інших форматів. Це дозволяє швидко перенести наявні таблиці або завдання зі старих інструментів у нову систему, без втрати структури. Деякі платформи також мають готові інтеграції або API для автоматичної синхронізації з іншими джерелами.

Реалізовано Конструктор картки контакту для модуля HR

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Вказати назву поля
• Обрати тип поля
• Виконати додаткові налаштування (необов’язково)

• Чим це буде корисним?  

Додано відображення номера, терміну виконання завдання та кнопки оновлення даних у Центрі завдань

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Реалізовано надсилання нотифікації у разі відмітки користувача у коментарях завдання

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Завершено оновлення мобільної та планшетної версій Персонального асистента

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Додано можливість багаторазового використання поля для додавання файлів на одній формі процесу

• Що було зроблено?

• Як це працює?

• Чим це буде корисним?

Що таке IT HelpDesk

Основні сценарії використання IT HelpDesk

Ремонт та обслуговування техніки

• Оперативно реагувати на запит;
• Ефективно розподіляти ресурси;
• Мінімізувати час простою обладнання.

Управління доступом

• Забезпечує контроль над правами доступу;
• Зменшує ризики несанкціонованого доступу;
• Підвищує загальний рівень інформаційної безпеки компанії.

Подання заявок на встановлення та оновлення програмного забезпечення через HelpDesk

Підтримка роботи віддалених працівників завдяки HelpDesk

HelpDesk як ефективний інструмент для організації навчань з інформаційної грамотності

Переваги використання IT HelpDesk

• Автоматизація рутинних процесів внутрішньої підтримки персоналу.
• Зниження навантаження на службу підтримки завдяки інтеграції з Базою знань, створенню шаблонів відповідей і сценаріїв самостійного розв’язання типових проблем.
• Підвищення продуктивності відділу внутрішньої підтримки завдяки автоматизації.
• Повний контроль та прозорість прогресу/виконання завдань в зручному інтерфейсі.
• Кращий розподіл часу та ресурсів завдяки пріоритизації завдань.
• Аналітика навантаження на службу підтримки в реальному часі та прийняття рішень на основі даних.
• Скорочення часу закриття звернень.

HelpDesk як набір зручних персональних сервісів для співробітників від SmartPoint Intranet

Як працює HelpDesk, та яким функціоналом має володіти ефективна тикет-система?

• зручне створення та збір заявок;
• сортування та пріоритизацію звернень за заздалегідь налаштованими критеріями;
• автоматичне призначення відповідальних;
• відстеження заявок: статус, оновлення, коментарі;
• комунікацію з користувачами з метою уточнення або отримання додаткової інформації;
• виконання запитів у межах погоджених термінів;
• закриття заявок уповноваженими особами;
• звітність та аналітику: загальна кількість заявок, середній час реагування, час вирішення.

Створення запиту

• Кожен співробітник, у якого є доступ до системи, може подати звернення через інтерфейс програми, попередньо вибравши категорію (Заявка в IT; Запит на створення облікового запису; Запит на видачу техніки), описати проблему та, за потреби, прикріпити файли.
• Запиту автоматично присвоюється унікальний номер.

Автоматизація процесів у HelpDesk

• Обрати зі стандартних логік обробки запитів ті, що є релевантними для внутрішніх процесів бізнесу;
• Створити власний сценарій (workflow) опрацювання для кожного типу звернення;
• Встановити черговість запитів (пріоритизацію) – термінові звернення (наприклад, збій в роботі ERP) обробляються першочергово.

Обробка запитів та комунікація

• Відповідальний фахівець, на якого призначено запит, бачить його у своїй робочій панелі та веде комунікацію з працівником безпосередньо в межах HelpDesk;
• Система зберігає повну історію листування; відображає актуальні статуси запиту («в роботі», «виконано», «очікує інформації») та автоматично надсилає сповіщення про апдейти сторонам, залученим до процесу.

Часті запитання

1. Які з процесів автоматизовані в HelpDesk-системі?

• Прийняття звернень через онлайн-форми або e-mail/чат.
• Маршрутизування заявок до відповідального спеціаліста або відділу.
• Пріоритизація звернень (наприклад, за ключовими словами, категорією, рівнем важливості).
• Інформування користувачів про статус їхніх заявок.
• SLA-контроль — система фіксує, скільки часу залишилось до порушення дедлайну, і може надсилати нагадування виконавцям.
• Закриття заявок після опрацювання.
• Формування пропозицій щодо самостійного розв’язання проблеми завдяки інструментам штучного інтелекту та АІ-агентам.
• Генерування звітів щодо ефективності обробки звернень.

2. Чи AI-технології уже покращують HelpDesk-системи?

• Автоматичну класифікацію та маршрутизацію заявок: АІ-алгоритми аналізують текст звернення та автоматично визначають категорію проблеми, рівень пріоритету, відповідального виконавця.
• Віртуальних помічників на базі АІ: боти на базі штучного інтелекту відповідають на часті запитання в чаті служби підтримки та допомагають під час створення заявки в тикет-системі.
• АІ-пошук у базі знань: на основі аналізу минулих звернень АІ підказує користувачеві найбільш імовірні рішення ще до створення тикету.

3. Яка різниця між ServiceDesk та HelpDesk?

4. Яку роль відіграє система HelpDesk в ITSM?

• Управління змінами;
• Управління конфігураціями;
• Управління рівнем сервісу;
• Управління проблемами;
• Каталог сервісів;
• Автоматизацію та аналітику.

5. HelpDesk як Mobile-First-система

Покрокова відеоінструкція зі створення системи автоматичного розповсюдження та контролю ознайомлення з корпоративними документами

• Автоматичне розповсюдження документів серед потрібних співробітників
• Контроль ознайомлення та можливість відстеження прогресу
• Автоматичні нагадування для тих, хто ще не ознайомився
• Готову звітність про статус ознайомлення по всій компанії
• Налаштування один раз – використання постійно

• Оновлення корпоративних політик та процедур
• Впровадження нових регламентів та стандартів
• Розповсюдження важливих оголошень та змін
• Забезпечення compliance-вимог
• Стандартизація процесів ознайомлення

У сучасному світі вже не існує «внутрішньої» культури — вона завжди публічна і є найпотужнішим активом компанії.

Давид Маттін

Що таке корпоративна культура?

1. Рекрутинг — компанії, що під час рекрутингу демонструють чітко сформовану культуру, мають більший шанс залучити кандидатів, що розділятимуть їхні цінності й зможуть легше інтегруватись у колектив.
2. Онбординг — якісно сформована корпоративна культура компанії дозволяє новим співробітникам швидше відчути себе частиною колективу; а чіткі правила внутрішньої комунікації знижують рівень тривожності нового кандидату, бо він не змушений вгадувати, «як тут заведено».
3. Внутрішня комунікація — чітка регуляція внутрішньої комунікації дозволяє уникнути конфліктів (або, якщо це вже сталось, екологічно врегулювати їх), стимулювати відкрите й нетоксичне спілкування та в цілому підвищує залученість співробітників.
4. Розвиток і навчання — культура з акцентом на розвиток сприяє самонавчанню, наставництву, обміну знаннями, завдяки чому підвищується загальна кваліфікація команди.
5. Мотивація — грамотно сформована корпоративна культура дозволяє співробітникам відчути зв’язок зі своєю компанією і частіше проявляти ініціативу щодо способів досягнення загальної мети.
6. Оцінка ефективності — збалансована культура підтримує об’єктивність і справедливість оцінки, а також визначає, що саме компанія вважає «успіхом».
7. Прийняття управлінських рішень — культура впливає на стиль лідерства, довгостроковий фокус (цінності, вплив, стійкість) та прозорість прийняття рішень
8. Утримання співробітників — співробітники лишаються не лише заради фінансової винагороди, а й заради відчуття приналежності, безпеки та підтримки на шляху до загальної мети.

Осягнути неосяжне: види корпоративної культури

• Кланова (сімейна) культура — ця культура нагадує велику сім'ю, де основна увага приділяється внутрішнім стосункам, командній роботі та спільним цінностям. Співробітники підтримують одне одного, сприяючи розвитку та навчанню колег. Лідери виступають у ролі наставників, а організація цінує традиції та спільні досягнення.
• Прогресивна (підприємницька) культура — організації з підприємницькою культурою орієнтовані на інновації, гнучкість та швидку адаптацію до змін. Вони заохочують креативність, експерименти та ризиковані рішення. Співробітники мають велику свободу дій та відповідальність, що сприяє розвитку новаторських ідей.
• Ринкова культура — ця культура фокусується на результатах, внутрішній конкуренції та досягненні зовнішніх цілей. Співробітники мотивовані на досягнення високих показників, а лідери встановлюють амбітні цілі та очікують їх виконання. Хоча така культура може стимулювати високу продуктивність, вона також може призвести до стресу та вигорання через постійний тиск.
• Ієрархічна (конвенційна) культура — цей тип культури часто зустрічається в державних установах і характеризується чіткою структурою, правилами та процедурами. Влада та відповідальність розподілені за рівнями ієрархії, а рішення приймаються відповідно до встановлених процедур. Такий підхід забезпечує стабільність та передбачуваність, але може обмежувати гнучкість та інноваційність.
• Горизонтальна культура — такий тип корпоративної культури характеризується гнучкістю завдяки мінімальній ієрархії. Рішення приймаються колегіально, адже ролі та завдання вільно курсують між співробітниками, а керівники працюють на рівні з командами. Така культура доволі інноваційна, і її часто обирають стартапи та молоді компанії, що прагнуть динамічного середовища.

«Рецепт» корпоративної культури компанії — з чого вона складається?

1. Цінності — це ідейна основа компанії; принципи, які визначають, у що вона вірить і як приймає рішення.
2. Місія та мета — слогани та основні завдання компанії, які вона транслює.
3. Стратегії розвитку — плани компанії на визначені часові проміжки.
4. Норми та правила поведінки — формальні політики й неформальні очікування щодо поведінки працівників; сюди входять дрес-код, прийнятна у спілкуванні лексика, правила комунікації тощо.
5. Управлінські практики — стиль керівництва, підхід до зворотного зв’язку, структура прийняття рішень та те, як відбувається комунікація з лідерами в компанії.
6. Інструкції фахівця — чітко визначені обов’язки кожного співробітника, графік роботи і зони відповідальності.
7. Правила у роботі з клієнтами — норми комунікації з клієнтами компанії, де фахівець спілкується з ними, опираючись на цінності компанії.
8. Історія компанії — невіддільна частина формування корпоративної культури, яка диктує процес формування її цінностей; коли співробітники знають історію своєї компанії, вони краще відчувають з нею емоційний зв’язок.
9. Символи, ритуали та традиції — все, що створює унікальний імідж компанії: фірмові атрибути, внутрішні свята, історії успіху, або ж, скажімо, традиція п’ятничних зустрічей на настільний теніс.

Як впровадити корпоративну культуру: потенційні виклики та практичні поради

1. Закріпіть культуру в процесах і поведінці: інтегруйте культуру в онбординг, оцінку ефективності, зворотний зв’язок, комунікацію, лідерство. Наприклад, якщо для вас важлива відкритість — покажіть це через регулярні AMA-сесії з керівництвом або публічне обговорення помилок.
2. Будьте послідовні: культура — це не слайд у презентації, а те, що повторюється щодня. Вона не працює, якщо заявлені цінності суперечать діям керівництва. Починайте зміни з «верхівки» — лідери задають тон.
3. Перевіряйте та коригуйте: культура — це живий процес. Регулярно перевіряйте, як культура сприймається працівниками, що працює, а що — ні. Впроваджуйте зворотний зв’язок і коригуйте підходи.

• Впровадьте цифрові ритуали (регулярні онлайн-зустрічі, канали для неформального спілкування тощо).
• Забезпечуйте прозору комунікацію та частий зворотний зв’язок.
• Підтримуйте мікросоціальні ініціативи: онлайн-нагороди, тематичні дні, менторські програми.

SmartPoint Intranet: центральний хаб корпоративної культури

1. Визначте потреби та цілі компанії.
2. Оцініть технічні вимоги — визначте, які функції корпоративного порталу допоможуть компанії втілити поставлену мету.
3. Залучіть ключових стейкхолдерів — експерти SMART business можуть надати детальну консультацію щодо підбору релевантного рішення під специфіку корпоративної культури вашої компанії й забезпечити впровадження сучасного рішення.
4. Формуйте команду з представників різних відділів (HR, IT, комунікації) для збору вимог та забезпечення всебічного підходу.
5. Тестуйте та збирайте зворотний зв'язок.

• Єдиний цифровий простір — уся корпоративна інформація (новини, оновлення, оголошення тощо) консолідована в єдиному місці, що дозволяє співробітникам бути в курсі процесів компанії.
• Доступність — кастомна візуалізація та user-friendly інтерфейс дозволяє всім співробітникам інтуїтивно орієнтуватися у порталі і мати швидкий доступ до корпоративної інформації. Рішення також підтримує багатомовність, що допомагає зміцнити внутрішні відносини між фахівцями з різних країн.
• Інструменти для розвитку та навчання — рішення пропонує централізовану базу знань, а інтеграція зі SMART HCM & LMS забезпечує фахівцям вільний доступ до вебінарів, курсів та бібліотеки матеріалів, тим самим заохочуючи апскілінг.
• Безпека та надійність — технології Microsoft, на базі котрих розроблено рішення, забезпечують відповідність безпековим міжнародним стандартам та вимогам, що гарантує захищеність корпоративних даних на будь-якому рівні доступу.
• Стабільні оновлення — рішення має щоквартальні релізи, що дозволяє крокувати у темпі розвитку сучасного ринку і відповідати актуальним технічним трендам.
• Чат-бот — рішення пропонує вбудований чат-бот, інтегрований з Telegram та Microsoft Teams. Співробітники мають змогу отримувати сповіщення про новини та переглядати завдання, призначені на них, лише за кілька кліків.

Як працювали процеси до впровадження, і які передумови зініціювали необхідність у пошуку нового рішення?

1. Необхідності у централізованій платформі для швидкого доступу до корпоративної інформації та ресурсів компанії.
2. Розширення можливостей автоматизації й персоналізації процесів таких як онбординг чи ознайомлення з політиками компанії, котрих у BAKOTECH налічується понад 150 для дев'яти країн. І в кожній з цих юрисдикцій є свої специфічні політики та правила, які стосуються роботи співробітників та внутрішніх процедур, що вимагало особливого підходу до організації та систематизації даних. Все це передбачало створення єдиної платформи, що забезпечила б ефективне управління величезним обсягом інформації та доступ для співробітників з різних країн.
3. Можливості зручної інтеграції комунікаційних і HR-процесів в єдиному цифровому середовищі, без потреби постійно перемикатися між різними програмами чи системами.

Компанія шукала рішення, яке б дозволило підсилити наш процес онбордингу, забезпечило б ефективне знайомство співробітників зі структурою компанії, нашими політиками, корпоративною культурою, менеджментом та іншими важливими аспектами діяльності BAKOTECH. Вибір впав на SMART business та рішення SmartPoint Intranet, оскільки воно повністю відповідало цим вимогам

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

• Особистий кабінет з базою знань
• Організаційна структура компанії
• Довідник співробітників
• Новини
• Розділ Q&A
• Модуль Фото- та Відеогалереї

Як пройшло впровадження SmartPoint Intranet: з якими викликами й завданнями зіштовхнулись і яка була роль вендора у їх вирішенні?

• Підтримання актуальності даних в Організаційній структурі й Довіднику співробітників – якщо у компанії з’являється новий працівник, змінюється його посада чи фахівець переходить в інший відділ, ці зміни автоматично відображаються у внутрішньому порталі.
• Зменшення навантаження на HR- і IT-відділи – немає потреби вручну створювати або оновлювати картки співробітників у SmartPoint Intranet. Так, HR- і IT-фахівці економлять час на адмініструванні системи.

1. Політики та внутрішні нормативні документи відображаються лише тим співробітникам, для яких вони актуальні.
2. Співробітники, що працюють в Україні, бачитимуть українські політики, а їхні колеги, наприклад, з Польщі – польські.
3. Враховані особливості законодавства та корпоративних стандартів кожної країни, щоб забезпечити відповідність локальним вимогам.
4. Доступ до документів налаштований відповідно до ролей і прав доступу, щоб уникнути перегляду інформації, не призначеної для конкретного співробітника.

Наша База знань у SmartPoint Intranet набула величезних масштабів: 9 країн, понад 150 політик, і кожна політика – це окрема сторінка і при цьому все чітко організовано, інтуїтивно зрозуміло і зручно у використанні. Ми наповнювали систему з нуля – це була трудомістка праця, але ми пішли на це, оскільки прагнули отримати єдине цифрове середовище, в межах якого могли б зручно взаємодіяти всі фахівці. В результаті ми отримали цінний ресурс для всіх наших колег, що є важливим досягненням для міжнародної компанії з таким великим географічним охопленням

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

Клієнт дуже відповідально і якісно підійшов до підготовки матеріалів для впровадження, надавши значний обсяг структурованої інформації вчасно, що значно оптимізувало процес. Адже часто одним із ключових викликів подібних проєктів стає відсутність готового контенту. Під час реалізації кейсу з BAKOTECH, всі необхідні дані були надані ще до початку робіт, що суттєво посприяло ефективному впровадженню.

Наталя Ненич

Product Consultant

Перші результати використання порталу: як команда сприйняла зміни, і які методи залучення співробітників спрацювали найефективніше?

Ми розуміємо, що для того, щоб бути джерелом інновацій для інших, потрібно постійно вдосконалюватися самим. Тому ми активно впроваджуємо сучасні рішення всередині компанії для оптимізації робочих процесів, покращення комунікації та підвищення продуктивності команди. З рішенням SmartPoint Intranet наша компанія отримала універсальний інструмент, який дозволяє якісно комунікувати, переглядати й вивчати важливі політики, інструкції та іншу корпоративну інформацію в єдиному місці. Тепер співробітники можуть швидко знайти необхідне, не витрачаючи час на пошук по різних системах або локальних файлах. Рішення значно підвищило ефективність онбордингу і розвантажило наших HR-фахівців

Марина Моськіна

Head of People BAKOTECH

Що таке онбординг в парадигмі сучасних тенденцій і яка його роль?

Поширені проблеми онбордингу, з якими зіштовхуються компанії, і  фактори, що негативно впливають на показник Onboarding Attrition Rate

• Відсутність єдиної інформаційної бази – коли нові фахівці змушені витрачати час на пошуки необхідних матеріалів, а не на освоєння своїх ключових робочих процесів.
• Неструктурованість матеріалів – коли документи розкидані по різних платформах або зберігаються у вигляді непослідовних файлів. Це ускладнює пошук потрібної інформації, збільшує час на ознайомлення з матеріалами та гальмує адаптаційний процес.
• Перевантаження HR-відділу – часто фахівці цього департаменту змушені вручну відповідати на одні й ті самі запитання та контролювати виконання кожного етапу онбордингу особисто, що змушує їх постійно перемикатись від пріоритетних стратегічних завдань. Це своєю чергою уповільнює адаптацію новачків й збільшує ризик помилок через людський фактор.
• Складність інтеграції в команду – адже без чіткої програми адаптації новий співробітник почувається загубленим, що знижує його продуктивність та залученість й збільшує ризик зростання показника Onboarding Attrition Rate, котрий відображає частку нових співробітників, які припиняють роботу в компанії ще на етапі адаптації (зазвичай у перші 30, 60 або 90 днів після прийому на роботу). Саме високий рівень цього показника може свідчити про проблеми у процесах онбордингу, невідповідність між очікуваннями кандидата та реальністю або недостатню підтримку з боку компанії.
• Негнучкість процесів онбордингу – традиційний підхід до онбордингу не завжди здатен враховувати специфіку роботи співробітників, що працюють віддалено, або фахівців з різною географією розташування. Це може призвести до того, що нові співробітники не отримують підтримки в тому форматі, який найбільше підходить саме їм. В такому випадку процеси онбордингу потребують гнучкості для адаптації під різні умови роботи та особливості комунікацій, щоб підтримка та інформування були однаково ефективними для всіх працівників, незалежно від їхнього місця знаходження чи графіка роботи.
• Складнощі з налаштуванням ролей – якщо у компанії чітко не визначено, хто і за які етапи процесу адаптації відповідає, то це може призвести до неузгодженості та плутанини у виконанні завдань. Тому важливо мати інструменти, які дозволяють чітко розподіляти обов'язки та забезпечать контроль на технічному рівні, щоб всі процеси працювали без збоїв.

За допомогою яких сучасних систем можна підсилити онбординг?

Як автоматизувати онбординг за допомогою SmartPoint Intranet?

• Система дозволяє створити централізоване сховище, де можна зібрати всі важливі матеріали для новачків в одному місці, з доступом до них без затримок. Сюди можуть входити посадові інструкції, внутрішні правила та чек-листи, що дозволяє новим співробітникам швидко ознайомитись з необхідною інформацією, не витрачаючи час на довгий пошук. А завдяки тому, що вся інформація доступна онлайн і з різних платформ, процес адаптації співробітників значно спрощується – незалежно від їхньої географії розташування.
• Рішення дозволяє автоматично генерувати завдання для підготовки робочого місця нового співробітника, такі як налаштування комп’ютера, доступу до необхідних програм і корпоративних ресурсів. Завдяки цьому новий фахівець може одразу розпочати роботу без затримок, а компанія економить час завдяки гнучкому плануванню перших днів роботи.

Перший робочий день

Навчання та адаптація

Інтеграція в корпоративну культуру

• Корпоративні новини, де публікуються важливі оновлення, досягнення компанії й колег та інші цікаві теми й рубрики, пов’язані з корпоративним життям.
• Календар подій, з усіма запланованими активностями й заходами компанії, аби не загубити їх серед щільного графіка й завжди бути в курсі важливих подій.
• Мапа офісів, що допомагає співробітникам швидко зорієнтуватися в розташуванні офісів компанії та покращує комунікацію між командами, навіть якщо вони працюють в різних локаціях.
• Персональні сервіси – компонент, що забезпечує співробітникам можливість без зайвих труднощів самостійно подавати заявки на відстуність, отримання канцелярії й обладнання, запити на різного роду доступи й моніторинг статусів цих заявок. Таким чином, Персональний сервіс сприяє формуванню довіри до компанії, що дбає про комфорт співробітників і забезпечує ефективну комунікацію між кросфункціональними командами.
• Підтримка багатомовності – для компаній з міжнародною присутністю, вендор SMART business може забезпечити багатомовність корпоративного порталу, що дозволяє адаптувати інформацію під різні мовні та культурні контексти. Це дає можливість співробітникам з різних країн отримувати актуальні дані рідною мовою, що сприяє кращій комунікації та інтеграції в корпоративну культуру.

Специфіка процесів онбордингу у різних галузях, і чому SmartPoint Intranet є універсальним рішенням для бізнесу?

Особливості у різних галузях:

• У виробничих підприємствах – на етапі онбордингу новачку важливо якнайшвидше ознайомитися з технікою безпеки, робочими інструкціями та графіком змін.
• У сфері послуг – критичне швидке входження в стандарти обслуговування клієнтів, освоєння комунікаційних скриптів та навчання soft skills.
• У технологічних компаніях – онбординг часто зосереджений на доступі до внутрішніх IT-систем, документації щодо продуктів та інтеграції у внутрішні процеси розробки.
• У фінансових установах – під час онбордингу акцент робиться на політиках безпеки, регуляторних вимогах та швидкому зануренні в фінансові продукти компанії.
• У сфері охорони здоров’я – адаптація включає вивчення медичних протоколів, стандартів безпеки пацієнтів та специфіки роботи з медичними системами.
• У ритейлі – важливий фокус робиться на знанні асортименту, правилах викладки товарів, роботі з касовими системами та стандартах взаємодії з клієнтами.
• У логістичних компаніях – ключове значення мають знання маршрутної логістики, систем управління перевезеннями та правил документообігу.
• В освітніх закладах та EdTech-компаніях – онбординг спрямований на методологію викладання, комунікацію з учнями або студентами та ознайомлення з освітніми платформами, котрі використовує організація.

Особливості онбордингу за розміром компанії:

• У стартапі – онбординг частіше динамічний та неформальний, з акцентом на багатофункціональності, швидкій адаптації та залученні до ключових процесів вже з перших днів.
• У малому та середньому бізнесі – онбординг поєднує структурованість і гнучкість: новачкам надаються чіткі ролі та обов’язки, при цьому адаптація здійснюється з урахуванням індивідуальних потреб. Таким компаніям через обмежені ресурси важливе швидше занурення нового фахівця в робочі процеси й залучення до реальних завдань з перших днів. Водночас менший масштаб компанії сприяє більш тісній взаємодії з керівництвом і командою, що допомагає швидше інтегруватися в корпоративну культуру.
• У великих корпораціях – онбординг проходить за чітко структурованою програмою, яка включає багато етапів: від знайомства з місією та цінностями компанії до інтеграції у конкретні робочі процеси. Новачки отримують детальні інструкції, проходять навчання щодо внутрішніх політик, корпоративних стандартів та організаційної структури. Часто використовуються спеціальні платформи та менторство, щоб поступово залучати співробітника до роботи, допомагаючи йому ефективно адаптуватися в масштабній команді.

Особливості за корпоративною культурою:

• У компаніях з гнучкою культурою – онбординг орієнтований на автономність, мінімальну бюрократію та швидке занурення у проєкти через менторство або peer-to-peer навчання.
• У компаніях із чіткою ієрархією – новачок проходить поетапну адаптацію через затверджені процедури, тренінги та контрольні точки оцінки прогресу.
• У міжнародних компаніях – важливий міжкультурний фактор, знайомство зі світовими практиками, політиками дотримання стандартів та адаптація до різних часових зон чи способів комунікації тощо.
• У компаніях із віддаленим або гібридним форматом роботи – ключовий фокус під час онбордингу робиться на автономності, digital-інструментах, самостійному опрацюванні матеріалів, синхронізації з командою та забезпеченні комфортної інтеграції в корпоративне онлайн-середовище.

Чому SmartPoint Intranet може стати універсальним рішенням для бізнесу?

1. Автоматизація процесів – рішення дозволяє побудувати персоналізований і автоматизований маршрут адаптації для кожного нового працівника, як-от створення завдань для HR, наставників та самих співробітників, що допомагає уникнути «забутих» чи загублених етапів адаптації.
2. Прозоре відстеження прогресу – HR-фахівці та керівники можуть моніторити й управляти етапами проходження онбордингу в режимі онлайн. А також отримувати аналітичні дані для прийняття зважених управлінських рішень.
3. Єдиний доступ до ресурсів компанії – завдяки рішенню від SMART business вся важлива корпоративна документація, організаційна структура, політики й регламенти, контакти і новини компанії будуть зібрані в одному зручному цифровому середовищі.
4. Гнучкість контенту – рішення надає можливість зручно інтегрувати будь-які навчальні матеріали, відеоінструкції, чек-листи, тестування тощо.
5. Можливість кастомізації – система дозволяє створювати онбординг-програми, які відповідають унікальним потребам саме вашого бізнесу. А вендор потурбується про те, щоб дизайн порталу відповідав корпоративній стилістиці організації, як продовження корпоративної ідентичності бренду.
6. Широкі можливості інтеграцій – інтеграція з пакетом Microsoft 365 надає додаткові переваги, оскільки всі функціональні можливості цього пакету (як-от Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive, Planner, Outlook тощо) тісно пов’язані між собою. Ця перевага дозволяє зручно працювати з документами, комунікувати з колегами, планувати завдання та отримувати доступ до зручних робочих інструментів безпосередньо через інтранет. Окрім цього, можливість інтеграції рішення SmartPoint Intranet із HCM & LMS-системами дозволяє надалі за необхідності масштабувати процеси управління персоналом, навчання та розвитку співробітників.