Формат роботи в компаніях кардинально змінився – більшість організацій сьогодні притримуються гнучкого гібридного графіку, деякі повністю перейшли на віддалений. Новий формат потребує нових методів організації роботи.
З одного боку, працівники прагнуть гнучкості і не бажають бути прив’язаними до жорсткого офісного розпорядку. З іншого – компанії мають створити для співробітників гнучкі робочі місця, які відповідають сучасним реаліям.
Як зробити це максимально ефективно і мінімальними засобами? Щоб і працівникам було зручно, де б вони не знаходились, і щоб при цьому вони виконували свої завдання не менш ефективно, ніж в офісі. Про це і піде мова даній статті.
У побудові гнучкого робочого місця перед компаніями постають чотири основних виклики.
- Забезпечити зв’язок. Компаніям необхідно надати працівникам можливість завжди бути на зв’язку, незалежно від їхнього графіку та місцезнаходження. Тобто забезпечити їх інструментами, з якими вони можуть виконувати свої обов’язки та мати доступ до потрібної інформації з будь-якого місця у будь-який час з будь-якого пристрою.
- Потурбуватися про ІТ-безпеку. Як зробити доступ до ресурсів організації з різних локації та пристроїв безпечним? У рішеннях, про які піде мова, це питання вирішується багатофакторною аутентифікацією. Перед тим, як працівник, використовуючи свій обліковий запис, почне працювати у хмарі з продуктами Microsoft або з порталом SmartPoint Intranet, відбувається додаткова перевірка. Це може бути одноразовий пароль, надісланий на його пошту або телефон, відбиток пальця, сканування обличчя тощо.
- Підтримувати продуктивність. Як організувати роботу таким чином, щоб команди працювали продуктивно незалежно від того, де знаходяться співробітники? Про це мова піде нижче, зокрема коли ми будемо розглядати інструменти Microsoft Teams та SharePoint, які забезпечують спільний доступ до документів та інших ресурсів компанії.
- Розвивати корпоративну культуру. Побудова корпоративної культури та HR-бренду може бути проблематичною, коли співробітники працюють віддалено, інколи в різних країнах. Як зробити так, щоб вони не відчували себе полишеними та відчуженими? Необхідно надати зручний доступ до важливої інформації про компанію, корпоративних новин, документів, які ознайомлюють з принципами та правилами організації. Поміж іншим це зекономить час HR-спеціалістів та інших співробітників, які залучені до онбордінгу та навчання нових працівників. Про інструменти, які допомагають вирішити ці та інші питання, ми поговоримо нижче.
Інструменти платформи Microsoft 365 та їх можливості
Більшість інструментів Microsoft 365 широко відомі. Деякі з’явились відносно нещодавно і можуть бути незнайомими багатьом користувачам. Розглянемо кожен з них.
Word – поширена програма для створення документів, яка використовується для підготовки різного роду контенту. Вона дозволяє структурувати думки за допомогою шаблонів, а такі вбудовані можливості, як рецензування та перевірка орфографії, полегшують роботу з текстами. Що важливо цей інструмент дозволяє спільно працювати над документом – вносити правки, згадувати колег, обговорювати текст прямо у програмі. Кожному з учасників процесу не потрібно мати копію документа на своєму пристрої. Крім того, оскільки продукти Microsoft поєднані у одну систему, коли згадується хтось із учасників, він отримує повідомлення в Outlook. Немає необхідності постійно перевіряти, чи не виправив хтось текст або чи не вніс хтось нотатку.
Excel – потужний продукт для побудови таблиць, структурування та опрацювання будь-яких даних, включаючи, наприклад, аналітичні дані, отримані в Power BI. Як і Word, він має версійність, тобто дозволяє переглядати історію версій документу та бачити зміни, які внесли ті, хто над ним працював. Це зручна функція, особливо коли співробітники спільно працюють над таблицями у гібридному форматі.
PowerPoint – зручний інструмент для створення яскравих презентацій. Вбудовані численні шаблони полегшують роботу та дозволяють створити презентацію у різних стилях і різної структури. В ньому також передбачені додаткові можливості візуалізації, наприклад 3-D-анімація. З PowerPoint теж можна спільно працювати віддалено та відслідковувати історію версій.
OneNote – це цифровий блокнот, який дозволяє нотувати й структурувати думки. Звідки б і з якого пристрою не працював би співробітник, у нього завжди буде доступ до своїх нотаток. Записи можна поділити на блоки, а також створити кілька блокнотів в одному OneNote. За необхідності до блокноту можна надати доступ колегам. Також в ньому є окрема вкладка для малювання з можливістю використання різних кольорів, що дозволяє швидко візуалізувати ідеї.
Outlook – це поштова програма, яка не просто відправляє та приймає листи. У ній є календар, в якому відображаються заплановані події та задачі. Наприклад, в нього будуть автоматично вноситися зустрічі у Microsoft Teams, на які запрошений співробітник. Цей календар можна відкрити для перегляду колегам, щоб вони планували наради з урахуванням доступного часу усіх учасників зустрічі. Також Outlook може бути інтегрований з інструментом To Do та деякими інструментами Viva, про які ми поговоримо нижче. Ці інструменти можна закріпити на панелі поштового сервісу та використовувати їх з єдиного вікна.
Microsoft Teams – потужний комунікаційний інструмент і повноцінний хаб командної роботи. В ньому передбачені миттєві сповіщення, аудіо- та відеодзвінки. Він дозволяє проведення нарад, а також трансляцій та вебінарів. При цьому користувачі можуть групувати спілкування та утворювати окремі команди й канали всередині команд. Проте Microsoft Teams – це не тільки інструмент спілкування. У кожному чаті – індивідуальному, командному або чаті каналу – можна ділитися документами та іншими ресурсами, необхідними для роботи, зберігати їх там та спільно працювати над ними. Таким чином, Microsoft Teams дозволяє командам ефективно та не відволікаючись на зайві кроки працювати з єдиного вікна.
To Do допомагає організувати роботу кожного працівника, запланувавши всі необхідні задачі та налаштувавши їхню пріоритетність. Інструмент має функцію нагадування. Також його змістом можна ділитися з колегами і він інтегрується з іншим органайзером – Planner.
Planner. Якщо To Do більше стосується персонального списку завдань, то Planner створений для організації командної роботи. Його можна інтегрувати з корпоративним порталом SmartPoint Intranet, і таким чином планування можна здійснювати безпосередньо на порталі. Обидва інструменти – Planner і To Do – допомагають згрупувати задачі, відслідковувати їх виконання, аналізувати прогрес та працювати над підвищенням продуктивності.
SharePoint являє собою колекцію програмних продуктів та компонентів для організації спільної роботи. У тому числі – для побудови інтрамереж, тобто корпоративних порталів, спільних областей для роботи команд і організації в цілому. Саме на базі SharePoint створений портал SmartPoint Intranet.
Viva – відносно недавній продукт Microsoft, який включає в себе декілька інструментів для інформування, розвитку та залучення співробітників.
- Viva Connections дозволяє організації сконцентрувати в одному місці найбільш актуальні сервіси, продукти, ресурси, новини з корпоративного порталу та сайтів SharePoint тощо. Всі ці ресурси, необхідні працівникам для щоденної роботи, збираються на єдиному борді у вигляді карток. Окремий блок налаштований під кожного співробітника, на ньому відображаються найбільш часто відвідувані нам сайти SharePoint.
- Viva Engage дає можливість компанії побудувати внутрішню соціальну мережу, в якій можна створити окремі спільноти, згруповані за темами, публікувати там дописи та залучати колег до їхнього обговорення. Дописи можуть публікувати як адміністратори, так і кожен учасник групи.
- Viva Insight – аналізує онлайн-активність кожного співробітника протягом дня, надсилає йому аналітичний звіт та надає поради з приводу того, як покращити свою ефективність. Наприклад – менше часу проводити на зустрічах або частіше робити перерви, щоб не перевтомлюватися. Аналітика і поради адресовані виключно співробітнику і недоступні будь-кому іншому.
- Viva Topics дає можливість групувати базу знань навколо певних тем – додати до кожної потрібні документи, ресурси, а також контакти експертів, які мають до неї відношення. Таким чином будь-хто з організації, включаючи нових співробітників, може швидко ознайомитись з потрібною йому темою або запитати поради у відповідного спеціаліста.
- Viva Learning – це місце для навчання співробітників, де можна зібрати всі інструменти і ресурси для розвитку. У тому числі, під’єднати курси різних зовнішніх провайдерів, наприклад LinkedIn чи Coursera.
- Viva Goals допомагає ставити цілі для команд та організації в цілому, узгоджувати робочі процеси з ними та відслідковувати прогрес у їх досягненні.
- Viva Sales дозволяє легко отримувати корисну аналітику та автоматизувати рутинні завдання продавців, вивільняючи їхній час для спілкування з клієнтами.
Переваги та можливості порталу SmartPoint Intranet
Корпоративний портал SmartPoint Intranet – це сучасне цифрове середовище, в якому є все необхідне для спільної роботи працівників, розвитку HR-культури компанії, побудови власного центру знань, інформування тощо. Його зручно використовувати для єдиного входу до усього розмаїття ресурсів, які використовує організація, включаючи корпоративні сайти, сторінки в соцмережах та інші платформи і ресурси, робочі документи тощо. Крім того, він містить окремі області для роботи команд, а також персональні кабінети для кожного співробітника з власним набором необхідних сервісів.
Важливо, що до порталу можна потрапити у будь-який час, з будь-якої локації та пристрою, включаючи планшети чи мобільні телефони, що забезпечує необхідну гнучкість у його використанні.
Портал SmartPoint Intranet складається з кількох модулів:
HR-модуль містить організаційну структуру з двома візуалізаціями (по співробітниках та по департаментах), довідник співробітників, в якому знаходяться картки з персональними даними, а також мапу офісів та корпоративний календар. Також може бути окрема дошка з інформацією про власників компанії та її ключових співробітників.
Персональні робочі області дозволяють надати кожному співробітнику індивідуальний цифровий робочий кабінет, до якого можна потрапити з будь-якого місця у будь-який час, маючи лише пристрій та доступ в Інтернет. Кабінет містить усе необхідне для ефективної роботи працівника, включаючи його календар, власну базу знать, персональні інструменти й сервіси та чат-бота.
Командні робочі області, відповідно, містять все необхідне для роботи окремих команд. Тут може зберігатися будь-що, що може стати у нагоді для співпраці – документи, ресурси, інструменти тощо. Таким чином команди будуть мати зібраним у одному місці все що вони потребують для спільного виконання робочих завдань.
Intranet CMS – це конструктор контентних сторінок порталу. Він дає можливість організовувати та транслювати співробітникам у вигляді логічних блоків усю необхідну інформацію. Тут може бути і корпоративна бібліотека, і розділи, присвячені місії та візії компанії, і матеріали для онбордингу, і різноманітні корпоративні правила, наприклад правила відвідування офісу.
Медіатека складається з трьох блоків: відеогалереї, фотогалереї та зовнішніх відео. Тут можна зберігати будь-які корпоративні фото- та відеоматеріали, які можуть зацікавити співробітників – від фотозвітів з корпоративів до відеозаписів з конференцій, у яких компанія брала участь.
Новини – окремий модуль для організації і подачі корпоративних новин з інструментами категоризації.
Microsoft 365 та SmartPoint Intranet: єдине робоче середовище
Налаштування командних робочих областей на SmartPoint Intranet досить гнучке, у ньому можна врахувати потреби як організації в цілому, так і окремих команд. Кількість таких областей може відповідати кількості департаментів чи підрозділів компанії. При чому кожен департамент може мати по-своєму налаштовану робочу область на порталі. Наприклад, така область може містити розділи для реєстрації і зберігання ідей, для публікації новин, для роботи з бібліотекою документів тощо. Звичайно, є і загальна бібліотека документів порталу.
Якщо потрібно створити новий документ Word, Excel, або презентацію у PowerPoint, щоб спільно працювати над ними, завдяки інтеграції порталу з Microsoft 365 це все можна зробити безпосередньо з робочої області SmartPoint Intranet. Тобто такі робочі області – це самодостатні цифрові міні-офіси з усім необхідним для командної роботи.
Як ми вже сказали, інструмент Microsoft Teams сам по собі дозволяє співробітникам і командам використовувати його для роботи з єдиного вікна. Це ще й завдяки тісній інтеграції з порталом SmartPoint Intranet.
На панелі швидкого доступу можна закріпити кнопку для переходу на портал і працювати з ним прямо у вікні Teams. Крім того, кожній робочій області порталу відповідають окремі команди у Microsoft Teams. Документи, над якими працюють у цих командах, синхронізуються з документами у відповідних робочих областях. З робочої області можна потрапити у чат відповідної команди і навпаки одним натисканням кнопки.
Далі, у таких розділах порталу, як організаційна структура (з візуалізацією по співробітниках) та довідник співробітників, окрім іншої інформації, можна одразу побачити актуальний статус кожного працівника в Microsoft Teams. Можна прямо з цих розділів, перейти до чату, зателефонувати або запланувати зустріч, яка відобразиться в усіх календарях – на порталі, в Teams та в Outlook. Всі ці можливості усувають зайві кроки в організації комунікації.
Вже згадуваний інструмент Viva Connections – який дає можливість компанії зібрати на одній дошці свого роду концентрат із найбільш актуальних і необхідних для роботи ресурсів порталу – теж зручно переглядати з єдиного вікна у Microsoft Teams. Для цього варто закріпити відповідну кнопку на панелі швидкого доступу. Нагадаємо, що крім загальної дошки, Viva Connections містить індивідуальний блок з інформацією по темі, яка цікавить конкретного співробітника.
Таким чином працівник може почати свій робочий день, відкривши Microsoft Teams, перейти у тому ж вікні до Viva Connections, ознайомитись з важливою інформацією – як узагальненою по всій компанії, так і підібраною особисто для нього – потім у тому ж вікні перейти до своєї робочої області або будь-якого іншого розділу SmartPoint Intranet, щоб продовжити роботу, використовуючи інтегровані з порталом інструменти Microsoft 365.
Висновок
Корпоративний портал SmartPoint Intranet у поєднанні з інструментами Microsoft 365 дозволяє організаціям створити гнучке і самодостатнє робоче середовище для зручної спільної роботи. Працівники отримують власний цифровий кабінет, команди – окремі робочі області, які містять усі необхідні інструменти та ресурси для співпраці. Усе це об’єднується у корпоративний простір, здатний гармонізувати та оптимізувати бізнес-процеси всередині компанії.
Якщо ви хочете дізнатися більше про те, як налаштувати гнучке робоче середовище на порталі SmartPoint Intranet з інструментами Microsoft 365, замовте консультацію у експертів SMART business.
