Pobierz demo

Przydatne materiały

  • Wszyscy
  • Articles
  • Releases
  • Success stories
21 kwietnia, 2026 5 min do przeczytania
Baner wydania SmartPoint Intranet 3.9 prezentujący cyfrowe środowisko pracy, zarządzanie zadaniami, powiadomienia, profile pracowników oraz transparentność procesów
SmartPoint Intranet 3.9 — kontrola procesów, przejrzystość pracy i skalowalność systemu
W wydaniu SmartPoint Intranet 3.9 skupiliśmy się na trzech kluczowych obszarach rozwoju platformy: skalowalności systemu, większej przejrzystości pracy z zadaniami oraz elastycznej konfiguracji procesów biznesowych. Zaktualizowaliśmy Centrum powiadomień, dzięki czemu system działa stabilnie nawet przy dużej liczbie powiadomień. Dodaliśmy także funkcję „Historia zmian”, która zapewnia pełen wgląd w działania wykonywane w ramach zadań. Rozszerzyliśmy również możliwości Kreatora formularzy oraz Kreatora karty kontaktu. Nowy moduł „Reguły” umożliwia tworzenie dynamicznych formularzy oraz zarządzanie zasadami wyświetlania pól bez angażowania programistów. Wszystkie nowe funkcje i usprawnienia są dostępne zarówno w wersji webowej w przeglądarce, jak i w aplikacji SmartPoint Intranet dla Microsoft Teams. SmartPoint 3.9 sprawia, że środowisko pracy staje się bardziej uporządkowane, przejrzyste i lepiej dopasowane do procesów w firmie.

Zaktualizowano Centrum powiadomień, aby obsługiwać dużą liczbę powiadomień

  • Co zostało zrobione?
Rozszerzyliśmy możliwości Centrum powiadomień, aby system mógł obsługiwać bardzo dużą liczbę powiadomień dla użytkowników. Dzięki temu poprawiliśmy wydajność pracy z sekcją powiadomień — strona odświeża się równie szybko niezależnie od tego, czy użytkownik otrzymuje 10 czy nawet 10 000 powiadomień dziennie.
  • Jak to działa?
Z punktu widzenia użytkownika korzystanie ze strony Centrum powiadomień pozostaje bez zmian. Tak jak wcześniej, gdy zostanie przypisane zadanie, użytkownik zostanie wspomniany lub w formularzu zadania pojawią się inne zmiany, otrzymasz powiadomienie push oraz powiadomienie w Centrum powiadomień.
  • Jakie są korzyści?
Aktualizacja Centrum powiadomień zwiększa stabilność i szybkość działania systemu, niezależnie od liczby powiadomień otrzymywanych w ciągu dnia. Dzięki zastosowaniu dodatkowych mechanizmów skalowania wszystkie powiadomienia są teraz zapisywane w bazie danych, a sposób korzystania z systemu pozostaje bez zmian.

Dodano funkcję „Historia zmian” dla zadań, punktów checklisty i komentarzy

  • Co zostało zrobione?
Do formularza zadania dodaliśmy przycisk otwierający okno z historią zmian, w którym wyświetlane są wszystkie zmiany wprowadzone w zadaniu. Można również sprawdzić historię zmian dla poszczególnych elementów: punktów checklisty, komentarzy, podzadań oraz zadania głównego. Każda zmiana jest teraz widoczna dla wszystkich uczestników procesu realizacji lub akceptacji zadania.
  • Jak to działa?
Użytkownik otwiera dowolne zadanie i w menu po prawej stronie wybiera opcję „Historia zmian”. System wyświetla wtedy oddzielne okno, w którym prezentowane są wszystkie zmiany wprowadzone w zadaniu od momentu jego utworzenia. Dla każdej zmiany zapisywane są informacje o tym kto, kiedy i co zmienił. W przypadku punktów checklisty i komentarzy okno historii zmian można otworzyć w ten sam sposób.
  • Jakie są korzyści? 
Nowa funkcja sprawia, że praca z zadaniami staje się bardziej przejrzysta i wygodna. Dzięki oddzielnemu oknu z historią zmian użytkownicy mają pełny wgląd we wszystkie działania związane z zadaniem, lepiej rozumieją kontekst wprowadzonych zmian oraz mają łatwy dostęp do ważnych informacji.

Dodano nowy moduł „Reguły” w Kreatorze formularzy procesów

  • Co zostało zrobione?
W ramach Kreatora formularzy dodaliśmy nowy moduł „Reguły”, który umożliwia tworzenie dynamicznych pól. Dzięki temu analityk biznesowy, administrator lub inny użytkownik odpowiedzialny za konfigurację formularza procesu może definiować zależności między polami oraz ustawiać warunki ich wyświetlania lub ukrywania. Pozwala to znacząco zwiększyć elastyczność konfiguracji procesów.
  • Jak to działa?
Administrator biznesowy tworzy formularz procesu w Kreatorze formularzy tak jak dotychczas. Teraz jednak przy każdym polu w menu dostępna jest dodatkowa opcja konfiguracji reguł. Po jej wybraniu otwiera się oddzielne okno, w którym można zdefiniować zależności między polami oraz ustawić warunki wyświetlania lub ukrywania poszczególnych pól.
  • Jakie są korzyści?
Nowa funkcjonalność „Reguły” pozwala tworzyć dynamiczne i bardziej inteligentne formularze procesów. Administratorzy, analitycy biznesowi oraz inni odpowiedzialni użytkownicy mogą samodzielnie konfigurować zależności między polami bez angażowania programistów. Dzięki temu procesy można łatwiej dopasować do różnych scenariuszy biznesowych, skraca się czas ich konfiguracji, formularze są bardziej intuicyjne dla użytkowników, a liczba błędów przy wprowadzaniu danych znacząco się zmniejsza.

Rozszerzono ustawienia administracyjne w Kreatorze karty kontaktu

  • Co zostało zrobione?
Rozszerzyliśmy możliwości konfiguracji karty kontaktu. Administrator może teraz przypisać własną ikonę do dowolnego pola oraz zdecydować, czy nazwa pola ma być wyświetlana lub ukryta na karcie kontaktu.
  • Jak to działa?
Aby skorzystać z nowych opcji, należy przejść do ustawień karty kontaktu i skonfigurować wybrane pole — można przypisać do niego ikonę oraz określić, czy nazwa pola ma być widoczna na karcie kontaktu.
  • Jakie są korzyści?
Aktualizacja rozszerza możliwości personalizacji karty kontaktu, dzięki czemu administrator może dokładniej dopasować jej wygląd do potrzeb i scenariuszy pracy w firmie. SmartPoint 3.9 to kolejny krok w rozwoju platformy jako spójnego środowiska do zarządzania zespołami, zadaniami i procesami biznesowymi. W tej wersji wzmocniliśmy architekturę systemu, aby lepiej radził sobie z dużym obciążeniem, zwiększyliśmy przejrzystość współpracy zespołowej oraz rozbudowaliśmy narzędzia, które pozwalają administratorom i analitykom biznesowym samodzielnie konfigurować procesy. SmartPoint Intranet nadal rozwija się jako platforma, która pomaga firmom porządkować procesy pracy, ograniczać chaos operacyjny i budować spójne środowisko cyfrowe dla całej organizacji.  

Chcesz dowiedzieć się więcej o SmartPoint Intranet? Zamów indywidualną prezentację już teraz!

Umów demo
20 października, 2025 5 min do przeczytania
SmartPoint Intranet 3.8 — krok w stronę jeszcze bardziej inteligentnego i wygodnego środowiska pracy
SmartPoint Intranet 3.8 — krok w stronę jeszcze bardziej inteligentnego i wygodnego środowiska pracy Rozszerzamy możliwości platformy tam, gdzie rzeczywiście wpływa to na efektywność codziennej pracy: zarządzanie zadaniami, tworzenie formularzy i wizualizacja struktury organizacyjnej. W nowej wersji skupiliśmy się na elastyczności, szybkości interakcji i wygodzie użytkownika. Od teraz można przywracać zakończone zadania do realizacji, formatować opisy, wygodnie pracować na urządzeniach mobilnych, a także tworzyć bardziej informacyjne formularze i przejrzyste struktury organizacyjne.

Najważniejsze aktualizacje w SmartPoint 3.8:

  1. Centrum zadań: przywracanie zakończonych zadań do realizacji Teraz możesz jednym kliknięciem wznowić pracę nad zadaniem, zmieniając jego status na „W realizacji”. To pozwala elastycznie reagować na zmiany w projektach i zapobiegać utracie informacji.
  2. Mobilna wersja Centrum zadań — nowa logika interakcji Zaktualizowany interfejs zapewnia wygodną pracę na każdym ekranie: pola tekstowe otwierają się w oknie fokusowym, a działania są wygodnie pogrupowane w menu.
  3. Kreator formularzy: więcej możliwości projektowania procesów biznesowych Do nagłówków i notatek dodano edytor tekstu, a przy każdym polu pojawiła się ikona typu danych. Ułatwia to tworzenie przejrzystych i uporządkowanych formularzy.
  4. Opis zadania z formatowaniem Edytor tekstu w polu „Opis” pozwala na strukturyzację treści, dodawanie list, linków i obrazów — dla jasnych i zrozumiałych zadań.

Zrealizowano scenariusz przywracania zakończonego zadania do pracy w Centrum zadań

  • Co zostało zrobione?
Do formularza zadania dodano przycisk „Przywróć do realizacji”, który umożliwia szybkie przywrócenie zakończonego zadania do statusu „W realizacji” i kontynuację pracy. Opcja jest dostępna dla źródeł danych SmartPoint Intranet oraz Microsoft Planner. Przycisk działa zarówno dla zadania głównego, jak i dla podzadań oraz pozycji na liście kontrolnej (checkliście). Dodatkowo system automatycznie generuje i wysyła powiadomienie o zmianie statusu do autora i wykonawcy zadania, a w sekcji „Komentarze” pojawia się informacja o przyczynie zmiany statusu.
  • Jak to działa?
Aby skorzystać z tej funkcji, przejdź do Centrum zadań, otwórz dowolne zadanie o statusie „Zakończone” i kliknij przycisk „Przywróć do realizacji”. Następnie system automatycznie: - zmienia status samego zadania na „W realizacji” i sprawdza, czy istnieją powiązane zadania, aby również zaktualizować ich statusy; - wysyła powiadomienie oraz szybką wiadomość do autora i wykonawcy zadania o zmianie statusu; - tworzy i publikuje komentarz w zadaniu z informacją o przyczynie zmiany statusu.
  • Dlaczego to jest przydatne?
Funkcjonalność ta umożliwia przywrócenie do realizacji zadania, które zostało przypadkowo oznaczone jako „Zakończone” lub — na podstawie wewnętrznych weryfikacji — uznane za nie do końca wykonane i wymagające dalszej pracy. Możliwość wznowienia zadania bezpośrednio z poziomu interfejsu użytkownika sprawia, że scenariusze pracy z Centrum zadań stają się jeszcze bardziej elastyczne.

Zakończono aktualizację mobilnej wersji Centrum zadań

  • Co zostało zrobione?
Wprowadzono nową logikę działania formularza zadania w wersji mobilnej: pola tekstowe otwierają się w nowym oknie, a przyciski funkcyjne zostały kompaktowo uporządkowane pod ikoną menu.
  • Jak to działa?
Tak jak wcześniej, użytkownik otwiera formularz zadania z poziomu wersji mobilnej i przechodzi do uzupełniania pól tekstowych — takich jak Tytuł, Opis czy Komentarze. Po kliknięciu w każde z tych pól otwiera się osobne okno, co zapewnia bardziej skupioną pracę i większy obszar roboczy na ekranie urządzenia mobilnego. W celu zmiany statusu zadania użytkownik przewija formularz do końca i za pomocą rozwijanego menu z przyciskami wybiera odpowiednią akcję.
  • Dlaczego to jest przydatne?
Nowe zachowanie formularza jest uniwersalne i wygodne niezależnie od wielkości ekranu urządzenia mobilnego.

Dodano edytor tekstowy do nagłówków sekcji i notatek pól oraz ikonę informacyjną z typem pola w Kreatorze formularzy

  • Co zostało zrobione?
W Kreatorze formularzy wdrożono edytor tekstowy umożliwiający wprowadzanie formatowanego tekstu w polach Nagłówek sekcji oraz Notatka pola. Dodatkowo, przy każdym polu pojawiła się ikona „Informacja”, która pozwala szybko sprawdzić typ danego pola.
  • Jak to działa?
Sposób pracy z Kreatorem formularzy pozostał niemal bez zmian. Użytkownik nadal tworzy nagłówek sekcji lub notatkę pola, ale ma teraz dostęp do funkcjonalnego edytora tekstu, który umożliwia dodawanie klikalnych linków, tekstu sformatowanego oraz list numerowanych. Aby sprawdzić typ pola, wystarczy najechać kursorem na ikonę „Informacja”.
  • Dlaczego to jest przydatne?
Nowa funkcjonalność pozwala tworzyć bardziej przejrzyste i uporządkowane formularze procesów biznesowych oraz wyróżniać kluczowe informacje dla użytkowników wypełniających dane.

Zrealizowano wizualne wyróżnienie kierownika departamentu w horyzontalnej strukturze organizacyjnej

  • Co zostało zrobione?
Na panelu szczegółowych informacji o departamencie wizualnie wyróżniono blok z kierownikiem departamentu.
  • Jak to działa?
Użytkownik przechodzi do widoku horyzontalnej struktury organizacyjnej, odnajduje wybrany departament i klika ikonę szczegółów. Po prawej stronie otwiera się panel, w którym blok z kierownikiem departamentu został wyróżniony za pomocą separatora.
  • Dlaczego to jest przydatne?
Wizualne wyróżnienie kierownika departamentu ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji podczas pracy ze strukturą organizacyjną.

Dodano edytor tekstowy do pola „Opis” w formularzu zadania

  • Co zostało zrobione?
W formularzu zadania, w polu „Opis”, dodano funkcjonalny edytor umożliwiający pracę z formatowanym tekstem, obrazami oraz linkami.
  • Jak to działa?
Użytkownik otwiera formularz tworzenia zadania i przechodzi do pola „Opis”. W polu automatycznie pojawia się pasek narzędzi z opcjami edytora tekstowego: formatowanie i wyrównywanie tekstu, listy numerowane i punktowane, linki oraz możliwość wstawienia obrazu.
  • Dlaczego to jest przydatne?
Podczas tworzenia zadania często zachodzi potrzeba wyróżnienia fragmentu tekstu, dodania listy lub załączenia obrazu. Właśnie dla takich scenariuszy pole „Opis” zostało rozszerzone o edytor tekstowy. Zamów konsultację
12 sierpnia, 2025 19 min do przeczytania
Ілюстрація, як Task Manager допомагає пріоритезувати завдання та впорядкувати роботу
Jak Task Manager pomaga priorytetyzować i kontrolować zadania w chaosie terminów
Każdy menedżer projektu, kierownik czy pracownik zna to uczucie, gdy dzień dopiero się zaczyna, a w głowie już trzeba ogarniać dziesiątki zadań: pilne obowiązki, terminy, spotkania, akceptacje, wiadomości i maile z różnych kanałów – wszystko się na siebie nakłada i wymaga szybkich decyzji. Kiedy zadań jest więcej niż godzin w dobie, łatwo stracić kontrolę nad procesami i pogrążyć się w chaosie. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów do zarządzania zadaniami — rozwiązań, które porządkują procesy, strukturyzują pracę zespołów i realnie zwiększają produktywność. Z badań McKinsey & Company wynika, że firmy wdrażające transformacje zorientowane na pracę zespołową mogą zwiększyć swoją produktywność nawet o 30%. Zwłaszcza wtedy, gdy współpraca opiera się na technologiach wspierających szybką koordynację, przejrzystość i analitykę. Właśnie w taki sposób działa Task Manager — jako punkt oparcia w zmiennym rytmie codziennej pracy.

Czym jest Task Manager dla biznesu? Kluczowe funkcje i możliwości narzędzia

Task Manager to cyfrowe narzędzie do zarządzania zadaniami, projektami i zespołami. Jego głównym celem jest wsparcie biznesu w kontrolowaniu procesów roboczych, przydzielaniu zadań, monitorowaniu statusu ich realizacji oraz zapewnieniu terminowej komunikacji między członkami zespołu. Takie narzędzie umożliwia wygodne planowanie pracy, ustalanie priorytetów, unikanie dublowania zadań oraz szybką reakcję na zmiany. Dzięki Task Manager menedżerowie mają rzeczywisty wgląd w postępy, a pracownicy dokładnie wiedzą, kiedy należy zakończyć konkretne zadanie.

Kluczowe zadania narzędzia Task Manager i jego funkcjonalny cel

Task Manager wspiera firmy w porządkowaniu codziennej działalności operacyjnej. Jego największą wartością jest koncentracja na wynikach, sprawnej współpracy zespołów i terminowej realizacji zadań. Najczęściej wyróżnia się następujące kluczowe funkcje systemów typu Task Manager:
  • Strukturyzacja procesów roboczych – zamiast chaotycznej wymiany wiadomości czy pracy w arkuszach, każde zadanie otrzymuje swoje miejsce w menedżerze zadań, jasną logikę i przypisaną osobę odpowiedzialną.
  • Zachowanie pełnego obrazu projektów – dzięki narzędziom typu Task Manager menedżerowie mogą na bieżąco śledzić etap realizacji projektu, identyfikować krytyczne zadania czy potencjalne ryzyka opóźnień.
  • Zapewnienie dyscypliny realizacji zadań – precyzyjna kontrola terminów i odpowiedzialności pozwala eliminować tzw. „zapomniane” zadania.
  • Ułatwienie delegowania – funkcje menedżera zadań pozwalają łatwo przekazać zadanie innemu członkowi zespołu lub podzielić je między kilka osób.
  • Zwiększenie przejrzystości komunikacji – wszystkie informacje o zadaniach są zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwia współpracę między pracownikami z różnych działów.
  • Podniesienie poziomu odpowiedzialności w zespołach – gdy każdy dokładnie wie, za co odpowiada i do kiedy musi wykonać zadanie, rośnie poczucie indywidualnej odpowiedzialności i łatwiej dotrzymywać terminów.
  • Skupienie na priorytetach biznesowych – dzięki uporządkowanym procesom oraz narzędziom do wizualizacji i analizy, kierownictwo widzi, w jakim kierunku zmierza zespół i na ile zbliża się do realizacji celów.

Możliwości nowoczesnych narzędzi Task Manager

Nowoczesne narzędzia typu Task Manager oferują szeroki zakres funkcji, dostosowanych do potrzeb różnych zespołów — od IT i marketingu po HR i produkcję. Funkcjonalności tych rozwiązań obejmują wszystkie kluczowe etapy pracy zespołowej:
  1. Planowanie zadań – tworzenie zadań, ustalanie terminów, priorytetów i przypisywanie osób odpowiedzialnych – wszystko to w kilku kliknięciach.
  2. Wyznaczanie celów i etapów – dzielenie dużych projektów na podzadania, co pozwala lepiej widzieć całościowy obraz i krok po kroku zbliżać się do celu.
  3. Elastyczne zarządzanie priorytetami – możliwość zmiany priorytetów zadań w czasie rzeczywistym, w zależności od sytuacji lub zmian w projekcie.
  4. Funkcje do pracy zespołowej – przypisywanie ról, komentarze, dyskusje, możliwość załączania plików, integracja z komunikatorami – wszystko, co potrzebne do sprawnej współpracy.
  5. Powiadomienia i przypomnienia – menedżer zadań automatycznie informuje o zbliżających się terminach lub zmianach w zadaniach.
  6. Historia zmian i statusów – możliwość śledzenia, kto i kiedy dokonał modyfikacji, co zapewnia pełną przejrzystość pracy nad zadaniami.
  7. Integracje z innymi systemami – wymiana danych z CRM, kalendarzami, pocztą czy systemami ERP — dla płynnej pracy w jednym cyfrowym ekosystemie.

Jakie korzyści daje wykorzystanie rozwiązania Task Manager w Twoim biznesie: przegląd na przykładzie różnych branż i działów firmy

Task Manager to narzędzie, bez którego dziś trudno wyobrazić sobie pracę niemal żadnego działu czy obszaru biznesowego w firmie. Sprawdza się równie dobrze w handlu detalicznym, produkcji, IT, jak i w sektorze usług. Korzyści z wdrożenia menedżera zadań dla różnych działów firmy:
  • Dla kadry zarządzającej – możliwość bieżącego monitorowania postępów w projektach, ustalanie priorytetów przy alokacji zasobów oraz szybkiej reakcji na pojawiające się „wąskie gardła”.
  • Dla działu sprzedaży – uporządkowana struktura pracy z klientem, kontrola realizacji planów, automatyzacja powtarzalnych zadań i terminowe przypomnienia.
  • Dla marketingu – archiwizacja kampanii, planowanie uruchomień kampanii, analiza skuteczności działań i sprawna współpraca z innymi działami.
  • Dla działu HR – przejrzysta organizacja onboardingu nowych pracowników, kontrola zadań związanych z adaptacją, przypomnienia o terminach ocen, ankiet czy szkoleń.
  • Dla działu IT – zarządzanie incydentami i zgłoszeniami do helpdesku z transparentnym systemem priorytetów i statusów.
Choć każdy dział ma swoją specyfikę, łączy je wspólna codzienność — terminy, współpraca między zespołami, planowanie i sprawne zarządzanie zadaniami. Właśnie dlatego Task Manager staje się uniwersalnym narzędziem, które łatwo dopasowuje się do różnych stylów pracy i procesów w firmie. Korzyści z wykorzystania systemu Task Manager w różnych branżach biznesu
  • Produkcja – tutaj Task Manager pomaga zarządzać cyklami produkcyjnymi, koordynować pracę zmian, dotrzymywać terminów i kontrolować realizację norm. Na przykład w produkcji spożywczej można automatyzować zadania dla każdej zmiany, rejestrować odchylenia od planu, przekazywać zadania między etapami bez opóźnień i szybko reagować na incydenty czy zakłócenia w procesie.
  • Retail (handel detaliczny) – zarządzanie asortymentem, koordynacja akcji marketingowych, szybkie przeplanowywanie zadań w odpowiedzi na zmieniający się popyt. Przykład: gdy nagle zaczyna się lepiej sprzedawać określona kategoria produktów, Task Manager pozwala w czasie rzeczywistym przestawić działania zespołu — np. szybko zaangażować grafików i copywriterów do przygotowania nowych materiałów promocyjnych. Można też utworzyć nowe zadania z konkretnymi terminami i przypisanymi odpowiedzialnymi osobami, by sprawnie uruchomić kampanię dopasowaną do nowego popytu.
  • Finanse: planowanie i kontrola realizacji regularnych operacji — od budżetowania po sprawozdawczość finansową — z możliwością nadawania priorytetów, kontrolowania terminów oraz odpowiedzialności. Task-manager zwiększa transparentność procesów i ułatwia współpracę z innymi działami.
  • IT i rozwój oprogramowania – przejrzyste zarządzanie projektami, priorytetyzacja zadań, sprawna komunikacja między zespołami technicznymi (np. deweloperzy, DevOps, testerzy) i z innymi działami. Możliwość tworzenia zgłoszeń – np. dotyczących modyfikacji funkcjonalności, wsparcia technicznego czy nadania dostępu. Task Manager pozwala szybko obsługiwać takie prośby i transparentnie śledzić ich status.
  • Usługi – z pomocą Task Managera firmy usługowe mogą precyzyjnie planować harmonogramy prac, kontrolować jakość wykonania zadań, terminowo reagować na zgłoszenia klientów i zwiększać poziom ich satysfakcji z obsługi. Przykładowo firma serwisująca sprzęt AGD może automatycznie przypisywać zlecenia technikom w zależności od lokalizacji, dostępności czy specjalizacji, monitorować czas realizacji i zbierać opinie klientów w jednym systemie.
Jeśli Task Manager oferuje elastyczne możliwości konfiguracji, szeroki zakres personalizacji oraz integrację z innymi systemami biznesowymi (CRM, ERP, pocztą elektroniczną, komunikatorami itd.), staje się uniwersalnym narzędziem wspierającym efektywność, spójność i przejrzystość procesów w każdej firmie i zespole.

Jak rozpoznać, że Twój zespół potrzebuje narzędzia do zarządzania zadaniami?

Jeśli w projektach regularnie nie są dotrzymywane terminy, zespół nie ma jasności co do statusów zadań, a menedżer musi ręcznie zbierać informacje z różnych źródeł — to wyraźne sygnały, że obecny sposób organizacji pracy nie działa. Task Manager jest często wdrażany wtedy, gdy:
  • Zadania „wiszą w powietrzu” — brak jasności, kto jest za co odpowiedzialny i do kiedy konkretne zadanie ma zostać wykonane.
  • Spotkania zastępują realną pracę — zespół dużo dyskutuje, ale trudno śledzić, jakie decyzje zostały podjęte i co dzieje się z nimi dalej.
  • Informacje są rozproszone — część zadań trafia do maila, inne do komunikatorów, coś znajduje się w arkuszach lub prywatnych notatnikach, przez co trudno zyskać pełny obraz sytuacji w firmie.
  • Często słyszysz: „Myślałem, że to nie moje zadanie”, „Nie wiedziałem, kto jest odpowiedzialny” — takie odpowiedzi świadczą o braku klarownego podziału ról i odpowiedzialności w zespole.
  • Brak przejrzystości — menedżerowie nie mają wglądu w to, czym zajmuje się zespół, na jakim etapie są poszczególne zadania i gdzie powstają wąskie gardła.
  • Praca nad powtarzalnymi procesami za każdym razem zaczyna się od zera — zamiast korzystać z gotowych szablonów, automatyzacji lub sprawdzonych scenariuszy działania.
  • Komunikacja między działami zawodzi — zadania są przekazywane z dużym opóźnieniem albo gubią się na etapie przejścia między zespołami.
Wdrożenie narzędzi typu Task Manager jest również niezbędne w sytuacjach zmian zachodzących w firmie, takich jak:
  • Firma się rozrosła i ręczne zarządzanie procesami przestało być efektywne.
  • Zwiększyła się liczba osób zaangażowanych w projekt, a bez systemowej koordynacji częściej dochodzi do błędów.
  • Pojawiła się potrzeba analityki — nie wystarcza już sam fakt wykonania zadania, ważne stają się także dane o obciążeniu zespołów, czasie reakcji i odchyleniach od planu.
  • Konieczna jest integracja zadań z systemem CRM, ERP lub kalendarzami, by uniknąć duplikowania informacji i pracować w jednym spójnym środowisku.
  • Procesy robocze mają charakter międzydziałowy — na przykład marketing współpracuje ze sprzedażą, a zadania techniczne są przekazywane od zespołu wsparcia do zespołu deweloperskiego.
Jeśli w tych punktach rozpoznajesz swój zespół — to znak, że warto przejść do wyboru odpowiedniego narzędzia typu Task Manager. Takie rozwiązanie pomoże uporządkować procesy, zwiększyć kontrolę nad realizacją zadań i poprawić efektywność całego zespołu.

Jakie są typy narzędzi typu Task Manager i według jakich kryteriów je wybierać?

Rynek cyfrowych narzędzi do zarządzania zadaniami jest dziś niezwykle zróżnicowany. To, co sprawdzi się w startupie z niewielkim zespołem, może być niewystarczające dla dużej korporacji z dziesiątkami działów. Wybierając Task Manager dla firmy, warto wziąć pod uwagę nie tylko liczbę użytkowników, ale także złożoność procesów, potrzebę analityki, strukturę ról i poziomów dostępu oraz możliwość integracji z innymi systemami. Wśród najpopularniejszych typów narzędzi typu Task manager wyróżniamy:
  1. Personalne narzędzia do śledzenia zadań – większość systemów typu Task Manager zawiera moduł umożliwiający monitorowanie statusu realizacji każdego zadania — od jego utworzenia do zakończenia. Narzędzia tego typu są nastawione na indywidualne planowanie: mają prosty interfejs, minimum konfiguracji i pozwalają szybko tworzyć zadania. Sprawdzają się doskonale u freelancerów lub w małych zespołach.
  2. Korporacyjne systemy Task Manager – oferują rozbudowany zestaw funkcji, takich jak elastyczne zarządzanie zespołami, przypisywanie ról, kontrola uprawnień oraz integracje z CRM, ERP, kalendarzami i innymi narzędziami. To rozwiązania stworzone z myślą o średnich i dużych firmach, które potrzebują skalowalnej struktury zarządzania zadaniami.
  3. Systemy typu Task Manager zorientowane na projekty – są zoptymalizowane pod kątem pracy nad długoterminowymi projektami, z naciskiem na podział na etapy, zależności między zadaniami oraz wizualizację postępów za pomocą wykresów Gantta (czyli graficznych harmonogramów na osi czasu, które pokazują terminy realizacji zadań i ułatwiają ocenę ich kolejności oraz ewentualnej równoległości).
  4. Branżowe rozwiązania – zaprojektowane specjalnie z myślą o potrzebach konkretnych sektorów (np. IT, retail, produkcja, budownictwo). Często zawierają gotowe szablony procesów i struktur zadań dostosowane do specyfiki danej branży.
  5. Task manager jako część zintegrowanych systemów – w wielu organizacjach narzędzie do zarządzania zadaniami jest wbudowane w większe platformy, takie jak portale korporacyjne, ERP, DMS czy systemy HRM. Dzięki temu zarządzanie zadaniami odbywa się w ścisłym powiązaniu z dokumentami, pracownikami, projektami czy zgłoszeniami. To podejście eliminuje rozproszenie danych, usprawnia przepływ pracy i wspiera centralizację procesów operacyjnych.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu typu Task Manager dla firmy:

  • Skalowalność – czy system poradzi sobie ze wzrostem firmy oraz zwiększającą się liczbą zadań i użytkowników?
  • Interfejs i łatwość obsługi – jak szybko pracownicy będą w stanie zaadaptować się do nowego narzędzia? Czy interfejs jest intuicyjny i przyjazny dla użytkownika?
  • Elastyczna konfiguracja ról i poziomów dostępu – tak, aby każdy użytkownik miał dostęp wyłącznie do tych zadań i danych, które go dotyczą.
  • Integracje z innymi systemami – CRM, ERP, poczta, komunikatory — jak łatwo można połączyć task manager z istniejącą infrastrukturą IT w firmie?
  • Analityka i raportowanie – czy narzędzie umożliwia tworzenie przejrzystych dashboardów, śledzenie postępów, realizacji KPI, przegląd obciążenia zespołów oraz raportowanie projektów? Ten aspekt zasługuje na szczególną uwagę — to właśnie dzięki analityce menedżerowie mogą nie tylko monitorować sytuację, ale przede wszystkim podejmować trafne decyzje biznesowe. W kolejnym rozdziale przyjrzymy się bliżej, w jaki sposób funkcje analityczne systemów typu Task Manager wpływają na efektywność zespołów i rozwój firmy.
  • Wersja mobilna – czy system wspiera pełną funkcjonalność na urządzeniach mobilnych, co jest kluczowe dla osób pracujących w terenie lub w ruchu?
  • Bezpieczeństwo i przechowywanie danych – gdzie są przechowywane dane: w chmurze czy lokalnie, w infrastrukturze firmy? Czy system umożliwia wykonywanie kopii zapasowych? Jakie mechanizmy ochrony są stosowane — dwuskładnikowe uwierzytelnianie, szyfrowanie, kontrola dostępu według ról? To szczególnie istotne, jeśli firma pracuje z danymi osobowymi, informacjami finansowymi lub poufną dokumentacją.
  • Model cenowy – czy cena odpowiada oferowanym funkcjom? Na jakich zasadach działa licencjonowanie — według liczby użytkowników, projektów, czy może wolumenu danych?
Wybierając task-manager, warto dopasować jego funkcjonalności do rzeczywistych potrzeb i rytmu pracy zespołu. Skuteczna integracja takiego narzędzia nie tylko uprości zarządzanie zadaniami, lecz także uczyni codzienną pracę bardziej przejrzystą, uporządkowaną i efektywną.

Narzędzia analityczne w systemach typu Task Manager — jakie są dostępne i jak wspierają podejmowanie trafnych decyzji?

Zadania są realizowane, projekty posuwają się naprzód — ale czy to wystarczy, by firma mogła się rozwijać? Bez rzetelnej analityki — nie. To właśnie raportowanie i wizualizacja danych pozwalają zespołom dostrzec nie tylko fakt wykonania zadania, lecz przede wszystkim zrozumieć, jak działa cały system i na ile jest on efektywny. Współczesne narzędzia typu Task Manager zazwyczaj posiadają wbudowane funkcje analityczne, które umożliwiają:
  • Śledzenie postępów w czasie rzeczywistym – dzięki dashboardom menedżerowie mogą na bieżąco monitorować, na jakim etapie znajduje się każdy projekt, ile zadań zostało wykonanych, które są wstrzymane, a które już przekroczyły termin realizacji.
  • Analizę obciążenia zespołu – system pokazuje, którzy pracownicy są przeciążeni, a którzy mają dostępne zasoby, co pozwala na bardziej racjonalne rozdzielanie zadań.
  • Ocenę dotrzymywania terminów – analityka ujawnia powtarzające się opóźnienia i obszary ryzyka związane z zarządzaniem czasem.
  • Pomiar realizacji KPI – dzięki zdefiniowanym metrykom i automatycznym raportom narzędzie pokazuje, na ile zespół zbliża się do realizacji kluczowych celów biznesowych. W nowoczesnych systemach Task Manager można ustawić wskaźniki efektywności dla konkretnych projektów lub procesów, a narzędzie śledzi odchylenia, tempo realizacji i skuteczność względem terminów oraz przypisanych ról.
  • Porównywanie wyników w czasie – raporty tygodniowe, miesięczne lub kwartalne pomagają wychwycić trendy i ocenić skuteczność wprowadzonych zmian.
  • Tworzenie prognoz – zgromadzone dane pozwalają analizować schematy realizacji zadań i lepiej planować obciążenie zespołów lub zapotrzebowanie na zasoby w przyszłych okresach.
Dzięki wizualizacji nawet złożone dane statystyczne stają się zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu — od wykonawców po kadrę zarządzającą. To przyspiesza podejmowanie decyzji, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia przejrzystość na każdym poziomie organizacji. Bo to właśnie liczby i fakty pozwalają nie tylko obserwować, co się dzieje, ale też na bieżąco korygować kierunek działań zespołu.

Jak sztuczna inteligencja może wzmocnić możliwości systemu typu Task Manager?

Zgodnie z danymi McKinsey & Company, po pojawieniu się ChatGPT pod koniec 2023 roku liczba organizacji aktywnie wdrażających sztuczną inteligencję wzrosła o 20 punktów procentowych. Firmy wykorzystują AI w różnych obszarach — od obsługi i wsparcia klienta po rozwój oprogramowania — co otwiera nowe możliwości w zakresie optymalizacji procesów biznesowych i zwiększania produktywności. Zastosowanie AI w systemach typu Task Manager wyznacza nowy poziom możliwości, czyniąc zarządzanie zadaniami jeszcze skuteczniejszym i bardziej wartościowym dla biznesu. Najważniejsze funkcje AI, które zwiększają skuteczność Task Manager:
  1. Usprawnienie komunikacji – inteligentne chatboty i wirtualni asystenci mogą odpowiadać na typowe pytania, przypominać o zbliżających się terminach oraz pomagać w szybkim wyszukiwaniu informacji w systemie Task Manager.
  2. Automatyczne przydzielanie zadań – AI analizuje obciążenie zespołu, kompetencje poszczególnych pracowników i terminy realizacji, aby optymalnie przypisywać zadania, ograniczając ryzyko przeciążenia lub przestojów.
  3. Prognozowanie ryzyka – na podstawie analizy danych historycznych sztuczna inteligencja może identyfikować potencjalne opóźnienia lub problemy w realizacji zadań i ostrzegać o nich z wyprzedzeniem.
  4. Optymalizacja priorytetów – AI potrafi automatycznie dostosowywać priorytety zadań w odpowiedzi na zmiany w procesach biznesowych, bieżące wydarzenia lub nowe wymagania.
  5. Analiza produktywności – sztuczna inteligencja umożliwia zaawansowaną analizę wydajności zespołów i poszczególnych pracowników, identyfikację wąskich gardeł oraz rekomendowanie działań zwiększających efektywność.

Role użytkowników w systemach do zarządzania zadaniami — na czym polegają, dlaczego są ważne i jak je skutecznie konfigurować?

W systemach do zarządzania zadaniami rola każdego użytkownika powinna być jasno określona — pozwala to uniknąć nieporozumień, zwiększa poczucie odpowiedzialności i usprawnia współpracę w zespole. Konfiguracja ról to jeden z kluczowych etapów wdrażania Task Managera, który umożliwia dostosowanie narzędzia do specyfiki konkretnego projektu lub procesu biznesowego.

Najczęściej spotykane role w systemach do zarządzania zadaniami i ich funkcje:

  1. Administrator – posiada pełen dostęp do ustawień systemu. Zarządza użytkownikami, rolami i uprawnieniami dostępu. Odpowiada za ogólną organizację pracy w systemie Task Managera.
  2. Menedżer projektu – planuje działania, przydziela zadania i nadzoruje ich realizację. Ma dostęp do raportów i danych analitycznych, co pozwala mu śledzić postęp prac i szybko reagować na pojawiające się ryzyka.
  3. Wykonawca – otrzymuje przypisane zadania, realizuje je w wyznaczonych terminach i raportuje wyniki. Ma dostęp wyłącznie do swoich zadań oraz powiązanych z nimi zasobów.
  4. Obserwator (czytelnik) – może przeglądać zadania, komentarze i raporty, ale nie ma możliwości wprowadzania zmian. To rola stworzona z myślą o klientach projektów lub kadrze kierowniczej, która chce monitorować postępy bez ingerencji w proces.
  5. Komentator / Uczestnik dyskusji – może dodawać komentarze i brać udział w rozmowach dotyczących zadań, ale nie ma uprawnień do zmiany ich statusu ani parametrów.

Jak skutecznie konfigurować role w systemie typu Task Manager: praktyczne rekomendacje

  • Rekomendacja nr 1: Zdefiniuj kluczowe funkcje każdego członka zespołu – zanim przypiszesz role, przeanalizuj, kto za co odpowiada, jakie zadania realizuje i jakich uprawnień potrzebuje do pracy. To pomoże uniknąć zarówno luk w dostępie, jak i niepotrzebnego dublowania ról.
  • Rekomendacja nr 2: Kieruj się zasadą minimalnych uprawnień – przydzielaj użytkownikom tylko te prawa, które są niezbędne do realizacji ich zadań. Takie podejście zwiększa bezpieczeństwo i minimalizuje ryzyko przypadkowych błędów.
  • Rekomendacja nr 3: Twórz szablony ról dla podobnych projektów lub zespołów – dzięki temu przyspieszysz proces konfiguracji i ułatwisz standaryzację, szczególnie jeśli firma realizuje wiele projektów o podobnej strukturze.
  • Rekomendacja nr 4: Regularnie przeglądaj i aktualizuj role – wraz z rozwojem projektu, zmieniającą się strukturą organizacyjną lub nowymi wymaganiami biznesowymi, role również powinny być dostosowywane do aktualnych potrzeb.
  • Rekomendacja nr 5: Jasno komunikuj role i odpowiedzialności – aby uniknąć nieporozumień, każdy członek zespołu powinien dokładnie wiedzieć, za co odpowiada i z jakich narzędzi korzysta w ramach swojej roli.
  • Rekomendacja nr 6: Przetestuj konfigurację przed uruchomieniem pracy na większą skalę – sprawdź, czy wszyscy mają odpowiedni dostęp i czy mogą swobodnie wykonywać swoje zadania w systemie. Lepsze wykrycie błędów na etapie testów niż w trakcie realizacji projektu.

Manager Podstawowe zasady efektywnej pracy z systemem typu task manager

Aby Task Manager rzeczywiście stał się wsparciem w codziennej pracy, warto przestrzegać kilku kluczowych zasad, które pozwolą uniknąć chaosu i uczynią zarządzanie zadaniami maksymalnie efektywnym.
  1. Jasne formułowanie zadań – każde zadanie powinno być opisane w sposób zrozumiały i konkretny. Unikaj nieprecyzyjnych sformułowań — to zmniejsza ryzyko nieporozumień i pomaga wykonawcom lepiej zrozumieć swoje obowiązki.
  2. Ustalanie realistycznych terminów – planuj harmonogram tak, aby zespół mógł dotrzymać terminów bez zbędnego stresu, pozostawiając jednocześnie przestrzeń na elastyczne reagowanie na zmiany.
  3. Regularne aktualizowanie statusów zadań – każdy członek zespołu powinien na bieżąco odnotowywać postęp i zmiany. To umożliwia menedżerom kontrolę nad sytuacją i szybkie dostosowanie planu działania.
  4. Priorytetyzacja zadań – zadania powinny być uporządkowane według ich ważności, tak aby zespół koncentrował się na najistotniejszych działaniach, szczególnie gdy stawką są kluczowe rezultaty.
  5. Otwartość komunikacji i wspólne omawianie problemów – korzystaj z komentarzy w systemie lub integracji z komunikatorami, by szybko wymieniać się informacjami, doprecyzować szczegóły i wspólnie rozwiązywać pojawiające się trudności.
  6. Okresowa analiza i optymalizacja procesów - regularnie oceniaj działanie systemu zarządzania zadaniami, zbieraj informacje zwrotne od zespołu i wprowadzaj ulepszenia.

Najczęściej zadawane pytania

  1. Czy systemy typu Task Manager nadają się dla dużych firm? Tak — pod warunkiem właściwego doboru rozwiązania. Większość nowoczesnych systemów Task Manager oferuje funkcje, które można skalować zgodnie z potrzebami dużych organizacji: obsługę wielu zespołów, ról i poziomów dostępu, zaawansowaną analitykę oraz integracje z systemami CRM, ERP i innymi narzędziami biznesowymi. W przypadku firm korporacyjnych warto zwracać uwagę na możliwość personalizacji oraz scentralizowanego zarządzania systemem.
  2. Czy nowoczesne systemy Task Manager mają wersję mobilną? Wiele dostępnych na rynku rozwiązań online oferuje aplikacje mobilne na iOS i Androida — ale nie wszystkie. Dlatego przy wyborze warto upewnić się, że dany system posiada wygodną wersję mobilną. Umożliwia to tworzenie zadań, komentowanie, śledzenie statusów i szybkie reagowanie na zmiany również poza biurem — bez konieczności korzystania z komputera stacjonarnego.
  3. Czy przechowywanie danych w Task Manager jest bezpieczne? Poziom bezpieczeństwa zależy od dostawcy rozwiązania. Przykładowo, systemy oparte na technologii Microsoft przechowują dane w chmurze zgodnie z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa, takimi jak ISO/IEC 27001 czy RODO. Oznacza to, że dane są szyfrowane, regularnie archiwizowane i chronione za pomocą wielopoziomowego systemu dostępu.
  4. Czy można zaimportować zadania z Excela lub innego systemu do Task Manager? Tak. Większość systemów Task Manager umożliwia import danych z plików Excel, CSV lub innych formatów. Dzięki temu można łatwo przenieść istniejące zadania i tabele z wcześniejszych narzędzi do nowego systemu bez utraty struktury. Niektóre platformy oferują też gotowe integracje lub otwarte API, które pozwalają na automatyczną synchronizację z innymi źródłami danych.
28 lipca, 2025 5 min do przeczytania
Osobisty asystent 24/7: Duże zmiany w SmartPoint Intranet – Release 3.7
Zmiany w wersji 3.7 obejmują wiele obszarów produktu SmartPoint Intranet. Funkcjonalność modułu HR została rozszerzona o wygodny Kreator karty konta kontaktu. Zakończono aktualizację wersji mobilnej i tabletowej stron Osobistego asystenta. Opcję wielokrotnego użycia pola dodawania plików dla dowolnego procesu dodano do Konstruktora formularzy. W integracji Centrum zadań z Microsoft Planner uwzględniono wszystkie najnowsze zmiany obu narzędzi. Na wszystkich tabelarycznych widokach Centrum zadań wyświetlane są teraz numer i termin wykonania zadania. Natomiast w samym formularzu zadania dodano przycisk aktualizacji danych. Rozszerzono listę powiadomień w Centrum powiadomień – teraz po oznaczeniu użytkownika w komentarzach do zadania zostanie wysłane natychmiastowe powiadomienie.

Wdrożono Kreator karty kontaktu w module HR

  • Co zostało zrobione?

Stworzono wygodny i funkcjonalny kreator, który pozwala administratorowi biznesowemu zarządzać liczbą pól wyświetlanych na karcie kontaktu we wszystkich częściach internetowych modułu HR. Można nawet rozszerzyć ogólną listę pól, tworząc nowe.

  • Jak to działa?

Aby utworzyć nowe, unikalne pole, administrator biznesowy przechodzi do listy Kontaktów i wykonuje kilka kroków:
  • Podaje nazwę pola
  • Wybiera typ pola
  • W razie potrzeby wykonuje dodatkowe konfiguracje.
Po utworzeniu i wypełnieniu pól administrator przechodzi do listy konfiguracji widoku karty kontaktu i wskazuje, które pola mają być widoczne oraz ich kolejność.

  • Dlaczego jest to przydatne?

Ta funkcja zapewnia jeszcze większą elastyczność administratorom, którzy bez angażowania programistów mogą dostosować zestaw i kolejność pól na karcie kontaktu, a także tworzyć nowe pola odpowiadające specyfice firmy i łatwo je dodać. Zapisane zmiany są od razu widoczne we wszystkich elementach modułu HR: Poziome i pionowe struktury organizacyjne (według działów), struktura organizacyjna według pracowników, katalog kontaktów, strona „Urodziny”, bloki informacyjne „Nowi pracownicy” i „Urodziny”, sekcja „Profil” Osobistego asystenta oraz karta kontaktu w Centrum zadań.

Dodano numer zadania, termin wykonania i przycisk odświeżania danych w Centrum zadań

  • Co zostało zrobione?   

Dla większej przejrzystości i wygody użytkownika dodano numer zadania i termin jego wykonania we wszystkich widokach Centrum zadań: kompaktowym, standardowym i kanban. Administrator biznesowy może również zarządzać kolorem podświetlenia terminu. Numer zadania widoczny jest także w formularzach zadań, podzadań oraz punktów checklisty. Na karcie zadania pojawił się przycisk odświeżania danych – dostępny w głównym zadaniu, podzadaniach, a także w blokach „Checklista” i „Komentarze”.

  • Jak to działa?

Użytkownik nadal może korzystać z preferowanego widoku zadania, ale teraz widzi także numer i kolorowy termin realizacji. Kolejną wygodną funkcją jest przycisk aktualizacji danych na formularzu wszystkich typów zadań. Teraz, gdy kilku użytkowników jednocześnie wprowadza zmiany w formularzu zadania, wystarczy nacisnąć przycisk — a zmiany zostaną natychmiast wyświetlone. Administrator ma możliwość szybkiego ustawienia koloru terminów – wystarczy uzupełnić specjalny katalog, a zmiany będą od razu dostępne dla wszystkich użytkowników.

  • Dlaczego jest to przydatne?

Numer zadania, kolorowe oznaczenie terminu i przycisk odświeżania danych zwiększają szybkość i komfort pracy z zadaniami – zwłaszcza w dynamicznych procesach operacyjnych. Opcja zmiany koloru pola „Termin” jest kolejną wygodną aktualizacją SmartPoint Intranet pozwalającą dostosować system.

Wdrożono wysyłanie powiadomień przy oznaczeniu użytkownika w komentarzach zadania

  • Co zostało zrobione?

Do istniejącej listy powiadomień dodano nowy typ: informację w Centrum powiadomień po oznaczeniu użytkownika w komentarzu do zadania.

  • Jak to działa?

Tak jak wcześniej, komunikacja dotycząca zadania odbywa się w sekcji „Komentarze”, która jest dostępna dla każdego zadania niezależnie od typu. Teraz jednak użytkownik może oznaczyć współpracownika, by zwrócić jego uwagę. Oznaczony użytkownik otrzyma natychmiastowe powiadomienie (push) oraz informację w Centrum powiadomień – z linkiem do zadania.

  • Dlaczego jest to przydatne?

Rozszerzenie listy powiadomień zwiększa wygodę użytkowania, pozwala szybko reagować na zmiany i prowadzić aktywną komunikację ze współpracownikami — nawet jeśli nie są bezpośrednio zaangażowani w realizację danego zadania.

Zaktualizowano wersje mobilną i tabletową Osobistego asystenta

  • Co zostało zrobione?

Zaktualizowano wersje mobilną i tabletową wszystkich stron Osobistego asystenta bez ograniczenia funkcjonalności. Strony zostały dostosowane do różnych rozmiarów ekranu.

  • Jak to działa?

Użytkownik ze smartfona lub tabletu przechodzi do Osobistego asystenta i pracuje jak zwykle. Teraz nie ma znaczenia, z jakiego urządzenia korzysta pracownik.

  • Dlaczego jest to przydatne?

Dostępność zaktualizowanej wersji mobilnej i tabletowej zapewnia użytkownikom systemu większą mobilność i wygodę. Podczas spotkań, podróży służbowych, pracy zdalnej lub hybrydowej pracownik ma dostęp do wszystkich procesów, danych i zadań — tak samo jak w wersji desktopowej intranetu.

Dodano możliwość wielokrotnego użycia pola dodawania plików w ramach jednego formularza uruchomienia procesu

  • Co zostało zrobione?

Rozszerzono funkcjonalność Konstruktora formularzy o opcję wielokrotnego użycia pola dodawania plików w ramach jednego formularza uruchomienia procesu. Obecnie można dodać do 10 takich pól w ramach jednego formularza.

  • Jak to działa?

Administrator biznesowy nadal tworzy formularz procesu za pomocą Konstruktora. Jednak teraz ma do dyspozycji dodatkową opcję — pole do dodawania plików można dodać do sekcji/sekcji do dziesięciu razy. Każde pole może mieć unikalną nazwę i zostać oznaczone jako wymagane.

  • Dlaczego to będzie przydatne?

Konstruktor formularzy pozwala teraz tworzyć rozbudowane formularze uruchamiania procesów z wieloma sekcjami zawierającymi pola do przesyłania plików. To sprawia, że narzędzie staje się bardziej uniwersalne, wygodne i wszechstronne.Release 3.7 includes enhancements across multiple blocks of the SmartPoint Intranet product.
10 lipca, 2025 10 min do przeczytania
zdjęcie działu informatycznego
System IT HelpDesk – szybka pomoc IT dla pracowników: mniej stresu, więcej efektywności
Jak stworzyć przewagę konkurencyjną dla swojej firmy bez przekraczania budżetu? To pytanie codziennie zadają sobie setki tysięcy menedżerów na całym świecie. Jedni szukają możliwości nowych inwestycji, inni stawiają na technologie, a jeszcze inni widzą główny potencjał wzrostu w swoich pracownikach. Co ważne, inwestowanie w „employee experience” stało się już oznaką dobrego tonu w biznesie, o czym przekonująco świadczą wyniki licznych badań. Według danych Gallupa zaangażowani pracownicy wykazują o 21% wyższą produktywność, a tym samym mają bezpośredni wpływ na wyniki finansowe firmy. Co więcej, na podstawie wyników dziesiątek własnych badań Gallup stwierdza, że niezależnie od branży lub sytuacji gospodarczej, w której działa firma, to właśnie poziom zaangażowania zespołu decyduje o tym, czy biznes będzie się rozwijał, czy też będzie walczył o przetrwanie w warunkach niestabilności. Wśród głównych zaleceń ekspertów Gallup dotyczących zwiększenia zaangażowania personelu znajduje się stworzenie warunków, w których pracownicy zawsze będą mieli wszystko, co niezbędne do dobrego wykonywania swojej pracy. Chodzi nie tylko o spełnienie formalnych „must-have”. Liczy się odpowiednie wyposażenie biura, dostęp do właściwego oprogramowania oraz informacji, a także możliwość szybkiego i wygodnego zgłoszenia problemu – np. awarii sprzętu, braku dostępu lub potrzeby dodatkowego oprogramowania – oraz sprawnego uzyskania pomocy i rozwiązania sytuacji. Automatyzacja procesu tworzenia i przetwarzania takich zgłoszeń pozwala znacznie skrócić czas reakcji na nie ze strony działu IT lub specjalistów technicznych. To właśnie jest obszar odpowiedzialności systemu IT HelpDesk, zwanego również systemem ticketowym. Niezbędne narzędzia do jego wdrożenia zapewnia rozwiązanie do budowy wewnętrznej przestrzeni korporacyjnej — SmartPoint Intranet. Przyjrzyjmy się, jak to działa.

Czym jest IT HelpDesk

HelpDesk to narzędzie IT, które zapewnia scentralizowane zarządzanie zgłoszeniami pracowników związanymi z kwestiami technicznymi lub IT. Mówiąc prościej — jest to wewnętrzny system wsparcia technicznego dla personelu, stworzony w celu zapewnienia nieprzerwanej pracy organizacji. W praktyce HelpDesk jest punktem wejścia do usług IT firmy, z których użytkownik systemu może korzystać w celu uzyskania usług wewnątrzfirmowych lub wsparcia.

Główne scenariusze wykorzystania IT HelpDesk

Naprawa i konserwacja sprzętu

Za pomocą systemu HelpDesk pracownicy mogą szybko zgłaszać awarie sprzętu — komputerów, skanerów, terminali POS. System automatycznie przekazuje zgłoszenia do działu technicznego z uwzględnieniem ustalonych priorytetów, co pozwala:
  • Szybko reagować na zgłoszenia;
  • Efektywnie alokować zasoby;
  • Zminimalizować czas przestoju sprzętu.
Regularna analiza zgłoszeń w HelpDesku pozwala wykrywać powtarzające się problemy ze sprzętem i na czas planować konserwację zapobiegawczą, co znacznie zmniejsza ryzyko krytycznych awarii w przyszłości. Wskazówka: Wdrażając system HelpDesk, ważne jest, aby prawidłowo skonfigurować macierz priorytetów. Przykładowo, awaria terminala POS w godzinach szczytu powinna mieć wyższy priorytet niż aktualizacja oprogramowania na zapasowym komputerze.

Zarządzanie dostępem

System HelpDesk pozwala szybko i wygodnie składać wnioski o przyznanie nowym pracownikom dostępu do systemów niezbędnych do pracy — takich jak programy kasowe, systemy ERP lub CRM. Wniosek jest automatycznie wysyłany do odpowiedzialnych osób, co znacznie skraca czas potrzebny na jego rozpatrzenie. Równie prosto składa się wniosek o cofnięcie dostępu w przypadku zwolnienia pracownika. W przypadku przejścia pracownika na inne stanowisko lub do innego działu, narzędzie pozwala szybko zaktualizować uprawnienia. Obsługa wniosków przez HelpDesk nie tylko zwiększa szybkość realizacji, ale także:
  • Zapewnia kontrolę nad prawami dostępu;
  • Zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu;
  • Podnosi ogólny poziom bezpieczeństwa informacji w firmie.
Według badania Verizona z 2024 r. 74% naruszeń bezpieczeństwa informacji było spowodowanych czynnikiem ludzkim, w szczególności błędami użytkowników lub niewłaściwym wykorzystaniem danych. Podkreśla to znaczenie właściwego zarządzania dostępem i regularnego przeglądu uprawnień dostępu. Wskazówka: Zautomatyzuj procesy przyznawania i cofania uprawnień do dostępu: zmniejsza to ryzyko błędów ludzkich i zapewnia terminową aktualizację praw dostępu. Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w których zwolniony pracownik, z powodu czyjejś nieuwagi, nadal ma dostęp do zasobów lub plików firmy.

Zgłaszanie zapotrzebowania na instalację i aktualizację oprogramowania za pośrednictwem systemu HelpDesk

Za pomocą HelpDesku pracownicy mogą zgłaszać zapotrzebowanie na instalację niezbędnego oprogramowania lub aktualizację istniejącego. Zapewnia to aktualność danych i bezpieczeństwo środowiska pracy. Wskazówka: Zintegruj HelpDesk z innymi systemami korporacyjnymi, aby zapewnić ciągłą wymianę informacji i poprawić wydajność pracy.

Wsparcie w pracy zdalnej dzięki HelpDeskowi

W firmach, które stosują zdalny lub hybrydowy tryb pracy, system HelpDesk odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu nieprzerwanej pracy. Pozwala on pracownikom składać wnioski o dostęp do zasobów korporacyjnych, rozwiązywać bieżące problemy techniczne i uzyskać niezbędne wsparcie bez konieczności fizycznej obecności w biurze. Wskazówka: Jeśli Twoja firma stosuje format pracy zdalnej lub hybrydowej, wdróż technologie zdalnego dostępu, aby szybko rozwiązywać problemy techniczne bez konieczności fizycznej obecności specjalisty w biurze.

HelpDesk jako skuteczne narzędzie do organizacji szkoleń z zakresu umiejętności informacyjnych

System HelpDesk jest potężnym narzędziem do organizacji sesji szkoleniowych i udzielania konsultacji w zakresie wykorzystania zasobów IT firmy, cyberbezpieczeństwa i ochrony danych. W szczególności odpowiedzialni pracownicy mogą zautomatyzować wnioski o przeprowadzenie regularnych i wstępnych szkoleń dotyczących higieny informacyjnej pracowników. Pomaga to zmniejszyć ryzyko błędów wynikających z niepełnego zrozumienia zasad bezpieczeństwa. Ciekawostka: Międzynarodowa firma rolnicza, Tiryaki, dzięki regularnym szkoleniom personelu z podstaw cyberbezpieczeństwa zmniejszyła liczbę kliknięć linków phishingowych o 89% i każdego roku zapobiega stratom w wysokości ponad 100 tysięcy dolarów.

Zalety korzystania z HelpDesku

  • System HelpDesk to nie tylko wygodne narzędzie do obsługi zgłoszeń, ale także podstawa do budowy kompleksowego systemu zarządzania usługami IT. Głównie dzięki takim kluczowym funkcjom, jak:
  • Automatyzacja rutynowych procesów wsparcia wewnętrznego.
  • Zmniejszenie obciążenia działu wsparcia dzięki integracji z bazą wiedzy, szablonom odpowiedzi i scenariuszy samodzielnego rozwiązywania typowych problemów.
  • Zwiększenie wydajności działu wsparcia wewnętrznego dzięki automatyzacji.
  • Pełna kontrola i transparentność postępu prac w czytelnym interfejsie.
  • Lepsze zarządzanie czasem i zasobami dzięki możliwości ustalania priorytetów zgłoszeń.
  • Analiza obciążenia działu wsparcia w czasie rzeczywistym i podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
  • Skrócenie czasu zamknięcia zgłoszeń.

HelpDesk jako zestaw wygodnych usług indywidualnych dla pracowników od SmartPoint Intranet

SmartPoint Intranet to proste i wygodne w użyciu oprogramowanie oparte na Microsoft 365, przeznaczone do tworzenia jednolitego środowiska cyfrowego dla całej firmy. Rozwiązanie zawiera również narzędzie do budowy przejrzystego i intuicyjnego systemu zgłoszeń — HelpDesk, który umożliwia automatyzację i optymalizację procesów wsparcia technicznego pracowników. W praktyce HelpDesk to centralny punkt kontaktu dla wszystkich zapytań pracowników związanych z pomocą techniczną, obsługą infrastruktury biurowej i dostępami IT. System pozwala zautomatyzować liczne działania związane ze zgłaszaniem i realizacją wniosków kierowanych do działu IT lub zespołu technicznego. W efekcie znacząco podnosi się jakość wewnętrznych usług w firmie, a obciążenie odpowiednich działów – znacznie się zmniejsza.

Jak działa HelpDesk i jakie funkcje powinien oferować skuteczny system ticketowy?

Aby skutecznie zwiększać efektywność biznesu, system HelpDesk powinien umożliwiać:
  • Łatwe tworzenie i rejestrowanie zgłoszeń.
  • Sortowanie i priorytetyzację zgłoszeń według zdefiniowanych kryteriów.
  • Automatyczne przypisywanie odpowiedzialnych osób.
  • Śledzenie zgłoszeń: status, aktualizacje, komentarze;
  • Komunikację z użytkownikami w celu doprecyzowania informacji;
  • Zamykanie zgłoszeń przez uprawnione osoby.
  • Raportowanie i analizę: liczba zgłoszeń, średni czas reakcji, czas rozwiązania.
Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Tworzenie zgłoszenia

  • Każdy pracownik posiadający dostęp do systemu może złożyć zgłoszenie za pośrednictwem interfejsu aplikacji, wybierając wcześniej odpowiednią kategorię (np. Wniosek do IT, Prośba o założenie konta, Prośba o wydanie sprzętu), opisując problem i – w razie potrzeby – dołączając pliki.
  • Wnioskowi automatycznie przypisywany jest unikalny numer.

Automatyzacja procesów w HelpDesku

Jedną z kluczowych zalet HelpDesku opartego na  SmartPoint Intranet jest wbudowany Konstruktor procesów. Dzięki niemu odpowiedni pracownik firmy może:
  • Wybrać z gotowych scenariuszy przetwarzania zgłoszeń te, które najlepiej odpowiadają wewnętrznym procesom firmy;
  • Utworzyć własny workflow (scenariusz realizacji) dla każdego typu zgłoszenia;
  • Ustawić kolejność zgłoszeń (priorytetyzację) – pilne zgłoszenia (na przykład awaria ERP) są przetwarzane w pierwszej kolejności.
Jest to możliwe dzięki integracji z Centrum zadań i wykorzystaniu przepływów Power Automate, które pozwalają łatwo tworzyć zautomatyzowane procesy (przepływy) – od powiadomień i akceptacji po kompleksowe ścieżki przetwarzania zgłoszeń między działami.

Obsługa zgłoszeń i komunikacja

  • Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie widzi je w swoim panelu roboczym i prowadzi komunikację z pracownikiem bezpośrednio w systemie HelpDesk.
  • System przechowuje pełną historię konwersacji, pokazuje aktualny status zgłoszenia („w realizacji”, „zakończone”, „oczekiwanie na informacje”) i automatycznie wysyła powiadomienia o zmianach do wszystkich stron zaangażowanych w proces.
W ten sposób HelpDesk staje się skutecznym narzędziem wspierającym budowanie przyjaznego środowiska pracy, zwiększenie satysfakcji pracowników i zmniejszenie rotacji kadry. Według badań firmy Tesla, 82% pracowników zdalnych zgłasza spadek poziomu stresu dzięki skutecznej pomocy technicznej. W szczególności dzięki wykorzystaniu oprogramowania do wsparcia personelu w warunkach pracy zdalnej. Ponadto rozwiązanie to ma bezpośredni wpływ na wzrost ogólnej wydajności firmy i jej rentowności oraz stanowi ważne narzędzie do kształtowania i rozwoju kultury korporacyjnej. Wskazówka: Regularnie analizuj statystyki korzystania z HelpDesku, aby wykrywać potencjalne problemy i usprawniać procesy wsparcia swoich pracowników. O tym, jak firma Nemiroff wykorzystuje SmartPoint Intranet oparty na M365 z jego bogatą funkcjonalnością i narzędziami do zwiększania zaangażowania pracowników – przeczytasz w case study wdrożenia produktu. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, które funkcje rozwiązania będą najkorzystniejsze dla Twojej firmy? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.

Często zadawane pytania

  1. Które procesy automatyzuje HelpDesk?
Nowoczesne systemy HelpDesk automatyzują następujące procesy:
  • Rejestracja zgłoszeń za pośrednictwem formularzy online lub e-mail/czatu;
  • Przydzielanie zgłoszeń do odpowiedniego specjalisty lub działu;
  • Priorytetyzację zgłoszeń (np. według słów kluczowych, kategorii, poziomu ważności);
  • Informowanie użytkowników o statusie zgłoszenia.
  • Kontrolę SLA — system rejestruje czas do przekroczenia terminu i wysyła przypomnienia wykonawcom.
  • Zamykanie zgłoszeń po realizacji.
  • Tworzenie scenariuszy samodzielnego rozwiązania problemu dzięki narzędziom i agentom z AI.
  • Generowanie raportów dotyczących skuteczności realizacji zgłoszeń.
  1. Czy technologie AI już usprawniają systemy HelpDesk?
Tak, technologie AI są już aktywnie wykorzystywane do ulepszania systemów HelpDesk. W szczególności chodzi o:
  • Automatyczną klasyfikację i przypisywanie zgłoszeń: algorytmy AI analizują tekst zgłoszenia i automatycznie ustalają kategorię problemu, priorytet oraz odpowiedzialną osobę.
  • Wirtualnych asystentów opartych na AI: czatboty AI odpowiadają na częste pytania i pomagają tworzyć zgłoszenia w systemie ticketowym;
  • Wyszukiwanie AI w bazie wiedzy: na podstawie analizy wcześniejszych zgłoszeń AI podpowiada użytkownikowi możliwe rozwiązania jeszcze przed utworzeniem zgłoszenia.
  1. Czym różni się ServiceDesk od HelpDesk?
Zarówno HelpDesk, jak i ServiceDesk mają na celu poprawę wsparcia technicznego. Jednakże, jeśli HelpDesk specjalizuje się głównie w rozwiązywaniu poszczególnych incydentów i problemów technicznych, to zadaniem ServiceDesk jest proaktywne zarządzanie wszystkimi usługami firmy. Innymi słowy, ServiceDesk to kompleksowa jednostka wsparcia serwisowego, która nie tylko rozwiązuje problemy techniczne, ale także im zapobiega. Przykład: użytkownik zgłasza w HelpDesk awarię drukarki — serwisant naprawia sprzęt i zamyka zgłoszenie. W ServiceDesk system zauważa, że to już trzecia awaria tego urządzenia w pół roku — uruchamia procedurę zarządzania problemem, analizuje zasadność wymiany sprzętu i ewentualnie aktualizuje budżet.
  1. Jaką rolę odgrywa HelpDesk w ITSM?
Różnica między HelpDesk a ITSM (IT Service Management) polega na tym, że HelpDesk to pojedyncze narzędzie wspierające IT i obsługę techniczną, natomiast ITSM to kompleksowe podejście do zarządzania całą infrastrukturą IT w firmie. HelpoDesk wchodzi w skład ITSM. Rozwinięty do poziomu ServiceDesk, może stać się  narzędziem zarządzania incydentami. Natomiast ITSM obejmuje również:
  • Zarządzanie zmianami;
  • Zarządzanie konfiguracją;
  • Zarządzanie poziomem usług;
  • Zarządzanie problemami;
  • Katalog usług;
  • Automatyzację i analitykę.
  1. HelpDesk jako system Mobile-First
HelpDesk typu Mobile-First Design to mobilna wersja systemu. W praktyce oznacza to, że wszystkie elementy — przyciski, formularze, tabele, powiadomienia — automatycznie dostosowują się do rozmiaru ekranu. Dodatkowo zapewnione jest szybkie ładowanie nawet i pełny dostęp do usług firmowych nawet w strefach z ograniczonym zasięgiem internetu. Uzyskaj konsultację
8 lipca, 2025 2 min do przeczytania
абстрактна картина - "Дівчина дивиться на спеціальності з робочої папки"
Jak zautomatyzować proces zapoznawania pracowników z dokumentami firmowymi

Instrukcja wideo krok po kroku: jak stworzyć system automatycznego rozsyłania dokumentów i kontroli zapoznania się z nimi

Czy znasz tę sytuację: firma aktualizuje politykę, zmienia procedury albo wprowadza nowy regulamin – i trzeba zadbać, żeby wszyscy pracownicy się z tym zapoznali. Zazwyczaj ktoś zapomni przeczytać, ktoś inny w ogóle nie dostanie dokumentu, a sporo czasu pochłania przypominanie i kontrola A co, gdyby ten proces mógł działać całkowicie automatycznie? Co zyskasz dzięki tej instrukcji:
  • Automatyczne rozsyłanie dokumentów do wybranych pracowników
  • Kontrolę zapoznania i możliwość śledzenia postępów
  • Automatyczne przypomnienia dla osób, które jeszcze nie otworzyły dokumentu
  • Gotowe raporty o statusie zapoznania w całej firmie
  • Jednorazowa konfiguracja – stałe korzystanie
Kiedy to szczególnie przydatne:
  • Aktualizacja polityk i procedur firmowych
  • Wdrożenie nowych regulaminów i standardów
  • Rozsyłanie ważnych ogłoszeń i zmian
  • Spełnianie wymagań compliance
  • Standaryzacja procesów zapoznania
Instrukcja wideo pokazuje krok po kroku, jak utworzyć przepływ, dodać dokument, wybrać grupę odbiorców i sprawdzić, czy pracownicy faktycznie się z nim zapoznali. Efekt: każdy nowy dokument trafia automatycznie do odpowiednich osób, a status zapoznania jest widoczny w czasie rzeczywistym. POBIERZ INSTRUKCJĘ ZA DARMO
7 maja, 2025 10 min do przeczytania
logo bakotech
Марина Моськіна
Maryna Moskina
Head of People BAKOTECH
Jednolite środowisko komunikacji cyfrowej bez granic: wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet dla dystrybutora IT z wartością dodaną BAKOTECH
Innowacje nie są jedynie wynikiem materialnych motywacji lub genialnych przełomów dokonywanych przez poszczególne osoby. Rodzą się one tam, gdzie istnieje środowisko sprzyjające rozwojowi pomysłów. Jeśli ludzie mają dostęp do wiedzy, odpowiednich narzędzi i mogą skutecznie współpracować z innymi, ich pomysły są uzupełniane, wzbogacane i przekształcane w coś naprawdę przełomowego. To wyjaśnia, dlaczego kultura korporacyjna, komunikacja wewnętrzna i środowisko, w którym pracownicy mogą generować i wdrażać swoje pomysły, są ważne. Oznacza to, że za każdą innowacją stoją ludzie – eksperci, którzy tworzą zaawansowane rozwiązania. Rozumiejąc to, BAKOTECH inwestuje nie tylko w poszerzanie swojego portfolio rozwiązań, ale także w swój zespół i tworzenie optymalnych warunków do jego produktywnej pracy. To z kolei pozwala nam zapewnić najwyższy poziom usług naszym partnerom. Wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet było kolejnym strategicznym krokiem w kierunku wzmocnienia kapitału ludzkiego BAKOTECH. O tym, jak wdrożenie portalu korporacyjnego pomogło firmie usprawnić procesy komunikacyjne i zwiększyć efektywność działu HR, dowiesz się z nowego case study przygotowanego przez SMART business!

Jak działały procesy przed wdrożeniem i jakie były przesłanki do znalezienia nowego rozwiązania?

Aktywny rozwój firmy, skalowanie na nowe rynki oraz ekspansja zespołów wielofunkcyjnych były kluczowymi czynnikami, które wymagały bardziej zoptymalizowanego podejścia do komunikacji wewnętrznej i procesów HR w BAKOTECH. Istniejące narzędzia, takie jak Outlook, Teams, a także inne produkty Microsoft, z powodzeniem wykonywały swoje zadania zarówno wtedy, gdy zespół liczył mniej niż 100 osób, jak i wtedy, gdy szybko się rozwijał. Jednak same te narzędzia utrudniały informowanie wszystkich na bieżąco o ważnych wydarzeniach, wyszukiwanie niezbędnych dokumentów oraz informacji o firmie, przeprowadzanie kompleksowego onboardingu dla nowych pracowników, a także wykonywanie szerszego zakresu zadań działu HR. Wszystko to wymagało dodatkowych narzędzi. Dlatego też, gdy firma rozrosła się do ponad 200 pracowników, stare podejście musiało zostać wzmocnione, aby zaspokoić kluczowe potrzeby, a mianowicie:
  1. Potrzebę posiadania scentralizowanej platformy umożliwiającej szybki dostęp do informacji korporacyjnych i zasobów firmy.
  2. Rozszerzenie możliwości automatyzacji i personalizacji procesów, takich jak onboarding lub zapoznanie się z politykami firmy, których BAKOTECH ma ponad 150 w dziewięciu krajach. A każde z tych państw ma swoje specyficzne zasady i reguły dotyczące pracy pracowników i procedur wewnętrznych, co wymagało odpowiedniego podejścia do organizacji oraz usystematyzowania danych. Wszystko to wymagało stworzenia jednej platformy, która zapewniłaby sprawne zarządzanie ogromną ilością informacji i dostęp do nich dla pracowników z różnych krajów.
  3. Możliwość wygodnej integracji komunikacji i procesów HR w jednym środowisku cyfrowym, bez konieczności ciągłego przełączania się między różnymi aplikacjami lub systemami.
Firma poszukiwała rozwiązania, które wzmocniłoby nasz proces onboardingu, zapewniło skuteczne zapoznanie pracowników ze strukturą firmy, naszymi politykami, kulturą korporacyjną, zarządzaniem oraz innymi ważnymi aspektami działalności BAKOTECH. Wybraliśmy SMART business i rozwiązanie SmartPoint Intranet, ponieważ w pełni spełniło ono te wymagania
Maryna Moskina
Head of People w BAKOTECH
Ponieważ firma aktywnie korzystała już z narzędzi Microsoft, wybór rozwiązania SmartPoint Intranet był logicznym krokiem. Oprogramowanie to zostało opracowane w oparciu o Microsoft 365, co pozwoliło klientowi bezproblemowo korzystać z narzędzi, z którymi był już zapoznany. Jednocześnie rozwiązanie SmartPoint Intranet umożliwiło szybkie zbudowanie zunifikowanego środowiska komunikacji cyfrowej dzięki szerokiej gamie dodatkowych komponentów portalu korporacyjnego. Wśród nich klient wyróżnił:
  • Osobiste konto użytkownika z bazą wiedzy
  • Strukturę organizacyjną firmy
  • Katalog pracowników
  • Aktualności
  • Sekcja pytań i odpowiedzi
  • Moduł Galerii zdjęć i wideo

Jak przebiegało wdrożenie SmartPoint Intranet: jakie wyzwania i zadania się pojawiły oraz jaką rolę odegrał dostawca w ich rozwiązaniu?

Wdrożenie SmartPoint Intranet w firmie BAKOTECH przebiegło według klasycznego scenariusza: wdrożono pudełkową wersję rozwiązania, którego zaletą jest dostępność modułów niezbędnych dla klienta w intranecie oraz szybkie wdrożenie systemu z możliwością dostosowania do potrzeb klienta. W ramach projektu wdrożeniowego zespół SMART business skonfigurował integrację systemu z Microsoft Entra ID w celu pobierania danych o pracownikach i działach. Takie podejście zapewnia szereg korzyści:
  • Zapewnienie aktualności danych w Strukturze organizacyjnej i Katalogu pracowników – jeśli nowy pracownik dołącza do firmy, zmienia stanowisko lub przenosi się do innego działu, zmiany te są automatycznie odzwierciedlane w wewnętrznym portalu.
  • Zmniejszenie obciążenia pracą działów HR i IT – eliminacja konieczności ręcznego tworzenia lub aktualizowania kart pracowników w SmartPoint Intranet. W ten sposób specjaliści HR i IT oszczędzają czas na administracyjnych czynnościach.
Dodatkowo, w trakcie wdrożenia dostosowano sposób wyświetlania imienia i nazwiska pracownika w webowych elementach modułu HR – uwzględniając specyfikę wprowadzania danych przez klienta w Microsoft Entra ID. Dostawca i klient zwrócili szczególną uwagę na organizację Bazy wiedzy. BAKOTECH opracowała własne, indywidualne podejście, dzieląc Bazę wiedzy na strony regionalne dla każdego kraju, w którym działa firma. A ponieważ każde państwo ma swoje własne polityki oraz przepisy, ważne było zapewnienie systemu kontroli dostępu. Firma SMART business pomogła skonfigurować logikę działania systemu w taki sposób, aby:
  1. Polityki i dokumenty wewnętrzne były widoczne tylko dla pracowników, których one dotyczą.
  2. Pracownicy z Ukrainy mieli dostęp do ukraińskich polityk, a np. z Polski – do polskich.
  3. Uwzględnione były wymogi legislacyjne i standardy korporacyjne obowiązujące w poszczególnych krajach.
Dostęp do dokumentów był oparty na rolach i uprawnieniach, co zapobiega przypadkowemu wglądowi w informacje nieprzeznaczone dla danego użytkownika.
Nasza Baza wiedzy w SmartPoint Intranet osiągnęła imponującą skalę: 9 krajów, ponad 150 polityk – każda z nich to osobna strona, a mimo to wszystko jest czytelnie zorganizowane, intuicyjne i wygodne w użytkowaniu. Budowaliśmy system od podstaw – to była żmudna praca, ale zdecydowaliśmy się na to, ponieważ zależało nam na stworzeniu jednolitego środowiska cyfrowego, w którym specjaliści mogliby komfortowo współpracować. W efekcie powstało cenne narzędzie dla całego zespołu – istotne osiągnięcie dla międzynarodowej firmy o tak szerokim zasięgu geograficznym
Maryna Moskina
Head of People w BAKOTECH
W ten sposób rozwiązanie SmartPoint Intranet umożliwiło optymalizację pracy z dokumentami korporacyjnymi, czyniąc je spersonalizowanymi, a środowisko, w którym są przechowywane – bezpiecznym. BAKOTECH zaangażował w projekt przedstawicieli zespołu HR oraz administratorów technicznych. Ważnym czynnikiem udanego wdrożenia było staranne przygotowanie przez zespół klienta treści, które musiały znaleźć się w nowym systemie:
Klient bardzo odpowiedzialnie i profesjonalnie podszedł do przygotowania materiałów – otrzymaliśmy dużą ilość uporządkowanych danych na czas, co znacznie usprawniło przebieg wdrożenia. W tego typu projektach często to właśnie brak gotowych treści okazuje się największym wyzwaniem. W przypadku BAKOTECH nie wystąpił ten problem – wszystkie dane dostarczono jeszcze przed rozpoczęciem prac, co znacząco przyczyniło się do efektywnej realizacji projektu
Natalia Nenych
Konsultant SharePoint
Ponadto klient rozumiał, jak ważne jest dostarczenie nowemu systemowi rzeczywistych danych, dlatego przygotował artykuły dla strony głównej portalu, materiały dla sekcji Aktualności oraz inne treści, aby interfejs nie wyglądał „pusto” zaraz po wdrożeniu. BAKOTECH pozytywnie oceniła także etap szkolenia administratorów portalu, który realizowany był przez ekspertów SMART business. Choć podczas szkoleń szczegółowo omawiany był zarówno interfejs, jak i funkcjonalność systemu, praktyka może przynieść nieoczekiwane sytuacje wymagające wsparcia. Dlatego dużą wartość dla klienta miała możliwość kontaktu z zespołem wdrożeniowym również po zakończeniu projektu. SMART business zaoferowała dodatkowe, bezpłatne godziny konsultacji, już po tym, jak administratorzy zaczęli faktycznie pracować z systemem. Taki postprojektowy support zwiększył ich pewność w codziennej pracy i pozwolił zminimalizować ewentualne trudności w początkowym okresie eksploatacji. Synergia obu zespołów, regularne i efektywne spotkania, zaangażowanie klienta oraz stałe wsparcie dostawcy przyczyniły się do sprawnej komunikacji i szybkiego rozwiązywania kwestii organizacyjnych i technicznych na każdym etapie projektu. Wszystkie te czynniki, wsparte jasno zdefiniowanym planem wdrożenia przygotowanym przez SMART business, pozwoliły na zakończenie projektu w ustalonym czasie 12 tygodni – bez opóźnień.

Pierwsze efekty korzystania z portalu: jak zespół przyjął zmiany oraz jakie metody angażowania pracowników okazały się najskuteczniejsze?

Podczas wdrażania rozwiązania SmartPoint Intranet w istniejące procesy biznesowe firmy BAKOTECH, kluczowym wyzwaniem było przezwyciężenie obaw zespołu związanych z nowym systemem. Dla klienta ważne było zapewnienie organicznego zaangażowania pracowników w portal korporacyjny, minimalizując czynniki stresu, które często pojawiają się w obliczu czegoś nowego i nieznanego. Jak każdy klient, firma chciała zapewnić zwrot z inwestycji. Dlatego też firma zorganizowała grupę pilotażową, której członkowie pełnili rolę wewnętrznych testerów systemu. Zwracali oni uwagę na detale wymagające dopracowania, a ich opinie pozwoliły jeszcze lepiej dostosować portal do indywidualnych oczekiwań użytkowników. W kolejnym kroku rozpoczęto komunikację do wszystkich zespołów. Aby zwiększyć zaangażowanie i ułatwić poznanie funkcjonalności portalu, firma uruchomiła w SmartPoint Intranet rubrykę z cotygodniowymi mini-newsami rozpoczynającymi się od słów: „Czy wiesz, że…”. W tych krótkich publikacjach firma dzieliła się wskazówkami dotyczącymi korzystania z poszczególnych komponentów i narzędzi portalu. Przykładowo, jednego tygodnia akcentowano możliwość przeglądania struktury organizacyjnej, innego – korzyści wynikające z korzystania z Bazy wiedzy. Taka strategia przyniosła wymierne efekty, pomagając stopniowo zaangażować i zaadaptować pracowników do pracy z platformą. Ponadto w ramach indywidualnych spotkań One-to-One specjaliści dzielili się także doświadczeniami, jak dzięki portalowi odnaleźli nie tylko odpowiedzi na konkretne pytania, ale również natknęli się na inne przydatne materiały, co dodatkowo motywowało ich do głębszego zapoznania się z portalem. Co ciekawe, dla nowych pracowników, którzy dołączyli do firmy po wprowadzeniu portalu, stał się on powszechnie stosowanym narzędziem, ponieważ nowi pracownicy mają do niego dostęp od pierwszego dnia pracy, na początku Onboardingu. Wdrożenie SmartPoint Intranet było zdecydowanie ważnym krokiem dla działu HR. Portal jest teraz skutecznym narzędziem do wdrażania nowych pracowników, dostarczając im wszystkich niezbędnych informacji o firmie, współpracownikach, biurach, wartościach, zasadach itp. Rozwiązanie pomaga uczynić proces wdrażania bardziej autonomicznym, ustrukturyzowanym i wygodnym dla wszystkich uczestników. Klient podzielił się informacją, że 70% pracowników przynajmniej raz przeglądało materiały udostępnione w systemie, a firma nieustannie wdraża kolejne inicjatywy w celu dalszego zwiększenia poziomu zaangażowania. Ponadto wspólnie z zespołem klienta omówiono możliwość wykorzystania rozwijanego przez Microsoft darmowego narzędzia analitycznego Microsoft Clarity. Umożliwia ono m.in. przeglądanie map ciepła, analizowanie ścieżek poruszania się użytkowników po portalu czy nagrywanie sesji użytkowników. Takie funkcje mają zapewnić dokładniejszy wgląd w sposób korzystania z portalu przez pracowników.
Rozumiemy, że aby być źródłem innowacji dla innych, musimy nieustannie doskonalić się sami. Dlatego aktywnie wdrażamy nowoczesne rozwiązania wewnątrz firmy w celu optymalizacji procesów, poprawy komunikacji i zwiększenia efektywności zespołu. Dzięki SmartPoint Intranet nasza firma zyskała uniwersalne narzędzie, które umożliwia sprawną komunikację, przeglądanie i poznawanie kluczowych polityk, instrukcji oraz innych informacji korporacyjnych w jednym miejscu. Teraz pracownicy mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują, bez konieczności przeszukiwania różnych systemów czy lokalnych plików. Rozwiązanie znacząco usprawniło proces onboardingu i odciążyło naszych specjalistów HR
Maryna Moskina
Head of People w BAKOTECH
Strategiczne zaangażowanie pracowników, dbałość o drobne szczegóły w połączeniu z wiedzą i wsparciem dostawcy, były czynnikami, które zapewniły skuteczne i bezproblemowe wdrożenie portalu korporacyjnego dla firmy BAKOTECH. Jeśli Twoja firma chce wzmocnić swoją kulturę korporacyjną, wprowadzić nowoczesne narzędzia automatyzujące procesy operacyjne i zapewnić efektywną komunikację w zespole – rozwiązania SMART business pomogą Ci osiągnąć Twoje cele. Jako trendsetter w obszarze innowacji, zespół SMART business wierzy, że nowoczesne technologie uwalniają cenny czas i zasoby, które można wykorzystać do generowania nowych pomysłów, rozwijania kapitału ludzkiego i wzmacniania pozycji na arenie biznesowej. SmartPoint Intranet to nie tylko portal, ale asystent, który pomaga uporządkować procesy pracy, przechowywać ważne informacje i tworzy cyfrową przestrzeń do efektywnej interakcji. Chcesz dowiedzieć się, czy SmartPoint Intranet jest odpowiedni do rozwiązania problemów Twojej firmy? Zamów bezpłatną prezentację wersji demonstracyjnej, a eksperci SMART business pomogą Ci uwolnić potencjał rozwiązania dla Twojej firmy!
Zamów demo
23 kwietnia, 2025 14 min do przeczytania
Przewodnik po efektywnym onboardingu: rola portalu korporacyjnego w adaptacji nowych pracowników
Według badań firmy Gartner skutecznie przeprowadzony onboarding nowych pracowników zwiększa nawet o 20% ich wysiłek dyskrecjonalny – dodatkowy wysiłek, który specjalista podejmuje z własnej inicjatywy, a nie z powodu bezpośrednich instrukcji od kierownictwa. Jest to rodzaj „bonusowego” wkładu w pracę, gdy pracownik robi więcej niż oczekuje od niego firma: przejmuje inicjatywę i jest bardziej zaangażowany, generuje pomysły, pomaga współpracownikom lub sugeruje sposoby usprawnienia procesów biznesowych. W rezultacie dobrze zorganizowany onboarding może zwiększyć wydajność pracowników o 15%. Z kolei inne badanie Gartnera pokazuje, że stosowanie przestarzałych metod onboardingowych może zwiększyć poziom zmęczenia wśród specjalistów bezpośrednio zaangażowanych w procesy onboardingowe nawet o 42%. Z kolei SHRM (Society for Human Resource Management) zauważa inny pozytywny trend, twierdząc, że pracownicy, których onboarding był ustrukturyzowany, są o 58% bardziej skłonni do pozostania w firmie przez trzy lata. Ustrukturyzowany onboarding powinien być postrzegany nie tylko jako lista kontrolna zadań dla nowych pracowników, ale jako kompleksowy proces, który tworzy pierwsze wrażenie o firmie, jej kulturze i podejściu do ludzi. A w świecie, w którym szybkość adaptacji pracowników jest równa szybkości tego, jak szybko pracownik zaczyna pracować produktywnie, skuteczny onboarding nie jest możliwy bez automatyzacji i cyfryzacji procesów. W końcu przestarzałe modele onboardingu nie przynoszą już oczekiwanych rezultatów: są zbyt zasobochłonne, stanowią obciążenie administracyjne i nie zapewniają pracownikom spersonalizowanych doświadczeń. Na zmianę temu przychodzi nowoczesne podejście w postaci cyfrowego onboardingu, czyli onboardingu jako usługi, w której kluczową rolę odgrywają platformy cyfrowe: rozwiązania intranetowe, takie jak SmartPoint Intranet, czy platformy do efektywnego zarządzania kapitałem ludzkim (SMART HCM & LMS) oraz inne kompleksowe narzędzia do automatyzacji. Takie podejście nie tylko upraszcza pracę specjalistów HR, ale także zapewnia przejrzystość procesów, kontrolę kluczowych wskaźników i przyczynia się do poprawy zaangażowania nowych specjalistów.

Czym jest onboarding w paradygmacie współczesnych trendów i jaka jest jego rola?

Dziś onboarding to nie tylko wprowadzenie na stanowisko, ale strategiczny proces, który za pomocą rozwiązań cyfrowych i automatyzacji zapewnia szybką adaptację nowych pracowników, ich zaangażowanie w kulturę korporacyjną i kładzie podwaliny pod długoterminową produktywność pracowników. Typowe wyzwania związane z onboardingiem, z którymi borykają się firmy i czynniki, które negatywnie wpływają na współczynnik Onboarding Attrition Rate Wiele firm napotyka typowe wyzwania podczas wdrażania nowych pracowników, w tym następujące:
  • Brak ujednoliconej bazy informacyjnej – gdy nowi specjaliści są zmuszeni spędzać czas na poszukiwaniu niezbędnych materiałów, zamiast opanowywać kluczowe procesy pracy.
  • Nieuporządkowane materiały – gdy dokumenty są rozproszone po różnych platformach lub przechowywane niespójnie. Utrudnia to znalezienie potrzebnych informacji, wydłuża czas potrzebny na zapoznanie się z materiałami i spowalnia proces onboardingu.
  • Przeciążenie działu HR – często specjaliści w tym dziale są zmuszeni do ręcznego odpowiadania na te same pytania i osobistego monitorowania realizacji każdego etapu onboardingu, co zmusza ich do ciągłego odrywania się od priorytetowych zadań strategicznych. To z kolei spowalnia adaptację nowych pracowników i zwiększa ryzyko błędu ludzkiego.
  • Trudności z integracją z zespołem – bez jasnego programu onboardingu nowy pracownik czuje się zagubiony, co zmniejsza jego produktywność i zaangażowanie oraz zwiększa ryzyko wzrostu wskaźnika Onboarding Attrition Rate, który odzwierciedla odsetek nowych pracowników, którzy opuszczają firmę w fazie onboardingu (zwykle w ciągu pierwszych 30, 60 lub 90 dni po zatrudnieniu). Wysoki poziom tego wskaźnika może wskazywać na problemy w procesie wdrażania, rozbieżności między oczekiwaniami kandydata a rzeczywistością lub niewystarczające wsparcie ze strony firmy.
  • Nieelastyczność procesów onboardingowych – tradycyjne podejście do onboardingu nie zawsze jest w stanie uwzględnić specyfikę pracy osób pracujących zdalnie lub specjalistów zlokalizowanych w różnych miejscach. Może to prowadzić do tego, że nowi pracownicy nie otrzymują wsparcia w formacie, który najbardziej im odpowiada. W takim przypadku procesy onboardingu wymagają elastyczności, aby dostosować się do różnych warunków pracy i wzorców komunikacji, tak aby wsparcie i informacje były równie skuteczne dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji lub harmonogramu pracy.
  • Trudności w określeniu ról – jeśli firma nie określi jasno, kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy procesu adaptacji, może to prowadzić do niespójności i zamieszania w realizacji zadań. Dlatego ważne jest posiadanie narzędzi, które pozwalają na jasny podział obowiązków i zapewniają kontrolę na poziomie technicznym, dzięki czemu wszystkie procesy przebiegają sprawnie.

Jakie nowoczesne systemy można wykorzystać do usprawnienia onboardingu?

Aby sprostać powyższym wyzwaniom, firmy wdrażają nowoczesne rozwiązania cyfrowe. Systemy HCM (Human Capital Management) to potężne narzędzia do zarządzania procesami HR. Na przykład rozwiązanie SMART HCM & LMS to kompleksowa platforma, która zawiera moduły do automatyzacji nie tylko onboardingu, ale także ogólnego zarządzania zasobami ludzkimi: rekrutacji, rozwoju, oceny efektywności, wyznaczania celów, szkoleń itp. Rozwiązanie jest odpowiednie dla dużych firm o rozgałęzionej strukturze, ponieważ pozwala na scentralizowane zarządzanie wszystkimi aspektami kapitału ludzkiego. Jednocześnie dla firm, które dopiero zaczynają automatyzować wdrażanie pracowników lub mają ograniczony budżet, systemy HCM mogą być drogie i niewygodne. Alternatywnym sposobem na start jest wdrożenie intranetu – wewnętrznej platformy do komunikacji, wymiany informacji i organizacji codziennych procesów biznesowych. Przykładowo, SmartPoint Intranet od SMART business pozwala usprawnić onboarding pracowników, zautomatyzować kluczowe zadania i odciążyć dział HR. Zaletą rozwiązania jest to, że później, gdy firma będzie musiała się skalować, portal korporacyjny można łatwo zintegrować z zaawansowanym systemem HCM.

Jak zautomatyzować onboarding za pomocą SmartPoint Intranet?

SmartPoint Intranet to ujednolicone środowisko komunikacji cyfrowej, które zapewnia pracownikom firmy narzędzia do samodzielnego zarządzania informacjami, rozwoju i szkoleń. Rozwiązanie zapewnia możliwość efektywnej pracy w formacie hybrydowym, zarządzania produktywnością personelu, bezpiecznego przechowywania danych firmowych i budowania silnej kultury korporacyjnej. Dziś chcielibyśmy przyjrzeć się jednemu ze scenariuszy wykorzystania tego rozwiązania, a mianowicie temu, jak pomaga ono firmom budować onboarding pracowników, na przykładzie kluczowych etapów adaptacji.

Wstępne przygotowanie

Co do zasady, przed pierwszym dniem pracy, nowy pracownik powinien otrzymać dostęp do firmowych zasobów, sporządzić niezbędne dokumenty i dowiedzieć się, z czym będzie miał do czynienia. Proces ten może być znacznie ułatwiony dzięki funkcjom SmartPoint Intranet:
  • System pozwala na stworzenie scentralizowanego repozytorium, w którym można zgromadzić wszystkie ważne materiały dla nowo zatrudnionych osób w jednym miejscu, i to z dostępem do nich bez zbędnej zwłoki. Mogą to być opisy stanowisk, wewnętrzne regulaminy i listy kontrolne, dzięki czemu nowi pracownicy mogą szybko znaleźć potrzebne im informacje, nie tracąc czasu na długie poszukiwania. A ponieważ wszystkie informacje są dostępne online i z różnych platform, proces wdrażania jest znacznie uproszczony, i to niezależnie od lokalizacji geograficznej.
  • Rozwiązanie umożliwia automatyczne generowanie zadań związanych z przygotowaniem miejsca pracy nowego pracownika, takich jak konfiguracja komputera, dostęp do niezbędnych aplikacji i zasobów korporacyjnych. W efekcie nowy specjalista może rozpocząć pracę od razu, bez żadnych opóźnień, a firma oszczędza czas dzięki elastycznemu planowaniu pierwszych dni pracy.

Pierwszy dzień pracy

W pierwszym dniu pracy ważne jest, aby nowy pracownik szybko zaadaptował się do środowiska pracy i poczuł się częścią zespołu. Intranet SmartPoint pomaga ustrukturyzować ten proces i uczynić go wygodnym. Przykładowo, dział HR może rozpocząć proces onboardingu bezpośrednio z intranetu za pośrednictwem Konta osobistego. Na przykład, system automatycznie wysyła spersonalizowany list z zaproszeniem do nowego pracownika w określonym dniu i godzinie. List ten może zawierać wszystkie niezbędne linki: do firmowych prezentacji wideo, kluczowych dokumentów i pierwszych zleceń w formie zadań. Nawet jeśli materiały szkoleniowe lub inne treści są przechowywane w innych systemach, elastyczne możliwości integracji pozwalają skonfigurować szybki dostęp do nich. W tym samym czasie People Partner lub Mentor mogą otrzymywać powiadomienia o rozpoczęciu pracy przez przydzielonego im nowego pracownika oraz o własnych zadaniach związanych z onboardingiem. Rozwiązanie umożliwia przejrzyste śledzenie całego procesu onboardingu, w tym statusów realizacji zleceń za pomocą narzędzi do zarządzania zadaniami, postępu adaptacji, wyników i raportowania analitycznego. Takie podejście pozwala zapewnić bieżące wsparcie na każdym etapie adaptacji i w przejrzysty sposób śledzić proces z punktu widzenia HR, Nowego specjalisty, People Partnera oraz innych uczestników onboardingu.

Szkolenie i adaptacja

Ten etap trwa zwykle od 2 tygodni do 3 miesięcy, w zależności od stopnia złożoności obowiązków i poziomu umiejętności nowego pracownika. Średnio podstawowe zapoznanie się z procesami korporacyjnymi zajmuje 1–2 tygodnie, a pełny onboarding 1–3 miesiące. SmartPoint Intranet pomaga również na tym ważnym etapie. Nowy pracownik otrzymuje dostęp do spersonalizowanej bazy materiałów szkoleniowych, która może zawierać linki do tutoriali wideo, instrukcji oraz testów sprawdzających wiedzę po ukończeniu modułów szkoleniowych. Dzięki temu proces nauki jest przejrzysty, kontrolowany i, co najważniejsze, spersonalizowany. Warto również wspomnieć o Katalogu pracowników, kolejnym elemencie rozwiązania, który pozwala szybko znaleźć kontakty współpracowników, dowiedzieć się, w jakim dziale pracują, a także przeglądać ich umiejętności i kompetencje. W rezultacie pomaga to szybko nawiązać komunikację między nowicjuszami a ich doświadczonymi kolegami. Ponadto rozwiązanie posiada narzędzia do tworzenia struktury organizacyjnej firmy, co pomaga nowym pracownikom szybko dowiedzieć się, kto i za co jest odpowiedzialny oraz skierować swoje pytania do właściwej osoby.

Integracja firmowa

Proces wdrażania trwa średnio od pierwszego tygodnia do 3 miesięcy, w zależności od poziomu zaangażowania firmy. SmartPoint Intranet ułatwia ten proces dzięki następującym komponentom portalu:
  • Wiadomości korporacyjne, w których publikowane są ważne aktualizacje, osiągnięcia firmy i współpracowników oraz inne interesujące zagadnienia i rubryki związane z życiem korporacyjnym.
  • Kalendarz wydarzeń ze wszystkimi zaplanowanymi działaniami i wydarzeniami firmy, aby nie zgubić ich w napiętym harmonogramie i zawsze być świadomym ważnych wydarzeń.
  • Mapa biur, która pomaga pracownikom szybko zorientować się w lokalizacji biur firmy i usprawnia komunikację między zespołami, nawet jeśli pracują one w różnych miejscach.
  • Usługi osobiste to komponent, który umożliwia pracownikom łatwe składanie wniosków o nieobecności, artykuły papiernicze i sprzęt, wniosków o różne rodzaje dostępu oraz monitorowanie statusu tych wniosków. W ten sposób Usługi osobiste pomagają budować zaufanie do firmy, która dba o komfort pracowników i zapewnia skuteczną komunikację między zespołami wielofunkcyjnymi.
  • Wielojęzyczne wsparcie – w przypadku firm obecnych na arenie międzynarodowej dostawca SMART business może zaproponować wielojęzyczny portal korporacyjny, który umożliwia dostosowanie informacji do różnych kontekstów językowych i kulturowych. Umożliwia to pracownikom z różnych krajów otrzymywanie aktualnych danych w ich ojczystym języku, co przyczynia się do poprawy komunikacji oraz integracji z kulturą korporacyjną.
Dzięki SmartPoint Intranet można skonfigurować testy do oceny wiedzy i poziomu adaptacji nowego pracownika lub kwestionariusze do zbierania informacji zwrotnych. System może wysłać pracownikowi powiadomienie o pomyślnym zakończeniu określonego etapu onboardingu i konieczności przystąpienia do testu wraz z linkiem do niego. Co więcej, dla testu można utworzyć zadanie z ustalonym terminem, co pomoże kontrolować terminowość wykonania obowiązkowej czynności. Daje to firmie dodatkowe narzędzie, które pomaga ocenić, jak dobrze nowy pracownik opanował materiały i, w razie potrzeby, oferuje dodatkowe zasoby szkoleniowe, aby zadbać o kompleksowość procesu onboardingu.

Jaka jest specyfika procesów onboardingu w różnych branżach i dlaczego SmartPoint Intranet jest uniwersalnym rozwiązaniem dla firm?

Proces wdrażania może się różnić i mieć swoją specyfikę w zależności od branży, wielkości firmy, kultury korporacyjnej i wartości.

Cechy specyficzne dotyczące różnych branż:

  • W firmach produkcyjnych, na etapie wdrażania, ważne jest, aby nowy pracownik jak najszybciej zapoznał się z procedurami bezpieczeństwa, instrukcjami pracy i harmonogramami zmian.
  • W sektorze usług kluczowe jest szybkie zapoznanie się ze standardami obsługi klienta, opanowanie skryptów komunikacyjnych i nabycie umiejętności miękkich.
  • W firmach technologicznych onboarding często koncentruje się na dostępie do wewnętrznych systemów IT, dokumentacji produktu oraz integracji z wewnętrznymi procesami rozwoju oprogramowania.
  • W instytucjach finansowych onboarding koncentruje się na zasadach bezpieczeństwa, wymogach regulacyjnych i szybkim zapoznaniu się z produktami finansowymi firmy.
  • W sektorze opieki zdrowotnej onboarding obejmuje zapoznanie się z protokołami medycznymi, standardami bezpieczeństwa pacjentów i specyfiką pracy z systemami medycznymi.
  • W handlu detalicznym duży nacisk kładzie się na znajomość asortymentu, zasad ekspozycji towarów, pracy z systemami kasowymi i na standardy interakcji z klientem.
  • W firmach logistycznych kluczowa jest znajomość logistyki tras, systemów zarządzania transportem i zasad zarządzania dokumentami.
  • W instytucjach edukacyjnych i firmach EdTech onboarding dotyczy metodyki nauczania, komunikacji z uczniami lub studentami oraz zapoznania się z platformami edukacyjnymi wykorzystywanymi przez organizację.

Specyfika onboardingu w zależności od wielkości firmy:

  • W startupach onboarding jest częściej dynamiczny i nieformalny, z naciskiem na wielofunkcyjność, szybką adaptację i zaangażowanie w kluczowe procesy od pierwszych dni.
  • W małych i średnich firmach onboarding łączy w sobie strukturalność i elastyczność: nowicjusze otrzymują jasne role i obowiązki, a adaptacja jest dostosowana do indywidualnych potrzeb. Ze względu na ograniczone zasoby, dla takich firm ważne jest, aby zanurzyć nowego specjalistę w procesach pracy i zaangażować go w konkretne zadania już od pierwszych dni. Jednocześnie mniejsza skala firmy ułatwia bliższą interakcję z kierownictwem i zespołem, co pomaga szybciej wdrożyć się w kulturę korporacyjną.
  • W dużych korporacjach onboarding przebiega według jasno ustrukturyzowanego programu, który obejmuje wiele etapów: od zapoznania się z misją i wartościami firmy po integrację z określonymi procesami pracy. Nowi pracownicy otrzymują szczegółowe instrukcje i szkolenia dotyczące wewnętrznych polityk, standardów korporacyjnych i struktury organizacyjnej. Specjalne platformy i mentoring są często wykorzystywane do stopniowego angażowania pracownika w pracę, pomagając mu skutecznie dostosować się do dużego zespołu.

Specyfika kultury korporacyjnej:

  • W firmach o elastycznej kulturze onboarding koncentruje się na autonomii, minimalizacji biurokracji i szybkim zanurzeniu w projektach poprzez mentoring lub naukę peer-to-peer.
  • W firmach o jasnej hierarchii nowicjusz przechodzi stopniową adaptację za pomocą zatwierdzonych procedur, szkoleń i list kontrolnych pozwalających na ocenę postępów.
  • W firmach międzynarodowych ważny jest czynnik międzykulturowy, a także znajomość globalnych praktyk, zasad zgodności i adaptacji do różnych stref czasowych lub metod komunikacji itp.
  • W firmach z formatem pracy zdalnej lub hybrydowej, kluczowym elementem onboardingu jest autonomia, narzędzia cyfrowe, samodzielna praca z materiałami, synchronizacja z zespołem i zapewnienie wygodnej integracji z korporacyjnym środowiskiem online.

Dlaczego SmartPoint Intranet może stać się uniwersalnym rozwiązaniem biznesowym?

SmartPoint Intranet to gotowe rozwiązanie, które dostosowuje się do specyfiki różnych firm i pozwala na tworzenie własnych scenariuszy onboardingu z uwzględnieniem szerokiego zakresu potrzeb biznesowych. Oto główne zalety, które sprawiają, że SmartPoint Intranet jest wszechstronnym narzędziem:
  • Automatyzacja procesów – rozwiązanie pozwala zbudować spersonalizowaną i zautomatyzowaną ścieżkę onboardingu dla każdego nowego pracownika, np. tworząc zadania dla HR, mentorów i samych pracowników, co pomaga uniknąć „zapominania” lub pominięcia etapów adaptacji.
  • Przejrzyste śledzenie postępów – specjaliści HR i menedżerowie mogą monitorować i zarządzać etapami onboardingu online. Mogą również otrzymywać dane analityczne w celu podejmowania świadomych decyzji zarządczych.
  • Dostęp do zasobów firmy z jednego miejsca – dzięki rozwiązaniu od SMART business cała ważna dokumentacja firmowa, struktura organizacyjna, polityki i regulaminy, kontakty i wiadomości firmowe zostaną zebrane w jednym wygodnym środowisku cyfrowym.
  • Elastyczność treści – rozwiązanie pozwala na wygodną integrację dowolnych materiałów szkoleniowych, instrukcji wideo, list kontrolnych, testów itp.
  • Personalizacja – system umożliwia tworzenie programów onboardingowych, które spełniają unikalne potrzeby Twojej firmy. Dostawca zadba też o to, by wygląd portalu odpowiadał stylowi korporacyjnemu organizacji, co będzie elementem kontynuującym identyfikację wizualną marki.
  • Szerokie możliwości integracji – integracja z Microsoft 365 zapewnia dodatkowe korzyści, ponieważ wszystkie funkcje tego pakietu (takie jak Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive, Planner, Outlook itp.) są ze sobą ściśle powiązane. Zaleta ta pozwala na wygodną pracę z dokumentami, komunikację ze współpracownikami, planowanie zadań i dostęp do wygodnych narzędzi bezpośrednio przez intranet. Ponadto możliwość integracji SmartPoint Intranet z systemami HCM & LMS pozwala na skalowanie procesów zarządzania zasobami ludzkimi, szkoleń i rozwoju w zależności od potrzeb.
SmartPoint Intranet to nie tylko wewnętrzna strona internetowa firmy, ale potężne kompleksowe narzędzie, w którym onboarding nowych pracowników jest tylko jednym z wielu sposobów, w jaki można go wykorzystać. Napisz do nas, a zespół SMART business pokaże, jak intranet może zmienić sposób pracy Twojego zespołu, zaoszczędzić czas i zasoby oraz pomóc każdemu pracownikowi poczuć się częścią Twojej korporacyjnej rodziny już od pierwszego dnia!
16 kwietnia, 2025 12 min do przeczytania
Stabilny wzrost i skalowanie: jak SmartPoint Intranet pomaga sprzedawcom detalicznym budować skuteczny zespół
Jak w warunkach niepewności i dynamicznych zmian globalnych rynków zapewnić stabilny rozwój biznesu? Jak wraz z wartością dodaną tworzyć przewagi konkurencyjne, niezależnie od wielkości firmy i specyfiki jej działalności? Jak skonfigurować procesy biznesowe w taki sposób, aby kształtować trendy, a nie podążać za nimi? Na pierwszy rzut oka każda odnosząca sukcesy firma ma swoją własną strategię i historię rozwoju. W rzeczywistości każda z tych historii sukcesu opiera się na dogłębnej analizie mniejszych i większych faktów i danych, umiejętności zauważania wzorców wśród zdarzeń przypadkowych i podejmowania odpowiednich decyzji zarządczych na czas. I tutaj nie można obejść się bez skutecznych rozwiązań i narzędzi cyfrowych. Jak to działa? Sprawdźmy to razem. Według badania Global Human Capital Trends jednym z głównych trendów w 2024 roku, mających na celu wzmocnienie pozycji rynkowej firm, jest ciągły rozwój pracowników. 51% respondentów na świecie i 74% w Ukrainie, gdy zapytano ich, co będzie największym czynnikiem wpływającym na rozwój ich firmy w ciągu najbliższych 3 lat, wymieniło stały rozwój kapitału ludzkiego. Dlatego też wiele firm już teraz inwestuje w tworzenie warunków, które promują rozwój pracowników dzięki zapewnieniu równych szans i wspieraniu poczucia współodpowiedzialności za misję firmy. Według tego samego źródła głównymi wskaźnikami, które wskazują na skuteczność tych inwestycji, są rozwój umiejętności zawodowych oraz interpersonalnych pracowników, zapewnienie ich dobrostanu fizycznego, psychicznego, finansowego i społecznego, a także stabilność zawodowa i możliwości rozwoju kariery. W dobie powszechnej cyfryzacji, wewnętrzna firmowa sieć informacyjna – Intranet – stopniowo przekształca się w środowisko, w którym pracownicy spędzają znaczną część swojego czasu: poszukując informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, ucząc się nowych regulaminów i instrukcji, pracując nad wspólnymi projektami i komunikując się za pośrednictwem wewnętrznych sieci społecznościowych. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wdrożenie wewnętrznej sieci informacyjnej firmy opierało się na rozwiązaniu o szerokim zakresie możliwości organizacji komunikacji korporacyjnej i pracy zespołowej. Oznacza to, że będzie ono sprzyjać budowaniu zespołu zjednoczonego wspólnym celem.

Intranet jako potężne narzędzie rozwoju i skalowania firm z branży retail

Handel detaliczny to biznes, w którym szczytowe obciążenia, sprzedaż sezonowa, ciągłe uzupełnianie asortymentu, promocje i oferty specjalne są rzeczywistością, którą można i należy prognozować, dokładnie obliczać i planować. W tych obliczeniach personel ma za zadanie być jak najlepiej poinformowany, skoncentrowany i sprawnie wykonywać swoją pracę. Jest to jedyny sposób, aby prowadzić działalność w warunkach niestabilnego rynku i mieć pozytywne wyniki. Dlatego intranet dla branży retail jest jednym z kluczowych elementów ekosystemu IT i powinien skupiać się na realizacji tych zadań. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie wymagania powinien spełniać Intranet jako rozwiązanie informatyczne, aby zapewnić stabilny rozwój i skalowanie firmy z branży retail.

Intranet – skuteczne narzędzie zapewniające efektywną komunikację wewnętrzną

Rozwiązanie do wdrożenia wewnętrznej sieci informacyjnej odnoszącej sukcesy firmy z branży retail powinno zapewniać możliwość stworzenia jednolitego środowiska umożliwiającego skoordynowaną pracę całego zespołu. Zapewnienie maksymalnego poziomu świadomości pracowników wymaga, aby Intranet, jako rozwiązanie IT, oferował proste i przejrzyste narzędzia do:
  • Stworzenia jednego „żywego” portalu informacyjnego, który mógłby być łatwo wypełniany aktualnościami, wewnętrznymi ogłoszeniami, na przykład dotyczącymi zmian w harmonogramach lub aktualizacji instrukcji;
  • Szybkiego informowania wszystkich pracowników (zarówno w centrali, jak i w poszczególnych sklepach) o promocjach, zmianach w polityce wewnętrznej oraz aktualizacjach standardów obsługi;
  • Stworzenia systemu automatycznego powiadamiania o ważnych wydarzeniach, takich jak nowe towary, zmiany w asortymencie czy aktualizacje systemu lojalnościowego.

Intranet jako narzędzie wzmacniające kapitał ludzki firmy

Organizacja efektywnych procesów szkoleniowych i upskillingu jest podstawą zwiększania wartości kapitału ludzkiego firmy. Dlatego, wybierając rozwiązanie, warto zwrócić uwagę na możliwość integracji z systemem LMS (Learning Management System). Pozwoli to maksymalnie uprościć:
  • dostęp pracowników do kursów online, testów, tutoriali wideo, na przykład w celu szkolenia kasjerów, sprzedawców, menedżerów. Dobry Intranet to nie tylko możliwość zamieszczenia na portalu korporacyjnym informacji o zapisach na kolejny program czy kurs. Pracownicy będą mogli dowiedzieć się o interesującym ich szkoleniu i zarejestrować się na nie. Możliwe jest również wdrożenie automatycznych przypomnień lub newsletterów dotyczących szkoleń. Dla działu HR jest to również dodatkowa okazja do oceny popularności poszczególnych modułów szkoleniowych i monitorowania zainteresowań edukacyjnych pracowników;
  • dyskusje pracowników i współpracę w trakcie nauki: wbudowane fora pozwalają pracownikom dyskutować na temat materiałów szkoleniowych. Dobrze zaprojektowany Intranet daje również możliwość tworzenia społeczności tematycznych;
  • ocenę wiedzy i monitorowanie postępów pracowników: proste dashboardy z listą aktywności szkoleniowych oraz ich statusami (ukończone, bieżące i nadchodzące kursy, wystawione certyfikaty, przypisane poziomy kwalifikacji) zintegrowane z systemem HR pozwalają na wyświetlanie wszystkich zmian w poziomie kwalifikacji pracowników w czasie rzeczywistym.

Narzędzia automatyzujące procesy onboardingu i adaptacji nowych pracowników w Intranecie

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy rozwiązanie ma narzędzia do automatyzacji procesów onboardingu oraz adaptacji nowych pracowników. W szczególności obejmuje to możliwość:
  • automatycznego wysyłania instrukcji, linków do szkoleń i zadań testowych po dodaniu kont nowych pracowników;
  • informowania działu HR o zakończeniu każdego etapu i osiągniętych wynikach;
  • automatycznego tworzenia planu adaptacji dla nowych pracowników w oparciu o ich kompetencje, profil stanowiska i wyniki onboardingu.
Ważne jest również, aby zwrócić uwagę na to, czy rozwiązanie zapewnia opcje tworzenia stron z treściami zawierającymi artykuły szkoleniowe, instrukcje i przewodniki.

Jak zautomatyzować wewnętrzne procesy zarządzania w handlu detalicznym za pomocą Intranetu

Automatyzacja jest obecnie uważana przez firmy za jeden z głównych obszarów rozwoju. Według badań Deloitte automatyzacja obiegu dokumentów w firmie może skrócić czas realizacji większości operacji biznesowych o 30–70%, niezależnie od branży. Dobry Intranet pozwala zwiększyć efektywność procesów biznesowych i zaoszczędzić pieniądze poprzez automatyzację szeregu procesów zarządczych. W szczególności mówimy tu o:
  • zarządzaniu urlopami, podróżami służbowymi, zwolnieniami lekarskimi, zakupem sprzętu dla pracowników. Przykładowo, pracownicy składają wniosek o urlop, wypełniając formularz na stronie internetowej, który jest automatycznie przesyłany do osób odpowiedzialnych, a dział HR otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu;
  • optymalizacji procesów zarządzania spotkaniami i zadaniami dzięki możliwości wyświetlania wszystkich kluczowych wydarzeń i zadań w jednym miejscu. Synchronizacja osobistego kalendarza pracownika z firmowym kalendarzem wydarzeń pozwala mu również na bieżąco sprawdzać terminy realizacji własnych zadań oraz innych projektów, a także ważnych wydarzeń firmowych.

Jak zwiększyć zaangażowanie i retencję pracowników dzięki Intranetowi

Za każdym odnoszącym sukcesy biznesem stoi zespół zaangażowanych i zmotywowanych pracowników, którzy nie tylko wykonują swoje obowiązki zawodowe, ale czują się częścią większego projektu, podzielają wartości firmy i pracują nad realizacją jej misji. Według Forbes produktywność w zaangażowanych zespołach jest o 18% wyższa niż w tych, w których pracownicy nie czują więzi z firmą, a wskaźnik rotacji w takich firmach jest o 43% niższy niż w innych. Ponadto firmy, które zwracają uwagę na zaangażowanie pracowników, mają pięciokrotnie większe szanse na dostosowanie się do zmian rynkowych oraz innowacji technologicznych dzięki inicjatywie pracowników i ich gotowości do wprowadzania zmian w celu przezwyciężenia wyzwań. Ważne jest, że osiągające dobre wyniki globalne firmy aktywnie wykorzystywały Intranet jako jedno z narzędzi skutecznego budowania zespołu. Zgodnie z najlepszymi praktykami, Intranet powinien:
  • Zapewniać możliwość stworzenia wewnętrznego forum i organizacji interakcji między pracownikami, aby mieli oni możliwość dzielenia się pomysłami, omawiania innowacji, a także otrzymywania feedbacku od kierownictwa;
  • Oferować proste narzędzia do pracy z urządzeń mobilnych: wszystkie funkcje powinny być dostępne w aplikacji mobilnej. Ma to kluczowe znaczenie dla pracowników w sklepach, magazynach oraz innych biurach firmy.

Dobry Intranet dla branży retail zapewni skuteczny system monitorowania zadań

Aby szybko reagować na najmniejsze wahania rynkowe, niezwykle ważne jest, aby detaliści mieli dostęp do informacji o statusie bieżących zadań w czasie rzeczywistym. Ponadto pozwoli im to kontrolować dyscyplinę pracowników i monitorować ich obciążenie pracą, a w razie potrzeby na bieżąco dostosowywać zarówno indywidualne harmonogramy pracy, jak i godziny otwarcia poszczególnych punktów sieci. Wybór odpowiedniego rozwiązania do wdrożenia wewnętrznej sieci informatycznej zwiększy efektywność kierownictwa firmy. Dlatego ważne jest, aby ocenić, która z dostępnych na rynku ofert pozwala na skonfigurowanie prostego i przejrzystego systemu zarządzania zadaniami. W szczególności mówimy o:
  • Wygodnych checklistach z zadaniami do wykonania;
  • Menedżerze zadań z zaawansowaną funkcjonalnością, który pozwala łatwo kontrolować przydzielanie i realizacje zadań z późniejszym tworzeniem raportów dotyczących dyscypliny wykonawczej.

Intranet idealnym środowiskiem do przechowywania i zarządzania wiedzą korporacyjną

Dobry Intranet pozwala zorganizować całą wiedzę, którą firma generuje na co dzień, w skonsolidowaną Bazę wiedzy zgodnie z jasną i wygodną logiką oraz zgodnie z polityką firmy. Zmniejszy to czas wykonywania zadań i liczbę błędów, zapewniając pracownikom szybki i wygodny dostęp do wiedzy korporacyjnej w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków. Dobrze zorganizowana Baza wiedzy zapewni, że personel będzie zawsze jak najlepiej poinformowany, a tymczasowa nieobecność lub odejście kluczowych pracowników nie doprowadzi do utraty ważnych danych. Odpowiednie narzędzia powinny ułatwiać dzielenie wszystkich informacji na firmowe i osobiste oraz strukturyzowanie ich zgodnie z wcześniej zdefiniowaną logiką. Jednocześnie kierownictwo ma możliwość regulowania „widoczności” określonych informacji korporacyjnych dla niektórych kategorii pracowników, w zależności od ich funkcji, poprzez ustawienia systemu. Ważne jest, aby rozwiązanie oferowało wysokiej jakości analitykę i było skutecznym narzędziem dla kierownictwa do zarządzania tymi informacjami. W szczególności obejmuje to możliwość śledzenia przez administratorów Korporacyjnej bazy danych zainteresowań pracowników określonymi informacjami i efektywnego zarządzania tworzeniem najbardziej przydatnych treści.

Intranet – gwarancja szybkiej obsługi zgłoszeń wewnętrznych w całej sieci

Kolejnym obszarem rozwoju firm z branży retail jest zarządzanie procesami logistycznymi. Optymalizacja tych procesów, a tym samym oszczędzanie czasu i zasobów, jest również zadaniem, które można rozwiązać za pomocą odpowiedniego Intranetu. W szczególności, jeśli chodzi o zarządzanie operacyjne zgłoszeniami pracowników, dzięki niemu można łatwo zoptymalizować:
  • Naprawę sprzętu: odpowiedzialni pracownicy mogą zgłaszać usterki sprzętu (kasy fiskalne, terminale POS, lodówki) za pośrednictwem strony internetowej, a system automatycznie przekaże je do działu technicznego, biorąc pod uwagę ustalone priorytety;
  • Dostarczanie sprzętu biurowego pracownikom: na stronie intranetowej można utworzyć formularz do zgłaszania zapotrzebowania na laptopy, telefony, skanery kodów kreskowych oraz inny sprzęt. Scentralizowana obsługa takich wniosków znacznie przyspieszy ten proces.
Innym zadaniem, które można skutecznie rozwiązać za pomocą Intranetu, jest zautomatyzowane zarządzanie kontami i dostępem. W szczególności:
  • Tworzenie i dezaktywacja kont: podczas zatrudniania nowego pracownika dział HR może złożyć na stronie internetowej wniosek o utworzenie nowego konta i przyznanie nowemu pracownikowi dostępu do aplikacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, takich jak systemy kasowe, ERP, CRM. System automatycznie wyśle taki wniosek do określonej liczby osób. W przypadku zwolnienia pracownika konto jest dezaktywowane;
  • Zmiana praw dostępu: jeśli pracownik przenosi się na inne stanowisko lub do innego sklepu, Intranet umożliwia szybką aktualizację praw dostępu.

Automatyzacja działań marketingowych z Intranetem

Intranet może przejąć szereg zadań dotyczących automatyzującji kampanii marketingowych z zakresu koordynacji współpracy oraz analityki i raportowania. W szczególności:
  • Organizacja wydarzeń zewnętrznych i wewnętrznych: zautomatyzowane planowanie i zarządzanie wydarzeniami za pomocą narzędzi takich jak:
  • Kalendarze wydarzeń: Intranet zawiera kalendarz korporacyjny, w którym zespół marketingowy może tworzyć wydarzenia, wyznaczać osób odpowiedzalnych i przydzielać zadania uczestnikom;
  • System powiadomień: system wysyła przypomnienia do uczestników o terminach, przygotowaniu materiałów i zatwierdzeniu budżetu;
  • Rejestracja uczestników: pracownicy mogą nie tylko przeglądać listę nadchodzących wydarzeń oraz ich programy, ale także zarejestrować się poprzez formularz online;
  • Generowanie raportów: po zakończeniu wydarzenia można automatycznie generować analizy dotyczące liczby uczestników oraz informacji zwrotnych.
  • Tworzenie listy zadań związanych z organizacją webinarów i prezentacji.

Jak SmartPoint Intranet wzmacnia wizję rozwoju sieci handlowych

SMART business to zespół profesjonalistów, który od 16 lat wdraża rozwiązania Microsoft jako czołowy partner i rozwija własne produkty, aby przenieść procesy biznesowe firm partnerów na nowy poziom efektywności. Własny produkt SMART business, SmartPoint Intranet, to kompleksowe rozwiązanie, które:
  • umożliwia stworzenie spersonalizowanego środowiska do efektywnego przechowywania i zarządzania wiedzą korporacyjną;
  • zapewnia środowisko do komunikacji wewnętrznej i współpracy projektowej;
  • oferuje proste narzędzia, które rozszerzają możliwości planowania strategicznego oraz skalowania.
Liczni klienci, w tym z branży retail, doceniają korzyści płynące z tego produktu, w tym:
  • Dostęp do narzędzi takich jak Microsoft 365 Office 365, Azure, Power BI, Viva Engage, Teams, SharePoint, Planner, Sway w jednym, bezpiecznym środowisku;
  • Skonsolidowane procesy komunikacji wewnętrznej dzięki integracji z Microsoft Teams i Outlook. W szczególności:
  • po zainstalowaniu SmartPoint Intranet w Microsoft Teams pojawia się zakładka umożliwiająca szybki dostęp do portalu korporacyjnego. Pracownicy mogą pracować z portalem tak, jakby był on integralną częścią Teams. Wiadomości firmowe, wydarzenia, dokumenty, szablony oraz instrukcje są dostępne w jednym oknie;
  • dzięki synchronizacji kalendarza portalu z kalendarzami Outlook i Teams, pracownicy nie muszą przełączać się między aplikacjami, aby zobaczyć nadchodzące spotkania i wydarzenia.
  • Wiele scenariuszy organizacji firmowej Bazy wiedzy:
  • konsturkor stron jest aktywnie wykorzystywany, aby ułatwić pracownikom zapoznawanie się z nowościami i ważnymi informacjami. Nawiasem mówiąc, to łatwe w użyciu narzędzie CMS można skonfigurować samodzielnie, bez angażowania zewnętrznych specjalistów;
  • moduł SmartPoint Intranet Media dzięki możliwości dzielenia treści multimedialnych na albumy i przejrzystej nawigacji jest pomocny w tworzeniu własnej biblioteki multimediów.
Co więcej, można zajrzeć za kulisy tworzenia pozytywnego Employee Experience dzięki inwestycjomw procesy zarządzania personelem w krajowej sieci sklepów Fayno Market, zapoznając się z case study dotyczącym wdrożenia SmartPoint Intranet w tej firmie. Od momentu założenia, firma – pomimo niezwykle dynamicznych zmian makroekonomicznych w kraju – nie zwalnia tempa rozwoju i konsekwentnie zwiększa swoją obecność w nowych regionach. Jednocześnie udaje jej się utrzymać silne więzi ze wszystkimi pracownikami i pozostać pożądanym miejscem pracy. Co więcej, w 2024 roku Forbes i robota.ua po raz kolejny umieściły Fayno Market na liście laureatów rankingu „Najlepsi Pracodawcy Ukrainy 2024”. Chcesz dowiedzieć się, jak przenieść procesy HR w swojej firmie na nowy poziom efektywności, aby firma stale się rozwijała, a skalowanie nie stało się wyzwaniem dla kluczowych procesów biznesowych? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.

Umów się na konsultację
Dziękujemy za zgłoszenie!
Skontaktujemy się z Tobą pod podanym numerem telefonu tak szybko, jak to możliwe