Що таке корпоративний портал і чому він важливий
Вибудовуючи цілісну корпоративну екосистему ІТ-рішень, що працює на результат, неможливо не подбати про чітку організацію внутрішньої інформаційної мережі. Адже управління корпоративними знаннями та внутрішніми комунікаціями є невіддільною частиною менеджменту ключових бізнес-процесів будь-якої сучасної компанії.
Можливості для створення позитивного «employee experience» все частіше розглядаються як «зона росту» задля підвищення рівня залученості та вмотивованості співробітників, що на думку більшості дослідників має безпосередній вплив на показники успішності бізнесу.
Так, дослідження GALLUP показують, що підвищення залученості здатне збільшити продуктивність персоналу на 20-25%. А за результатами досліджень Deloitte, кожен п’ятий співробітник, з-поміж яких найбільше міленіалів, залишає місце праці через відсутність позитивного «employee experience».
Кількісна та якісна оцінка ефективності корпоративного порталу компанії
Для того, щоб Інтранет дійсно став активом, що працює на успіх компанії, важливо знайти релевантну саме для вашого бізнесу формулу оцінки ROI.
Розраховують його як різницю між витратною частиною і сумарною оцінкою бенефітів. Видатки – це кошти, витрачені на впровадження, обслуговування, навчання персоналу, ліцензію (якщо така є), вартість адміністрування. Тут усе просто. А от під час підрахунку вигод важливо відповісти на запитання: які завдання ви намагалися вирішити, впроваджуючи Інтранет?
Це – збереження часу і коштів завдяки більшій керованості контенту? Покращення внутрішніх комунікацій? Шукали інструмент для управління знаннями чи майданчик для покращення корпоративної культури?
А вже кожний з тих пунктів може бути переведений у грошовий еквівалент реальних вигод. Розглянемо, для прикладу, найбільш поширені та затребувані сценарії автоматизації процесів, пов’язаних з управлінням персоналом:
- управління відпустками та відрядженнями: співробітники подають заявку на відпустку, яка автоматично надходить визначеному колу відповідальних осіб, і після погодження ними система автоматично оновлює графіки роботи та надсилає нагадування HR-співробітникові;
- оцінка ефективності співробітників: портал генерує сповіщення про рекомендований час проведення оцінки й автоматично надсилає співробітникам та їхнім керівникам. Інтегровані в портал інструменти для отримання зворотного зв’язку та звітів дають можливість HR та керівництву бачити прогрес в реальному часі;
- онбординг і адаптація: після додавання нового співробітника до системи йому автоматично надсилаються інструкції, посилання на навчальні курси й матеріали та завдання. Керівники та HR-фахівці отримують сповіщення про завершення кожного етапу. Також портал може автоматично створювати план адаптації новачка, надсилаючи йому матеріали, що ознайомлюють його із посадовими інструкціями чи політиками компанії;
- навчання і upskiling: система може інтегрувати LMS (Learning Management System), яка забезпечує процес навчання й апскілінгу в компанії. У такому випадку на корпоративному порталі можна розміщувати інформацію про набір на чергову програму чи курси. Співробітники матимуть можливість не тільки дізнатися з сайту про цю нову активність, а й подати заявку на участь в ній. Таким чином, охочі, скажімо, покращити свою англійську, не пропустять початок курсу.
Така автоматизація процесів для різних HR-завдань знижує витрати на адміністрування цих процесів, покращує контроль над ними і підвищує їхню загальну ефективність, що, звісно ж, має грошовий еквівалент. Очевидними й такими, що мають конкретну вартість, є й ціла низка інших бенефітів.
Однак, якщо економія коштів завдяки зменшенню витрат на закупівлю паперу, скорочення кількості дзвінків та поїздок у відрядження чи зменшення витрат на передплати на професійні інструменти чи на автоматизацію процесів комунікації та інформування персоналу, є такими, що «лежать на поверхні», то бенефіти з розряду «софт» потребують чіткого осмислення.
Основні характеристики корпоративного порталу та способи їх оцінки
То як релевантно оцінити, чи справляється зі своєю «роботою» ваш корпоративний портал? Відповідь на це запитання лежить у площині стратегічних цілей компанії та того, як вони кореспондуються з можливостями обраного вами рішення для розгортання корпоративного порталу.
Що є найбільш важливим для вас: інтерфейс та юзабіліті? Можливості для організації внутрішніх комунікацій чи командної роботи? Спосіб, у який організовано управління знаннями, чи можливості для запровадження корпоративної культури? Залежно від відповіді на ці запитання варто обрати пул метрик, які забезпечать релевантну оцінку обраного вами рішення. Розглянемо основні з них.
Простота і легкість адміністрування, інтеграція з іншими системами та наявність ефективних інструментів аналітики
Це ключові вимоги до корпоративного порталу як рішення, що є частиною цілісної ІТ-екосистеми компанії. Важливо оцінити, наскільки інтуїтивно зрозумілим є інтерфейс для його адміністраторів. Якщо вони можуть швидко налаштовувати права доступу, керувати контентом і користувачами без залучення технічної підтримки, це свідчить про його відповідність вимогам компанії. Розглянемо основні метрики.
- Простота й легкість адміністрування, що в основному визначається такими параметрами:
- Час, необхідний для виконання адміністративних завдань, є одним із ключових кількісних показників у цьому контексті. Йдеться про типові завдання такі як додавання нових користувачів, редагування доступів, оновлення контенту. Порівняння цього показника «до» та «після» впровадження порталу дозволить оцінити його ефективність.
- Частота звернень до технічної підтримки співробітників ІТ-відділу.
- Наявність якісних інструментів аналітики підвищує керованість бізнесу, дозволяючи відстежувати різні КРІ та отримувати інсайти щодо ефективності роботи компанії в цілому. Оцінка проводиться за такими показниками:
- Ширина та глибина аналітичних інструментів: що більше метрик доступно для аналізу, то корисніший портал для прийняття рішень на основі даних. Це можуть бути, до прикладу, звіти про активності співробітників, використання ресурсів, інтеграції з іншими системами або зворотний зв’язок користувачів;
- Можливість створювати персоналізовані звіти: у керівників та адміністраторів повинна бути можливість створювати персоналізовані звіти, як-от аналітика по відділах, проєктах, за часом, проведеним на порталі, чи окремими його розділами;
- Швидкість отримання аналітичних даних та їхня зручність і зрозумілість.
- Можливості для реалізації інтеграції: сучасні корпоративні портали мають передбачати можливість легко інтегруватися з іншими рішеннями, такими як ERP- і CRM-системи та інші бізнес-інструменти. Показником ефективності порталу в цьому контексті є:
- Кількість інтегрованих систем: що більше інструментів успішно інтегровано, то краще портал підтримує єдину екосистему.
- Час і зусилля, необхідні на реалізацію інтеграції: процес інтегрування повинен бути швидким і не вимагати залучення зовнішніх підрядників або додаткових складних технічних рішень;
- Стабільність інтеграції: платформа повинна забезпечувати безперебійну роботу інтегрованих рішень без частих збоїв чи конфліктів.
Автоматизація бізнес-процесів й оптимізація організаційної структури
Корпоративний портал може сприяти оптимізації організаційної структури, полегшуючи управління робочими процесами, інтегруючи комунікації та автоматизуючи багато рутинних завдань. Зокрема йдеться про автоматизацію процесів погодження документів та обміну інформацією між структурними підрозділами. Оцінити цей показник можна у контексті скорочення часу, необхідного для цих процедур, та зменшення частки ручного опрацювання документів. Зокрема:
- реалізація оргструктури у різних конфігураціях: наявність інтегрованих органограм та актуальних списків співробітників з їхніми посадовими обов’язками допомагає всім працівникам розуміти, хто за що відповідає. Ефективність цієї функції можна оцінювати за швидкістю доступу до потрібних контактів та інформації і зменшенням кількості запитів за роз’ясненнями щодо структури компанії.
Але цей функціонал не тільки має вираження в показниках оптимізації оргструктури. Він значно впливає і на залученість персоналу та є вагомим інструментом для вирішення цілої низки завдань тімбілдінгу. Бо бізнес – це про команду.
- наявність інструментів для управління персоналом або інтеграція з наявною HCM-системою. Завдяки їм керівництво бачить, як розподілені завдання, і може швидко реагувати на нестачу чи надлишок співробітників у певних підрозділах. Оцінити цю характеристику можна за показниками оптимізації використання персоналу та зменшення простоїв чи перевантаження команд.
Юзабілиті
Це характеристика, яка показує, наскільки простим та інтуїтивно зрозумілим є інтерфейс корпоративного порталу. Для оцінки цього параметру можна використати, для прикладу, опитування користувачів щодо зручності інтерфейсу, його нативності та як швидко він дозволяє виконувати доручені завдання. Такі опитування варто запровадити одразу ж після впровадження порталу і проводити регулярно.
Також достатньо інформативним є аналіз поведінки користувачів за допомогою аналітичних інструментів. Він робиться на основі інформації про те, які функції використовуються найчастіше, скільки часу займає пошук інформації та які сторінки чи процеси викликають труднощі (наприклад, велика кількість помилкових кліків або часті виходи зі сторінок).
Ще одним із методів оцінки цього параметру є тестування з реальними користувачами. Воно передбачає залучення користувачів з різними рівнями технічної підготовки задля отримання повної картини. Різновидом цього тестування є оцінка часу, витраченого новими співробітниками на опанування базових функцій порталу.
Аналіз кількості запитів співробітників до відділу технічної підтримки з приводу пошуку документів теж є опосередкованим показником рівня юзабілиті сайту.
В цьому контексті варто звернути увагу й на релевантність контенту, як з погляду відповідності потребам компанії (її стратегічним цілям та актуальним завданням), так і її політикам та нормативно-правовим документам.
Оцінювати цю характеристику можна, аналізуючи частоту редагувань та додавання й оновлення матеріалів в основних розділах порталу, звертаючи при цьому увагу на те, наскільки публікації та ресурси порталу підтримують основні бізнес-процеси, зміни у стратегії, інновації та нові продукти.
Можливості для організації ефективної внутрішньої комунікації
Цей параметр оцінюється за швидкістю і точністю передачі інформації на основі аналізу різниці в часі відправки та отримання повідомлень і кількості переглядів важливих повідомлень на порталі.
Інформативною є оцінка кількості та якості інтеракцій між співробітниками через портал, зокрема завдяки вбудованим чатам або форумам для обміну думками, ідеями. Оцінити цей аспект можна за кількістю комунікацій на платформі, частотою обговорень у внутрішніх чатах та якістю зворотного зв’язку.
Використання комунікаційних інструментів на порталі можна оцінити за допомогою таких показників, як кількість сесій комунікації, рівень активності співробітників у внутрішніх соціальних мережах та кількість співробітників, які регулярно використовують Інтранет для спілкування (відстежується через аналітичні можливості порталу).
І, звісно ж, хороший корпоративний портал повинен легко інтегруватися з електронною поштою, календарями, месенджерами, забезпечувати просту можливість організовувати відеоконференції.
Можливості для спільної роботи над проектами
Ця характеристика досить сильно пов’язана із попередньою, однак вирізняється кількома специфічними аспектами.
Оцінюючи її, варто провести аналіз, як часто співробітники використовують у своїй щоденній праці інструменти, призначені для спільної роботи (різного роду таск-менеджери). Показником є кількість створених завдань або проєктів, до яких мають доступ два і більше користувачів.
Також важливо оцінювати, наскільки швидко й успішно ці проєкти були завершені (особливо, якщо до їх виконання були залучені співробітники з різних підрозділів). Якщо це актуально, варто оцінити, наскільки легко інтегрувати з порталом зовнішні інструменти для управління проєктами (з якими звикли працювати співробітники).
Тут теж не зайвим є проведення регулярних опитувань щодо того, наскільки зручними для використання є інструменти для спільної роботи.
Як реалізовано управління знаннями
Найпростіша з метрик для оцінки цього показника – кількісна оцінка контенту (статей, документації, навчальних матеріалів), доданого на портал за певний період.
Однак, тут насправді важливо те, наскільки активно співробітники звертаються до внутрішніх баз знань для пошуку інформації. Його можна вимірювати через статистику пошукових запитів на порталі, перегляди документів та кількість завантажених файлів. Хороший портал повинен забезпечувати співробітникам зручний і швидкий пошук потрібної інформації.
Ефективність пошукової системи можна оцінити за кількістю успішних пошукових запитів і тим, наскільки швидко співробітники знаходять необхідні матеріали. Час, витрачений на пошук інформації, є одним з критичних показників ефективності порталу. Його можна визначати як через опитування користувачів, так і на основі аналізу їхньої поведінки на порталі.
Рівень активності співробітників
Цей показник фактично є найбільш загальним індикатором ефективності корпоративного порталу. Більшість критеріїв для його оцінки є кількісними.
Зокрема, це відсоток співробітників, які регулярно використовують портал для виконання своїх щоденних завдань. Вбудована аналітика дозволяє відстежувати його за кількістю відвідувань в системі, входів на портал впродовж обраного часового проміжку та взаємодій з контентом.
Також важливим є аналіз того, скільки часу співробітники активно проводять на порталі (створюють документи, діляться інформацією, коментують дописи, переглядають контент, беруть участь в опитуваннях).
Інструменти аналітики можуть показати не тільки кількість активних користувачів, а і які розділи найбільш відвідувані, якими інструментами найчастіше користуються співробітники.
Можна налаштувати оцінку й інших параметрів. Скажімо, число коментарів та запитів до керівництва через портал допоможе оцінити його роль у залученні співробітників у важливі для компанії процеси.
Такий аналіз візуалізує зону росту як корпоративного порталу, так і бізнесу в цілому.
Формування відчуття значущості співробітників для компанії та підвищення рівня їхньої лояльності
Успіх бізнесу – це завжди про команду. І що більше зусиль компанія докладає для того, щоб кожен співробітник відчував себе членом єдиної команди, то вищими є залученість співробітників та внесок кожного з них в успіх загальної справи.
Успішні компанії зі світовим ім’ям активно використовують Інтранет як один з інструментів для ефективного тімбілдінгу. Саме з корпоративного порталу команда дізнається про досягнення своїх колег і переведення їх на нові позиції, знайомиться з новачками та дізнається про успішне завершення ними випробувального періоду. Це – платформа, де досягнення кожного стає успіхом команди.
Окрім того, якісний сайт компанії передбачає можливість для співробітників ділитися з колегами своєю експертизою, розміщуючи власні напрацювання у відповідних розділах корпоративної Бази Знань. Колеги, які користуватимуться цією інформацією, бачитимуть, хто її створив, і це працює на формування у співробітників відчуття власної значущості для команди.
Ефективність онбордингу новачків
Якісний корпоративний портал може значно полегшити процес адаптації нових співробітників завдяки автоматизованим процесам навчання та їхньої інтеграції в робоче середовище.
Одним з основних показників ефективності проведення онбордингу через корпоративний портал є час, за який нові співробітники проходять всі етапи адаптації, зокрема ознайомлення з корпоративною культурою, політиками компанії та основними робочими процесами.
Доцільно розміщувати на корпоративному порталі навчальні програми та інструкції для новачків. А аналіз відсотків проходження всіх етапів онбордингу є зокрема одним із показників ефективності порталу.
Важливим є і відсоток утримання новачків. Якщо він високий, то можна припустити, що портал виконує цю свою функцію і забезпечує позитивний «employee experience». Для оцінки цього показника інформативним є проведення опитування нових співробітників щодо їхнього досвіду користування порталом.
Таким чином, бачимо, що ефективність корпоративного порталу можна оцінювати за допомогою як кількісних, так і якісних показників.
Такий підхід дозволяє комплексно аналізувати вплив Інтранету на корпоративну культуру, процеси адаптації і розвитку співробітників та їхню можливість реалізуватися і відчути свою цінність для компанії через доступ до інструментів самовираження, участі в проєктах і залученості до прозорої комунікації.
І все це – більше, ніж про прибутковість. Це – про команду, яка здатна привести вашу компанію до успіху і забезпечити їй можливість втриматися на гребні цього успіху.
Дізнатись більше про можливості сучасного рішення для побудови корпоративного порталу за допомогою продукту SmartPoint Intranet та всі можливості продукту можна тут
