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mayo 7th, 2025 14 min leer
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Марина Моськіна
Maryna Moskina
Jefa de RRHH BAKOTECH
Un entorno de comunicación digital unificado y sin fronteras: implementación de la solución SmartPoint Intranet para el distribuidor de Valor Añadido Verdadero en TI BAKOTECH
Las innovaciones no son solo el resultado de incentivos materiales o avances geniales de algunos individuos. Nacen donde hay un ambiente favorable para el desarrollo de ideas. Si una persona tiene acceso a las herramientas y conocimientos necesarios y puede interactuar de forma eficaz con los demás, sus ideas se complementan, se enriquecen y se transforman en algo realmente revolucionario. Esto explica la importancia de la cultura corporativa, la comunicación interna y el entorno en el que los empleados pueden generar y realizar sus ideas. Es decir, detrás de cada innovación hay personas, expertos que implementan soluciones avanzadas en la vida real. Con este entendimiento, BAKOTECH invierte no solo en la ampliación de la cartera de sus propias soluciones, sino también en su equipo y en la creación de condiciones óptimas para su trabajo productivo. Esto, a su vez, permite garantizar el más alto nivel del servicio para los socios. La implementación de la solución SmartPoint Intranet fue otro paso estratégico hacia el fortalecimiento del capital humano de BAKOTECH. ¿Cómo ayudó la implementación del portal corporativo a la empresa a mejorar los procesos de comunicación y aumentar la eficiencia del departamento de RRHH? Descúbralo en el nuevo caso práctico de SMART business.

Cómo funcionaban los procesos antes de la implementación y qué factores incentivaron la necesidad de buscar una nueva solución.

El rápido crecimiento de la empresa, la expansión a nuevos mercados y la ampliación de los equipos multifuncionales fueron factores clave que exigían un enfoque más optimizado a las comunicaciones internas y a los procesos de RRHH en BAKOTECH. Las herramientas disponibles, como Outlook, Teams y otros productos de Microsoft, desempeñaban con éxito sus tareas cuando el equipo contaba con menos de 100 empleados y durante el periodo de rápido crecimiento. Sin embargo, solo con estas herramientas era difícil mantener a todos los empleados al tanto de los acontecimientos importantes, buscar los documentos y la información corporativa necesarios, llevar a cabo una formación integral de los nuevos empleados durante el proceso de incorporación y cubrir una gama más amplia de las tareas del departamento de RRHH. Todo esto requería herramientas adicionales. Por eso, cuando la empresa creció a más de 200 empleados, el enfoque antiguo exigía un refuerzo que tuviera en cuenta las necesidades clave, a saber:
  1. Necesidad de una plataforma centralizada para acceder rápidamente a la información corporativa y a los recursos de la empresa.
  2. Ampliación de las capacidades de automatización y personalización de procesos como incorporación de nuevos empleados o familiarización con las políticas de la empresa, que en BAKOTECH suman más de 150 para nueve países. Y en cada una de estas jurisdicciones existen políticas y normas específicas que regulan el trabajo de los empleados y los procedimientos internos, lo que requería un enfoque especial en la organización y sistematización de los datos. Todo ello requería una plataforma unificada que garantizara una gestión eficaz del enorme volumen de información y el acceso para los empleados de diferentes países.
  3. Capacidad de integración cómoda de los procesos de comunicación y RRHH en un entorno digital unificado, sin necesidad de cambiar constantemente entre diferentes programas o sistemas.
La empresa buscaba una solución que permitiera reforzar nuestro proceso de incorporación, garantizara una familiarización eficaz de los empleados con la estructura de la empresa, nuestras políticas, cultura corporativa, gestión y otros aspectos importantes de la actividad de BAKOTECH. Se optó por SMART business y la solución SmartPoint Intranet, ya que cumplía plenamente estos requisitos.
Maryna Moskina
Jefa de RRHH BAKOTECH
Dado que la empresa ya estaba usando activamente las herramientas de Microsoft, elegir SmartPoint Intranet fue un paso lógico. Este producto se basa en Microsoft 365, lo que permitía al cliente seguir usando sin obstáculos las herramientas ya conocidas. Al mismo tiempo, la solución SmartPoint Intranet permitió construir rápidamente un entorno digital de comunicación unificado mediante una amplia gama de componentes adicionales del portal corporativo. Entre ellos, los siguientes componentes se convirtieron en la prioridad para el cliente:
  • Cuenta personal con Base de conocimientos
  • Organigrama de la empresa
  • Directorio de empleados
  • Noticias
  • Sección de Q&A
  • Módulo de galería de fotos y vídeos
Cómo se llevó a cabo la implementación de la intranet SmartPoint: retos, tareas y el papel del proveedor en su resolución. La implementación de SmartPoint Intranet en BAKOTECH se realizó según el escenario clásico: se instaló la versión lista para usar, cuyas ventajas son la disponibilidad de los módulos necesarios para el cliente en la intranet y el despliegue rápido del sistema con la posibilidad de personalizaciones. En el marco del proyecto de implementación de SMART business, se configuró la integración del sistema con Microsoft Entra ID para obtener datos de los empleados y departamentos. Este enfoque ofrecía una serie de ventajas:
  • Manutención de los datos actualizados en el Organigrama y el Directorio de empleados. Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, cambia el puesto de un empleado existente o alguien se traslada a otro departamento, estos cambios se reflejan automáticamente en el portal interno.
  • Reducción de la carga de trabajo de los departamentos de RRHH y TI. No hay necesidad de crear o actualizar manualmente las fichas de los empleados en SmartPoint Intranet. De este modo, los especialistas en RRHH y TI ahorran tiempo dedicado al manejo del sistema.
Además, durante la implementación de la solución para BAKOTECH, se realizaron mejoras para reflejar el nombre y el apellido del empleado en las partes web del módulo RRHH, teniendo en cuenta las especificidades del registro de dichos datos por parte del cliente en Microsoft Entra ID. El proveedor y el cliente prestaron una atención especial a la organización de la Base de conocimientos. BAKOTECH desarrolló su propio enfoque, dividiendo la Base de conocimientos en páginas regionales para cada país donde opera la empresa. Y dado que cada jurisdicción tenía sus propias políticas y normas específicas, era importante garantizar un sistema de diferenciación de accesos. SMART business ayudó a configurar esta lógica de tal manera que cada país tuviera su propio conjunto de políticas y los empleados tuvieran acceso solo a los documentos que necesitaran. Esto significa que:
  1. Las políticas y los documentos normativos internos solo se muestran a los empleados autorizados.
  2. Los empleados que trabajan en Ucrania verán las políticas ucranianas, y sus colegas, por ejemplo, de Polonia, verán las políticas polacas.
  3. Se consideraron las particularidades de la legislación y los estándares corporativos de cada país para garantizar el cumplimiento de los requisitos locales.
  4. El acceso a los documentos está configurado de acuerdo con funciones y derechos de acceso para evitar que se vea la información que no está destinada a un empleado específico.
Nuestra Base de conocimientos en SmartPoint Intranet ha alcanzado una gran magnitud: 9 países, más de 150 políticas, y cada política es una página separada, y todo está claramente organizado, es intuitiva y fácil de usar. Hemos llenado el sistema desde cero: ha sido un trabajo laborioso, pero nos hemos decidido a hacerlo porque queríamos crear un entorno digital unificado que permitiera a todos los especialistas interactuar cómodamente. Hemos conseguido un recurso valioso para todos nuestros compañeros, lo cual es un logro importante para una empresa internacional con una cobertura geográfica tan amplia
Maryna Moskinа
Jefa de RRHH BAKOTECH
Por lo tanto, la solución SmartPoint Intranet permitió optimizar el trabajo con la documentación corporativa, personalizándola y haciendo que el entorno donde se almacena sea seguro. Por parte de BAKOTECH, se involucraron en el proyecto los representantes del equipo de RRHH y administradores técnicos. Un factor importante para la implementación exitosa fue la preparación exhaustiva por parte del equipo del cliente del contenido que debía incluirse en el nuevo sistema:
El cliente asumió con gran responsabilidad y calidad la preparación de los materiales para la implementación, proporcionando un gran volumen de información estructurada a tiempo, lo que optimizó considerablemente el proceso. A menudo, uno de los principales desafíos de este tipo de proyectos es la falta de contenido listo para usar. Durante la implementación del caso de BAKOTECH, todos los datos necesarios fueron proporcionados antes del inicio de los trabajos, lo que contribuyó significativamente a la implementación eficaz
Natalia Nenych
Consultora de SharePoint
Además, el cliente comprendía la importancia de abastecer el nuevo sistema con los datos reales, por lo que preparó unos artículos para la página principal del portal, materiales para completar la sección de Novedades y otros contenidos, para que la interfaz no pareciera «vacía» inmediatamente después de su lanzamiento. BAKOTECH también destacó la fase de formación de los administradores del portal, que se impartía por los expertos de SMART business en el marco del proyecto de implementación. Pero por muy bien que se haya impartido la teoría y se haya explicado la funcionalidad del sistema durante la formación, en la práctica pueden surgir casos en los que el soporte adicional de un usuario experimentado sea indispensable. Para el cliente fue especialmente valioso que, incluso después de finalizar el proyecto, el equipo de implementación se mantuviera en contacto. Así, el proveedor asignó rápidamente unas horas de formación adicionales gratuitas después de que los administradores trabajaran con el sistema y pudieran obtener respuestas a preguntas adicionales directamente «desde el terreno». Este soporte post-implementación de SMART business ayudó a aumentar el nivel de confianza de los administradores en el trabajo con el portal corporativo y a minimizar las posibles dificultades al inicio de la explotación. La sinergia de ambos equipos, reuniones productivas periódicas, compromiso del cliente y soporte constante del proveedor contribuyeron a una comunicación eficaz y a la resolución rápida de todas las cuestiones organizativas y técnicas en cada una de las fases de implementación. Como resultado, todos estos factores, respaldados por un plan de implementación claramente estructurado de SMART business, permitieron realizar el proyecto sin retrasos en el plazo establecido de 12 semanas.

Primeros resultados del uso del portal: cómo respondió el equipo a los cambios y qué métodos de compromiso de los empleados resultaron más eficaces.

Durante la implementación de la solución SmartPoint Intranet en los procesos empresariales vigentes de BAKOTECH, una tarea importante a la que se enfrentó el cliente fue superar los temores del equipo con respecto al nuevo sistema. Para el cliente era importante garantizar la participación orgánica de los empleados en el portal corporativo, minimizando los factores de estrés que suelen surgir ante algo nuevo y desconocido. Como cualquier cliente, la empresa procuraba garantizar la rentabilidad y la eficacia de su inversión. La empresa formó un grupo piloto, cuyos participantes se convirtieron en una especie de «probadores internos» del sistema, prestando atención a los detalles que requerían mejoras. Los comentarios del grupo piloto permitieron adaptar aún mejor el portal a las necesidades individuales de los empleados. A continuación, se realizó una comunicación a todos los equipos. Para aumentar el compromiso y facilitar el mejor conocimiento del portal, la empresa lanzó una sección en SmartPoint Intranet, donde cada semana se publicaban pequeñas noticias interesantes que comenzaban con las palabras: «¿Sabías que...?» En estas noticias, la empresa compartía con los usuarios unos consejos lacónicos sobre cómo utilizar los componentes y herramientas del nuevo portal corporativo. Por ejemplo, una semana se hacía hincapié en la posibilidad de ver el Organigrama, otra - en las ventajas de la Base de conocimientos. Esta estrategia dio sus resultados, ayudando a implicar y adaptar gradualmente a los empleados al trabajo con SmartPoint Intranet. Además, en las reuniones One-to-One, los especialistas compartirán su experiencia de que, al acudir al portal con una pregunta concreta, no solo encontraron una respuesta adecuada, sino que también descubrieron otros materiales útiles, lo que les animó a utilizar más profundamente el recurso. Por supuesto, se hizo un mayor esfuerzo para involucrar a los empleados que llevaban mucho tiempo trabajando en la empresa, ya que, normalmente, ellos perciben los cambios en los procesos habituales como un reto. Es interesante que para los novatos que se incorporaron a la empresa después del lanzamiento del portal, este se ha convertido ya en una herramienta habitual, ya que los nuevos empleados tenían acceso a él desde su primer día de trabajo al inicio de la Incorporación. La implementación de SmartPoint Intranet fue sin duda un paso importante para el departamento de RRHH. Ahora, el portal es una herramienta eficaz en la adaptación de nuevos empleados, ya que les proporciona toda la información necesaria sobre la empresa, compañeros, oficinas, valores, políticas, etc. La solución ayuda a que el proceso de incorporación sea más autónomo, estructurado y cómodo para todos los participantes. El cliente comentó que el 70 % de los empleados ya había consultado al menos una vez ciertos materiales en el sistema, pero que la empresa sigue implementando otras iniciativas para aumentar el índice de compromiso. Adicionalmente, se habló con el cliente que, para la analítica, Microsoft está desarrollando actualmente un servicio gratuito llamado «Microsoft Clarity». Este servicio permite ver mapas de calor, rutas de navegación por el portal, grabar sesiones de usuarios, etc. El servicio permitirá obtener analíticas más precisas sobre la interacción de los usuarios con el portal.
Nosotros entendemos que para ser una fuente de innovaciones para los demás, hay que mejorarse constantemente. Por eso, implementamos activamente soluciones modernas dentro de la empresa para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la comunicación y aumentar la productividad del equipo. Con la solución SmartPoint Intranet, nuestra empresa ha obtenido una herramienta universal que permite comunicarse de forma eficaz, revisar y estudiar políticas importantes, instrucciones y otra información corporativa en un solo lugar. Ahora los empleados pueden encontrar rápidamente lo que necesitan sin perder el tiempo en búsquedas en diferentes sistemas o archivos locales. La solución ha mejorado considerablemente la eficacia de la incorporación y ha aliviado la carga de trabajo de nuestros responsables de RRHH
Maryna Moskina
Jefa de RRHH BAKOTECH
El compromiso estratégico de los empleados, la atención a los pequeños detalles, en combinación con la experiencia y el soporte del proveedor, fueron los factores que garantizaron la implementación eficaz y sin obstáculos del portal corporativo de BAKOTECH. Si su empresa también busca fortalecer la cultura corporativa, obtener una funcionalidad moderna para automatizar los procesos operativos y garantizar una comunicación eficaz dentro del equipo, las soluciones de SMART business le ayudarán a alcanzar estos objetivos. Como creadores de tendencias en el campo de innovaciones, el equipo de SMART business está convencido de que las tecnologías modernas liberan tiempo y recursos valiosos para la creación de nuevas ideas, desarrollo del capital humano y fortalecimiento de las posiciones competitivas en el ámbito empresarial. SmartPoint Intranet no es solo un portal, sino un asistente que ayuda a estructurar los procesos de trabajo, almacenar información importante y crear un espacio digital para una interacción eficaz. ¿Quiere comprender si SmartPoint Intranet es adecuado para resolver las tareas de su empresa? ¡Solicite una demostración gratuita y los expertos de SMART business le ayudarán a descubrir el potencial de la solución para su negocio!
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