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¿Cómo crear ventajas competitivas junto con el valor añadido, independientemente del tamaño de la empresa y de las especificidades de su actividad? ¿Y cómo configurar los procesos empresariales de tal manera que den forma a las tendencias en vez de tratar de seguirlas?
A primera vista, cada empresa exitosa tiene su propia estrategia e historia de crecimiento. En realidad, cada una de estas historias de éxito se basa en un análisis exhaustivo de los hechos y datos pequeños y no tan pequeños, en la capacidad de ver patrones entre las casualidades y de tomar a tiempo las decisiones de gestión relevantes.
Y aquí no se puede prescindir de las herramientas digitales eficientes. ¿Cómo funciona? Vamos a averiguarlo juntos.
Según el estudio de Global Human Capital Trends, el desarrollo sostenible del personal es una de las principales tendencias en 2024, destinadas a reforzar las posiciones de empresas en el mercado.
El 51% de los encuestados en el mundo y el 74% en Ucrania, cuando se les preguntó cuál sería el factor que más influiría en el desarrollo de sus empresas en los próximos 3 años, mencionaron el desarrollo sostenible del capital humano. Como resultado, muchas empresas ya están invirtiendo en la creación de las condiciones que fomenten el crecimiento de los empleados, garantizando la igualdad de oportunidades y cultivando un sentido de implicación personal en el cumplimiento de la misión empresarial.
Según la misma fuente, las principales métricas que demuestran el éxito de estas inversiones son el desarrollo de las capacidades profesionales y personales de los empleados, la garantía de su bienestar físico, mental, financiero y social, y la estabilidad de la carrera y las oportunidades de promoción profesional.
En el mundo de la digitalización global, la red informática interna de una empresa – Intranet – se transforma gradualmente en un entorno en el que los empleados pasan una parte importante de su tiempo: buscando la información necesaria para desempeñar sus funciones, estudiando nuevas reglas e instrucciones, trabajando en equipo en proyectos y comunicándose en las redes sociales internas.
Por eso, es sumamente importante procurar que el despliegue de la red informática interna de una empresa se realice sobre la base de una solución con un amplio abanico de capacidades para organizar la comunicación corporativa y el trabajo en equipo del personal. Y, por lo tanto, que sirva para formar un equipo unido por un objetivo común.
Intranet como una potente herramienta para el desarrollo y escalabilidad de las empresas minoristas
El comercio minorista es un negocio para el que la máxima carga de trabajo, ventas estacionales, actualización constante del surtido, promociones y ofertas especiales son una realidad que puede y debe preverse, calcularse y planificarse con claridad. En estos cálculos, el personal tiene la misión de estar lo más informado, concentrado y trabajar como un reloj. Sólo así se puede operar en un mercado turbulento con un impacto positivo en los negocios.
Por ello, la Intranet para el comercio minorista es uno de los elementos clave del ecosistema de TI y debe estar enfocado en resolución de estas tareas.
Veamos qué requisitos debe cumplir la funcionalidad de la Intranet como una solución de TI con el fin de trabajar para el desarrollo estable y la escalabilidad de una empresa minorista.
Intranet como una herramienta efectiva para establecer una eficiente comunicación interna
La solución para el despliegue de una red informática interna para una exitosa empresa minorista debe proporcionar la capacidad de crear un entorno unificado para un coordinado trabajo de todo el equipo. Y para garantizar la máxima concienciación del personal es necesario que la Intranet, como una solución de TI, disponga de herramientas sencillas y claras para:
- Un portal de información centralizado y dinámico que es fácil de actualizar con novedades y anuncios internos, como cambios de horario o nuevas instrucciones;
- Informar puntualmente a todos los empleados (tanto en la sede central como en las tiendas individuales de la cadena) sobre las promociones, cambios en las políticas internas y actualizaciones de los estándares de servicio;
- Sistemas de notificaciones automáticas sobre importantes eventos, como nuevas llegadas, cambios en el surtido o actualizaciones en el sistema de fidelización.
Intranet como una herramienta para mejorar el valor del capital humano de una empresa
La organización de eficientes procesos de formación y upskilling es la base para mejorar el valor del capital humano de una empresa. Por ello, a la hora de elegir una solución para desplegar la Intranet, debe prestar atención a la posibilidad de integrar un LMS (Learning Management System). Esto facilitará al máximo:
- El acceso del personal a los cursos en línea, pruebas, videotutoriales, por ejemplo, para formar a los cajeros, consultores de ventas, gestores. Una buena Intranet no sólo brinda la posibilidad de publicar la información sobre la inscripción en el próximo programa o cursos en el portal corporativo. Al informarse en el portal sobre la actividad de formación que les interesa, los empleados podrán inscribirse para participar en ella. También es posible implementar recordatorios automáticos o boletines de noticias sobre los cursos de formación. Para RRHH, esta es también una oportunidad adicional de evaluar la popularidad de los módulos de formación individuales y monitorear los intereses educativos del personal;
- la discusión y colaboración del personal en el proceso de formación: los foros incorporados permitirán a los empleados discutir sobre los materiales de formación. Una buena Intranet también permite crear comunidades de interés;
- la evaluación de conocimientos y monitoreo de avance de los empleados: los dashboards sencillos con una lista de actividades de formación y sus estados (cursos completados, actuales y futuros, certificados otorgados, niveles de calificación adjudicados) integrados con el sistema de RRHH permiten mostrar todos los cambios en el nivel de calificación del personal en tiempo real.
Herramientas para automatizar los procesos de incorporación y adaptación de nuevos empleados en la solución de Intranet
Hay que prestar una atención especial a si la solución de Intranet dispone de herramientas para automatizar los procesos de incorporación y adaptación de nuevos empleados. En particular, se trata de la capacidad de organizar:
- envío automático de las instrucciones, enlaces a cursos de formación y tareas de prueba tras añadir las cuentas de nuevos empleados;
- informar a RRHH sobre la finalización de cada etapa y los resultados obtenidos;
- creación automática de un plan de adaptación de nuevos empleados, conforme a sus competencias, perfil profesional y resultados de la incorporación.
También es importante prestar atención a si la solución ofrece opciones para crear páginas web con materiales didácticos, instrucciones y guías.
Cómo automatizar los procesos de gestión internos del comercio minorista mediante una Intranet
Hoy en día, las empresas consideran la automatización como una de las principales zonas de crecimiento. Según el estudio de Deloitte, sólo la automatización de la gestión de documentos a nivel de una empresa reduce el tiempo necesario para completar la mayoría de los procesos empresariales entre un 30 y un 70%, independientemente del sector de actividad.
Una buena Intranet permite aumentar la eficacia de los procesos empresariales y ahorrar los fondos por medio de la automatización de una serie de procesos de gestión. En particular, se trata de:
- gestión de vacaciones, viajes de negocios, bajas por enfermedad y compra de material para el personal. Por ejemplo, los empleados presentan una solicitud de vacaciones, rellenando un formulario correspondiente en el sitio web, que se envía automáticamente a un determinado grupo de responsables, y RRHH recibe una notificación sobre el cambio de su estado;
- optimización de los procesos de gestión de reuniones y tareas mediante la visualización de todos los eventos y tareas clave en un solo lugar. Además, la sincronización del calendario personal de un empleado con el calendario de eventos corporativos permite ver en tiempo real las fechas límite de las tareas personales y las fechas límite de ejecución de otros proyectos, así como importantes eventos empresariales.
Cómo mejorar el nivel de compromiso y retención del personal por medio de la Intranet
Cada empresa exitosa se basa en un equipo de empleados comprometidos y motivados que no se limitan a cumplir con sus responsabilidades profesionales, sino que se sienten parte de un gran proyecto, comparten los valores de la empresa y trabajan para cumplir su misión.
Según los datos de Forbes, la productividad de trabajo en equipos comprometidos es un 18% más alta que en aquellos, donde los empleados no sienten una conexión con la empresa, y la tasa de rotación de personal en tales empresas es un 43% más baja en comparación con los demás.
Además, las empresas que prestan atención al compromiso de los empleados tienen 5 veces más posibilidades de adaptarse a los cambios del mercado y a las innovaciones tecnológicas gracias a la iniciativa de los empleados y a su disposición relevante a aceptar los cambios y adaptarse para superar los retos.
Es importante que las empresas exitosas de fama mundial utilicen activamente la Intranet como una herramienta para actividades eficaces de team building. A la luz de las mejores prácticas, una solución para desplegar la Intranet debería:
- ofrecer la oportunidad de organizar un foro interno y una interacción social corporativa para que el personal pueda compartir sus ideas, discutir innovaciones y recibir el feedback de la dirección;
- disponer de herramientas sencillas para implementar una versión móvil: todas las funciones deben ser accesibles en una aplicación móvil. Esto es de vital importancia para los trabajadores de tiendas, almacenes y oficinas remotas.
Una buena Intranet para el comercio minorista proporcionará un sistema eficaz para controlar las tareas planteadas
Para reaccionar con rapidez a las más mínimas fluctuaciones del mercado, es de suma importancia que las empresas minoristas dispongan de la información en tiempo real sobre el estado de las tareas actuales.
Además, esto permitirá controlar la disciplina ejecutiva y monitorear la carga de trabajo de los empleados y, de ser necesario, ajustar oportunamente tanto los horarios de trabajo individuales como las horas laborales de los distintos establecimientos de una cadena.
Una solución relevante para desplegar una red informática interna aumentará la eficacia del personal directivo de una empresa. Por lo tanto, es importante evaluar qué ofertas disponibles hay en el mercado que permiten configurar un sencillo y comprensible sistema de gestión de tareas. En particular, se trata de:
- Listas de comprobación cómodas con una relación de tareas a realizar;
- Disponibilidad de un administrador de tareas con funcionalidad avanzada que proporciona una forma sencilla de controlar el establecimiento y el cumplimiento de las tareas con consiguiente generación de informes sobre el rendimiento del personal.
Intranet como un entorno ideal para almacenar y gestionar los conocimientos corporativos
Una buena Intranet permite organizar todos los conocimientos que una empresa genera a diario desde su fundación en una Base de Conocimientos consolidada, siguiendo una lógica clara y conveniente y con arreglo a las políticas de la empresa.
Esto permitirá reducir el tiempo de operación y la cantidad de errores al conceder a los empleados acceso rápido y cómodo a los conocimientos corporativos en la medida necesaria para desempeñar las tareas planteadas.
Una Base de Conocimientos bien organizada permitirá al personal mantenerse lo más informado posible, y la ausencia temporal o los despidos de empleados clave no causarán ninguna pérdida de datos importantes.
Las herramientas pertinentes deben simplificar la división de toda la información en corporativa y personal y estructurarla según una lógica predefinida. Al mismo tiempo, la dirección tiene la oportunidad de ajustar la «visibilidad» de la información corporativa especializada para determinadas categorías de empleados, dependiendo de su función, por medio de un sistema de accesos.
Es importante que la solución brinde un análisis de alta calidad y sea una herramienta eficaz para que la dirección gestione esta información.
En particular, se trata de la capacidad de los administradores de las Bases de Datos Corporativas de monitorear el interés del personal por determinada información y gestionar con eficacia la creación de los contenidos más útiles.
Intranet: la clave para el procesamiento rápido de las solicitudes internas en toda la cadena
Otra zona de crecimiento para las empresas minoristas es la gestión de los procesos logísticos. La optimización de estos procesos y, por lo tanto, el ahorro de tiempo y recursos también es una tarea que puede resolverse con una Intranet relevante.
En particular, si se trata de la gestión operativa de las solicitudes de personal, con su ayuda es fácil de optimizar:
- Reparación de equipos: los empleados pueden presentar una solicitud de reparación de equipos (cajas registradoras, terminales de pago, neveras) a través del sitio web, y el sistema las transferirá automáticamente al departamento técnico en función de las prioridades establecidas;
- Suministro de equipos de oficina a los empleados: se puede crear un formulario en el sitio web interno para presentar solicitudes de entrega de los portátiles, teléfonos, escáneres de códigos de barras y otros equipos. El procesamiento centralizado de estas solicitudes acelerará considerablemente este proceso.
La gestión automatizada de las cuentas y los accesos es otra tarea que puede resolverse de forma eficaz con una solución de Intranet. En particular:
- Creación y desactivación de las cuentas: a la hora de incorporar a un nuevo empleado, RRHH puede generar una solicitud en el sitio web para crear una nueva cuenta y proporcionar al nuevo empleado el acceso a las aplicaciones necesarias para desempeñar sus funciones profesionales, como sistemas de caja, ERP, CRM. El sistema enviará automáticamente esta solicitud a un determinado grupo de personas. En caso de despido de un empleado, al revés, la cuenta se desactiva;
- Cambio de derechos de acceso: si un empleado cambia de puesto o de tienda, la Intranet permite actualizar rápidamente los derechos de acceso.
Automatización de las actividades de marketing por medio de la Intranet
La Intranet puede hacerse cargo de una serie de tareas de automatización de campañas de marketing en términos de coordinación de las interacciones del personal y de análisis e informes. En particular:
- Organización de eventos externos e internos: planificación automatizada y gestión de eventos por medio de herramientas como:
- Calenadio de eventos: se integra un calendario corporativo en la Intranet, donde el equipo de marketing puede crear eventos, asignar responsables y distribuir tareas entre los participantes;
- Sistema de notificaciones: el sistema envía recordatorios a los participantes sobre las fechas límite, preparación de materiales y aprobación de presupuestos;
- Registro de participantes: los empleados no sólo pueden conocer la lista de futuros eventos y sus programas, sino también inscribirse para la participación, rellenando los formularios correspondientes en el sitio web;
- Generación de informes: una vez finalizado el evento, se puede generar automáticamente una analítica sobre la cantidad de participantes y los comentarios.
- Generación de la lista de tareas para organizar seminarios web y presentaciones.
Cómo SmartPoint Intranet refuerza la visión de desarrollo de las cadenas minoristas
SMART business es un equipo de profesionales que lleva 16 años implementando soluciones de Microsoft como socio líder y desarrollando sus propios productos para llevar los procesos empresariales de las compañías asociadas a un nuevo nivel de eficiencia.
El desarrollo propio de SMART business, SmartPoint Intranet es una solución integral que:
- permite crear un entorno personalizado para el almacenamiento eficaz y la gestión de los conocimientos corporativos empresariales;
- brinda la oportunidad de organizar un entorno unificado para las comunicaciones internas y trabajo en equipo en proyectos;
- proporciona herramientas sencillas que amplían las oportunidades de planificación estratégica y ampliación.
Muchos clientes, incluidas las empresas minoristas, han valorado altamente las ventajas del producto, tales como:
- Acceso en un entorno seguro unificado a las herramientas como Microsoft 365 Office 365, Azure, Power BI, Viva Engage, Teams, SharePoint, Planner, Sway;
- Procesos consolidados internos de comunicación por medio de la integración sin fisuras con Microsoft Teams та Outlook. En particular:
- Una vez instalado SmartPoint Intranet, en Microsoft Teams aparece una pestaña para acceso rápido al portal corporativo. Los empleados también pueden trabajar con el portal que es la parte integrante de la funcionalidad de Teams. Novedades de la empresa, eventos, documentos, plantillas e instrucciones – todo ello se hace disponible desde una sola ventana;
- gracias a la sincronización del calendario del portal con los calendarios de Outlook y Teams, los empleados no necesitan cambiar de diferentes aplicaciones para ver las reuniones programadas y los próximos eventos de la empresa.
- Múltiples escenarios para organizar la Base de Conocimientos de una empresa:
- el constructor de las páginas web se utiliza activamente para la comodidad del personal a la hora de conocer las novedades y la información importante. Por cierto, esta herramienta CMS fácil de usar se puede configurarse de forma independiente sin la participación de especialistas externos;
- el módulo separado SmartPoint Intranet Mediaes es muy demandado para crear una biblioteca multimedia propia, gracias a la posibilidad de dividir el contenido multimedia en álbumes y a la facilidad de navegación.
Finalmente, se puede echar un vistazo detrás de las escenas de la creación de una Employee Experience positiva gracias a la inversión en los procesos de gestión de personal de la cadena de tiendas nacional Fayno Market, familiarizándose con el caso de implementación de SmartPoint Intranet en la empresa.
Desde el momento de la fundación, la empresa, a pesar del extraordinario dinamismo de la situación macroeconómica del país, no frena su ritmo de desarrollo y sigue ampliando constantemente su presencia en nuevas regiones. Y al mismo tiempo, mantiene el contacto con todos sus empleados y sigue siendo un lugar deseable para trabajar.
En particular, en 2024, Forbes y robota.ua volvieron a incluir a Faino Market en la lista de ganadores de la clasificación de Mejores Empleadores de Ucrania 2024.
¿Quiere saber cómo llevar los procesos de RRHH de su empresa a un nuevo nivel de eficiencia para poder crecer de forma constante y que la ampliación no se convierta en un reto para los procesos empresariales clave? Solicite una consulta gratuita aquí.
