PZU Ukraina to firma, która od ponad 30 lat jest jednym z liderów na ukraińskim rynku ubezpieczeniowym. Zespół PZU Ukraina składa się z ponad 500 doświadczonych specjalistów, którzy świadczą usługi dla firm i osób fizycznych w zakresie zawierania i realizacji umów ubezpieczeniowych we wszystkich grupach ubezpieczeń.
PZU Ukraina jest częścią PZU, instytucji finansowej o 200-letniej historii, jednej z największych instytucji tego typu w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. PZU jest wiodącym przedstawicielem w branży ubezpieczeniowej i posiada ponad 600 oddziałów w Polsce, na Litwie, Łotwie, w Estonii i w Ukrainie. Zespół profesjonalistów składający się z ponad 16 000 specjalistów dba o pewność przyszłości i bezpieczeństwo klientów, a portfolio biznesowe firmy obejmuje ponad 200 produktów.
PZU Ukraina od wielu lat przyczynia się do rozwoju branży ubezpieczeniowej w Ukrainie. Konsolidacja tak dużego zespołu i złożonych procesów biznesowych obejmujących różnych specjalistów, działy i liczne oddziały w różnych miastach wymaga specjalnego podejścia. Potrzeba zintegrowanej platformy do komunikacji, wspierania kultury korporacyjnej i zapewnienia wygodnego dostępu do ważnych informacji i aktualnych zasobów firmy sprawiły, że konieczne stało się wdrożenie nowoczesnego rozwiązania technologicznego. Taką platformą stał się SmartPoint Intranet firmy SMART business – kompleksowe narzędzie do budowania zunifikowanego środowiska komunikacyjnego. Szczegółami, etapami i korzyściami z wdrożenia tego rozwiązania dzielimy się w nowej historii sukcesu.
Jaki był kontekst rozpoczęcia projektu wdrożenia nowoczesnego, ujednoliconego środowiska komunikacji cyfrowej oraz jakie kluczowe cele zamierzano osiągnąć dzięki rozwiązaniu SmartPoint Intranet?
PZU Ukraina to stale rozwijająca się firma, która pewnie skaluje swoje procesy biznesowe, poszerza swój zespół i rozwija kulturę korporacyjną. W tym kontekście wymagania dotyczące portalu korporacyjnego również ewoluowały. Poprzedni system nie był już w stanie w pełni zaspokoić potrzeb firmy, w chodzi o łatwy dostęp do informacji, integrację kluczowych procesów w jednym środowisku cyfrowym oraz automatyzację i wydajność komunikacji wewnętrznej. Ponadto przestarzały interfejs i ograniczona funkcjonalność skutkowały spadkiem zaangażowania pracowników w korzystanie z portalu. Dlatego też firma potrzebowała bardziej nowoczesnej, elastycznej i funkcjonalnej platformy, która sprostałaby nowym wyzwaniom i celom biznesowym.
Powodem wdrożenia SmartPoint Intranet była potrzeba stworzenia jednej zintegrowanej platformy, która zjednoczyłaby 500 pracowników naszej firmy zlokalizowanych w różnych miastach Ukrainy. Rozwiązanie SmartPoint Intranet oparte na Microsoft 365 zostało wybrane w wyniku wewnętrznej procedury przetargowej, podczas której wzięto pod uwagę doświadczenie SMART business, wiedzę w zakresie wdrażania rozwiązań korporacyjnych oraz zaufanie do technologii Microsoft
Istotnymi czynnikami decydującymi o wyborze były niezawodność, bezpieczeństwo i elastyczność rozwiązania opartego na Microsoft rozwiązania z podstawowym zestawem niezbędnych funkcji, ale także na dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb klienta.
Cele projektu wdrożenia SmartPoint Intranet w PZU Ukraina
Projekt wdrożenia SmartPoint Intranet w PZU Ukraina zakładał następujące cele:
- Zorganizowanie jednolitego środowiska dla korporacyjnej bazy wiedzy – nowe środowisko musiało ustrukturyzować, usystematyzować i scentralizować wszystkie ważne informacje firmowe: wewnętrzne polityki, instrukcje, procedury, szablony dokumentów, materiały szkoleniowe oraz inne materiały firmy. Baza wiedzy zorganizowana w taki sposób pozwoliłaby pracownikom na szybkie wyszukiwanie i stabilny dostęp do aktualnych informacji;
- Zaangażowanie pracowników w aktywne życie firmy poprzez nowoczesny, przyjazny dla użytkownika interfejs rozwiązania, który jest intuicyjny i umożliwia szybkie opanowanie systemu oraz dostęp do istotnych wiadomości, wydarzeń, inicjatyw wewnętrznych itp.
- Tworzenie struktury organizacyjnej – rozwiązanie daje możliwość zbudowania interaktywnej struktury organizacyjnej firmy ze scentralizowanym dostępem. Ten element portalu miał wizualizować hierarchię działów, oddziałów i zespołów. Wygodna aktualizacja danych miała zapewnić aktualność struktury, co jest ważne dla przejrzystego zarządzania i szybkiego wyszukiwania odpowiedzialnych osób czy jednostek.
- Przyspieszenie adaptacji nowych pracowników poprzez zapewnienie dostępu do niezbędnych materiałów w jednym miejscu i skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie informacji oraz innych zasobów potrzebnych do efektywnej pracy;
- Wdrożenie Katalogu pracowników – SmartPoint Intranet zapewnia możliwość korzystania ze scentralizowanego katalogu pracowników, który zawiera imienne karty z informacjami o specjalistach: ich danymi kontaktowymi, stanowiskami, działami itp. Narzędzie to pozwala szybko znaleźć odpowiedniego współpracownika do komunikacji, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych zespołów wielofunkcyjnych o rozgałęzionej strukturze, takich jak w PZU Ukraina;
- Gromadzenie informacji w jednym miejscu, co pozwala przekształcić portal korporacyjny w centralny punkt dostępu do innych ważnych systemów firmy.
- Dostępność z dowolnego urządzenia – system musiał zapewniać pracownikom możliwość korzystania z portalu z komputera, tabletu lub smartfona, niezależnie od lokalizacji, aby mogli pozostać w kontakcie nawet poza biurem.
- Stworzenie wspólnego repozytorium dokumentów firmowych – punkt ten obejmował centralizację pracy z dokumentami, uproszczenie ich wyszukiwania i jednoczesnego przeglądania, a także kontrolę wersji, zapewnienie niezbędnego poziomu bezpieczeństwa i dostępu zgodnie z rolami specjalistów.
Tym samym projekt stał się odpowiedzią na strategiczne cele PZU Ukraina zmierzające do poprawy efektywności wewnętrznych procesów biznesowych, rozwoju kultury korporacyjnej i zapewnienia pracownikom nowoczesnego środowiska cyfrowego.
Jak przebiegało wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet, z jakimi wyzwaniami musiała zmierzyć się firma i czy udało się osiągnąć zamierzone cele?
Projekt wdrożenia SmartPoint Intranet dla PZU Ukraina był realizowany w kilku etapach i obejmował zarówno podstawową wersję rozwiązania, jak i modyfikacje oparte na specyficznych potrzebach firmy.
Dla klienta zainstalowano i skonfigurowano rozwiązanie pudełkowe, które zapewniało szeroką gamę funkcji spełniających kluczowe wymagania klienta poprzez wdrożenie głównych komponentów portalu: Konto osobiste, Usługi osobiste, Katalog pracowników, Struktura organizacyjna itp.
Warto zauważyć, że klient nie posiadał jednego systemu z aktualnymi danymi o pracownikach i działach. Dlatego w ramach wdrożenia zespół SMART business dokonał usprawnień, które pozwoliły na stworzenie struktury organizacyjnej firmy dzięki:
- Microsoft Entra ID – systemowi, który automatycznie pobierał dane o pracownikach, ich stanowiskach, działach itp;
- Ręcznemu wprowadzaniu danych i specjalnie skonfigurowanej liście dla tych przypadków, w których dane z Microsoft Entra ID nie były wystarczające lub potrzebne były dodatkowe szczegóły.
W rezultacie platforma SmartPoint Intranet stała się jednym „źródłem prawdy”, w którym gromadzono aktualne dane pracowników oraz stworzono przejrzystą i wizualną strukturę organizacyjną. Obecnie rozwiązanie pozwala na szybkie odnalezienie właściwego współpracownika lub informacji na jego temat oraz upraszcza proces zarządzania danymi i ich późniejszej aktualizacji. Dla specjalistów HR system stał się skutecznym narzędziem do zarządzania kapitałem ludzkim.
Poprawa bezpieczeństwa informacji korporacyjnych dzięki SmartPoint Intranet i zmniejszenie ryzyka nieupoważnionego dostępu
W ramach ulepszeń wdrożyliśmy również funkcje spełniające wymogi bezpieczeństwa informacji w zakresie dostępu do rozwiązania SmartPoint Intranet: polityki bezpieczeństwa zostały skonfigurowane tak, aby umożliwić użytkownikom dostęp do informacji w portalu tylko z urządzeń firmowych i z białych adresów IP. Zapewnia to wyższy poziom bezpieczeństwa informacji korporacyjnych i zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Aby monitorować i kontrolować dostęp do określonych dokumentów w portalu, w zależności od roli, stanowiska lub działu pracownika, opracowano skrypt generujący raport z audytu dostępu.
Adaptacja pracowników do nowego rozwiązania SmartPoint Intranet
Globalne zmiany w narzędziach komunikacji mogą często powodować stres lub opór wśród pracowników. Dlatego jednym z wyzwań było przezwyciężenie obaw przed długim procesem adaptacji specjalistów PZU Ukraina do zaktualizowanego portalu i przekonanie zespołu o korzyściach płynących z nowego rozwiązania. Jednak dzięki przemyślanemu podejściu wszystkie obawy zostały rozwiane. Klient zaangażował we wdrożenie SmartPoint Intranet specjalistów z różnych obszarów: zarządzania projektami, IT, marketingu i PR. Takie kompleksowe podejście pozwoliło uwzględnić wszystkie kluczowe aspekty platformy – od konfiguracji technicznych po wygodę użytkowania dla końcowych odbiorców.
Dla naszego zespołu było to pierwsze doświadczenie w pracy z rozwiązaniem opartym na Microsoft 365, więc poświęciliśmy sporo uwagi na wyjaśnienie architektury i struktury portalu, omówienie szczegółów technicznych, a także możliwości integracji z innymi produktami Microsoft 365. SmartPoint Intranet połączył wszystkie niezbędne narzędzia i usługi, które wcześniej były rozproszone lub niewystarczająco zintegrowane w jednym, scentralizowanym rozwiązaniu. W rezultacie pracownicy firmy mają wygodny dostęp do informacji, narzędzi komunikacyjnych, bazy wiedzy, dokumentacji oraz innych zasobów w jednym oknie. To dzięki produktywnej interakcji między dwoma zespołami udało nam się osiągnąć jeden z głównych celów projektu wdrożeniowego – stworzenie ujednoliconego środowiska komunikacji cyfrowej
Uwzględniając wszystkie niestandardowe modyfikacje, wdrożenie SmartPoint Intranet zajęło 13 tygodni, obecnie cała firma korzysta już z portalu, a SMART business nadal zapewnia wsparcie techniczne dla rozwiązania na życzenie klienta.
Jakie są pierwsze wyniki i kolejne kroki w skalowaniu portalu korporacyjnego oraz cyfryzacji innych obszarów działalności firmy?
Obecnie portal jest aktywnie wykorzystywany przez 500 pracowników PZU Ukraina. Dzięki aplikacji SmartPoint Intranet, która jest zintegrowana z Microsoft Teams, portal jest dostępny z dowolnego urządzenia z zainstalowanym Microsoft Teams (komputer, telefon, tablet). Teraz specjaliści nie muszą przełączać się między różnymi systemami lub aplikacjami – wszystko, czego potrzebują, jest dostępne za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika interfejsu Microsoft Teams, niezależnie od lokalizacji geograficznej użytkownika. A synchronizacja z narzędziami Microsoft 365 zapewnia dostęp do plików, kalendarzy, list zadań itp. W ten sposób system stał się środowiskiem, w którym wszystko, co potrzebne do pracy, jest dostępne za pomocą kilku kliknięć, zapewniając wygodną, szybką i intuicyjną pracę z informacjami korporacyjnymi. Klient zwrócił uwagę na funkcjonalność komponentu portalu Centrum zadań. Zapewnia on pracownikom możliwość tworzenia i przydzielania zadań administracyjnych, śledzenia ich realizacji i postępów. Pomaga to skupić się na ważnych zadaniach: pracownicy mogą poświęcić więcej uwagi zadaniom strategicznym, ograniczając rutynowe czynności.
Firma nie zamierza poprzestać na zdobytych osiągnięciach i już określiła konkretne obszary rozwoju portalu SmartPoint Intranet. Rozważane jest wdrożenie niestandardowych ustawień uwzględniających politykę bezpieczeństwa. Obejmuje to rozszerzenie praw dostępu i kontroli nad poufnymi informacjami korporacyjnymi, co sprawia, że portal spełnia współczesne wymogi cyberbezpieczeństwa.
Budowanie ujednoliconego środowiska cyfrowego dla firmy jest dobitnym przykładem biznesu zorientowanego na ludzi i wynikającej z tego kultury korporacyjnej. Firma nie tylko zapewnia efektywność pracy dzięki narzędziom i informacjom zgromadzonym w jednym miejscu, ale także zwiększa poziom otwartości, przejrzystości i komfortu emocjonalnego pracowników, co jest szczególnie ważne w dzisiejszym środowisku.
Cieszymy się, że możemy być partnerami PZU Ukraina na drodze do transformacji doświadczeń pracowników poprzez wdrożenie ekosystemu nowoczesnych rozwiązań. Wspólnie z klientem podjęliśmy już decyzję o wdrożeniu rozwiązań SMART Payroll i SMART HCM & LMS, które pomogą zautomatyzować i zoptymalizować ważne procesy zarządzania zasobami ludzkimi i finansami, które są ze sobą ściśle powiązane
Chcesz dowiedzieć się, jak SmartPoint Intranet w połączeniu z innym oprogramowaniem SMART business może poprawić wydajność Twoich procesów biznesowych? Zamów konsultację i uzyskaj gotowe rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb!
