Czym jest portal korporacyjny i dlaczego jest ważny
Budując zintegrowany korporacyjny ekosystem rozwiązań IT, który przynosi pożądane rezultaty, nie sposób nie zadbać o przejrzystą organizację wewnętrznej sieci informacyjnej. W końcu zarządzanie wiedzą korporacyjną i komunikacją wewnętrzną jest integralną częścią zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi każdej nowoczesnej firmy.
Możliwości tworzenia pozytywnych „doświadczeń pracowników” są coraz częściej postrzegane jako „obszar rozwoju” w celu zwiększenia zaangażowania i motywacji pracowników, co według większości badaczy ma bezpośredni wpływ na sukces biznesowy.
Na przykład badania GALLUP pokazują, że zwiększenie zaangażowania pracowników może zwiększyć ich produktywność o 20-25%. Dodatkowo badania Deloitte wykazały, że co piąty pracownik – zwłaszcza millenialsi – zmienia pracę z powodu braku pozytywnego „employee experience”.
W związku z tym ważne jest, aby zasadniczo przemyśleć samą wizję i zrozumieć istotę i cele komunikacji wewnętrznej oraz portalu korporacyjnego jako ich integralnej części. Intranet nie może być już tylko „repozytorium” regulaminów, instrukcji, zasad, opisów procedur i procesów oraz całej masy innych dokumentów, które firma produkuje na co dzień. Zamiast tego powinien stać się pojedynczym cyfrowym środowiskiem komunikacji korporacyjnej i pracy zespołowej w celu poprawy wydajności każdego pracownika i całej firmy.
Dobrze zaprojektowany portal korporacyjny zapewnia szybki dostęp do dokumentów, narzędzi i informacji, których pracownicy potrzebują do wykonywania swoich zadań. Oszczędza to czas, minimalizuje stres związany z wyszukiwaniem danych i eliminuje rutynę, a co za tym idzie – wypalenie zawodowe.
Nie jest to jednak jego jedyny cel. Firmowy Intranet zapewnia pracownikom możliwość rozwoju zawodowego poprzez dostęp do zasobów edukacyjnych, różnych kursów i programów mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych, a także upraszcza adaptację nowych pracowników.
Służy on również jako platforma umożliwiająca przejrzystą i skuteczną komunikację wewnętrzną, zapewniając każdemu pracownikowi możliwość bycia wysłuchanym, a kierownictwu – otrzymania wysokiej jakości feedbacku.
Zapewniając pracownikom możliwość interakcji, dzielenia się pomysłami i uczestniczenia we wspólnych projektach, Intranet pomaga budować poczucie wspólnoty i ducha zespołu oraz zwiększa ich lojalność i zaangażowanie w działalność firmy.
Podstawowe kryteria współczesnego portalu korporacyjnego
Biorąc pod uwagę powyższe, przyjrzyjmy się głównym kryteriom dotyczącym rozwiązania, które może dostarczyć firmom elastyczny portal korporacyjny.
Oczywiście pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać podczas wyboru oprogramowania do organizacji wewnętrznego systemu informacyjnego, jest to, że jego głównym zadaniem jest zapewnienie każdemu pracownikowi szybkiego i wygodnego dostępu do informacji korporacyjnych w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich zadań.
Rozwiązanie powinno również zawierać zestaw prostych, ale skutecznych narzędzi do zarządzania tymi informacjami, automatyzacji ich tworzenia, monitorowania, przetwarzania (zatwierdzania) i przechowywania oraz organizacji współpracy. W szczególności nowoczesny portal korporacyjny może stać się kluczowym narzędziem automatyzacji procesów HR.
Istnieje wiele scenariuszy, takich jak zarządzanie urlopami i delegacjami, automatyzacja oceny efektywności pracowników, rekrutacja, onboarding, adaptacja, szkolenia i rozwój zawodowy, które można zdigitalizować. Nie tylko upraszcza to pracę specjalistów HR, ale także zapewnia pracownikom lepsze „doświadczenie pracownicze” na wszystkich etapach ich kariery.
Równie ważne jest, aby portal korporacyjny służył jako platforma komunikacji wewnętrznej, umożliwiająca zespołom współpracę, wymianę wiedzy i synchronizację działań. Niezależnie od tego, czy firma ma kilkuset pracowników, czy dziesiątki tysięcy; czy jest międzynarodowa, czy ma biura na całym świecie.
Co to jest ROI i dlaczego jest ważny podczas oceny skuteczności wdrożenia portali korporacyjnych
Jednak dla firmy wdrożenie Intranetu, podobnie jak każdego innego rozwiązania IT, jest przede wszystkim inwestycją. Dlatego też podejście do określania jego efektywności jest pod względem zwrotu z inwestycji. W szczególności ROI (Return on Investment) Intranetu jest wskaźnikiem, który porównuje wartość korzyści dla firmy z wdrożenia i użytkowania korporacyjnego Intranetu ze środkami, które zostały na niego wydane. Pokazuje on, jak efektywnie wprowadzenie Intranetu wpływa na wskaźniki wydajności firmy, takie jak zwiększona produktywność pracowników, usprawniona komunikacja czy obniżone koszty operacyjne.
Ocena ta jest jednak bardzo skomplikowana ze względu na tak zwane soft benefits, takie jak zaangażowanie pracowników, ich lojalność i motywacja oraz lepsze warunki współpracy nad projektami. Ich wartość dla firmy jest często trudno ocenić, dlatego też trudno jest przeanalizować efekty wdrożenia Intranetu.
Zamiast postrzegać go jako zasób, który znacząco przyczynia się do poprawy poziomu zaangażowania i satysfakcji pracowników, a w rezultacie do zwiększenia produktywności i zysków firmy, niektórzy menedżerowie nadal postrzegają go wyłącznie jako wydatek budżetowy. Oznacza to, że tracą zysk.
Natomiast według badań GALLUP firmy z wysokim poziomem zaangażowania pracowników wykazują o 14% wyższą produktywność, mają o 10% wyższe oceny klientów, o 18% większą sprzedaż, o 23% większą rentowność i o 13% wyższe zaangażowanie pracowników w procesy zarządzania.
Ilościowa i jakościowa ocena efektywności portalu korporacyjnego firmy
Aby Intranet naprawdę stał się zasobem, który przyczynia się do sukcesu firmy, ważne jest, aby znaleźć formułę ROI, która jest odpowiednia dla Twojej firmy.
Wskaźnik ten stanowi różnicę między wydatkami a łączną wartością korzyści. Wydatki to środki wydane na wdrożenie, utrzymywanie, szkolenie personelu, licencję (jeśli dotyczy) oraz koszty administracyjne. To stosunkowo proste, lecz aby oszacować korzyści, należy odpowiedzieć na pytanie: jakie zadania miały zostać zrealizowane przez wdrożenie Intranetu?
Czy jest to oszczędność czasu i pieniędzy dzięki łatwiejszemu zarządzaniu treścią? Poprawa komunikacji wewnętrznej? Czy chodziło o narzędzie do zarządzania wiedzą lub platformę usprawniającą kulturę korporacyjną?
Każdy z tych punktów można przełożyć na realny ekwiwalent pieniężny. Przyjrzyjmy się najczęstszym i najpopularniejszym scenariuszom automatyzacji procesów związanych z HR:
- zarządzanie urlopami i delegacjami: pracownicy składają wnioski urlopowe, które są automatycznie przesyłane do określonego kręgu osób odpowiedzialnych, a po ich akceptacji system automatycznie aktualizuje harmonogramy pracy i wysyła przypomnienia do pracownika HR;
- ocena wydajności pracowników: portal generuje powiadomienia o zalecanym terminie oceny i automatycznie wysyła je do pracowników i ich przełożonych. Wbudowane narzędzia do zbierania informacji zwrotnych i raportowania pozwalają działowi HR i kierownictwu obserwować postępy w czasie rzeczywistym;
- onboarding i adaptacja: gdy nowy pracownik zostaje dodany do systemu, automatycznie wysyłane są do niego instrukcje, linki do kursów i materiałów szkoleniowych oraz przydzielane są mu zadania. Menedżerowie i specjaliści HR otrzymują powiadomienia o ukończeniu każdego etapu. Portal może również automatycznie tworzyć plan adaptacji dla nowego pracownika, wysyłając mu materiały, które pomogą mu zapoznać się z opisem stanowiska lub polityką firmy;
- szkolenia i podnoszenie kwalifikacji: system może integrować LMS (Learning Management System), który umożliwia proces szkolenia i podnoszenia kwalifikacji w firmie. W tym przypadku w portalu korporacyjnym można publikować informacje o zapisach na kolejny program szkoleniowy lub kurs. Pracownicy będą mieli możliwość nie tylko dowiedzieć się o nowym szkoleniu ze strony internetowej, ale także zgłosić chęć udziału w nim. Dzięki temu osoby, które chcą np. podszkolić swój angielski, nie przegapią rozpoczęcia kursu.
Taka automatyzacja róznych zadań HR zmniejsza koszty zarządzania tymi procesami, poprawia kontrolę nad nimi i zwiększa ich ogólną efektywność, co oczywiście przekłada się na ekwiwalent pieniężny. Istnieje szereg innych korzyści, które są oczywiste i mają określoną wartość.
O ile jednak oszczędności wynikające z ograniczenia zakupu papieru, mniejszej liczby połączeń telefonicznych i delegacji służbowych czy obniżenia kosztów subskrypcji profesjonalnych narzędzi lub zautomatyzowanych procesów komunikacji oraz informowania pracowników są oczywiste „na pierwszy rzut oka”, o tyle korzyści związane z oprogramowaniem wymagają lepszego zrozumienia.
Kluczowe cechy portalu korporacyjnego i sposób ich oceny
Jak więc ocenić, czy portal korporacyjny realizuje powierzone mu zadania? Odpowiedź na to pytanie leży w analizie strategicznych celów firmy i ich zgodności z możliwościami wybranego rozwiązania portalu korporacyjnego.
Co jest dla Ciebie najważniejsze: interfejs i użyteczność? A może zdolność do organizowania komunikacji wewnętrznej lub pracy zespołowej? Sposób organizacji zarządzania wiedzą czy możliwości wdrożenia kultury korporacyjnej? W zależności od odpowiedzi na te pytania należy wybrać pulę metryk, które pozwolą prawidłowo ocenić wybrane rozwiązanie. Przyjrzyjmy się głównym z nich.
Łatwe i proste administrowanie, integracja z innymi systemami oraz skuteczne narzędzia analityczne
Są to kluczowe kryteria portalu korporacyjnego jako rozwiązania będącego częścią całego ekosystemu IT firmy. Ważne jest, aby ocenić, jak intuicyjny jest interfejs dla administratorów. Jeśli mogą oni szybko skonfigurować prawa dostępu, zarządzać treścią i użytkownikami bez potrzeby korzystania ze wsparcia technicznego, oznacza to, że spełnia on wymagania firmy. Rozważmy główne wskaźniki.
- Prostota i łatwość administrowania, która jest ustalana głównie na podstawie następujących parametrów:
- Czas poświęcany na zadania administracyjne jest jednym z kluczowych wskaźników ilościowych w tym kontekście. Mówimy tu o typowych zadaniach, takich jak dodawanie nowych użytkowników, zmiana uprawnień i aktualizacja treści. Porównanie tego wskaźnika „przed” i „po” wdrożeniu portalu pozwoli ocenić jego efektywność.
- Częstotliwość wysyłania zgłoszeń do działu IT.
- Dostępność wysokiej jakości narzędzi analitycznych zwiększa możliwości zarządzania firmą, umożliwiając śledzenie różnych wskaźników KPI i uzyskanie informacji na temat ogólnej efektywności firmy. Ocena opiera się na następujących wskaźnikach:
- Szerokość i głębokość narzędzi analitycznych: im więcej metryk jest dostępnych do analizy, tym bardziej przydatny jest portal do podejmowania decyzji opartych na danych. Mogą to być na przykład raporty dotyczące aktywności pracowników, wykorzystania zasobów, integracji z innymi systemami lub informacji zwrotnych od użytkowników;
- Możliwość tworzenia spersonalizowanych raportów: menedżerowie i administratorzy powinni mieć możliwość tworzenia spersonalizowanych raportów, takich jak statystyki dotyczące poszczególnych działów, projektów, czasu spędzonego w portalu lub poszczególnych sekcji;
- Szybkość uzyskiwania danych analitycznych oraz ich przystępność i przejrzystość.
- Możliwości integracji: nowoczesne portale korporacyjne powinny zapewniać możliwość łatwej integracji z innymi rozwiązaniami, takimi jak systemy ERP i CRM oraz inne narzędzia biznesowe. Wskaźnikiem skuteczności portalu w tym kontekście jest:
- Liczba zintegrowanych systemów: im więcej narzędzi jest pomyślnie zintegrowanych, tym lepiej portal wspiera jednolity ekosystem.
- Czas i wysiłek wymagany do wdrożenia integracji: proces integracji powinien być szybki i nie wymagać zaangażowania zewnętrznych wykonawców lub dodatkowych złożonych rozwiązań technicznych;
- Stabilność integracji: platforma powinna zapewniać nieprzerwane działanie zintegrowanych rozwiązań bez częstych awarii lub konfliktów.
Automatyzacja procesów biznesowych i optymalizacja struktury organizacyjnej
Portal korporacyjny może pomóc w optymalizacji struktury organizacyjnej poprzez ułatwienie zarządzania przepływem pracy, integrację komunikacji oraz automatyzację wielu rutynowych zadań. Obejmuje to automatyzację zatwierdzania dokumentów i wymiany informacji między jednostkami strukturalnymi. Wskaźnik ten można oceniać w kontekście skrócenia czasu potrzebnego na realizację tych procedur i zmniejszenia udziału ręcznej obsługi dokumentów. W szczególności:
- wdrożenie struktury organizacyjnej w różnych konfiguracjach: dostępność zintegrowanych organogramów i aktualnych list pracowników wraz z zakresem ich obowiązków pomaga wszystkim pracownikom zrozumieć, kto jest za co odpowiedzialny. Efektywność tej funkcji można ocenić, mierząc szybkość dostępu do niezbędnych kontaktów i informacji oraz redukcję liczby zapytań dotyczących wyjaśnienia struktury firmy.
Jednak ta funkcja przekłada się nie tylko na wskaźniki optymalizacji struktury organizacyjnej. Ma również znaczący wpływ na zaangażowanie pracowników i jest potężnym narzędziem do rozwiązywania szeregu zadań związanych z budowaniem zespołu. W końcu w biznesie chodzi o zespół.
- dostępność narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi lub integracja z istniejącym systemem HCM. Dzięki nim kierownictwo widzi, jak przydzielane są zadania i może szybko reagować na niedobór lub nadmiar pracowników w określonych działach. Ocenę tego parametru można przeprowadzić na podstawie wskaźników optymalizacji wykorzystania zasobów i zmniejszenia przestojów lub przeciążenia zespołu.
Użyteczność
Jest to cecha, która pokazuje, jak prosty i intuicyjny jest interfejs portalu korporacyjnego. Do oceny tego parametru można wykorzystać np. ankiety użytkowników dotyczące wygody korzystania z interfejsu, jego intuicyjnoci oraz tego, jak szybko pozwala on realizować zadania. Takie ankiety powinny być wprowadzane natychmiast po wdrożeniu portalu i przeprowadzane regularnie.
Analiza zachowań użytkowników za pomocą narzędzi analitycznych jest również dość informatywna. Oparta jest ona na danych o tym, które funkcje są wykorzystywane najczęściej, ile czasu zajmuje znalezienie informacji oraz które strony lub procesy sprawiają trudności (np. duża liczba przypadkowych kliknięć lub częste opuszczanie strony).
Inną metodą oceny tego parametru jest testowanie z udziałem prawdziwych użytkowników. Polega ona na zaangażowaniu użytkowników o różnym poziomie kompetencji technicznych w celu uzyskania kompleksowego rozumienia sytuacji. Odmianą takiego testowania jest ocena czasu poświęcanego przez nowych pracowników na opanowanie podstawowych funkcji portalu.
Analiza liczby zapytań pracowników skierowanych do działu wsparcia technicznego w sprawie wyszukiwania dokumentów również jest wskaźnikiem poziomu użyteczności witryny.
W tym kontekście warto również zwrócić uwagę na trafność treści, zarówno pod kątem zgodności z potrzebami firmy (jej celami strategicznymi i bieżącymi zadaniami), jak i jej politykami i regulacjami.
Cechę tę można ocenić, analizując częstotliwość edycji oraz dodawania i aktualizacji materiałów w głównych sekcjach portalu, zwracając uwagę na to, w jakim stopniu publikacje i materiały portalu wspierają kluczowe procesy biznesowe, zmiany strategiczne, innowacje oraz nowe produkty.
Możliwości budowania skutecznej komunikacji wewnętrznej
Parametr ten jest oceniany na podstawie danych o szybkości i dokładności przekazywania informacji uzyskanych dzięki analizie różnicy w czasie wysyłania i odbierania wiadomości oraz liczby wyświetleń ważnych wiadomości na portalu.
Nie bez znaczenia jest również ocena liczby i jakości interakcji pomiędzy pracownikami za pośrednictwem portalu, w szczególności poprzez wbudowane czaty czy fora umożliwiające wymianę opinii i pomysłów. Aspekt ten można ocenić na podstawie częstotliwości komunikacji za pośrednictwem platformy, częstotliwości prowadzenia dyskusji na czatach wewnętrznych oraz jakości informacji zwrotnych.
Wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych na portalu można ocenić za pomocą wskaźników, takich jak liczba sesji komunikacyjnych, poziom aktywności pracowników w wewnętrznych sieciach społecznościowych oraz liczba pracowników, którzy regularnie korzystają z Intranetu do komunikacji (śledzone dzięki możliwościom analitycznym portalu).
Oczywiście dobry portal korporacyjny powinien łatwo integrować się z pocztą elektroniczną, kalendarzami, komunikatorami i pozwalać łatwo organizować wideokonferencje.
Możliwości współpracy projektowej
Ta cecha jest dość ściśle powiązana z poprzednią, ale ma kilka specyficznych aspektów.
Przy jej ocenie warto przeanalizować, jak często pracownicy wykorzystują narzędzia do współpracy (różnego rodzaju menedżery zadań) w codziennej pracy. Wskaźnikiem jest liczba zadań lub projektów, do których dostęp ma dwóch lub więcej użytkowników.
Istotna jest również ocena tego, jak szybko i skutecznie projekty te zostały ukończone (szczególnie jeśli zaangażowani byli w nie pracownicy z różnych działów). W razie potrzeby warto ocenić, jak łatwo jest zintegrować zewnętrzne narzędzia (z którymi pracownicy są przyzwyczajeni do pracy) do zarządzania projektami z portalem.
Regularne ankiety dotyczące tego, jak łatwe w użyciu są narzędzia do współpracy, mogą być również przydatne w tym przypadku.
Jak realizowane jest zarządzanie wiedzą
Najprostszym sposobem oceny tego wskaźnika jest określenie ilości treści (artykułów, dokumentacji, materiałów szkoleniowych) opublikowanych w portalu w danym okresie.
Ważne jest, aby pracownicy aktywnie korzystali z wewnętrznych baz wiedzy do poszukiwania informacji, co można ocenić na podstawie statystyk wyszukiwania, liczby wyswietleń dokumentów i liczby pobranych plików. Dobry portal powinien zapewniać pracownikom wygodny i szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Skuteczność wyszukiwarki może być oceniana na podstawie liczby udanych wyszukiwań i tego, jak szybko pracownicy znajdują potrzebne im materiały. Czas spędzony na wyszukiwaniu informacji jest jednym z krytycznych wskaźników skuteczności portalu. Można go określić zarówno za pomocą ankiet, jak i analizując ich zachowanie na portalu.
Poziom zaangażowania pracowników
Jest to ogólny wskaźnik efektywności portalu korporacyjnego, a większość kryteriów jego oceny ma charakter ilościowy. Obejmuje on między innymi odsetek pracowników, którzy regularnie korzystają z portalu do wykonywania codziennych zadań. Wbudowane narzędzia analityczne pozwalają śledzić liczbę logowań i interakcji z treścią w ramach wybranego okresu.
Ważna jest również analiza tego, ile czasu pracownicy aktywnie spędzają na portalu (tworząc dokumenty, dzieląc się informacjami, komentując posty, przeglądając treści, biorąc udział w ankietach).
Narzędzia analityczne mogą pokazać nie tylko liczbę aktywnych użytkowników, ale także, które sekcje są najczęściej odwiedzane i które narzędzia są najczęściej używane przez pracowników.
Można również skonfigurować ocenę innych parametrów. Na przykład liczba komentarzy i zapytań wysyłanych do kierownictwa za pośrednictwem portalu pomoże ocenić jego rolę w angażowaniu pracowników w kluczowe dla firmy procesy.
Taka analiza wizualizuje obszar rozwoju zarówno portalu korporacyjnego, jak i całej firmy.
Budowanie poczucia wartości i zwiększanie lojalności pracowników
Sukces biznesowy zawsze zależy od zespołu. A im więcej wysiłków podejmuje firma, aby każdy pracownik czuł się członkiem jednego zespołu, tym większe jest zaangażowanie i wkład każdego pracownika w sukces całej firmy.
Odnoszące sukcesy firmy o światowej renomie aktywnie wykorzystują Intranet jako jedno z narzędzi skutecznego budowania zespołu. To właśnie z portalu korporacyjnego zespół dowiaduje się o osiągnięciach swoich kolegów i ich przeniesieniu na nowe stanowiska, poznaje nowych pracowników i dowiaduje się o pomyślnym zakończeniu okresu próbnego. Jest to platforma, na której osiągnięcia każdego z osobna stają się sukcesem zespołu.
Ponadto, wysokiej jakości strona internetowa firmy zapewnia pracownikom możliwość dzielenia się swoją wiedzą z kolegami poprzez zamieszczanie własnych materiałów w odpowiednich sekcjach korporacyjnej bazy wiedzy. Współpracownicy, którzy korzystają z tych informacji, widzą, kto je stworzył, a to działa na rzecz budowania poczucia własnej wartości w zespole.
Efektywność onboardingu nowych pracowników
Wysokiej jakości portal korporacyjny może znacznie ułatwić proces onboardingu nowych pracowników poprzez zautomatyzowane procesy szkoleniowe i ich wdrożenie w środowisko pracy.
Jednym z głównych wskaźników skuteczności onboardingu za pośrednictwem portalu korporacyjnego jest czas potrzebny nowym pracownikom na ukończenie wszystkich etapów adaptacji, w tym zapoznanie się z kulturą korporacyjną, polityką firmy i kluczowymi procesami.
Zaleca się zamieszczanie w portalu korporacyjnym programów szkoleniowych oraz instrukcji dla nowych pracowników. Analiza odsetka ukończonych etapów onboardingu jest jednym ze wskaźników wydajności portalu.
Ważny jest również wskaźnik retencji nowych pracowników. Jeśli jest on wysoki, można założyć, że portal spełnia swoją funkcję i zapewnia pozytywne „doświadczenie pracownika”. Aby ocenić ten wskaźnik, warto przeprowadzić ankietę wśród nowych pracowników na temat ich doświadczeń związanych z korzystaniem z portalu.
Widzimy zatem, że skuteczność portalu korporacyjnego można ocenić zarówno za pomocą wskaźników ilościowych, jak i jakościowych.
Takie podejście pozwala nam kompleksowo przeanalizować wpływ Intranetu na kulturę organizacyjną, procesy adaptacji i rozwoju pracowników oraz ich zdolność do samorealizacji i poczucie wartości poprzez dostęp do narzędzi pozwalających na wyrażanie siebie, uczestnictwo w projektach i zaangażowanie w przejrzystą komunikację.
A to wszystko to coś więcej niż tylko rentowność. Chodzi o zespół, który może poprowadzić firmę do sukcesu i zapewnić, że może ona pozostać na szczycie tego sukcesu.
Dowiedz się więcej o możliwościach nowoczesnego rozwiązania do budowy portalu korporacyjnego SmartPoint Intranet i wszystkich funkcjach produktu tutaj.
