Fayno Market to nowoczesna i szybko rozwijająca się sieć sklepów detalicznych z wygodną „osiedlową” lokalizacją. Każdego dnia sklepy odwiedza ponad 100 000 klientów. W kontekście stabilnego wzrostu i ekspansji geograficznej sieci, wysoka odpowiedzialność i przestrzeganie zasady dobrych stosunków sąsiedzkich pozostają niezmienne. Obecnie Fayno Market jest reprezentowany w 15 miastach i 30 miasteczkach Ukrainy.
Firma rozwija własne marki: „Vyhidno”, „Myla Pani”, „Luxberi”, „Fayna marka” i posiada 155 sklepów z własną produkcją i gastronomią – 31 piekarni, 17 pizzerii, 54 strefy grillowe.
Mimo wojny i trudnych warunków biznesowych, w 2022 r. sieć weszła do TOP-10 największych sieci w Ukrainie pod względem liczby sklepów. W czasie trwania stanu wojennego firma otworzyła 27 nowych sklepów.
Jaki był powód zmian?
Szybki rozwój osiedlowych sklepów – zarówno pod względem liczby pracowników, jak i liczby placówek – stał się impulsem do pełnej cyfryzacji i automatyzacji kluczowych procesów biznesowych.
Kierownictwo firmy zawsze zwracało dużą uwagę na rozwój pracowników i ciągłą poprawę warunków pracy. Nic więc dziwnego, że sieć przez kilka lat z rzędu otrzymywała nagrody „Marka Roku” i „Najlepszy Pracodawca Roku”.
W miarę rozwoju sieci zaczęliśmy zastanawiać się, jak pozostać w kontakcie z pracownikami wszystkich działów. Zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy narzędzi cyfrowych, aby usprawnić komunikację wewnętrzną i wewnętrzne procesy firmowe.
W 2022 roku podjęto decyzję o wdrożeniu ukraińskiego rozwiązania SmartPoint Intranet, autorskiego rozwiązania SMART business opartego na technologiach Microsoft, co było pierwszym krokiem w globalnej transformacji cyfrowej firmy.
Początek transformacji
Główną prośbą, z jaką zwrócił się do nas klient, było zbudowanie jednego ekosystemu do zarządzania zasobami ludzkimi w całej sieci z możliwością planowania strategicznego. Oczywiście do rozwiązania tego zadania potrzebne były zautomatyzowane narzędzia. Kierownictwo Fayno Market wybrało Microsoft jako jedynego dostawcę, aby zautomatyzować procesy biznesowe i zwiększyć produktywność pracowników oraz całej firmy.
Wybraliśmy bezpieczne oprogramowanie i niezawodną ukraińską firmę do realizacji naszej strategii. Ponadto Microsoft zapewnił darmowe licencje na 4 miesiące dla ukraińskich firm, co było miłym bonusem. Stanęliśmy przed zadaniem globalnego przejścia na infrastrukturę Microsoft 365.
Jakie możliwości otworzyło wdrożenie SmartPoint Intranet?
Scentralizowany dostęp do wszystkich aplikacji Microsoft 365
Dzięki wdrożeniu SmartPoint Intranet klient zyskał swobodny dostęp do narzędzi Microsoft 365 w jednym środowisku: Office 365, Azure, Power BI, Yammer, Teams, SharePoint, Planner, Sway.
SmartPoint Intranet zapewnił pojedynczy bezpieczny punkt wejścia dla wszystkich użytkowników: korzystając z Microsoft Azure AD, klient ma dostęp do wszystkich kont Microsoft 365.
Nowe aplikacje cyfrowe oraz zmienione i ulepszone procesy biznesowe umożliwiły stworzenie wygodnego i nowoczesnego cyfrowego miejsca pracy dla pracowników.
Wszystkie procesy komunikacji wewnętrznej odbywają się teraz w jednym oknie dzięki płynnej integracji z Microsoft Teams. Oznacza to, że po zainstalowaniu SmartPoint Intranet w Microsoft Teams pojawiła się zakładka umożliwiająca szybki dostęp do portalu firmowego. Pracownicy mogą pracować z portalem jako integralną częścią funkcjonalności Microsoft Teams.
Gromadzenie i organizowanie informacji korporacyjnych
Dla klienta ważne było skonsolidowanie informacji korporacyjnych w jednym środowisku, aby zapewnić szybki dostęp do nich pracownikom.
Wiadomości firmowe, wydarzenia, standardy, dokumenty dotyczące kultury korporacyjnej, szablony i instrukcje (na przykład dotyczące okresu adaptacyjnego) – wszystko to stało się dostępne z poziomu jednego okna.
Dzięki synchronizacji kalendarza portalu z kalendarzami Outlook i Teams, pracownicy nie muszą przełączać się między różnymi aplikacjami, aby zobaczyć zaplanowane spotkania i nadchodzące wydarzenia firmowe.
Aby zapewnić pracownikom dostęp do wzorów dokumentów lub udzielić odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, takie jak „jak złożyć wniosek o urlop” lub „jak uzyskać zaświadczenie z miejsca pracy”, klient może skorzystać z kreatora stron z treścią. Jest to łatwe w obsłudze narzędzie CMS, które można skonfigurować samodzielnie, bez angażowania zewnętrznych specjalistów.
Wygodny widok wielopoziomowej struktury sieci detalicznej
Ponieważ Fayno Market stale się rozwija, co prowadzi do wzrostu liczby punktów sprzedaży, a w konsekwencji do wzrostu liczby pracowników, ważne jest, aby kierownictwo najwyższego szczebla widziało strukturę organizacyjną, która odzwierciedla rzeczywiste zmiany.
Dla wygody klient korzysta z poziomej struktury organizacyjnej na portalu z możliwością filtrowania według pracowników i działów. W strukturze organizacyjnej można znaleźć potrzebny dział lub filię, a także podległość i dane kontaktowe pracowników.
Do komunikacji Fayno Market wykorzystuje również katalog pracowników, w którym oprócz danych kontaktowych można znaleźć informacje o dacie urodzenia, dziale, stanowisku, istotnych zadaniach współpracownika, a nawet dacie pierwszego dnia w firmie.
Zapisywanie i rejestrowanie ważnych wydarzeń
Zarząd sieci poprosił o utworzenie własnej biblioteki multimediów w celu rejestrowania ważnych wydarzeń, takich jak otwarcie nowych supermarketów lub imprezy firmowe.
Wraz z wdrożeniem SmartPoint Intranet, klient otrzymał środowisko do przechowywania zdjęć i relacji wideo z podziałem na albumy i łatwą nawigacją dzięki rozbudowanej hierarchii folderów. Umożliwiło to sortowanie wydarzeń i szybkie znajdowanie potrzebnych plików.
Zautomatyzowany proces otwierania nowego punktu sprzedaży
Otwarcie punktu sprzedaży to wielopoziomowy, bardzo złożony proces w firmie zajmującej się sprzedażą detaliczną. Wcześniej klient korzystał z systemu Bitrix24 do realizacji zadań w tym zakresie, jednak nie spełniał on w pełni potrzeb klienta pod wieloma względami. W związku z tym, oprócz usprawnienia procesów otwierania placówek poprzez automatyzację procedur, stanęliśmy przed zadaniem bezbolesnej i szybkiej migracji klienta z rosyjskiego oprogramowania przy jednoczesnym zachowaniu danych historycznych.
Po przeanalizowaniu procesu otwierania nowego punktu sprzedaży, zespół SMART businees prowadzi obecnie warsztaty dla klienta, mające na celu uproszczenie i rekonfigurację procedur z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Power Platform
Dzięki kompleksowemu podejściu naszych specjalistów do automatyzacji procesów oraz nowoczesnej platformie Microsoft, jesteśmy w stanie zwiększyć efektywność obecnych procesów biznesowych naszych klientów. Wykorzystanie wygodnych narzędzi do kompleksowego rozwiązywania kwestii automatyzacji pozwala nam stworzyć jeden ekosystem, który harmonijnie łączy technologie cyfrowe i produktywną pracę wszystkich pracowników.
O planach
Aby zrealizować dalsze plany klienta dotyczące transformacji procesów HR i roli HR w sensie ogólnym, podjęto decyzję o integracji portalu SmartPoint Intranet z rozwiązaniem do zarządzania zasobami ludzkimi SMART HCM & LMS. Obecnie portal umożliwia planowanie szkoleń w LMS i śledzenie ich wyników. Pełne wdrożenie właśnie dobiega końca.
Po zakończeniu projektu Fayno Market będzie dysponować pełnoprawnym środowiskiem HR, które obejmie wszystkie najważniejsze procesy zwiększania produktywności i interakcji między pracownikami, a także procesy HCM i L&D.
Fayno Market ma nowoczesny i energiczny zespół, który jest zaangażowany w zmiany, innowacje i rozwój, więc kolejnymi krokami firmy będzie dalsza cyfryzacja poprzez rozszerzenie funkcjonalności portalu SmartPoint Intranet, Microsoft Power Platform i wprowadzenie innowacyjnej sali konferencyjnej z wbudowaną technologią AI (sztuczna inteligencja).
Nasz kraj przechodzi przez niezwykle trudny okres, wiele osób straciło pracę i domy.
Dlatego nie możemy przecenić znaczenia rozwoju ukraińskiego biznesu, który nie tylko tworzy miejsca pracy, ale także daje nadzieję na budowanie przyszłości Ukrainy.
Jesteśmy bardzo zadowoleni, że mogliśmy pomóc Fayno Market w cyfrowej transformacji funkcji HR. Wdrożone rozwiązania pomogą informować, szkolić, wspierać i tworzyć bezpieczne środowisko korporacyjne, a tym samym pomogą rozwijać biznes, który odgrywa ważną strategiczną rolę w sektorze handlu detalicznego żywnością.
