Sposób, w który obecnie funkcjonują firmy zmienił się diametralnie — większość organizacji posiada elastyczne, hybrydowe harmonogramy, a niektóre przeszły na pracę zdalną. Nowy format wymaga nowych metod organizacji pracy.
Z jednej strony pracownicy chcą elastyczności i nie chcą być przywiązani do ścisłego biurowego grafiku. Z drugiej strony, firmy muszą tworzyć elastyczne miejsca pracy dla zatrudnionych, które sprostają nowoczesnym wymaganiom.
Jak można to zrobić maksymalnie skutecznie i przy minimalnych zasobach? Zapewnić pracownikom wygodę niezależnie od tego, gdzie się znajdują, a razem z tym sprawić, by wykonywali swoje zadania tak samo wydajnie, jak w biurze. O tym właśnie opowiemy w naszym artykule.
Firmy borykają się z czterema głównymi wyzwaniami podczas budowania elastycznego miejsca pracy.
- Zapewnić komunikację. Firmy muszą zapewnić pracownikom możliwość pozostawania w kontakcie, niezależnie od ich harmonogramu lub lokalizacji. Oznacza to zapewnienie im narzędzi, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków, a także dostępu do potrzebnych informacji z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia.
- Zadbać o bezpieczeństwo IT. Jak sprawić, by dostęp do zasobów organizacyjnych z różnych lokalizacji i urządzeń był bezpieczny? W rozwiązaniach, które przedstawimy, kwestię tę rozwiązuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Zanim pracownik użyje swojego konta do rozpoczęcia pracy w chmurze z produktami Microsoft lub z portalem SmartPoint Intranet, przeprowadzane są dodatkowe weryfikacje. Może to być jednorazowe hasło wysłane na adres e-mail lub telefon, odcisk palca, skan twarzy itp.
- Zachować wydajność. Jak zorganizować pracę w taki sposób, aby zespoły pracowały efektywnie niezależnie od lokalizacji pracowników? Poniżej omówimy tę kwestię, w szczególności przyglądając się narzędziom Microsoft Teams i SharePoint, które zapewniają wspólny dostęp do dokumentów i innych zasobów firmowych.
- Rozwijać kulturę korporacyjną. Budowanie kultury korporacyjnej i marki HR może być wyzwaniem, gdy pracownicy pracują zdalnie, a czasem w różnych krajach. Jak upewnić się, że nie czują się opuszczeni lub wyobcowani? Konieczne jest zapewnienie wygodnego dostępu do ważnych informacji o firmie, aktualności firmowych oraz dokumentów przybliżających zasady i reguły panujące w organizacji. Pozwoli to między innymi zaoszczędzić czas specjalistom HR i innym pracownikom zaangażowanym w onboarding i szkolenie nowych pracowników. O narzędziach, które pomogą rozwiązać te i inne kwestie, opowiemy poniżej.
Mamy świetną wiadomość! Do 15 października oferujemy bezpłatne wdrożenie SmartPoint Intranet dla klientów z liczbą użytkowników 200+.
Narzędzia Microsoft 365 i ich możliwości
Większość narzędzi Microsoft 365 jest dobrze znana. Niektóre są stosunkowo nowe i mogą być nieznane wielu użytkownikom. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.
Word to popularna aplikacja do tworzenia dokumentów wykorzystywana do przygotowywania różnego rodzaju treści. Pozwala na ustrukturyzowanie myśli za pomocą szablonów, a wbudowane funkcje, takie jak recenzowanie i sprawdzanie pisowni, ułatwiają pracę z tekstami. Co więcej, narzędzie to pozwala współpracować nad dokumentem – wprowadzać zmiany, wspominać o kolegach i omawiać tekst bezpośrednio w aplikacji. Każdy z uczestników procesu nie musi posiadać kopii dokumentu na swoim urządzeniu. Co więcej, ponieważ produkty Microsoft są zintegrowane w jednym systemie, za każdym razem, gdy wspomniany jest uczestnik, otrzymuje on powiadomienie w Outlooku. Nie ma potrzeby ciągłego sprawdzania, czy ktoś poprawił tekst lub dodał notatkę.
Excel to potężny produkt do tworzenia tabel, strukturyzowania i przetwarzania dowolnych danych, w tym, na przykład, danych analitycznych uzyskanych z Power BI. Podobnie jak Word, ma funkcję wersjonowania, co oznacza, że można wyświetlić historię wersji dokumentu i zobaczyć zmiany wprowadzone przez osoby, które nad nim pracowały. Jest to przydatna cecha, zwłaszcza gdy pracownicy pracują wspólnie nad tabelami w formacie hybrydowym.
PowerPoint jest przydatnym narzędziem do tworzenia żywych prezentacji. Liczne wbudowane szablony ułatwiają pracę i umożliwiają tworzenie prezentacji o różnych stylach i strukturach. Zapewnia również dodatkowe opcje wizualizacji, takie jak animacja 3D. Ponadto można zdalnie współpracować z programem PowerPoint i śledzić historię wersji.
OneNote to cyfrowy notatnik, który umożliwia robienie notatek i porządkowanie myśli. Gdziekolwiek pracownik pracuje i na jakimkolwiek urządzeniu, zawsze będzie miał dostęp do swoich notatek. Notatki można dzielić na bloki i tworzyć wiele notatników w jednym OneNote. W razie potrzeby notatnik można udostępnić współpracownikom. Posiada również osobną zakładkę do rysowania z możliwością użycia różnych kolorów, co pozwala na szybką wizualizację pomysłów.
Outlook to program e-mail, który oferuje więcej niż samo wysyłanie i otrzymywanie wiadomości e-mail. Posiada kalendarz, który wyświetla zaplanowane wydarzenia i zadania. Przykładowo, automatycznie doda spotkania w Microsoft Teams, na które pracownik został zaproszony. Kalendarz ten może być udostępniany współpracownikom, dzięki czemu mogą oni planować spotkania z uwzględnieniem dostępnego czasu wszystkich uczestników spotkania. Outlook może być również zintegrowany z narzędziem To Do i niektórymi narzędziami Viva, które omówimy poniżej. Narzędzia te można przypiąć do panelu poczty elektronicznej i korzystać z nich w trybie jednego okna.
Microsoft Teams to potężne narzędzie komunikacyjne i pełnoprawne centrum pracy zespołowej. Zapewnia natychmiastowe powiadomienia, połączenia audio i wideo. Umożliwia prowadzenie spotkań, a także transmisji na żywo i webinarów. Użytkownicy mogą łączyć komunikację w grupy i tworzyć oddzielne zespoły i kanały w ramach zespołów. Microsoft Teams to jednak nie tylko narzędzie do komunikacji. W każdym czacie – indywidualnym, zespołowym lub kanałowym – można udostępniać, przechowywać i współpracować nad dokumentami i innymi zasobami potrzebnymi do wykonania pracy. W ten sposób Microsoft Teams pozwala zespołom pracować wydajnie przy użyciu jednego okna i bez rozpraszania uwagi.
To Do pomaga organizować pracę każdego pracownika poprzez planowanie wszystkich niezbędnych zadań i ustalanie ich priorytetów. Narzędzie to ma również funkcję przypomnień. Można również udostępniać jego zawartość współpracownikom oraz zintegrować z innym narzędziem do organizacji – Plannerem.
Planner. Podczas gdy To Do jest bardziej osobistą listą zadań, Planner został zaprojektowany do organizowania pracy zespołowej. Można go zintegrować z portalem korporacyjnym SmartPoint Intranet, dzięki czemu planowanie może odbywać się bezpośrednio na portalu. Zarówno Planner, jak i To Do pomagają grupować zadania, śledzić ich realizację, analizować postępy i pracować nad poprawą wydajności.
SharePoint to zbiór oprogramowania i komponentów do organizowania współpracy. Służy do tworzenia intranetów, czyli portali korporacyjnych, wspólnych obszarów dla zespołów i całej organizacji. Portal SmartPoint Intranet został stworzony na bazie SharePoint.
Viva to stosunkowo nowy produkt Microsoft, który zawiera kilka narzędzi do informowania, rozwijania i angażowania pracowników.
- Viva Connections pozwala organizacjom zgromadzić w jednym miejscu najistotniejsze usługi, produkty, zasoby, wiadomości z portalu korporacyjnego i witryn SharePoint itp. Wszystkie te zasoby, których pracownicy potrzebują do codziennej pracy, są zebrane na jednej tablicy w formie kart. Oddzielny blok jest skonfigurowany dla każdego pracownika i wyświetla najczęściej odwiedzane witryny SharePoint.
- Viva Engage umożliwia firmie zbudowanie wewnętrznej sieci społecznościowej, w której można tworzyć oddzielne społeczności pogrupowane tematycznie, publikować posty i angażować współpracowników w dyskusje. Posty mogą być publikowane zarówno przez administratorów, jak i każdego członka grupy.
- Viva Insight analizuje aktywność online każdego pracownika w ciągu dnia, wysyła mu raport analityczny i doradza, jak poprawić jego wydajność. Na przykład spędzać mniej czasu na spotkaniach lub robić częstsze przerwy, aby uniknąć przepracowania. Analizy i porady są kierowane wyłącznie do pracownika i nie są dostępne dla innych osób.
- Viva Topics umożliwia grupowanie bazy wiedzy wokół określonych tematów, dodając niezbędne dokumenty, zasoby i kontakty ekspertów związane z każdym tematem. W ten sposób każdy w organizacji, w tym nowi pracownicy, może szybko dowiedzieć się o potrzebnym temacie lub poprosić o poradę odpowiedniego specjalistę.
- Viva Learning to miejsce przeznaczone do szkolenia pracowników, w którym można zgromadzić wszystkie narzędzia i zasoby niezbędne do rozwoju. Dotyczy to także dołączania kursów od różnych zewnętrznych dostawców, takich jak LinkedIn czy Coursera.
- Viva Goals pomaga wyznaczać cele dla zespołów i całej organizacji, dostosowywać do nich przepływy pracy i śledzić postęp ich realizacji.
- Viva Sales ułatwia uzyskiwanie przydatnych analiz i automatyzację rutynowych zadań dla sprzedawców, uwalniając ich czas na komunikację z klientami.
Korzyści i możliwości portalu SmartPoint Intranet
Portal korporacyjny SmartPoint Intranet to nowoczesne środowisko cyfrowe, które ma wszystko, czego potrzebujesz do współpracy, rozwijania firmowej kultury HR, budowania własnego centrum wiedzy, informowania itp. Jest wygodnie używany w celu pojedynczego logowania do wszystkich różnych zasobów wykorzystywanych przez organizację, w tym korporacyjnych stron internetowych, stron mediów społecznościowych i innych platform, zasobów, dokumentów roboczych itp. Ponadto zawiera oddzielne obszary do pracy zespołowej, a także konta osobiste dla każdego pracownika z własnym zestawem niezbędnych usług.
Co ważne, dostęp do portalu możliwy jest w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i urządzenia, w tym tabletów czy telefonów komórkowych, co zapewnia niezbędną elastyczność jego użytkowania.
Portal SmartPoint Intranet składa się z kilku modułów:
Moduł HR zawiera strukturę organizacyjną z dwiema wizualizacjami (według pracowników i według działów), katalog pracowników z kartami danych osobowych, a także mapę biura i kalendarz korporacyjny. Dostępna jest również osobna tablica z informacjami o właścicielach firmy i kluczowych pracownikach.
Osobiste przestrzenie robocze umożliwiają zapewnienie każdemu pracownikowi indywidualnego cyfrowego biura, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca w dowolnym czasie za pomocą urządzenia z dostępem do Internetu. Konto zawiera wszystko, czego pracownik potrzebuje do wydajnej pracy, w tym kalendarz, własną bazę wiedzy, osobiste narzędzia i usługi oraz chatbota.
Przestrzenie robocze zespołów, odpowiednio, zawierają wszystko, co niezbędne do pracy poszczególnych zespołów. Można tu przechowywać wszystko, co może być przydatne do współpracy: dokumenty, zasoby, narzędzia itp. W ten sposób zespoły będą miały wszystko, czego potrzebują do wspólnego wykonywania zadań w jednym miejscu.
Intranet CMS to narzędzie do tworzenia witryn z treścią portalu. Umożliwia organizowanie i prezentowanie pracownikom wszystkich niezbędnych informacji w formie logicznych bloków. Może to być biblioteka firmowa, sekcje poświęcone misji i wizji firmy, materiały wdrożeniowe i różne zasady obowiązujące w firmie, jak np. zasady dotyczące obecności w biurze.
Biblioteka mediów składa się z trzech bloków: galerii wideo, galerii zdjęć i zewnętrznych filmów. Tutaj można przechowywać wszelkie firmowe zdjęcia i filmiki, które mogą zainteresować pracowników – od fotoreportaży z imprez firmowych po filmy z konferencji, w których firma uczestniczyła.
Wiadomości to osobny moduł służący do organizowania i prezentowania wiadomości firmowych za pomocą narzędzi do kategoryzacji.
Microsoft 365 i SmartPoint Intranet: jednolite miejsce pracy
Przestrzenie robocze zespołów w SmartPoint Intranet są wystarczająco elastyczne, aby zaspokoić potrzeby całej organizacji i poszczególnych zespołów. Liczba takich obszarów może odpowiadać liczbie działów lub wydziałów firmy. Co więcej, każdy dział może mieć swój własny, spersonalizowany obszar roboczy na portalu. Przykładowo, taki obszar może zawierać sekcje do rejestrowania i przechowywania pomysłów, publikowania wiadomości, pracy z biblioteką dokumentów itp. Oczywiście istnieje również wspólna biblioteka dokumentów portalu.
Jeśli potrzebujesz utworzyć nowy dokument Word, Excel lub prezentację PowerPoint, aby wspólnie nad nimi pracować, dzięki integracji portalu z Microsoft 365, możesz to zrobić bezpośrednio z obszaru roboczego SmartPoint Intranet. Inaczej mówiąc, te przestrzenie robocze są samodzielnymi cyfrowymi minibiurkami ze wszystkim, czego potrzebujesz do pracy zespołowej.
Jak już wspomnieliśmy, Microsoft Teams pozwala pracownikom i zespołom pracować z jednego okna. Dzieje się tak również dzięki ścisłej integracji z portalem intranetowym SmartPoint.
Na pasku szybkiego dostępu można przypiąć przycisk, aby przejść do portalu i pracować z nim bezpośrednio w oknie Teams. Ponadto każdy obszar roboczy w portalu ma swój własny zespół w Microsoft Teams. Dokumenty, które są opracowywane w tych zespołach, są synchronizowane z dokumentami w odpowiednich obszarach roboczych. Z obszaru roboczego można przejść do czatu odpowiedniego zespołu i odwrotnie za pomocą kliknięcia przycisku.
Co więcej, w sekcjach portalu, takich jak struktura organizacyjna (z wizualizacją według pracowników) i katalog pracowników, można natychmiast zobaczyć aktualny status każdego pracownika w Microsoft Teams. Z tych sekcji można rozpocząć czat, zadzwonić lub zaplanować spotkanie, które pojawi się we wszystkich kalendarzach na portalu, w Teams i w Outlooku. Wszystkie te funkcje eliminują zbędne kroki w organizacji komunikacji.
Wspomniane wcześniej narzędzie Viva Connections, które pozwala firmie zebrać na jednej tablicy swego rodzaju koncentrat najistotniejszych i najpotrzebniejszych zasobów portalu, również można wygodnie przeglądać z jednego okna w Microsoft Teams. W tym celu należy podpiąć odpowiedni przycisk do paska szybkiego dostępu. Viva Connections, oprócz tablicy ogólnej, zawiera indywidualny blok z informacjami na temat interesujący konkretnego pracownika.
W ten sposób pracownik może rozpocząć dzień pracy od otwarcia Microsoft Teams, przejść do Viva Connections w tym samym oknie, przeczytać ważne informacje, zarówno ogólne dla całej firmy, jak i spersonalizowane dla niego, a następnie przejść do swojego obszaru roboczego lub dowolnej innej sekcji SmartPoint Intranet w tym samym oknie, aby kontynuować pracę przy użyciu narzędzi Microsoft 365 zintegrowanych z portalem.
Podsumowanie
Portal korporacyjny SmartPoint Intranet, w połączeniu z narzędziami Microsoft 365, umożliwia organizacjom stworzenie elastycznego i niezależnego środowiska pracy ułatwiającego współpracę. Pracownicy otrzymują własne cyfrowe biuro, zespoły otrzymują oddzielne przestrzenie robocze, które zawierają wszystkie niezbędne narzędzia i zasoby do współpracy. To wszystko tworzy korporacyjną przestrzeń, która może zharmonizować i zoptymalizować procesy biznesowe w firmie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skonfigurować elastyczną przestrzeń roboczą na portalu intranetowym SmartPoint z narzędziami Microsoft 365, zarezerwuj konsultację z ekspertami SMART Business.
