Innowacje nie są jedynie wynikiem materialnych motywacji lub genialnych przełomów dokonywanych przez poszczególne osoby. Rodzą się one tam, gdzie istnieje środowisko sprzyjające rozwojowi pomysłów. Jeśli ludzie mają dostęp do wiedzy, odpowiednich narzędzi i mogą skutecznie współpracować z innymi, ich pomysły są uzupełniane, wzbogacane i przekształcane w coś naprawdę przełomowego. To wyjaśnia, dlaczego kultura korporacyjna, komunikacja wewnętrzna i środowisko, w którym pracownicy mogą generować i wdrażać swoje pomysły, są ważne. Oznacza to, że za każdą innowacją stoją ludzie – eksperci, którzy tworzą zaawansowane rozwiązania. Rozumiejąc to, BAKOTECH inwestuje nie tylko w poszerzanie swojego portfolio rozwiązań, ale także w swój zespół i tworzenie optymalnych warunków do jego produktywnej pracy. To z kolei pozwala nam zapewnić najwyższy poziom usług naszym partnerom. Wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet było kolejnym strategicznym krokiem w kierunku wzmocnienia kapitału ludzkiego BAKOTECH. O tym, jak wdrożenie portalu korporacyjnego pomogło firmie usprawnić procesy komunikacyjne i zwiększyć efektywność działu HR, dowiesz się z nowego case study przygotowanego przez SMART business!
Jak działały procesy przed wdrożeniem i jakie były przesłanki do znalezienia nowego rozwiązania?
Aktywny rozwój firmy, skalowanie na nowe rynki oraz ekspansja zespołów wielofunkcyjnych były kluczowymi czynnikami, które wymagały bardziej zoptymalizowanego podejścia do komunikacji wewnętrznej i procesów HR w BAKOTECH. Istniejące narzędzia, takie jak Outlook, Teams, a także inne produkty Microsoft, z powodzeniem wykonywały swoje zadania zarówno wtedy, gdy zespół liczył mniej niż 100 osób, jak i wtedy, gdy szybko się rozwijał. Jednak same te narzędzia utrudniały informowanie wszystkich na bieżąco o ważnych wydarzeniach, wyszukiwanie niezbędnych dokumentów oraz informacji o firmie, przeprowadzanie kompleksowego onboardingu dla nowych pracowników, a także wykonywanie szerszego zakresu zadań działu HR. Wszystko to wymagało dodatkowych narzędzi. Dlatego też, gdy firma rozrosła się do ponad 200 pracowników, stare podejście musiało zostać wzmocnione, aby zaspokoić kluczowe potrzeby, a mianowicie:
- Potrzebę posiadania scentralizowanej platformy umożliwiającej szybki dostęp do informacji korporacyjnych i zasobów firmy.
- Rozszerzenie możliwości automatyzacji i personalizacji procesów, takich jak onboarding lub zapoznanie się z politykami firmy, których BAKOTECH ma ponad 150 w dziewięciu krajach. A każde z tych państw ma swoje specyficzne zasady i reguły dotyczące pracy pracowników i procedur wewnętrznych, co wymagało odpowiedniego podejścia do organizacji oraz usystematyzowania danych. Wszystko to wymagało stworzenia jednej platformy, która zapewniłaby sprawne zarządzanie ogromną ilością informacji i dostęp do nich dla pracowników z różnych krajów.
- Możliwość wygodnej integracji komunikacji i procesów HR w jednym środowisku cyfrowym, bez konieczności ciągłego przełączania się między różnymi aplikacjami lub systemami.
Firma poszukiwała rozwiązania, które wzmocniłoby nasz proces onboardingu, zapewniło skuteczne zapoznanie pracowników ze strukturą firmy, naszymi politykami, kulturą korporacyjną, zarządzaniem oraz innymi ważnymi aspektami działalności BAKOTECH. Wybraliśmy SMART business i rozwiązanie SmartPoint Intranet, ponieważ w pełni spełniło ono te wymagania
Ponieważ firma aktywnie korzystała już z narzędzi Microsoft, wybór rozwiązania SmartPoint Intranet był logicznym krokiem. Oprogramowanie to zostało opracowane w oparciu o Microsoft 365, co pozwoliło klientowi bezproblemowo korzystać z narzędzi, z którymi był już zapoznany. Jednocześnie rozwiązanie SmartPoint Intranet umożliwiło szybkie zbudowanie zunifikowanego środowiska komunikacji cyfrowej dzięki szerokiej gamie dodatkowych komponentów portalu korporacyjnego. Wśród nich klient wyróżnił:
- Osobiste konto użytkownika z bazą wiedzy
- Strukturę organizacyjną firmy
- Katalog pracowników
- Aktualności
- Sekcja pytań i odpowiedzi
- Moduł Galerii zdjęć i wideo
Jak przebiegało wdrożenie SmartPoint Intranet: jakie wyzwania i zadania się pojawiły oraz jaką rolę odegrał dostawca w ich rozwiązaniu?
Wdrożenie SmartPoint Intranet w firmie BAKOTECH przebiegło według klasycznego scenariusza: wdrożono pudełkową wersję rozwiązania, którego zaletą jest dostępność modułów niezbędnych dla klienta w intranecie oraz szybkie wdrożenie systemu z możliwością dostosowania do potrzeb klienta.
W ramach projektu wdrożeniowego zespół SMART business skonfigurował integrację systemu z Microsoft Entra ID w celu pobierania danych o pracownikach i działach. Takie podejście zapewnia szereg korzyści:
- Zapewnienie aktualności danych w Strukturze organizacyjnej i Katalogu pracowników – jeśli nowy pracownik dołącza do firmy, zmienia stanowisko lub przenosi się do innego działu, zmiany te są automatycznie odzwierciedlane w wewnętrznym portalu.
- Zmniejszenie obciążenia pracą działów HR i IT – eliminacja konieczności ręcznego tworzenia lub aktualizowania kart pracowników w SmartPoint Intranet. W ten sposób specjaliści HR i IT oszczędzają czas na administracyjnych czynnościach.
Dodatkowo, w trakcie wdrożenia dostosowano sposób wyświetlania imienia i nazwiska pracownika w webowych elementach modułu HR – uwzględniając specyfikę wprowadzania danych przez klienta w Microsoft Entra ID.
Dostawca i klient zwrócili szczególną uwagę na organizację Bazy wiedzy. BAKOTECH opracowała własne, indywidualne podejście, dzieląc Bazę wiedzy na strony regionalne dla każdego kraju, w którym działa firma. A ponieważ każde państwo ma swoje własne polityki oraz przepisy, ważne było zapewnienie systemu kontroli dostępu. Firma SMART business pomogła skonfigurować logikę działania systemu w taki sposób, aby:
- Polityki i dokumenty wewnętrzne były widoczne tylko dla pracowników, których one dotyczą.
- Pracownicy z Ukrainy mieli dostęp do ukraińskich polityk, a np. z Polski – do polskich.
- Uwzględnione były wymogi legislacyjne i standardy korporacyjne obowiązujące w poszczególnych krajach.
Dostęp do dokumentów był oparty na rolach i uprawnieniach, co zapobiega przypadkowemu wglądowi w informacje nieprzeznaczone dla danego użytkownika.
Nasza Baza wiedzy w SmartPoint Intranet osiągnęła imponującą skalę: 9 krajów, ponad 150 polityk – każda z nich to osobna strona, a mimo to wszystko jest czytelnie zorganizowane, intuicyjne i wygodne w użytkowaniu. Budowaliśmy system od podstaw – to była żmudna praca, ale zdecydowaliśmy się na to, ponieważ zależało nam na stworzeniu jednolitego środowiska cyfrowego, w którym specjaliści mogliby komfortowo współpracować. W efekcie powstało cenne narzędzie dla całego zespołu – istotne osiągnięcie dla międzynarodowej firmy o tak szerokim zasięgu geograficznym
W ten sposób rozwiązanie SmartPoint Intranet umożliwiło optymalizację pracy z dokumentami korporacyjnymi, czyniąc je spersonalizowanymi, a środowisko, w którym są przechowywane – bezpiecznym.
BAKOTECH zaangażował w projekt przedstawicieli zespołu HR oraz administratorów technicznych. Ważnym czynnikiem udanego wdrożenia było staranne przygotowanie przez zespół klienta treści, które musiały znaleźć się w nowym systemie:
Klient bardzo odpowiedzialnie i profesjonalnie podszedł do przygotowania materiałów – otrzymaliśmy dużą ilość uporządkowanych danych na czas, co znacznie usprawniło przebieg wdrożenia. W tego typu projektach często to właśnie brak gotowych treści okazuje się największym wyzwaniem. W przypadku BAKOTECH nie wystąpił ten problem – wszystkie dane dostarczono jeszcze przed rozpoczęciem prac, co znacząco przyczyniło się do efektywnej realizacji projektu
Ponadto klient rozumiał, jak ważne jest dostarczenie nowemu systemowi rzeczywistych danych, dlatego przygotował artykuły dla strony głównej portalu, materiały dla sekcji Aktualności oraz inne treści, aby interfejs nie wyglądał „pusto” zaraz po wdrożeniu.
BAKOTECH pozytywnie oceniła także etap szkolenia administratorów portalu, który realizowany był przez ekspertów SMART business. Choć podczas szkoleń szczegółowo omawiany był zarówno interfejs, jak i funkcjonalność systemu, praktyka może przynieść nieoczekiwane sytuacje wymagające wsparcia. Dlatego dużą wartość dla klienta miała możliwość kontaktu z zespołem wdrożeniowym również po zakończeniu projektu. SMART business zaoferowała dodatkowe, bezpłatne godziny konsultacji, już po tym, jak administratorzy zaczęli faktycznie pracować z systemem. Taki postprojektowy support zwiększył ich pewność w codziennej pracy i pozwolił zminimalizować ewentualne trudności w początkowym okresie eksploatacji.
Synergia obu zespołów, regularne i efektywne spotkania, zaangażowanie klienta oraz stałe wsparcie dostawcy przyczyniły się do sprawnej komunikacji i szybkiego rozwiązywania kwestii organizacyjnych i technicznych na każdym etapie projektu. Wszystkie te czynniki, wsparte jasno zdefiniowanym planem wdrożenia przygotowanym przez SMART business, pozwoliły na zakończenie projektu w ustalonym czasie 12 tygodni – bez opóźnień.
Pierwsze efekty korzystania z portalu: jak zespół przyjął zmiany oraz jakie metody angażowania pracowników okazały się najskuteczniejsze?
Podczas wdrażania rozwiązania SmartPoint Intranet w istniejące procesy biznesowe firmy BAKOTECH, kluczowym wyzwaniem było przezwyciężenie obaw zespołu związanych z nowym systemem. Dla klienta ważne było zapewnienie organicznego zaangażowania pracowników w portal korporacyjny, minimalizując czynniki stresu, które często pojawiają się w obliczu czegoś nowego i nieznanego. Jak każdy klient, firma chciała zapewnić zwrot z inwestycji.
Dlatego też firma zorganizowała grupę pilotażową, której członkowie pełnili rolę wewnętrznych testerów systemu. Zwracali oni uwagę na detale wymagające dopracowania, a ich opinie pozwoliły jeszcze lepiej dostosować portal do indywidualnych oczekiwań użytkowników. W kolejnym kroku rozpoczęto komunikację do wszystkich zespołów. Aby zwiększyć zaangażowanie i ułatwić poznanie funkcjonalności portalu, firma uruchomiła w SmartPoint Intranet rubrykę z cotygodniowymi mini-newsami rozpoczynającymi się od słów: „Czy wiesz, że…”. W tych krótkich publikacjach firma dzieliła się wskazówkami dotyczącymi korzystania z poszczególnych komponentów i narzędzi portalu. Przykładowo, jednego tygodnia akcentowano możliwość przeglądania struktury organizacyjnej, innego – korzyści wynikające z korzystania z Bazy wiedzy. Taka strategia przyniosła wymierne efekty, pomagając stopniowo zaangażować i zaadaptować pracowników do pracy z platformą.
Ponadto w ramach indywidualnych spotkań One-to-One specjaliści dzielili się także doświadczeniami, jak dzięki portalowi odnaleźli nie tylko odpowiedzi na konkretne pytania, ale również natknęli się na inne przydatne materiały, co dodatkowo motywowało ich do głębszego zapoznania się z portalem.
Co ciekawe, dla nowych pracowników, którzy dołączyli do firmy po wprowadzeniu portalu, stał się on powszechnie stosowanym narzędziem, ponieważ nowi pracownicy mają do niego dostęp od pierwszego dnia pracy, na początku Onboardingu.
Wdrożenie SmartPoint Intranet było zdecydowanie ważnym krokiem dla działu HR. Portal jest teraz skutecznym narzędziem do wdrażania nowych pracowników, dostarczając im wszystkich niezbędnych informacji o firmie, współpracownikach, biurach, wartościach, zasadach itp. Rozwiązanie pomaga uczynić proces wdrażania bardziej autonomicznym, ustrukturyzowanym i wygodnym dla wszystkich uczestników.
Klient podzielił się informacją, że 70% pracowników przynajmniej raz przeglądało materiały udostępnione w systemie, a firma nieustannie wdraża kolejne inicjatywy w celu dalszego zwiększenia poziomu zaangażowania.
Ponadto wspólnie z zespołem klienta omówiono możliwość wykorzystania rozwijanego przez Microsoft darmowego narzędzia analitycznego Microsoft Clarity. Umożliwia ono m.in. przeglądanie map ciepła, analizowanie ścieżek poruszania się użytkowników po portalu czy nagrywanie sesji użytkowników. Takie funkcje mają zapewnić dokładniejszy wgląd w sposób korzystania z portalu przez pracowników.
Rozumiemy, że aby być źródłem innowacji dla innych, musimy nieustannie doskonalić się sami. Dlatego aktywnie wdrażamy nowoczesne rozwiązania wewnątrz firmy w celu optymalizacji procesów, poprawy komunikacji i zwiększenia efektywności zespołu. Dzięki SmartPoint Intranet nasza firma zyskała uniwersalne narzędzie, które umożliwia sprawną komunikację, przeglądanie i poznawanie kluczowych polityk, instrukcji oraz innych informacji korporacyjnych w jednym miejscu. Teraz pracownicy mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują, bez konieczności przeszukiwania różnych systemów czy lokalnych plików. Rozwiązanie znacząco usprawniło proces onboardingu i odciążyło naszych specjalistów HR
Strategiczne zaangażowanie pracowników, dbałość o drobne szczegóły w połączeniu z wiedzą i wsparciem dostawcy, były czynnikami, które zapewniły skuteczne i bezproblemowe wdrożenie portalu korporacyjnego dla firmy BAKOTECH.
Jeśli Twoja firma chce wzmocnić swoją kulturę korporacyjną, wprowadzić nowoczesne narzędzia automatyzujące procesy operacyjne i zapewnić efektywną komunikację w zespole – rozwiązania SMART business pomogą Ci osiągnąć Twoje cele. Jako trendsetter w obszarze innowacji, zespół SMART business wierzy, że nowoczesne technologie uwalniają cenny czas i zasoby, które można wykorzystać do generowania nowych pomysłów, rozwijania kapitału ludzkiego i wzmacniania pozycji na arenie biznesowej. SmartPoint Intranet to nie tylko portal, ale asystent, który pomaga uporządkować procesy pracy, przechowywać ważne informacje i tworzy cyfrową przestrzeń do efektywnej interakcji. Chcesz dowiedzieć się, czy SmartPoint Intranet jest odpowiedni do rozwiązania problemów Twojej firmy? Zamów bezpłatną prezentację wersji demonstracyjnej, a eksperci SMART business pomogą Ci uwolnić potencjał rozwiązania dla Twojej firmy!
