Nemiroff to światowa marka, która powstała w Ukrainie, z ponad 150-letnią historią. Historia firmy rozpoczęła się w mieście Niemirów w obwodzie winnickim w 1872 roku. Obecnie marka zatrudnia prawie 900 pracowników, którzy promują ukraińskie produkty na wszystkich kontynentach.
Marka jest znana ze swojej bezkompromisowej jakości i wódek premium, produkowanych z naturalnych składników, odzwierciedlających bogate dziedzictwo Ukrainy. Uznana za Vodka Brand Champion 2024, Nemiroff znajduje się wśród 10 najszybciej rozwijających się marek alkoholi na świecie. Dziś firma jest jednym z największych płatników podatków w Ukrainie i liderem eksportu wódki z etykietą „Made in Ukraine”.
Nemiroff zachował historyczne dziedzictwo cennej wiedzy przekazywanej z pokolenia na pokolenie od XVII wieku w swoich oryginalnych recepturach. Unikalne połączenie ręcznie zbieranych ziół, przypraw i innych naturalnych składników jest istotnym czynnikiem rozpoznawalnej i silnej przewagi konkurencyjnej marki. Woda, używana w produktach, pochodzi z własnych studni i przechodzi 11 etapów filtracji, w tym przez naturalne materiały, co zapewnia doskonały smak Nemiroff. Firma stale udoskonala receptury i technologie produkcji swoich wyrobów, dzięki czemu marka jest uznawana przez miliony miłośników po obu stronach oceanu i posiada sprawdzoną od wieków reputację marki premium.
Za wysokimi wynikami i licznymi osiągnięciami firmy stoją przede wszystkim ludzie. Nemiroff nie tylko doskonali tradycje swojej produkcji, ale również rozwija zarządzanie kapitałem ludzkim jako najcenniejszym elementem, który przyczynua się do sukcesu marki. Jednym z ważnych etapów rozwoju tego obszaru było zaktualizowanie korporacyjnego portalu, który zapewnia efektywną komunikację między pracownikami.
Zespół SMART business, posiadający ogromne doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych i współpracy pracowników, zaproponował firmie Nemiroff wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet na platformie Microsoft 365. System ten obejmuje cały wachlarz niezbędnych narzędzi do budowy nowoczesnego, zintegrowanego środowiska cyfrowego. Dlatego, po analizie wszystkich potrzeb i wymagań nowego portalu, zdecydowano, że SmartPoint Intranet jest w stanie w pełni spełnić oczekiwania klienta. Następnie rozpoczęto skrupulatną pracę nad wdrożeniem rozwiązania.
Zastąpienie przestarzałej wersji portalu korporacyjnego i kluczowe wymagania dla nowego środowiska cyfrowego
Przed wdrożeniem rozwiązania zespół Nemiroff jasno określił ekspertom SMART business kluczowe oczekiwania, podkreślając, co koniecznie musi zostać uwzględnione w planowanej aktualizacji:
Oprócz tego, że chcieliśmy odświeżyć wygląd poprzedniej wersji portalu, główną potrzebą było uczynienie go dwujęzycznym, aby nasi koledzy z zagranicy mogli zawsze korzystać z tych samych informacji wspólnie z nami. Ukraińska i angielska wersji językowe portalu zapewniają nie tylko wygodę, ale także poczucie, że każdy z naszych pracowników jest częścią jednego zespołu.
Portal miał zmniejszyć dystans między nami i zbliżyć pracowników do siebie, niezależnie od lokalizacji naszych biur
Wiele zmieniło się w procesach biznesowych firmy od czasu wdrożenia poprzedniego portalu korporacyjnego. Pojawiły się nowe zasoby wewnętrzne, na których regularnie publikowano wiadomości, przechowywano szkolenia i inne materiały dotyczące pracy. Teraz wygodniej byłoby połączyć to wszystko w jednym środowisku, co właśnie zrobił zespół SMART business.
Ogólnie rzecz biorąc, opierając się na swoim bogatym doświadczeniu w opracowywaniu i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań dla różnych firm, eksperci SMART business identyfikują następujące typowe wady przestarzałych portali:
- Brak jednolitego środowiska: informacje są przechowywane w różnych źródłach, a nie w ramach jednego środowiska cyfrowego. Utrudnia to pracownikom znalezienie i dostęp do przydatnych materiałów, co prowadzi do spadku produktywności i wydajności;
- Nieatrakcyjny i niewygodny interfejs: przestarzałe portale mają nieintuicyjny interfejs i nie są przyjazne dla współczesnego użytkownika. Czynnik ten utrudnia nawigację i zmniejsza komfort użytkownika. W rezultacie firma nie uzyskuje pożądanej motywacji pracowników do korzystania z przydatnych zasobów korporacyjnych w swojej pracy;
- Brak możliwości dostosowania portalu do nowych potrzeb rozwijającej się firmy: wraz z rozwojem technologii i zmianami w procesach biznesowych często pojawiają się nowe potrzeby, których stary portal nie jest w stanie zaspokoić. Nowoczesne rozwiązania są pod tym względem bardziej elastyczne.
SmartPoint Intranet to jednolite środowisko cyfrowe, które pozwala firmie promować swoją kulturę korporacyjną i automatyzować przepływy pracy. Portal na platformie Microsoft 365 to kompleksowe narzędzie, które:
- Zmniejsza obciążenie działu HR: system funkcjonuje jako jednolite środowisko przechowywania danych, które umożliwia dostęp do wszystkich niezbędnych informacji o firmie, pracownikach i procesach. Taka organizacja wiedzy korporacyjnej pomaga usprawnić efektywność szkoleń, onboardingu, informowania i reagowania na typowe zapytania pracowników;
- Rozwija talenty: portal jest skuteczną platformą edukacyjną, która może zawierać bazę wiedzy, materiały do samodzielnej nauki i inne zasoby, które pomagają pracownikom w rozwoju;
- Dba o zarządzanie czasem: narzędzia portalu pozwalają efektywnie wykorzystywać czas pracy pracowników i śledzić proces realizacji przypisanych zadań;
- Wzmacnia kulturę korporacyjną: bez względu na to, gdzie znajdują się członkowie zespołu, portal SmartPoint Intranet stanie się środowiskiem, które jednoczy wszystkich pracowników. Tutaj pracownicy mogą znaleźć wiadomości o wydarzeniach i zmianach w procesach firmy, tworzyć bibliotekę korporacyjną oraz przeglądać informacje o biurach i współpracownikach.
Dlatego też modernizacja portalu korporacyjnego pozwoliła zespołowi Nemiroff na zaspokojenie priorytetowych potrzeb, z którymi przestarzały system nie był już w stanie sobie poradzić. Ponadto firma otrzymała szeroką gamę narzędzi do wzmacniania i rozwijania procesów biznesowych związanych z komunikacją z personelem i zarządzaniem kapitałem ludzkim.
Jak przebiegło wdrożenie SmartPoint Intranet i szkolenie uzytkowników?
Migracja z poprzedniej wersji portalu korporacyjnego do nowego środowiska cyfrowego zajęła około dwóch miesięcy. Oczywiście zespół Nemiroff miał pewne obawy. Czy pracownikom przyzwyczajonym do poprzedniej wersji spodoba się nowy portal? Czy specjaliści zaangażowani w projekt będą w stanie szybko opanować nowy system i przygotować resztę kolegów do korzystania z niego? Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, po wdrożeniu rozwiązania eksperci SMART business przeprowadzili przydatne szkolenia z zakresu pracy z nowym portalem. Ten etap jest niezbędny, aby klient dokładnie zrozumiał funkcjonalność systemu, nauczył się, jak radzić sobie z typowymi sprawami i poczuł się komfortowo w nowym środowisku cyfrowym. Oczywiście pytania dotyczące dodatkowych funkcji systemu i możliwości dostosowania do własnych procesów pojawiły się nawet po zakończeniu serii szkoleń, kiedy zespół Nemiroff rozpoczął samodzielną pracę z nowym portalem. Dlatego eksperci SMART business zawsze pozostawali w kontakcie:
Niewątpliwie warsztaty pomogły nam poznać system i oswoić się z nim. Później, gdy nasz zespół zaczął pracować na własną rękę, mieliśmy pytania związane bezpośrednio z naszymi konkretnymi zadaniami biznesowymi. Wtedy przyszło nam do głowy, że byłoby świetnie, gdyby webinary odbywały się w dwóch etapach: przed rozpoczęciem pracy z rozwiązaniem i po jej zakończeniu. W końcu w momencie pierwszego zapoznania się z systemem wszystko przebiegało dość dynamicznie i nie zawsze można było przewidzieć pewne aspekty pracy, z którymi będziemy musieli się zmierzyć w przyszłości. Jednocześnie eksperci SMART szybko reagowali na nasze dodatkowe prośby i pomagali nam wszystko uporządkować, zapewniając troskliwe wsparcie po wdrożeniu
Już na pierwszych etapach pracy ze zaktualizowanym rozwiązaniem zespół Nemiroff wysoko ocenił wygodę, wygląd i użyteczność niektórych elementów środowiska, które były głównym celem projektu, a mianowicie:
- Konto osobiste to osobisty obszar roboczy każdego pracownika korzystającego z portalu. Obecnie skonfigurowane komponenty to Osobisty kalendarz wydarzeń, Firmowa i Osobista baza wiedzy oraz Struktura organizacyjna według pracowników. Każdy element odzwierciedla ideę pracy w jednym oknie. W Kalendarzu osobistym można sprawdzić obciążenie pracą i zaplanować spotkania, ponieważ jest on zintegrowany z kalendarzami Microsoft Teams i Outlook. W Firmowej bazie wiedzy można szybko znaleźć potrzebne informacje, dokumenty lub materiały z wybranej kategorii. Dodatkowo, Osobista baza wiedzy pozwala na stworzenie własnego centrum kompetencji i dzielenie się wiedzą i doświadczeniem ze współpracownikami. Wygodne opcje Struktury organizacyjnej według pracownika obejmują autofokus na własnej karcie w drzewie pracowników, integrację z Microsoft Teams w celu wyświetlenia statusu i dostępności współpracownika oraz, w razie potrzeby, rozpoczęcia z nim rozmowy;
- Wiadomości firmowe, gdzie wszystkie ważne wydarzenia firmowe można znaleźć na stronie głównej. SmartPoint Intranet pozwala informować użytkowników o aktualnościach oraz tworzyć rozmowy i dyskusje. Ten komponent portalu sprzyja zaangażowaniu pracowników w życie korporacyjne firmy, wzmacnia relacje w zespole i interakcje wewnątrz zespołu;
- Struktura organizacyjna dostępna jest w kilku wariantach: według działów, szczegółowa ze zdjęciami oraz w postaci folderów. Dzięki tej elastyczności nawet ogromna hierarchia może wyglądać przejrzyście i zrozumiale nawet dla nowych pracowników. Ponadto można od razu napisać do znalezionego w strukturze specjalisty, bez konieczności otwierania okna poczty elektronicznej;
- Katalog pracowników ułatwia wyszukiwanie współpracowników po imieniu i nazwisku. Jest to przydatne, gdy nie wiemy, w którym dziale pracuje kolega lub gdy mamy wątpliwości, czy kompetencje danej osoby odpowiadają zadaniu, które musimy jej przydzielić;
- Sekcja FAQ: zespół Nemiroff stwierdził, że sekcja FAQ z przydatnymi poradami i wskazówkami, która nie była dostępna w poprzedniej wersji portalu, z pewnością się przyda. Sekcja FAQ będzie teraz scentralizowanym miejscem, w którym będzie można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, co znacznie ułatwi dostęp do informacji;
- Integracja z Microsoft Teams umożliwia korzystanie z podstawowych funkcji portalu bezpośrednio za pomocą aplikacji Teams, co ogranicza konieczność przełączania się między różnymi zakładkami. Ta integracja zapewnia dostęp do jednolitej przestrzeni do współpracy i komunikacji. Użytkownicy mogą łatwo udostępniać dokumenty, linki, najnowsze wiadomości i inne informacje za pośrednictwem Teams, co pomaga zwiększyć wydajność komunikacji.
Dla nas rozwiązanie SmartPoint Intranet stało się harmonijnym połączeniem wysokiej jakości komponentów wizualnych i funkcjonalnych. Zaktualizowany portal pozwala nam znacznie przyspieszyć nasze codzienne procesy. Na przykład, aby skontaktować się ze współpracownikiem znalezionym w portalu, nie muszę przełączać się między różnymi zakładkami: wystarczy jedno kliknięcie, aby rozpocząć pisanie wiadomości e-mail lub rozmowę, pozostając przy tym w ramach jednego środowiska cyfrowego
SmartPoint Intranet to pudełkowe rozwiązanie, które zawiera wszystkie niezbędne narzędzia do zbudowania nowoczesnego portalu korporacyjnego: konto osobiste, usługi personalne, galerie zdjęć i filmów, mapę biur, kalendarz i wiele więcej. Dzięki temu zespół SMART business może wdrożyć gotowe rozwiązanie w zaledwie 4 tygodnie. Oczywiście ramy czasowe mogą się różnić w zależności od indywidualnych potrzeb projektu i dostosowania wyglądu portalu do potrzeb marki. Dodatkowo, kwartalne aktualizacje zapobiegną temu, że portal stanie się przestarzały. Zawsze będzie wyglądał nowocześnie dzięki technologiom Microsoft, które z pewnością wyprzedzają swoje czasy. SmartPoint Intranet jest oparty na platformie Microsoft SharePoint i zintegrowany z pakietem Microsoft 365. Zapewnia to niezawodność i bezpieczeństwo danych organizacji niezależnie od poziomu dostępu.
Kolejne etapy pracy ze SmartPoint Intranet i rozwój procesów komunikacyjnych
Po udanym wdrożeniu rozwiązania i wypełnieniu cyfrowego środowiska treścią, zespół Nemiroff podzielił się informacją, że przeszedł do etapu migracji pracowników do zaktualizowanego portalu. Planuje się, że z systemu będzie korzystać 430 pracowników z różnych krajów i działów, a liczba ta będzie rosnąć w przyszłości:
Jesteśmy teraz na etapie sprzedaży zaktualizowanego portalu naszym pracownikom. Chcemy, aby ludzie zalogowali się, zapoznali się z ulepszonym serwisem, zaczęli z niego korzystać, komunikowali się za jego pośrednictwem i zaczęli go w pełni wykorzystywać. Oczywiście nie oczekujemy, że w ciągu pierwszych kilku dni z portalu będzie korzystać 100% pracowników, ponieważ ludzie zwykle potrzebują czasu, aby przyzwyczaić się do czegoś nowego. Opracowaliśmy jednak jasny plan zaangażowania naszych współpracowników i przedstawienia sposobu, w jaki portal może ułatwić im życie już teraz
Ponadto, po migracji do portalu i rozpoczęciu aktywnego korzystania z niego przez pracowników, zespół Nemiroff planuje rozwinąć swój kierunek HR poprzez wdrożenie systemu HCM & LMS. Warto zauważyć, że integracja ze SmartPoint Intranet również przyda się w tym przypadku. Użytkownicy portalu korporacyjnego uzyskają dostęp do powiązanych sekcji z ekosystemu HR bez konieczności opuszczania osobistych kont w SmartPoint Intranet:
W przyszłości planujemy wzmocnić nasze procesy HR, w tym rekrutację, onboarding, szkolenia i inne, za pomocą nowych rozwiązań. Naszym priorytetem jest aktywne skalowanie obszaru HR, skupiając się na wyznaczaniu celów, ponieważ firma Nemiroff zawsze rozumiała, jak ważna i znacząca jest praca zespołu, jeśli chodzi o osiąganie kluczowych celów firmy. Dla nas ważne jest zapewnienie dostępności, dwujęzyczności i zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do tych samych informacji i zrozumienia, do czego dążymy
SmartPoint Intranet to kompleksowe narzędzie, które pomaga firmom w skalowaniu. Oprócz istniejącej integracji SmartPoint Intranet z HCM & LMS, możliwa jest również integracja z systemami CRM, DMS i ERP, co otwiera jeszcze szerszy zakres możliwości dla narzędzi do zarządzania.
Jak wysokiej jakości portal korporacyjny wpływa na markę pracodawcy?
Jeśli pominiemy ściśle techniczne przyczyny konieczności aktualizacji portalu korporacyjnego, to głównym celem tej aktualizacji jest zwiększenie zaangażowania pracowników i wzmocnienie poczucia, że firma troszczy się o nich. W końcu, jeśli dasz ludziom naprawdę skuteczne i przydatne narzędzia, które znacznie ułatwią im życie, i z miłością zapakujesz je w atrakcyjne opakowanie – doskonały projekt z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, tak jak nasz produkt – to zespół otrzyma nie tylko portal, ale miejsce siły, które ich zainspiruje i sprawi, że poczują się częścią zespołu
Jak widać, SmartPoint Intranet jest również skutecznym rozwiązaniem, które pozytywnie wpływa na markę pracodawcy, zapewniając:
- Profesjonalny wizerunek: wysokiej jakości portal korporacyjny sprawi, że zarówno kandydaci, nowicjusze, jak i doświadczeni pracownicy będą postrzegać Cię jako nowoczesnego i postępowego pracodawcę. Atrakcyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs, łatwa nawigacja i szeroki zakres funkcji środowiska cyfrowego przyczyniają się do wzmocnienia profesjonalnego wizerunku firmy;
- Przyciąganie i zatrzymywanie talentów: atrakcyjny i przyjazny dla użytkownika portal może być wskaźnikiem, że firma ceni swoich pracowników i dba o to, aby uczynić ich miejsce pracy jak najbardziej komfortowym;
- Kultura i wartości firmy: SmartPoint Intranet może promować kulturę korporacyjną i wartości firmy poprzez treści, które udostępniasz użytkownikom. Dlatego portal jest dodatkowym narzędziem wspierającym informowanie o polityce i wartościach marki, kształtując postawy wobec niej;
- Wydajność i wygoda: dobry portal korporacyjny może poprawić wydajność pracowników, zapewniając im wygodny dostęp do informacji, narzędzi i zasobów potrzebnych do wykonywania ich obowiązków. Ma to pozytywny wpływ na ogólną produktywność i zadowolenie pracowników, ponieważ pracodawca zapewnia swojemu zespołowi wszystko, czego zespół potrzebuje.
Przykład pomyślnego wdrożenia SmartPoint Intranet dla firmy Nemiroff jest przykładem tego, jak jedno innowacyjne rozwiązanie może pozytywnie wpłynąć na realizację kilku strategicznych celów firmy:
Po zakończeniu wdrożenia naszej nowej strony korporacyjnej, chcielibyśmy wyrazić naszą szczerą wdzięczność działom IT, marketingu i HR za ich nieocenioną pomoc i wsparcie. Ich profesjonalizm, praca zespołowa i poświęcenie były kluczowymi czynnikami, które przyczyniły się do pomyślnego uruchomienia projektu. Dzięki naszym wspólnym wysiłkom udało nam się osiągnąć wspaniałe wyniki i jesteśmy bardzo wdzięczni każdemu za wkład w ten ważny krok dla naszej firmy.
Chcielibyśmy również podziękować zespołowi SMART business za pomyślną realizację projektu. Ich wiedza i wsparcie pomogły nam zrealizować wszystkie nasze plany i pomysły, co pozwoliło nam stworzyć skuteczną i przyjazną dla użytkownika stronę korporacyjną
Zaufaj doświadczeniu zespołu SMART business i już teraz zacznij budować lub aktualizować swoje środowisko korporacyjne oparte na platformie Microsoft 365:
