Życie korporacyjne w coraz większym stopniu przenosi się do przestrzeni cyfrowej. Pracownicy współpracują ze sobą za pomocą różnych usług i narzędzi chmurowych, które ułatwiają współpracę, upraszczają pracę zdalną i znacznie optymalizują procesy biznesowe.
Stworzenie portalu korporacyjnego jest logicznym krokiem w kierunku cyfryzacji biznesu. Skoro większość procesów w nowoczesnych firmach ma charakter wirtualny, dlaczego nie połączyć ich? W rzeczywistości portal korporacyjny to cyfrowe biuro, kompleksowe środowisko pracy, które zawiera wszystkie niezbędne zasoby i informacje, które ułatwiają pracę poszczególnych pracowników i całego zespołu.
Wdrożenie takiego portalu upraszcza fakt, że istnieją gotowe rozwiązania out-of-the-box, które można zainstalować i uruchomić wystarczająco szybko. Jednym z takich rozwiązań jest SmartPoint Intranet, którego funkcjonalność można elastycznie dostosować do potrzeb organizacji, a jego wdrożenie — od startu projektu po testy i uruchomienie — trwa zaledwie miesiąc. Projekt portalu korporacyjnego można również dostosować do stylu firmy.
Nie tylko strona internetowa firmy
Początkowo portal korporacyjny służył jako wewnętrzna strona internetowa, która zawierała wiadomości i inne informacje dla pracowników, a także bazy danych, dokumenty, fora itp.
Stopniowo jednak portale przekształciły się w platformy pozwalające na gromadzenie danych firmowych, aplikacji biznesowych, narzędzi do współpracy i zarządzania zadaniami. Dla firmy taki portal jest doskonałą platformą umożliwiającą organizację procesów biznesowych i zebranie wszystkich informacji niezbędnych do współpracy w jednym miejscu. Dla pracowników to możliwość uzyskania pojedynczego punktu dostępu do wszystkich informacji i narzędzi, których potrzebują do wykonywania swoich zadań i współpracy z kolegami.
Z czego składa się portal korporacyjny?
Portal korporacyjny może zawierać takie elementy jak Wiadomości firmowe, Struktura organizacyjna, Mapa biur firmy, Podręcznik pracownika, Kalendarz wydarzeń, Biblioteka multimediów, Biblioteka, Baza wiedzy, materiały onboardingowe, rubryki poświęcone misji firmy, zasadom korporacyjnym itp.
Ponadto portal umożliwia tworzenie obszarów roboczych dla poszczególnych zespołów, jak i dla pracowników. Portal zawiera również narzędzia do zarządzania
produktywnością pracowników, monitorowania wykonywania zadań oraz karty czasu pracy. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym komponentom.
Osobisty obszar roboczy
Posiadanie własnego biura nie jest luksusem, jeśli mówimy o wirtualnym biurze. Każdy pracownik może dostosować swój osobisty obszar roboczy do swoich potrzeb, tak aby mieć wszystko na wyciągnięcie ręki i móc wygodnie korzystać z całej infrastruktury informacyjnej organizacji w jednym oknie.
Użytkownicy SmartPoint Intranet mogą na przykład korzystać z kalendarza, dzięki któremu mogą planować spotkania ze współpracownikami oraz przeglądać wydarzenia firmowe i własne. Istnieje również możliwość stworzenia osobistej bazy wiedzy. Pracownik może łatwo znaleźć informacje dotyczące jego wynagrodzeń, sprawdzić, ile dni urlopu lub zwolnienia lekarskiego on ma do wykorzystania.
Zestaw usług ułatwia składanie wniosków o udzielenie dnia wolnego lub pracę zdalną, wniosków o zakup sprzętu i artykułów biurowych lub o uzyskanie dostępu do pewnych zasobów portalu. Wszystko to oszczędza czas zarówno pracownika, jak i specjalistów HR.
Menedżer zadań pozwala wyświetlić listę, statusy i terminy zadań, przydzielać zadania współpracownikom i sprawdzać status ich realizacji. Możesz również zdalnie zarządzać swoim kontem z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem.
Obszar roboczy zespołu
Aby zoptymalizować pracę zespołową, można stworzyć oddzielne obszary robocze, które są związane z konkretnymi działami firmy lub projektami, korzystając z portalu SmartPoint Intranet. Obszary te zawierają wszystkie niezbędne narzędzia do pracy zespołowej. Można tam znaleźć bibliotekę dokumentów, nad którymi członkowie zespołu mogą wspólnie pracować, wiadomości istotne dla danego działu, prezentacje, linki do przydatnych artykułów i filmów oraz wiele innych rzeczy.
Dzięki SmartPoint Intranet obszary robocze mogą być zorganizowane na różne sposoby, aby dostosować się do potrzeb zespołów. W tym celu dostępnych jest kilka elastycznych szablonów do wyboru z możliwością dodawania różnych elementów, takich jak narzędzie, które umożliwia generowanie i zapisywanie pomysłów. Wszystko to pozwala skonfigurować najwygodniejsze środowisko sprzyjające efektywnej pracy zespołowej.
Struktura organizacyjna i katalog pracowników
Struktura organizacyjna pozwala użytkownikom zobaczyć, w jaki sposób zorganizowana jest firma i z jakich działów ona się składa. Strukturę można wyświetlić na dwa sposoby: według działów i według pracown
Aby znaleźć konkretnego współpracownika, można skorzystać z katalogu pracowników. Jest to zestaw kart z funkcją szybkiego wyszukiwania. Każda karta zawiera zdjęcie i dane osobowe pracownika, a także przycisk pozwalający wysłać wiadomość na czacie lub zadzwonić bezpośrednio z katalogu.
Integracje pozwalają zwiększyć efektywność współpracy
Dla każdej organizacji bardzo przydatna będzie możliwość integracji wszystkich wykorzystywanych narzędzi IT z portalem. W ten sposób wewnętrzny portal korporacyjny może służyć jako pojedynczy punkt dostępu dla pracowników, dzięki któremu mogą oni uzyskać dostęp do wszystkich materiałów firmowych i pracować z nimi za pomocą jednego interfejsu. Można zintegrować usługę poczty elektronicznej, komunikator, systemy CRM i ERP, rozwiązania HCM i LMS, zarządzać danymi firmowymi i nie tylko. Użytkownik automatycznie uzyska dostęp do wszelkich dostępnych dla niego zasobów firmowych po zalogowaniu się. Aby dodatkowo chronić wszystkie te dane i systemy, można skonfigurować uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
Ponieważ portal korporacyjny SmartPoint Intranet jest już zintegrowany z platformą Microsoft 365, ułatwia on pracę z programami Word, Excel, PowerPoint, Teams i innymi narzędziami platformy. Można na przykład utworzyć nowy dokument i wspólnie pracować nad nim bezpośrednio z obszaru roboczego.
Integracja SmartPoint Intranet z Microsoft Teams jest bardzo wygodna, ponieważ pracownicy często korzystają z tego komunikatora. Na panelu szybkiego dostępu komunikatora można umieścić przycisk, który umożliwia dostęp do portalu bezpośrednio z Teams.
Oznacza to, że można używać komunikatora jako pojedynczego narzędzia do pracy z całą infrastrukturą IT firmy. Zespoły Teams będą powiązane z obszarami roboczymi zespołu na portalu, a dokumenty przechowywane w kanałach zespołu będą synchronizowane z dokumentami odpowiednich obszarów roboczych działów w SmartPoint Intranet.
Ponadto dzięki strukturze organizacyjnej i katalogowi pracowników można zobaczyć status każdego pracownika w Microsoft Teams i napisać wiadomość,
zadzwonić lub zaplanować spotkania, które będą wyświetlane we wszystkich kalendarzach w Teams, na portalu i w Outlooku, za pośrednictwem tych części portalu. Wszystko to pomaga skutecznie oszczędzić czas.
Co daje firmom wdrożenie portalu korporacyjnego?
Wspomnieliśmy już o niektórych korzyściach, jakie portal korporacyjny zapewnia firmom. Dla Twojej wygody wymieńmy je i dodajmy kilka innych, równie ważnych.
Zwiększenie produktywności pracowników
Portal korporacyjny zapewnia pracownikom wygodny, szybki dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, dokumentów i narzędzi. W rezultacie pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu, nie musząc przełączać się między różnymi systemami i usługami, i mogą skupić się na swoich zadaniach. Integracja z komunikatorami i pocztą elektroniczną upraszcza komunikację, co również przyczynia się do zwiększenia produktywności pracowników. Ponadto narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają organizować proces i śledzić postępy pracy jak poszczególnych osób, tak i całego zespołu.
Budowanie silnej kultury korporacyjnej
Ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie lub hybrydowo, szczególnie ważne jest dbanie o zaangażowanie pracowników. Jest to jedno z zadań portalu. Dzięki kanałowi z wiadomościami i ogłoszeniami o wydarzeniach pracownicy będą zawsze poinformowani o ważnych wydarzeniach, a biblioteka multimediów ze zdjęciami i filmami pozwoli im zapoznać się z wydarzeniami firmowymi, które już się odbyły.
Zmniejszenie odpływu pracowników
Portal ułatwia organizację szkoleń i rozwój zawodowy pracowników, a dzięki integracji z systemami LMS minimalizuje obciążenie działu HR. Dostęp do bazy wiedzy i biblioteki korporacyjnej będzie również przydatny. Zapewnienie możliwości szerokiego rozwoju jest jednym z kluczowych narzędzi, które pozwalają zatrzymać najlepszych specjalistów.
Zmniejszenie wydatków związanych z wdrażaniem nowych pracowników
Portal znacznie upraszcza również proces wdrażania nowych pracowników, czyniąc go wygodniejszym i wydajniejszym angażując minimalną liczbę specjalistów HR. Po wejściu na portal nowy pracownik może zapoznać się z ważnymi wiadomościami firmowymi, ogłoszeniami o wydarzeniach, kalendarzem, znaleźć bazę wiedzy, zobaczyć strukturę organizacyjną itp.
Ponadto można zorganizować serię szkoleń, aby pracownik mógł systematycznie zdobywać wiedzę na temat organizacji procesów w firmie, zasad i innych ważnych informacji.
Automatyzacja procesów
Dzięki integracji SmartPoint Intranet z Power Automate można zautomatyzować procesy biznesowe, takie jak zatwierdzanie dokumentów. Jeśli proces zatwierdzania jest skomplikowany i długotrwały, można również skorzystać z rozwiązania SmartPoint DMS, aby ułatwić i przyspieszyć najbardziej skomplikowane procesy zatwierdzania.
Życie firmowe
Portal korporacyjny może stać się prawdziwym „hubem” życia firmy w dobie cyfryzacji biznesu i popularności pracy hybrydowej. Jest to jedno miejsce, w którym odbywają się wszystkie procesy i dostępne są wszystkie zasoby firmy, co znacznie upraszcza komunikację między pracownikami i zwiększa wydajność zespołu.
Umożliwia ono również budowanie poczucia jedności, niezależnie od tego, czy pracownicy pracują w biurze, czy zdalnie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zaletach i możliwościach portalu korporacyjnego, skorzystaj z konsultacji z ekspertami SMART business.
