კომპანიებში მუშაობის ფორმატი მკვეთრად შეიცვალა: დღეს ორგანიზაციების უმეტესობა მოქნილ ჰიბრიდულ გრაფიკზე, ზოგი კი სრულად დისტანციურ მუშაობის რეჟიმზე გადავიდა. ახალი ფორმატი სამუშაოს ორგანიზების ახალ მეთოდებს მოითხოვს.
ერთის მხრივ, თანამშრომლებს სურთ იყვნენ მოქნილები და არ იყვნენ დამოკიებული მკაცრი ოფისის რუტინაზე. მეორე მხრივ, კომპანიებმა უნდა შექმნან მოქნილი სამუშაო ადგილები თანამშრომლებისთვის, რომლებიც შეესაბამება თანამედროვე რეალობას.
სტატიაში გაიგებთ რა უნდა მოიმოქმედონ კომპანიებმა იმისათვის, რომ თანამშრომლებმა თავი კომფორტულად იგრძნონ, ლოკაციის მიუხედავად, სამუშაო კი არანაკლებ ეფექტურად შეასრულონ.
კომპანიები მოქნილი სამუშაო ადგილის შექმნისას ოთხი ძირითადი გამოწვევის წინაშე დგანან.
- კომუნიკაციის უზრუნველყოფა. კომპანიებმა უნდა მისცენ თანამშრომლებს შესაძლებლობა ყოველთვის იყვნენ ხაზზე, განურჩევლად მათი განრიგის და ლოკაციისა. ანუ აუცილებელია მათთვის ისეთი ხელსაწყოების მიწოდება, რომლითაც ისინი შეძლებენ შეასრულონ მოვალეობები და ჰქონდეთ წვდომა მათთვის საჭირო ინფორმაციაზე ნებისმიერი ადგილიდან, ნებისმიერ დროს, ნებისმიერი მოწყობილობიდან.
- IT უსაფრთხოება. როგორ გავხადოთ წვდომა ორგანიზაციის რესურსებზე სხვადასხვა ლოკაციებსა და მოწყობილობებზე უსაფრთხო? გადაწყვეტილებებში, რომლებსაც განვიხილავთ, ეს საკითხი უზრუნველყოფილია მრავალფაქტორიანი ავთენტიფიკაციით. სანამ თანამშრომელი გამოიყენებს თავის ანგარიშს ღრუბლოვან სისტემაში სამუშაოდ Microsoft-ის პროდუქტებთან ან SmartPoint ინტრანეტის პორტალთან, ხდება დამატებითი გადამოწმება. ეს შეიძლება იყოს ერთჯერადი პაროლი, გაგზავნილი მათ ელფოსტაზე ან ტელეფონზე, თითის ანაბეჭდი, სახის სკანირება და ა.შ.
- პროდუქტიულობის შენარჩუნება. როგორ დავაორგანიზოთ სამუშაო ისე, რომ გუნდებმა იმუშაონ პროდუქტიულად, მიუხედავად თანამშრომლების ლოკაციისა. ამის შესახებ ვრცლად ვისაუბრებთ Microsoft Teams და SharePoint ინსტრუმენტების განხილვისას, რომლებიც უზრუნველყოფენ საზიარო წვდომას დოკუმენტებზე და კომპანიის სხვა რესურსებზე.
- კორპორატიული კულტურის განვითარება. კომპანიის კულტურისა და HR ბრენდის შექმნა შეიძლება გართულდეს თანამშრომლების დინსტანციურად მუშაობისას, ზოგჯერ სხვადასხვა ქვეყნებში. როგორ შეგიძლიათ დარწმუნდეთ, რომ ისინი თავს მიტოვებულად და გაუცხოებულად არ გრძნობენ? აუცილებელია კომპანიის შესახებ მნიშვნელოვანი ინფორმაციის, კორპორატიული სიახლეების და ორგანიზაციის პრინციპებისა და წესების გამოკვეთილი დოკუმენტების მოსახერხებელი წვდომის უზრუნველყოფა. სხვა საკითხებთან ერთად, ეს დაზოგავს HR სპეციალისტების და სხვა თანამშრომლების დრო, რომლებიც ჩართულნი არიან ახალი თანამშრომლების ონბორდინგსა და ტრენინგში. ქვემოთ ვისაუბრებთ ინსტრუმენტებზე, რომლებიც დაგეხმარებათ ამ და სხვა საკითხების გადაჭრაში.
Microsoft 365 ინსტრუმენტები და მათი შესაძლებლობები
Microsoft 365 ინსტრუმენტების უმეტესობა თქვენთვის კარგად არის ცნობილი. ზოგიერთი შედარებით ახალია და შესაძლოა ბევრი მომხმარებლისთვის შესუცნობიც აძლოა იყოს. მოდით განვიხილოთ თითოეული მათგანი.
Word is a common document creation program that is used to prepare various types of content. It allows you to structure your thoughts using templates, and built-in features such as reviewing and spell checking that make it easier to work with texts. What’s important is that this tool allows you to co-author a document: make edits, mention colleagues, discuss the text directly in the program. Each participant in the process does not need a copy of the document on their device. In addition, since Microsoft products are integrated into one system, when one of the participants is mentioned, they receive a message in Outlook. There is no need to constantly check to see if anyone has edited the text or made a comment.
Excel is a powerful product for creating spreadsheets, structuring and processing any data, including, for example, analytical data obtained in Power BI. Like Word, it has versioning, which means you can view the version history of a document and see the changes made by those who worked on it. This is a handy feature, especially when employees are collaborating on spreadsheets in a hybrid format.
PowerPoint is a convenient tool for creating powerful presentations. Numerous built-in templates make your work easier and allow you to create a presentation in different styles and different structures. It also provides additional visualization capabilities such as 3-D animation. With PowerPoint, it is also possible to work remotely and track version history.
OneNote is a digital notepad that allows you to record and organize your thoughts. No matter where and on what device an employee works, they will always have access to their notes. You can divide your notes into blocks or create multiple notebooks in one OneNote. If necessary, you can share the notebook with colleagues. It also has a separate drawing tab with the ability to use different colors, allowing you to quickly visualize ideas.
Outlook is an email program that does more than just send and receive emails. It has a calendar where scheduled events and tasks are displayed. For example, it will automatically include meetings in Microsoft Teams to which an employee is invited. This calendar can be shared with colleagues so they can schedule meetings based on the available time of everyone involved in the meeting. Outlook can also be integrated with To Do and some Viva tools, which we will talk about below. These tools can be pinned to the email service panel and used from a single window.
Microsoft Teams is a powerful communication tool and a complete teamwork hub. It provides instant messaging, audio and video calls. It enables meetings, as well as streaming and webinars. At the same time, users can group communications and create separate teams and channels within teams. However, Microsoft Teams is not only a communication tool. In each chat – individual, team or channel – you can share documents and other resources needed for work, store them there, and collaborate on them. Thus, Microsoft Teams allows teams to work efficiently from a single window without being distracted by unnecessary steps.
To Do helps organize the work of each employee by scheduling all the necessary tasks and setting their priority. The tool has a reminder feature. Its content can also be shared with colleagues, and it integrates with another organizer, Planner.
Planner. While To Do is more about a personal task list, Planner is designed to organize teamwork. It can be integrated with the SmartPoint Intranet corporate portal and thus planning can be carried out directly on the portal. Both Planner and To Do help you group tasks, track their completion, analyze progress, and work on improving productivity.
SharePoint is a collection of software products and collaboration components, including for building intranets, that is, corporate portals, common spaces for teams and the organization as a whole. The SmartPoint Intranet portal was created based on SharePoint.
Viva არის Microsoft-ის შედარებით უახლესი პროდუქტი, რომელიც მოიცავს თანამშრომლების ინფორმირების, განვითარებისა და ჩართულობის რამდენიმე ინსტრუმენტს.
- Viva Connections საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას უზრუნველყოს ყველაზე რელევანტური სერვისების, პროდუქტების, რესურსების, სიახლეების კონცენტრირება ერთ ადილას კორპორატიული პორტალიდან და SharePoint საიტებიდან. ყველა ეს რესურსი, რომელიც თანამშრომლებს სჭირდებათ ყოველდღიური სამუშაოს შესასრულებლად, გროვდება ერთ დეშბორდზე ბარათების სახით. თითოეული თანამშრომლისთვის კონფიგურირებულია ინდივიდუალური ბლოკი, რომელიც აჩვენებს SharePoint საიტებს, რომლებსაც ის ყველაზე ხშირად სტუმრობს.
- Viva Engage საშუალებას აძლევს კომპანიას შექმნას შიდა სოციალური ქსელი, რომელშიც შეგიძლიათ შექმნათ ცალკეული თემები დაჯგუფებული თემების მიხედვით, გამოაქვეყნოთ პოსტები და ჩართოთ კოლეგები მათ დისკუსიაში. პოსტები შეიძლება გამოქვეყნდეს როგორც ადმინისტრატორების, ასევე ჯგუფის თითოეული წევრის მიერ.
- Viva Insight აანალიზებს თითოეული თანამშრომლის ონლაინ აქტივობას დღის განმავლობაში, უგზავნის ანალიტიკურ ანგარიშს და აძლევს რჩევებს, თუ როგორ გააუმჯობესოს ეფექტურობა. მაგალითად, ნაკლები დრო დაუთმეთ შეხვედრებს ან უფრო ხშირად დაისვენეთ, რომ ზედმეტად არ დაიტვირთოთ. ანალიტიკა და რჩევები მიმართულია ექსკლუზიურად თანამშრომლისთვის და არ არის ხელმისაწვდომი სხვისთვის.
- Viva Topics შესაძლებელს ხდის ცოდნის ბაზის დაჯგუფებას გარკვეული თემების ირგვლივ: თითოეულს დაამატეთ საჭირო დოკუმენტები, რესურსები, ასევე მასთან დაკავშირებული ექსპერტების კონტაქტები. ამრიგად, ორგანიზაციაში ნებისმიერს, მათ შორის ახალ თანამშრომლებს, შეუძლიათ სწრაფად გაეცნონ მათ საჭირო თემას ან სთხოვონ რჩევა შესაბამის სპეციალისტს.
- Viva Learning არის თანამშრომელთა ტრენინგის ადგილი, სადაც შეგიძლიათ შეაგროვოთ ყველა ინსტრუმენტი და რესურსი განვითარებისთვის. კერძოდ, შეგიძლიათ დააკავშიროთ კურსები სხვადასხვა გარე პროვაიდერებისგან, როგორიცაა LinkedIn ან Coursera.
- Viva Goals ეხმარება გუნდებისა და მთლიანად ორგანიზაციის მიზნების დასახვას, მათთან სამუშაო პროცესების გათანაბრებას და მათ მიღწევისკენ მიმავალ პროგრესს.
- Viva Sales აადვილებს სასარგებლო ანალიტიკის მიღებას და ავტომატიზირებს რუტინულ დავალებებს სეილებისთვის, ათავისუფლებს მათ დროს მომხმარებლებთან კომუნიკაციისთვის.
SmartPoint Intranet -ის უპირატესობები და შესაძლებლობები
SmartPoint Intranet-ის კორპორატიული პორტალი არის თანამედროვე ციფრული გარემო, რომელსაც აქვს ყველაფერი, რაც აუცილებელია თანამშრომლების კოლაბორაციისთვის, კომპანიის HR კულტურის განვითარებისთვის, საკუთარი ცოდნის ცენტრის შესაქმნელად, ინფორმაციის მიწოდებისთვის და ა.შ. რესურსები, რომლებსაც ორგანიზაცია იყენებს, მათ შორის კორპორატიული ვებსაიტები, გვერდები სოციალურ მედიაში, სხვა პლატფორმებზე და რესურსები, სამუშაო დოკუმენტები და ა.შ. გარდა ამისა, იგი შეიცავს ცალკეულ ზონებს გუნდების მუშაობისთვის, ასევე პერსონალურ ანგარიშებს თითოეული თანამშრომლისთვის საკუთარი ნაკრებით საჭირო სერვისებზე.
მნიშვნელოვანია, რომ პორტალზე წვდომა ნებისმიერ დროს იყოს შესაძლებელი ნებისმიერი ადგილიდან და მოწყობილობიდან, მათ შორის ტაბლეტებიდან ან მობილური ტელეფონებიდან, რაც უზრუნველყოფს მის გამოყენების აუცილებელ მოქნილობას.
SmartPoint Intranet-ის პორტალი შედგება რამდენიმე მოდულისგან:
HR მოდული შეიცავს ორგანიზაციულ სტრუქტურას ორი ვიზუალიზაციით (თანამშრომლის და დეპარტამენტის მიხედვით), თანამშრომლების დირექტორია, რომელიც შეიცავს ბარათებს პერსონალური მონაცემებით, ასევე ოფისის რუკას და კორპორატიულ კალენდარს. ასევე შეიძლება არსებობდეს ცალკე დეშბორდი, სადაც მოცემულია ინფორმაცია კომპანიის მფლობელებისა და მისი ძირითადი თანამშრომლების შესახებ.
პერსონალური სამუშაო სივრცე შესაძლებელს ხდის თითოეულ თანამშრომელს მიაწოდოს პერსონალიზებული ციფრული სამუშაო სივრცე, რომელზეც წვდომა შესაძლებელია ნებისმიერი ადგილიდან, ნებისმიერ დროს, მხოლოდ მოწყობილობით და ინტერნეტით. ანგარიში შეიცავს ყველაფერს, რაც დასაქმებულს სჭირდება ეფექტური მუშაობისთვის, მათ შორის კალენდარი, საკუთარი ცოდნის ბაზა, პირადი ინსტრუმენტები, სერვისები და ჩატის ბოტი.
გუნდური სამუშაო ადგილები, შესაბამისად, შეიცავს ყველაფერს, რაც საჭიროა ცალკეული გუნდების მუშაობისთვის, რაც შეიძლება სასარგებლო იყოს თანამშრომლობისთვის, ინახება აქ: დოკუმენტები, რესურსები, ხელსაწყოები და ა.შ. ამ გზით, გუნდებს შეუძ₾იათ სამუშაო ამოცანების ერთად შესრულება.
ინტრანეტის CMS არის პორტალის კონტენტის გვერდის დიზაინერი. ეს საშუალებას გაძლევთ დაუორგანიზოთ და დაუკავშიროთ თანამშრომლებს ყველა საჭირო ინფორმაცია ლოგიკური ბლოკების სახით. შეიძლება არსებობდეს კორპორატიული ბიბლიოთეკა, სექციები, რომლებიც ეძღვნება კომპანიის მისიას და ხედვას, მასალები ბორტზე ჩასასვლელად და სხვადასხვა კორპორატიული წესები, როგორიცაა ოფისში ვიზიტის წესები.
მედიათეკა შედგება სამი ბლოკისგან: ვიდეო გალერეა, ფოტო გალერეა და გარე ვიდეოები. აქ შეგიძლიათ შეინახოთ ნებისმიერი კორპორატიული ფოტო და ვიდეო მასალა, რომელიც შეიძლება იყოს საინტერესო თანამშრომლებისთვის: კორპორატიული ღონისძიებების ფოტორეპორტაჟებიდან დაწყებული კონფერენციების ვიდეოჩანაწერებამდე, რომელშიც კომპანია მონაწილეობდა.
News არის ცალკე მოდული კორპორატიული სიახლეების ორგანიზებისა და წარდგენისთვის კატეგორიზაციის ინსტრუმენტებით.
Microsoft 365 და SmartPoint Intranet: ერთიანი სამუშაო გარემო
SmartPoint Intranet-ში გუნდური სამუშაო სივრცის კონფიგურაცია საკმარისად მოქნილია, როგორც მთლიანად ორგანიზაციის, ისე ცალკეული გუნდების მოთხოვნილებების დასაკმაყოფილებლად. ასეთი სამუშაო ადგილების რაოდენობა შეიძლება შეესაბამებოდეს კომპანიის განყოფილებების ან დეპარტამენტების რაოდენობას. უფრო მეტიც, თითოეულ განყოფილებას შეუძლია პორტალზე თავისი სამუშაო ადგილი განსხვავებულად დააორგანიზოს. მაგალითად, ასეთი სივრცე შეიძლება შეიცავდეს სექციებს იდეების ჩასაწერად და შესანახად, ახალი ამბების გამოქვეყნებისთვის, დოკუმენტების ბიბლიოთეკასთან მუშაობისთვის და ა.შ. რა თქმა უნდა, არსებობს ასევე საერთო პორტალის დოკუმენტების ბიბლიოთეკა.
თუ გსურთ შექმნათ ახალი Word დოკუმენტი, Excel ან PowerPoint პრეზენტაცია თანამშრომლობისთვის, პორტალის ინტეგრაცია Microsoft 365-თან საშუალებას გაძლევთ ეს პირდაპირ თქვენი SmartPoint Intranet-ის სამუშაო სივრციდან განახორციელოთ. ასეთი სამუშაო ადგილები არის თვითკმარი ციფრული მინი ოფისები გუნდური მუშაობისთვის საჭირო ყველა ატრიბუტით.
როგორც უკვე აღვნიშნეთ, თავად Microsoft Teams საშუალებას აძლევს თანამშრომლებს და გუნდებს გამოიყენონ ის ერთი ფანჯრის პრინციპით, ასევე SmartPoint Intranet-ის პორტალთან მჭიდრო ინტეგრაციის გამოყენებით.
თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ პორტალის ღილაკი სწრაფი წვდომის პანელზე და იმუშაოთ პირდაპირ Teams-ის ფანჯარაში. გარდა ამისა, პორტალის თითოეულ სამუშაო სივრცეს ჰყავს ცალკე გუნდი Microsoft Teams-ში. ამ გუნდების მუშაობის დოკუმენტები სინქრონიზებულია დოკუმენტებთან შესაბამის სამუშაო სივრცეში. სამუშაო სივრციდან ღილაკზე ერთი დაწკაპუნებით შეგიძლიათ შეხვიდეთ შესაბამისი გუნდის ჩატში და პირიქით.
პორტალის ისეთ სექციებში, როგორიცაა ორგანიზაციული სტრუქტურა (თანამშრომლების ვიზუალიზაცია) და თანამშრომლების დირექტორია, შეგიძლიათ იხილოთ თითოეული თანამშრომლის მიმდინარე სტატუსი Microsoft Teams-ში. სწორედ ამ სექციებიდან შეგიძლიათ გადახვიდეთ ჩატზე, დარეკოთ ან დაგეგმოთ შეხვედრა, რომელიც გამოჩნდება ყველა კალენდარში: პორტალზე, Teams-სა და Outlook-ში. ყველა ეს მახასიათებელი გათავისუფლებთ არასაჭირო ნაბიჯების გაკეთების აუცილებლობისგან კომუნიკაციის ორგანიზებაში.
Viva Connections, საშუალებას აძლევს კომპანიას უზრუნველყოს ერთ დეშბორდზე მუშაობისთვის ყველაზე რელევანტური და აუცილებელი პორტალური რესურსების კონცენტრირება, ასევე მოსახერხებელია Microsoft Teams-ის ერთი ფანჯრიდან. ამისათვის დააკონფიგურირეთ შესაბამისი ღილაკი სწრაფი წვდომის პანელზე. შეგახსენებთ, რომ გენერალური დეშბორდის გარდა, Viva Connections შეიცავს ინდივიდუალურ ბლოკს კონკრეტული თანამშრომლისთვის საინტერესო თემაზე.
ამრიგად, თანამშრომელს შეუძლია სამუშაო დღე დაიწყოს Microsoft Teams-ის გახსნით, გადავიდეს Viva Connections-ზე იმავე ფანჯარაში, წაიკითხოს მნიშვნელოვანი ინფორმაცია – როგორც კომპანიის მასშტაბით, ასევე პერსონალიზებული – შემდეგ გადავიდეს სამუშაო ზონაში ან SmartPoint Intranet-ის ნებისმიერ სხვა ზონაში იმავე ფანჯარაში, მუშაობის გასაგრძელებლად კი პორტალში ინტეგრირებული Microsoft 365 ინსტრუმენტების გამოყენებით.
შეჯამება
SmartPoint Intranet-ის კორპორატიული პორტალი, Microsoft 365 ინსტრუმენტებთან ერთად, საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს შექმნან მოქნილი, თვითმყოფადი სამუშაო გარემო უწყვეტი თანამშრომლობისთვის. თანამშრომლები იღებენ საკუთარ ციფრულ ოფისს, გუნდებს – ცალკეულ სამუშაო ზონებს, რომლებიც მოიცავს ყველა საჭირო ინსტრუმენტს და რესურსს თანამშრომლობისთვის. ეს ყველაფერი გაერთიანებულია კორპორატიულ სივრცეში, რომელსაც შეუძლია კომპანიის შიგნით ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია.
თუ გსურთ გაიგოთ მეტი იმის შესახებ, თუ როგორ დააკონფიგურიროთ მოქნილი სამუშაო გარემო თქვენს SmartPoint Intranet-ის პორტალზე Microsoft 365 ინსტრუმენტებით, მოითხოვეთ კონსულტაცია SMART business-ის ექსპერტებთან.
