W wersji 3.2 nasz zespół skupił się na rozszerzeniu funkcjonalności modułu HR, ale najważniejszą zmianą jest opracowanie elastycznego narzędzia do automatyzacji – Projektanta procesów oraz integracja narzędzia analitycznego firmy Microsoft – Clarity.
Opracowanie «Projektanta procesów»
Co zostało zrobione?
Nasi eksperci przeanalizowali doświadczenia użytkowników i opracowali przyjaznego dla użytkownika Projektanta procesów, który składa się z:
- oddzielnej sekcji Konta Osobistego do wyświetlania map istniejących procesów;
- oddzielnej strony internetoeja do budowania struktury Projektanta i tworzenia unikalnego zestawu list i bibliotek używanych w przepływach Power Automate (narzędzie Microsoft do automatyzacji procesów);
- gotowego rozwiązania do korzystania z formularzy tworzenia procesów opracowanych w Power Apps (narzędzie firmy Microsoft do tworzenia formularzy i aplikacji);
- gotowych wariantów powiadomień w Microsoft Teams, osobny blok Konta Osobistego dla bezpośrednich uczestników procesów (powiadomienia o zatwierdzeniu zadania, powiadomienia o zmianach statusu wniosku lub jego wykonaniu/odrzuceniu);
- przygotowanej podstawy do automatycznego tworzenia potrzebnych zadań w «Centrum zadań» za pomocą przepływu Power Automate dla wykonawcy wniosku lub osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie określonego kroku procesu.
Uwzględniliśmy specyfikę procesów różnych organizacji podczas tworzenia zunifikowanego Projektanta do automatyzacji działań firmy z możliwością dalszego skalowania.
Celem opracowania było danie każdemu klientowi możliwości samodzielnego opracowania i modyfikacji własnych procesów przy użyciu Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps, Microsoft SharePoint i usług Microsoft 365 lub powierzenie tego zadania naszemu zespołowi.
Jak to działa?
Stworzyliśmy wizualny interfejs użytkownika – osobną sekcję Konta Osobistego, aby umożliwić wyszukanie wymaganego procesu i uruchomienie go na podstawie przyznanych uprawnień. A także stworzyliśmy interfejs umożliwiający konfigurację Projektanta procesów.
W zależności od roli, można zdefiniować kilka rodzajów doświadczenia związanego z pracą z Projektantem procesów.
Doświadczenie użytkownika:
- Zaloguj się na swoje konto osobiste za pośrednictwem wersji webowej portalu lub aplikacji w Microsoft Teams
- W sekcji «Procesy» znajdź kartę wymaganego procesu (użyj wyszukiwania lub filtra).
- Kliknij kartę procesu i automatycznie przejdź do formularza tworzenia wniosku / żądania.
- Użytkownik ma również możliwość śledzenia zmian statusu wniosku lub żądania i otrzymywania powiadomień o wynikach w Microsoft Teams lub Outlooku.
Doświadczenie administratora:
- Zaloguj się na swoje konto osobiste za pomocą internetowej wersji portalu lub aplikacji w Microsoft Teams
- W sekcji «Procesy» otwórz panel ustawień i wprowadź niezbędne zmiany.
- Przejdź do strony procesów i utwórz nową kartę procesu lub zmień istniejącą. Sprawdź stan uruchomionych aplikacji w całej firmie lub dotyczących konkretnego pracownika oraz skonfiguruj listy i biblioteki.
Doświadczenie biznesowe:
- Przeanalizuj istniejące procesy firmy i w razie potrzeby wprowadź zmiany
- Utwórz schemat, aby zwizualizować etapy procesu
- Utwórz przepływy do automatyzacji kroków na bazie Power Automate opisanych wcześniej za pomocą schematu (samodzielnie lub korzystając z pomocy zespołu ds. produktów SMART business)
- Połącz przepływy z kartami procesów
Dlaczego jest to przydatne?
Każda firma ma swoje własne procesy, które umożliwiają jej funkcjonowanie i rozwój. Głównym celem Projektanta procesów jest automatyzacja procesów klienta, bez względu na to, jak bardzo są one unikalne.
Narzędzie to będzie przydatne dla każdej firmy, która chce rozpocząć automatyzację rutynowych operacji w firmie: zatwierdzanie urlopów, przetwarzanie wniosków o zakup sprzętu, informowanie o bieżących awariach laptopa roboczego itp.
Zbudowanie własnej struktury PB umożliwia wykorzystanie tego doświadczenia do kształtowania procesów, opracowania i wdrożenia własnego podejścia do ich automatyzacji lub zastosowania uniwersalnych standardów.
Integracja Microsoft Clarity z systemem SmartPoint Intranet
Zaawansowane narzędzie analityczne Microsoft Clarity jest teraz dostępne w SmartPoint Intranet. Jest to potężne narzędzie do analizy zachowań użytkowników, które pomaga zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z witryny lub Intranetu.
Co zostało zrobione?
Obecnie, podczas wdrażania portalu korporacyjnego, zespół SMART Business może skonfigurować Microsoft Clarity na życzenie klienta, a od pierwszych godzin działania portalu korporacyjnego można wyświetlać dane analityczne na panelach informacyjnych, mapach cieplnych, w dziennikach sesji i innych komponentach narzędzia.
Jak to działa?
Proces integracji Microsoft Clarity jest prosty i szybki:
- Przygotowanie Microsoft Clarity do zbierania danych analitycznych z portalu firmowego
- Przypisanie kont, które muszą uzyskać dostęp do analityki (zgodnie z dostępnymi rolami – Administrator lub Uczestnik)
- Bezpośrednie zbieranie danych analitycznych za pomocą narzędzia
Interfejs Microsoft Clarity jest dość prosty i nieskomplikowany. Narzędzie jest darmowe i nie wymaga żadnych dodatkowych licencji. Microsoft zadbał o wygodę użytkownika i udostępnił szczegółową dokumentację, która jest bezpłatnie dostępna na portalu learningowym.
Dlaczego będzie to przydatne?
Korzystając z niezawodnego narzędzia analitycznego Microsoft Clarity, zobaczysz, które sekcje portalu korporacyjnego cieszą się największym zainteresowaniem i popularnością, a które wymagają Twojej uwagi. Narzędzie pozwala śledzić, gdzie użytkownicy tracą zainteresowanie i opuszczają stronę, a gdzie przewijają ją do końca i utrzymują swoją uwagę.
Kilka przykładów skuteczności Clarity:
- Podejmowanie decyzji na podstawie informacji o najbardziej popularnych sekcjach wśród użytkowników
- Sprawdzanie skuteczności treści
- Zrozumienie, czy użytkownicy poruszają się po elementach interfejsu (czy zdarzają się kliknięcia nieaktywnych elementów, czy zdarzają się kliknięcia funkcjonalnych przycisków itp.)
- Testowe publikowanie nowego formatu treści i sprawdzanie reakcji użytkowników na niego
- Generowanie analiz dotyczących urządzeń, przeglądarek, regionów z których użytkownicy przechodzą do portalu korporacyjnego
- Wykorzystanie danych o najpopularniejszych godzinach aktywności użytkowników do planowania publikacji wiadomości i ważnych informacji.
Microsoft Clarity jest doskonałym narzędziem zarówno dla firm, które dopiero zaczynają budować swoją kulturę HR i wdrażają swoich pracowników w jej strukturę, jak i dla doświadczonych organizacji, które mają jasną koncepcję struktury treści i dążą do zwiększenia skuteczności podejmowanych decyzji w zależności od jej zamieszczenia.
