Jak w warunkach niepewności i dynamicznych zmian globalnych rynków zapewnić stabilny rozwój biznesu?
Jak wraz z wartością dodaną tworzyć przewagi konkurencyjne, niezależnie od wielkości firmy i specyfiki jej działalności? Jak skonfigurować procesy biznesowe w taki sposób, aby kształtować trendy, a nie podążać za nimi?
Na pierwszy rzut oka każda odnosząca sukcesy firma ma swoją własną strategię i historię rozwoju. W rzeczywistości każda z tych historii sukcesu opiera się na dogłębnej analizie mniejszych i większych faktów i danych, umiejętności zauważania wzorców wśród zdarzeń przypadkowych i podejmowania odpowiednich decyzji zarządczych na czas.
I tutaj nie można obejść się bez skutecznych rozwiązań i narzędzi cyfrowych. Jak to działa? Sprawdźmy to razem.
Według badania Global Human Capital Trends jednym z głównych trendów w 2024 roku, mających na celu wzmocnienie pozycji rynkowej firm, jest ciągły rozwój pracowników.
51% respondentów na świecie i 74% w Ukrainie, gdy zapytano ich, co będzie największym czynnikiem wpływającym na rozwój ich firmy w ciągu najbliższych 3 lat, wymieniło stały rozwój kapitału ludzkiego. Dlatego też wiele firm już teraz inwestuje w tworzenie warunków, które promują rozwój pracowników dzięki zapewnieniu równych szans i wspieraniu poczucia współodpowiedzialności za misję firmy.
Według tego samego źródła głównymi wskaźnikami, które wskazują na skuteczność tych inwestycji, są rozwój umiejętności zawodowych oraz interpersonalnych pracowników, zapewnienie ich dobrostanu fizycznego, psychicznego, finansowego i społecznego, a także stabilność zawodowa i możliwości rozwoju kariery.
W dobie powszechnej cyfryzacji, wewnętrzna firmowa sieć informacyjna – Intranet – stopniowo przekształca się w środowisko, w którym pracownicy spędzają znaczną część swojego czasu: poszukując informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, ucząc się nowych regulaminów i instrukcji, pracując nad wspólnymi projektami i komunikując się za pośrednictwem wewnętrznych sieci społecznościowych.
Dlatego niezwykle ważne jest, aby wdrożenie wewnętrznej sieci informacyjnej firmy opierało się na rozwiązaniu o szerokim zakresie możliwości organizacji komunikacji korporacyjnej i pracy zespołowej. Oznacza to, że będzie ono sprzyjać budowaniu zespołu zjednoczonego wspólnym celem.
Intranet jako potężne narzędzie rozwoju i skalowania firm z branży retail
Handel detaliczny to biznes, w którym szczytowe obciążenia, sprzedaż sezonowa, ciągłe uzupełnianie asortymentu, promocje i oferty specjalne są rzeczywistością, którą można i należy prognozować, dokładnie obliczać i planować. W tych obliczeniach personel ma za zadanie być jak najlepiej poinformowany, skoncentrowany i sprawnie wykonywać swoją pracę.
Jest to jedyny sposób, aby prowadzić działalność w warunkach niestabilnego rynku i mieć pozytywne wyniki.
Dlatego intranet dla branży retail jest jednym z kluczowych elementów ekosystemu IT i powinien skupiać się na realizacji tych zadań.
Przyjrzyjmy się bliżej, jakie wymagania powinien spełniać Intranet jako rozwiązanie informatyczne, aby zapewnić stabilny rozwój i skalowanie firmy z branży retail.
Intranet – skuteczne narzędzie zapewniające efektywną komunikację wewnętrzną
Rozwiązanie do wdrożenia wewnętrznej sieci informacyjnej odnoszącej sukcesy firmy z branży retail powinno zapewniać możliwość stworzenia jednolitego środowiska umożliwiającego skoordynowaną pracę całego zespołu. Zapewnienie maksymalnego poziomu świadomości pracowników wymaga, aby Intranet, jako rozwiązanie IT, oferował proste i przejrzyste narzędzia do:
- Stworzenia jednego „żywego” portalu informacyjnego, który mógłby być łatwo wypełniany aktualnościami, wewnętrznymi ogłoszeniami, na przykład dotyczącymi zmian w harmonogramach lub aktualizacji instrukcji;
- Szybkiego informowania wszystkich pracowników (zarówno w centrali, jak i w poszczególnych sklepach) o promocjach, zmianach w polityce wewnętrznej oraz aktualizacjach standardów obsługi;
- Stworzenia systemu automatycznego powiadamiania o ważnych wydarzeniach, takich jak nowe towary, zmiany w asortymencie czy aktualizacje systemu lojalnościowego.
Intranet jako narzędzie wzmacniające kapitał ludzki firmy
Organizacja efektywnych procesów szkoleniowych i upskillingu jest podstawą zwiększania wartości kapitału ludzkiego firmy. Dlatego, wybierając rozwiązanie, warto zwrócić uwagę na możliwość integracji z systemem LMS (Learning Management System). Pozwoli to maksymalnie uprościć:
- dostęp pracowników do kursów online, testów, tutoriali wideo, na przykład w celu szkolenia kasjerów, sprzedawców, menedżerów. Dobry Intranet to nie tylko możliwość zamieszczenia na portalu korporacyjnym informacji o zapisach na kolejny program czy kurs. Pracownicy będą mogli dowiedzieć się o interesującym ich szkoleniu i zarejestrować się na nie. Możliwe jest również wdrożenie automatycznych przypomnień lub newsletterów dotyczących szkoleń. Dla działu HR jest to również dodatkowa okazja do oceny popularności poszczególnych modułów szkoleniowych i monitorowania zainteresowań edukacyjnych pracowników;
- dyskusje pracowników i współpracę w trakcie nauki: wbudowane fora pozwalają pracownikom dyskutować na temat materiałów szkoleniowych. Dobrze zaprojektowany Intranet daje również możliwość tworzenia społeczności tematycznych;
- ocenę wiedzy i monitorowanie postępów pracowników: proste dashboardy z listą aktywności szkoleniowych oraz ich statusami (ukończone, bieżące i nadchodzące kursy, wystawione certyfikaty, przypisane poziomy kwalifikacji) zintegrowane z systemem HR pozwalają na wyświetlanie wszystkich zmian w poziomie kwalifikacji pracowników w czasie rzeczywistym.
Narzędzia automatyzujące procesy onboardingu i adaptacji nowych pracowników w Intranecie
Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy rozwiązanie ma narzędzia do automatyzacji procesów onboardingu oraz adaptacji nowych pracowników. W szczególności obejmuje to możliwość:
- automatycznego wysyłania instrukcji, linków do szkoleń i zadań testowych po dodaniu kont nowych pracowników;
- informowania działu HR o zakończeniu każdego etapu i osiągniętych wynikach;
- automatycznego tworzenia planu adaptacji dla nowych pracowników w oparciu o ich kompetencje, profil stanowiska i wyniki onboardingu.
Ważne jest również, aby zwrócić uwagę na to, czy rozwiązanie zapewnia opcje tworzenia stron z treściami zawierającymi artykuły szkoleniowe, instrukcje i przewodniki.
Jak zautomatyzować wewnętrzne procesy zarządzania w handlu detalicznym za pomocą Intranetu
Automatyzacja jest obecnie uważana przez firmy za jeden z głównych obszarów rozwoju. Według badań Deloitte automatyzacja obiegu dokumentów w firmie może skrócić czas realizacji większości operacji biznesowych o 30–70%, niezależnie od branży.
Dobry Intranet pozwala zwiększyć efektywność procesów biznesowych i zaoszczędzić pieniądze poprzez automatyzację szeregu procesów zarządczych. W szczególności mówimy tu o:
- zarządzaniu urlopami, podróżami służbowymi, zwolnieniami lekarskimi, zakupem sprzętu dla pracowników. Przykładowo, pracownicy składają wniosek o urlop, wypełniając formularz na stronie internetowej, który jest automatycznie przesyłany do osób odpowiedzialnych, a dział HR otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu;
- optymalizacji procesów zarządzania spotkaniami i zadaniami dzięki możliwości wyświetlania wszystkich kluczowych wydarzeń i zadań w jednym miejscu. Synchronizacja osobistego kalendarza pracownika z firmowym kalendarzem wydarzeń pozwala mu również na bieżąco sprawdzać terminy realizacji własnych zadań oraz innych projektów, a także ważnych wydarzeń firmowych.
Jak zwiększyć zaangażowanie i retencję pracowników dzięki Intranetowi
Za każdym odnoszącym sukcesy biznesem stoi zespół zaangażowanych i zmotywowanych pracowników, którzy nie tylko wykonują swoje obowiązki zawodowe, ale czują się częścią większego projektu, podzielają wartości firmy i pracują nad realizacją jej misji.
Według Forbes produktywność w zaangażowanych zespołach jest o 18% wyższa niż w tych, w których pracownicy nie czują więzi z firmą, a wskaźnik rotacji w takich firmach jest o 43% niższy niż w innych.
Ponadto firmy, które zwracają uwagę na zaangażowanie pracowników, mają pięciokrotnie większe szanse na dostosowanie się do zmian rynkowych oraz innowacji technologicznych dzięki inicjatywie pracowników i ich gotowości do wprowadzania zmian w celu przezwyciężenia wyzwań.
Ważne jest, że osiągające dobre wyniki globalne firmy aktywnie wykorzystywały Intranet jako jedno z narzędzi skutecznego budowania zespołu. Zgodnie z najlepszymi praktykami, Intranet powinien:
- Zapewniać możliwość stworzenia wewnętrznego forum i organizacji interakcji między pracownikami, aby mieli oni możliwość dzielenia się pomysłami, omawiania innowacji, a także otrzymywania feedbacku od kierownictwa;
- Oferować proste narzędzia do pracy z urządzeń mobilnych: wszystkie funkcje powinny być dostępne w aplikacji mobilnej. Ma to kluczowe znaczenie dla pracowników w sklepach, magazynach oraz innych biurach firmy.
Dobry Intranet dla branży retail zapewni skuteczny system monitorowania zadań
Aby szybko reagować na najmniejsze wahania rynkowe, niezwykle ważne jest, aby detaliści mieli dostęp do informacji o statusie bieżących zadań w czasie rzeczywistym.
Ponadto pozwoli im to kontrolować dyscyplinę pracowników i monitorować ich obciążenie pracą, a w razie potrzeby na bieżąco dostosowywać zarówno indywidualne harmonogramy pracy, jak i godziny otwarcia poszczególnych punktów sieci.
Wybór odpowiedniego rozwiązania do wdrożenia wewnętrznej sieci informatycznej zwiększy efektywność kierownictwa firmy. Dlatego ważne jest, aby ocenić, która z dostępnych na rynku ofert pozwala na skonfigurowanie prostego i przejrzystego systemu zarządzania zadaniami. W szczególności mówimy o:
- Wygodnych checklistach z zadaniami do wykonania;
- Menedżerze zadań z zaawansowaną funkcjonalnością, który pozwala łatwo kontrolować przydzielanie i realizacje zadań z późniejszym tworzeniem raportów dotyczących dyscypliny wykonawczej.
Intranet idealnym środowiskiem do przechowywania i zarządzania wiedzą korporacyjną
Dobry Intranet pozwala zorganizować całą wiedzę, którą firma generuje na co dzień, w skonsolidowaną Bazę wiedzy zgodnie z jasną i wygodną logiką oraz zgodnie z polityką firmy.
Zmniejszy to czas wykonywania zadań i liczbę błędów, zapewniając pracownikom szybki i wygodny dostęp do wiedzy korporacyjnej w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.
Dobrze zorganizowana Baza wiedzy zapewni, że personel będzie zawsze jak najlepiej poinformowany, a tymczasowa nieobecność lub odejście kluczowych pracowników nie doprowadzi do utraty ważnych danych.
Odpowiednie narzędzia powinny ułatwiać dzielenie wszystkich informacji na firmowe i osobiste oraz strukturyzowanie ich zgodnie z wcześniej zdefiniowaną logiką. Jednocześnie kierownictwo ma możliwość regulowania „widoczności” określonych informacji korporacyjnych dla niektórych kategorii pracowników, w zależności od ich funkcji, poprzez ustawienia systemu.
Ważne jest, aby rozwiązanie oferowało wysokiej jakości analitykę i było skutecznym narzędziem dla kierownictwa do zarządzania tymi informacjami.
W szczególności obejmuje to możliwość śledzenia przez administratorów Korporacyjnej bazy danych zainteresowań pracowników określonymi informacjami i efektywnego zarządzania tworzeniem najbardziej przydatnych treści.
Intranet – gwarancja szybkiej obsługi zgłoszeń wewnętrznych w całej sieci
Kolejnym obszarem rozwoju firm z branży retail jest zarządzanie procesami logistycznymi. Optymalizacja tych procesów, a tym samym oszczędzanie czasu i zasobów, jest również zadaniem, które można rozwiązać za pomocą odpowiedniego Intranetu.
W szczególności, jeśli chodzi o zarządzanie operacyjne zgłoszeniami pracowników, dzięki niemu można łatwo zoptymalizować:
- Naprawę sprzętu: odpowiedzialni pracownicy mogą zgłaszać usterki sprzętu (kasy fiskalne, terminale POS, lodówki) za pośrednictwem strony internetowej, a system automatycznie przekaże je do działu technicznego, biorąc pod uwagę ustalone priorytety;
- Dostarczanie sprzętu biurowego pracownikom: na stronie intranetowej można utworzyć formularz do zgłaszania zapotrzebowania na laptopy, telefony, skanery kodów kreskowych oraz inny sprzęt. Scentralizowana obsługa takich wniosków znacznie przyspieszy ten proces.
Innym zadaniem, które można skutecznie rozwiązać za pomocą Intranetu, jest zautomatyzowane zarządzanie kontami i dostępem. W szczególności:
- Tworzenie i dezaktywacja kont: podczas zatrudniania nowego pracownika dział HR może złożyć na stronie internetowej wniosek o utworzenie nowego konta i przyznanie nowemu pracownikowi dostępu do aplikacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, takich jak systemy kasowe, ERP, CRM. System automatycznie wyśle taki wniosek do określonej liczby osób. W przypadku zwolnienia pracownika konto jest dezaktywowane;
- Zmiana praw dostępu: jeśli pracownik przenosi się na inne stanowisko lub do innego sklepu, Intranet umożliwia szybką aktualizację praw dostępu.
Automatyzacja działań marketingowych z Intranetem
Intranet może przejąć szereg zadań dotyczących automatyzującji kampanii marketingowych z zakresu koordynacji współpracy oraz analityki i raportowania. W szczególności:
- Organizacja wydarzeń zewnętrznych i wewnętrznych: zautomatyzowane planowanie i zarządzanie wydarzeniami za pomocą narzędzi takich jak:
- Kalendarze wydarzeń: Intranet zawiera kalendarz korporacyjny, w którym zespół marketingowy może tworzyć wydarzenia, wyznaczać osób odpowiedzalnych i przydzielać zadania uczestnikom;
- System powiadomień: system wysyła przypomnienia do uczestników o terminach, przygotowaniu materiałów i zatwierdzeniu budżetu;
- Rejestracja uczestników: pracownicy mogą nie tylko przeglądać listę nadchodzących wydarzeń oraz ich programy, ale także zarejestrować się poprzez formularz online;
- Generowanie raportów: po zakończeniu wydarzenia można automatycznie generować analizy dotyczące liczby uczestników oraz informacji zwrotnych.
- Tworzenie listy zadań związanych z organizacją webinarów i prezentacji.
Jak SmartPoint Intranet wzmacnia wizję rozwoju sieci handlowych
SMART business to zespół profesjonalistów, który od 16 lat wdraża rozwiązania Microsoft jako czołowy partner i rozwija własne produkty, aby przenieść procesy biznesowe firm partnerów na nowy poziom efektywności.
Własny produkt SMART business, SmartPoint Intranet, to kompleksowe rozwiązanie, które:
- umożliwia stworzenie spersonalizowanego środowiska do efektywnego przechowywania i zarządzania wiedzą korporacyjną;
- zapewnia środowisko do komunikacji wewnętrznej i współpracy projektowej;
- oferuje proste narzędzia, które rozszerzają możliwości planowania strategicznego oraz skalowania.
Liczni klienci, w tym z branży retail, doceniają korzyści płynące z tego produktu, w tym:
- Dostęp do narzędzi takich jak Microsoft 365 Office 365, Azure, Power BI, Viva Engage, Teams, SharePoint, Planner, Sway w jednym, bezpiecznym środowisku;
- Skonsolidowane procesy komunikacji wewnętrznej dzięki integracji z Microsoft Teams i Outlook. W szczególności:
- po zainstalowaniu SmartPoint Intranet w Microsoft Teams pojawia się zakładka umożliwiająca szybki dostęp do portalu korporacyjnego. Pracownicy mogą pracować z portalem tak, jakby był on integralną częścią Teams. Wiadomości firmowe, wydarzenia, dokumenty, szablony oraz instrukcje są dostępne w jednym oknie;
- dzięki synchronizacji kalendarza portalu z kalendarzami Outlook i Teams, pracownicy nie muszą przełączać się między aplikacjami, aby zobaczyć nadchodzące spotkania i wydarzenia.
- Wiele scenariuszy organizacji firmowej Bazy wiedzy:
- konsturkor stron jest aktywnie wykorzystywany, aby ułatwić pracownikom zapoznawanie się z nowościami i ważnymi informacjami. Nawiasem mówiąc, to łatwe w użyciu narzędzie CMS można skonfigurować samodzielnie, bez angażowania zewnętrznych specjalistów;
- moduł SmartPoint Intranet Media dzięki możliwości dzielenia treści multimedialnych na albumy i przejrzystej nawigacji jest pomocny w tworzeniu własnej biblioteki multimediów.
Co więcej, można zajrzeć za kulisy tworzenia pozytywnego Employee Experience dzięki inwestycjomw procesy zarządzania personelem w krajowej sieci sklepów Fayno Market, zapoznając się z case study dotyczącym wdrożenia SmartPoint Intranet w tej firmie.
Od momentu założenia, firma – pomimo niezwykle dynamicznych zmian makroekonomicznych w kraju – nie zwalnia tempa rozwoju i konsekwentnie zwiększa swoją obecność w nowych regionach. Jednocześnie udaje jej się utrzymać silne więzi ze wszystkimi pracownikami i pozostać pożądanym miejscem pracy.
Co więcej, w 2024 roku Forbes i robota.ua po raz kolejny umieściły Fayno Market na liście laureatów rankingu „Najlepsi Pracodawcy Ukrainy 2024”.
Chcesz dowiedzieć się, jak przenieść procesy HR w swojej firmie na nowy poziom efektywności, aby firma stale się rozwijała, a skalowanie nie stało się wyzwaniem dla kluczowych procesów biznesowych? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.
