Як в умовах максимальної невизначеності та динамічності глобальних ринків забезпечити стабільний розвиток бізнесу?
Як, незалежно від розмірів компанії та специфіки її діяльності, разом із доданою вартістю продукувати конкурентні переваги? Та як налаштувати бізнес-процеси таким чином, щоб не намагатись бути в трендах, а формувати їх?
На перший погляд, у кожного успішного бізнесу – своя стратегія та окрема історія сходження. Насправді кожна з цих історій успіху базується на ретельному аналізі дрібних і не дуже фактів і даних, вмінні побачити з-поміж випадковостей закономірності та вчасно прийняти релевантні управлінські рішення.
І тут не обійтися без ефективних цифрових інструментів. Як це працює? Розберімося разом.
За даними дослідження Global Human Capital Trends, одним з основних трендів 2024 року, покликаних зміцнити ринкові позиції бізнесу, є сталий розвиток персоналу.
51% респондентів у світі та 74% в Україні, відповідаючи на запитання, що буде найбільшим фактором впливу на розвиток їхніх компаній у найближчі 3 роки, назвали сталий розвиток людського капіталу. Тож вже зараз чимало бізнесів інвестують у створення умов, які сприяють зростанню персоналу завдяки рівним можливостям та формуванню у кожного співробітника відчуття власної залученості до втілення місії компанії.
А основними метриками, що свідчать про успіх цих інвестицій, за даними цього ж джерела, є розвиток професійних та особистісних навичок співробітників; забезпечення їхнього фізичного, ментального, фінансового та соціального добробуту й стабільності кар’єри та можливостей кар’єрного просування.
У світі тотальної диджиталізації внутрішня інформаційна мережа компанії – Intranet – поступово трансформується в середовище, в якому співробітники проводять значну частину часу: шукають інформацію, необхідну для виконання своїх службових обов’язків, вивчають нові правила та інструкції, працюють над спільними проєктами і спілкуються у внутрішніх соцмережах.
Тож надзвичайно важливо подбати, щоб розгортання внутрішньої інформаційної мережі компанії відбувалося на базі рішення з широким спектром можливостей для організації корпоративної комунікації та командної роботи персоналу. А отже, працювало на формування команди, об’єднаної спільною метою.
Intranet як потужний інструмент для розвитку та масштабування ритейлингових компаній
Ритейл – це бізнес, для якого пікові навантаження, сезонні розпродажі, постійне оновлення асортименту, промоакції та акційні пропозиції – реальність, яку можна і потрібно передбачити, чітко прорахувати і спланувати. На персонал у цих розрахунках покладається завдання бути максимально поінформованим, зібраним та працювати як годинник. Тільки так можна з плюсом для бізнесу діяти в умовах турбулентного ринку.
Саме тому Intranet для ритейлу є одним із ключових елементів ІТ-екосистеми та має бути націленим на розв’язання цих завдань.
Розберімося, яким вимогам повинен відповідати функціонал Intranet як ІТ-рішення, щоб працювати на стабільний розвиток і масштабування ритейлингової компанії.
Intranet – дієвий інструмент для налагодження ефективної внутрішньої комунікації
Рішення для розгортання внутрішньої інформаційної мережі успішної ритейлингової компанії повинно забезпечувати можливість створення єдиного середовища для злагодженої роботи всієї команди. А забезпечення максимальної поінформованості персоналу потребує від Intranet як ІТ-рішення наявності простих і зрозумілих інструментів для реалізації:
- Єдиного «живого» інформаційного порталу, який би легко було наповнювати новинами, внутрішніми оголошеннями, наприклад, про зміни у графіках чи оновлення інструкцій;
- Оперативного інформування всіх співробітників (як центрального офісу, так і окремих магазинів мережі) про акції, зміни у внутрішніх політиках, оновлення стандартів обслуговування;
- Системи автоматичних сповіщень про важливі події, як-от нові надходження, зміни в асортименті чи оновлення в системі лояльності.
Intranet як інструмент для підвищення капіталізації людського ресурсу компанії
Організація ефективних процесів навчання та upskilling є основою підвищення цінності людського капіталу підприємства. Тож обираючи рішення для розгортання Intranet, варто звернути увагу на можливість інтегрувати LMS (Learning Management System). Це максимально спростить:
- доступ персоналу до онлайн-курсів, тестів, відеоуроків, наприклад, для навчання касирів, продавців-консультантів, менеджерів. Хороший Інтранет не тільки забезпечує можливість розміщувати на корпоративному порталі інформацію про набір на чергову програму чи курси. Співробітники зможуть, дізнавшись з сайту про навчальну активність, яка їх цікавить, зареєструватись для участі в ній. Також є можливість реалізувати автоматичні нагадування чи розсилку новин про навчальні курси. Для HR – це ще й додаткова можливість оцінити популярність окремих навчальних модулів та моніторити освітні зацікавлення персоналу;
- обговорення та колаборацію персоналу в процесі навчання: вбудовані форуми дадуть можливість співробітникам обговорювати навчальні матеріали. Також хороший Інтранет дозволяє створювати спільноти за інтересами;
- оцінку знань та моніторинг прогресу співробітників: прості дашборди з переліком навчальних активностей та їхніми статусами (завершені, поточні та майбутні курси, видані сертифікати, присвоєні кваліфікаційні рівні), інтегровані з HR-системою, дають можливість в режимі реального часу відображати всі зміни кваліфікаційного рівня персоналу.
Інструменти для автоматизації процесів онбордингу та адаптації новачків в Intranet-рішенні
Особливу увагу варто звернути на те, чи наявні в рішенні для Intranet інструменти для автоматизації процесів онбордингу та адаптації новачків. Зокрема, йдеться про можливість організувати:
- автоматичне надсилання інструкцій, посилань на навчальні курси та тестові завдання після додавання облікових записів нових співробітників;
- інформування HR про завершення кожного з етапів та про досягнуті результати;
- автоматичне створення плану адаптації новачків, відповідно до їхніх компетенцій, профілю посади та результатів проходження онбордингу.
Також важливо звернути увагу на те, чи у рішенні передбачено опції для створення контентних сторінок з навчальними статтями, інструкціями, ґайдами.
Як у ритейлі автоматизувати внутрішні управлінські процеси завдяки Intranet
Автоматизація сьогодні розглядається бізнесом як одна з основних зон росту. За даними дослідження Deloitte, тільки автоматизація документообігу на рівні компанії на 30-70% скорочує час виконання більшості бізнес-процесів, незалежно від сфери діяльності.
Хороший Intranet дозволяє підвищувати ефективність бізнес-процесів й економити кошти завдяки автоматизації цілої низки управлінських процесів. Зокрема, йдеться про:
- управління відпустками, відрядженнями, лікарняними, закупівлею обладнання для персоналу. Наприклад, співробітники подають заявку на відпустку, заповнивши відповідну форму на сайті, і вона автоматично надходить визначеному колу відповідальних осіб, а HR-у приходить сповіщення про зміну її статусу;
- оптимізацію процесів управління зустрічами та завданнями завдяки можливості відображати всі ключові події та завдання в одному місці. Також синхронізація персонального календаря співробітника із календарем корпоративних подій дозволяє бачити в режимі ріал-тайм дедлайни особистих завдань та терміни виконання інших проєктів, а також важливі події бізнесу.
Як завдяки Intranet підвищити рівень залучення та утримання персоналу
За кожним успішним бізнесом – команда залучених і вмотивованих співробітників, які не просто виконують свої посадові обов’язки, а почуваються частиною великого проєкту, поділяють цінності компанії та працюють над виконанням її місії.
За даними Forbes, продуктивність праці в залучених командах на 18% вища, ніж там, де працівники не мають відчуття зв’язку з компанією, а показник плинності кадрів у таких бізнесах на 43% нижчий порівняно з іншими.
До того ж компанії, які приділяють увагу залученості персоналу, мають у 5 разів більше шансів адаптуватися до ринкових змін і технологічних інновацій саме завдяки ініціативності працівників та їхній готовності релевантно сприймати зміни й змінюватись самим задля подолання викликів.
Важливо, що успішні компанії зі світовим ім’ям активно використовують Intranet як один з інструментів для ефективного тімбілдінгу. У світлі кращих практик, рішення для розгортання Intranet повинно:
- Забезпечувати можливість організувати внутрішній форум та корпоративну соціальну взаємодію, щоб у персоналу були можливості ділитися ідеями, обговорювати нововведення та отримувати зворотний зв’язок від керівництва;
- Мати прості інструменти для реалізації мобільної версії: всі функції повинні бути доступними у мобільному застосунку. Це критично важливо для працівників у магазинах, на складах, у віддалених офісах.
Хороший Intranet для ритейлу забезпечить ефективну систему контролю поставлених завдань
Задля швидкого реагування на найменші коливання ринку, питанням надзвичайної ваги для ритейлингових компаній є можливість володіти ріал-тайм інформацією про статус поточних завдань.
До того ж це дозволить контролювати виконавчу дисципліну та моніторити завантаженість співробітників і, за потреби, вчасно коригувати як індивідуальні графіки роботи, так і години роботи окремих закладів мережі.
Вибір релевантного рішення для розгортання внутрішньої інформаційної мережі підвищить ефективність управлінського персоналу компанії. Тому важливо оцінити, яка з доступних на ринку пропозицій дозволяє налаштувати просту й зрозумілу систему управління завданнями. Зокрема йдеться про:
- Зручні чеклісти з переліком необхідних до виконання завдань;
- Наявність таск-менеджера з розширеною функціональністю, що забезпечує просту можливість контролю постановки і виконання завдань з подальшим формуванням звітів щодо виконавської дисципліни.
Intranet як ідеальне середовище для зберігання та управління корпоративними знаннями
Хороший Intranet дозволяє організувати всі знання, які від моменту створення щодня продукує компанія, у консолідовану Базу Знань за зрозумілою і зручною логікою та відповідно до політик компанії.
Це дозволить зменшити операційний час та кількість помилок завдяки забезпеченню співробітників швидким та зручним доступом до корпоративних знань в обсязі, необхідному для виконання поставлених завдань.
Добре організована База Знань дозволить персоналу завжди бути максимально поінформованим, а тимчасова відсутність чи звільнення ключових співробітників не призведе до втрати важливих даних.
Відповідні інструменти повинні дозволяти легко розділити усю інформацію на корпоративну і персональну та структурувати її за заздалегідь визначеною логікою. При цьому у менеджменту є можливість, завдяки системі доступів, регулювати «видимість» спеціалізованої корпоративної інформації для окремих категорій співробітників, залежно від їхнього функціоналу.
Важливо, щоб рішення надавало можливість якісної аналітики та було для менеджменту ефективним інструментом для управління цією інформацією.
Зокрема, йдеться про можливість для адміністраторів Корпоративних Баз Даних відстежувати зацікавленість персоналу тією чи іншою інформацією та ефективно керувати створенням максимально корисного контенту.
Intranet – запорука оперативного опрацювання внутрішніх запитів в межах всієї мережі
Ще однією зоною росту ритейлингових компаній є управління процесами матеріально-технічного забезпечення. Оптимізація цих процесів, а отже, економія часу і ресурсів – це теж завдання, яке можна вирішити завдяки релевантному Іntranet.
Зокрема, якщо йдеться про оперативне управління заявками персоналу, то з його допомогою легко оптимізувати:
- Ремонт техніки: відповідальні співробітники можуть подати через сайт заявку на ремонт обладнання (касових апаратів, POS-терміналів, холодильників), а система автоматично передасть їх технічному відділу з урахуванням встановлених пріоритетів;
- Забезпечення співробітників оргтехнікою: можна створити на внутрішньому сайті форму для подання заявок на видачу ноутбуків, телефонів, сканерів штрих-кодів та іншого обладнання. Централізоване опрацювання таких заявок суттєво прискорить цей процес
Ще одним із переліку завдань, які можна ефективно вирішити завдяки рішенню для Intranet, є автоматизоване управління обліковими записами та доступами. Зокрема:
- Створення та деактивація облікових записів: під час прийому на роботу нового співробітника HR може сформувати на сайті заявку на створення нового облікового запису та надання новачку доступу до програм, потрібних для виконання посадових обов’язків, як-от касові системи, ERP, CRM. Система автоматично надішле цю вимогу визначеному колу осіб. У разі звільнення працівника з точністю до навпаки відбувається деактивація облікового запису;
- Зміна прав доступу: в разі переходу співробітника на іншу посаду чи в інший магазин, Intranet дозволяє швидко актуалізувати допуски.
Автоматизація маркетингових активностей завдяки Intranet
Intranet може перебрати на себе цілу низку завдань з автоматизації маркетингових кампаній в частині координування взаємодій персоналу та аналітики і звітності. Зокрема:
- Організація зовнішніх та внутрішніх івентів: автоматизоване планування та управління подіями завдяки таким інструментам як:
- Календарі подій: в Intranet інтегрується корпоративний календар, де маркетингова команда може створювати заходи, визначати відповідальних, розподіляти завдання між учасниками;
- Система сповіщень: система надсилає учасникам нагадування про дедлайни, підготовку матеріалів, погодження бюджетів;
- Реєстрація учасників: співробітники мають можливість не тільки ознайомитись з переліком майбутніх івентів та їхньою програмою, а й зареєструватись для участі, заповнюючи відповідні форми на сайті;
- Формування звітів: після завершення події можна автоматично генерувати аналітику про кількість учасників, відгуки.
- Формування переліку завдань для організації вебінарів та презентацій.
Як SmartPoint Intranet підсилює візію розвитку роздрібних мереж
SMART business – команда професіоналів, яка вже 16 років займається впровадженням рішень від Microsoft на правах провідного партнера та розробкою власних продуктів задля виведення бізнес-процесів компаній-партнерів на новий рівень ефективності.
Власна розробка SMART business, SmartPoint Intranet – це комплексне рішення, яке:
- дозволяє створити кастомізоване середовище для ефективного зберігання та управління корпоративними знаннями компанії;
- дає можливість організувати єдине середовище для внутрішніх комунікацій та спільної роботи над проєктами;
- забезпечує простими інструментами, котрі розширюють можливості для стратегічного планування та масштабування.
Численні клієнти, серед яких і ритейлингові компанії, передусім високо оцінюють такі переваги продукту, як:
- Доступ у єдиному безпечному середовищі до таких інструментів, як Microsoft 365 Office 365, Azure, Power BI, Viva Engage, Teams, SharePoint, Planner, Sway;
- Консолідовані внутрішні комунікаційні процеси завдяки безшовній інтеграції з Microsoft Teams та Outlook. Зокрема:
- після встановлення SmartPoint Intranet в Microsoft Teams з’являється вкладка для швидкого доступу до корпоративного порталу. Тож співробітники мають змогу працювати з порталом, як з невіддільною частиною функціональності Teams. Новини компанії, події, документи, шаблони та інструкції – все це стає доступним з єдиного вікна;
- завдяки синхронізації календаря порталу з календарями Outlook та Teams співробітникам не потрібно перемикатися між різними додатками, щоб переглянути заплановані зустрічі та найближчі заходи компанії.
- Множинність сценаріїв організації Бази Знань компанії:
- конструктор контентних сторінок активно використовується для зручності ознайомлення персоналу з новинами та важливою інформацією. До слова, цей простий у використанні CMS-інструмент можна налаштувати самостійно без залучення зовнішніх спеціалістів;
- окремий модуль SmartPoint Intranet Media завдяки можливості розбивки медіаконтенту на альбоми та зрозумілій навігації є затребуваним для створення власної медіатеки.
Зрештою, можна заглянути за лаштунки творення позитивного «Employee Experience» завдяки інвестиціям в процеси управління персоналом вітчизняною мережею магазинів «Файно Маркет», ознайомившись з кейсом впровадження SmartPoint Intranet в компанії.
Від моменту заснування компанія, попри надзвичайну динамічність макроекономічної ситуації в країні, не збавляє темпів розвитку та невпинно збільшує свою присутність в нових регіонах. І при цьому їй вдається не втрачати зв’язок з жодним зі співробітників та бути бажаним місцем праці.
Зокрема, у 2024 році Forbes та robota.ua вчергове внесли «Файно Маркет» до списку переможців рейтингу «Найкращі роботодавці України 2024 року».
Бажаєте дізнатись, як вивести на новий рівень ефективності HR-процеси вашої компанії, щоб стабільно зростати, а масштабування не стало викликом для ключових бізнес-процесів? Зареєструйтесь на безкоштовну консультацію тут.
