İnnovasiyalar yalnızca maddi stimulların və ya fərdi insanların parlaq kəşflərinin nəticəsi deyil. Onlar ideyaların inkişafı üçün əlverişli mühitin olduğu yerdə doğulur. Əgər bir şəxs biliklərə, lazım olan alətlərə malikdirsə və başqaları ilə effektiv şəkildə qarşılıqlı əlaqə qura bilirsə, onun ideyaları tamamlanır, zənginləşir və həqiqətən inqilabi bir nəticəyə çevrilir. Bu, korporativ mədəniyyətin, daxili kommunikasiyaların və əməkdaşların öz ideyalarını yarada və həyata keçirə biləcəyi mühitin vacibliyini izah edir. Yəni, hər bir innovasiyanın arxasında qabaqcıl həlləri həyata keçirən mütəxəssis olan insanlar dayanır. Bunu anlayaraq, BAKOTECH şirkəti yalnız öz həllər portfelini genişləndirməyə deyil, həm də komandasına və onun məhsuldar işləməsi üçün optimal şəraitin yaradılmasına investisiya yatırır. Çünki bu, öz növbəsində, tərəfdaşlar üçün ən yüksək xidmət səviyyəsini təmin etməyə imkan verir. SmartPoint Intranet həllinin tətbiqi BAKOTECH-in insan kapitalını gücləndirilməsi istiqamətində atdığı strateji addımlardan biri oldu. Korporativ portalın tətbiqi şirkətə kommunikasiya proseslərini təkmilləşdirməyə və İnsan Resursları departamentinin səmərəliliyini artırmağa necə kömək etdi – SMART business tərəfindən təqdim olunan yeni uğur hekayəsinda oxuyun!
Tətbiqdən əvvəl proseslər necə həyata keçirilirdi və yeni həll axtarışına səbəb olan əsas amillər nələr idi?
Şirkətin aktiv inkişafı, yeni bazarlara doğru genişlənməsi və kross-funksional komandaların genişləndirilməsi BAKOTECH şirkətində daxili kommunikasiya və HR proseslərinə daha optimallaşdırılmış yanaşma tələb edən əsas amillərə çevrildi. Outlook, Teams və digər Microsoft məhsulları kimi mövcud alətlər həm komandada 100 nəfərdən az əməkdaş olduğu dövrdə, həm də sürətli böyümə zamanı da effektiv işləyirdi. Lakin yalnız bu vasitələrdən istifadə etməklə hər kəsi mühüm hadisələrdən xəbərdar etmək, lazımi sənədləri və korporativ məlumatları axtarmaq, onboarding prosesi zamanı yeni mütəxəssislərlə kompleks şəkildə tanışlıq keçirmək və HR departamentinin daha geniş vəzifələrini əhatə etmək çətin idi. Bütün bunlar əlavə alətlər tələb edirdi. Şirkət əməkdaşlarının sayı 200 nəfəri keçdikdən sonra, əvvəlki yanaşma artıq əsas ehtiyacları qarşılamaq baxımından kifayət etmirdi və gücləndirilməyə ehtiyac duyulurdu. Bu ehtiyaclar əsasən bunlar idi:
- Korporativ məlumatlara və şirkət resurslarına sürətli çıxış üçün mərkəzləşdirilmiş platformaya ehtiyacın olması.
- Onboarding (yeni işçilərin adaptasiyası), şirkət siyasətləri ilə tanışlıq kimi proseslərin avtomatlaşdırılması və fərdiləşdirilməsi imkanlarının genişləndirilməsi. BAKOTECH şirkətində 9 ölkəni əhatə edən 150-dən çox daxili qayda və siyasət mövcuddur. Bu ölkələrin hər birində əməkdaşların fəaliyyəti və daxili prosedurlarla bağlı özünəməxsus spesifik qayda və siyasətlər var. Bu isə məlumatların təşkilində və sistemləşdirilməsində xüsusi yanaşma tələb edirdi. Bütün bunlar məlumat axınının effektiv idarə olunmasını və müxtəlif ölkələrdən olan əməkdaşlar üçün rahat çıxışı təmin edəcək vahid platformanın yaradılmasını zəruri edirdi.
- Müxtəlif proqramlar və ya sistemlər arasında daimi keçidə ehtiyac olmadan, vahid rəqəmsal mühitdə kommunikasiya və HR proseslərini rahat şəkildə inteqrasiya etmək imkanı.
Şirkət elə bir həll axtarırdı ki, bu, bizim onboarding prosesimizi gücləndirsin, əməkdaşların şirkətin strukturu, siyasəti, korporativ mədəniyyəti, idarəetmə və BAKOTECH-in fəaliyyətinin digər mühüm aspektləri ilə effektiv şəkildə tanış olmasını təmin etsin. Seçimimiz SMART business və SmartPoint Intranet həlli oldu, çünki bu həll göstərilən bütün tələblərə tam cavab verird
Şirkət artıq Microsoft alətlərindən fəal şəkildə istifadə etdiyinə görə, SmartPoint Intranet həllinin seçilməsi məntiqli bir addım oldu. Bu proqram məhsulu Microsoft 365 platforması əsasında hazırlanıb, bu isə müştərinin artıq tanış olduğu alətləri rahat şəkildə istifadə etməsinə imkan verdi. Eyni zamanda, SmartPoint Intranet həlli korporativ portalın əlavə komponentlərinin geniş çeşidi sayəsində vahid rəqəmsal kommunikasiya mühitinin tez bir zamanda qurulmasına şərait yaratdı. Bu komponentlər arasında müştəri üçün prioritet olanlar aşağıdakılardır:
- Bilik bazası ilə şəxsi kabinet
- Şirkətin təşkilati strukturu
- İşçi soraqçası
- Xəbərlər
- Q&A (Suallar və Cavablar) bölməsi
- Foto və Video qalereya modulu
SmartPoint Intranet həllinin tətbiqi necə keçdi: hansı çətinliklərlə və vəzifələrlə qarşılaşıldı və təchizatçı bu məsələlərin həllində hansı rol oynadı?
BAKOTECH şirkətində SmartPoint Intranet həllinin tətbiqi klassik ssenari üzrə həyata keçirildi: həllin standart funksional versiyası quraşdırıldı. Onun üstünlükləri – müştəri üçün intranetdə zəruri modulların olması, sistemin sürətli şəkildə yerləşdirilməsi və fərdiləşdirmə imkanlarının mövcud olmasıdır.
Layihə çərçivəsində, SMART business komandası sistemi Microsoft Entra ID ilə inteqrasiya etdi ki, bu da əməkdaşlar və şöbələr haqqında məlumatların avtomatik şəkildə alınmasına imkan verir. Bu yanaşma bir sıra üstünlükləri təmin edir:
- Təşkilati struktur və işçilərin soraqçasında məlumatların aktuallığının saxlanılması – şirkətə yeni işçi gəldikdə, onun vəzifəsi dəyişdikdə və ya mütəxəssis başqa şöbəyə keçdikdə bu dəyişikliklər daxili portalda avtomatik şəkildə əks olunur.
- İnsan Resursları (HR) və İT departamentlərinin iş yükünün azaldılması – SmartPoint Intranet-də işçi kartlarının əl ilə yaradılmasına və ya yenilənməsinə ehtiyac yoxdur. Bu, HR və İT mütəxəssislərinə sistemin idarə olunmasına sərf etdikləri vaxtı optimallaşdırmağa imkan verir.
Bundan əlavə, BAKOTECH üçün həllin tətbiqi zamanı Microsoft Entra ID sistemində müştərinin məlumatları daxil etmə xüsusiyyətləri nəzərə alınaraq, HR modulunun veb hissələrində işçinin soyadı və adının düzgün əks olunması üçün əlavə təkmilləşdirmələr aparıldı.
Bilik bazasının təşkilinə təchizatçı və müştəri xüsusi diqqət ayırdılar. BAKOTECH özünəməxsus yanaşma hazırlayaraq, Bilik bazasını şirkətin fəaliyyət göstərdiyi hər bir ölkə üçün ayrıca regional səhifələrə böldü. Çünki hər bir yurisdiksiyada özünəməxsus siyasətlər və qaydalar mövcuddur və müvafiq girişə nəzarət sistemi təmin etmək vacib idi. SMART business bu məntiqi elə şəkildə qurmağa kömək etdi ki, hər bir ölkə üçün özünəməxsus siyasətlər toplusu olsun və işçilər yalnız özləri üçün aktual olan sənədlərə çıxış əldə edə bilsinlər. Bu o deməkdir ki:
- Siyasətlər və daxili normativ sənədlər yalnız həmin əməkdaş üçün aktual olan hallarda əks olunur.
- Ukraynada çalışan əməkdaşlar yalnız Ukraynaya aid siyasətləri, məsələn, Polşada işləyən əməkdaşlar isə Polşaya aid sənədləri görürlər.
- Yerli tələblərə uyğunluğu təmin etmək üçün hər bir ölkənin qanunvericiliyinin xüsusiyyətləri və korporativ standartları nəzərə alınır.
- Sənədlərə çıxış hüquqları əməkdaşların rolu və səlahiyyətləri əsasında qurulub, bu da onlara aid olmayan məlumatları görmələrinin qarşısını alır.
SmartPoint Intranet-də Bilik bazamız böyük həcmdə genişləndi: 9 ölkə, 150-dən çox siyasət sənədi və hər bir siyasət ayrıca bir səhifədir. Buna baxmayaraq, hər şey dəqiq təşkil olunub, intuitiv şəkildə başa düşülən və istifadədə rahatdır. Sistemi sıfırdan doldurmuşuq – bu əmək tələb edən bir iş idi, lakin biz bu addımı atdıq, çünki bütün mütəxəssislərin rahat şəkildə əməkdaşlıq edə biləcəyi vahid rəqəmsal mühit yaratmaq istəyirdik. Nəticədə biz bütün əməkdaşlarımız üçün olduqca dəyərli bir resurs əldə etdik ki, bu da belə geniş coğrafi əhatəyə malik beynəlxalq şirkət üçün mühüm bir nailiyyətdir
Beləliklə, SmartPoint Intranet həlli korporativ sənədlərlə işi optimallaşdırmağa, onları fərdiləşdirməyə və saxlandığı mühiti təhlükəsiz etməyə imkan verdi.
BAKOTECH tərəfindən layihəyə HR komandasının nümayəndələri və texniki administratorlar cəlb olunmuşdur. Uğurlu tətbiqin əsas amillərindən biri isə müştəri komandası tərəfindən yeni sistemə doldurulmalı olan kontentin əvvəlcədən diqqətlə hazırlanması oldu:
Müştəri materialların hazırlanmasına çox məsuliyyətli və keyfiyyətli yanaşdı — zəruri strukturlaşdırılmış məlumatları vaxtında təqdim etdi ki, bu da prosesi əhəmiyyətli dərəcədə optimallaşdırdı. Axı belə layihələrin əsas çağırışlarından biri hazır kontentin olmamasıdır. Lakin BAKOTECH ilə tətbiqin həyata keçirilməsi zamanı bütün zəruri məlumatlar işlərə başlamazdan əvvəl təqdim olunmuşdur ki, bu da effektiv tətbiqi əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirdi
Bundan əlavə, müştəri yeni sistemin real məlumatlarla təmin olunmasının nə qədər vacib olduğunu yaxşı anlayırdı. Buna görə də portalın əsas səhifəsi üçün məqalələr, Xəbərlər bölməsinin doldurulması üçün materiallar və digər kontent əvvəlcədən hazırlanmışdı ki, sistem istifadəyə verildikdən sonra interfeys “boş” görünməsin.
BAKOTECH həmçinin SMART business mütəxəssisləri tərəfindən layihə çərçivəsində həyata keçirilən portal administratorlarının təlim mərhələsini xüsusi olaraq qeyd etdi. Lakin nəzəriyyə nə qədər keyfiyyətli təqdim olunsa və sistemin funksionallığı təlim zamanı nə qədər dərindən izah edilsə də, praktikada elə hallar ola bilər ki, təcrübəli istifadəçinin əlavə dəstəyi lazım gəlir. Müştəri üçün xüsusilə dəyərli olan məqam ondan ibarət idi ki, layihə başa çatdıqdan sonra da tətbiqetmə komandası əlaqədə qalmağa davam etdi. Belə ki, təchizatçı artıq administratorlar sistemlə işləməyə başladıqdan sonra yaranan sualları birbaşa “yerindəcə” cavablandırmaq üçün əlavə ödənişsiz təlim saatları təqdim etdi. SMART business-in bu cür layihədən sonrakı dəstəyi portal administratorlarının sistemlə işləməkdə inamını artırdı və istifadənin başlanğıc mərhələsində yarana biləcək çətinlikləri minimuma endirdi.
Hər iki komandanın sinergiyası, mütəmadi və məhsuldar görüşlər, müştərinin fəal iştirakı və təchizatçının davamlı dəstəyi icranın hər bir mərhələsində effektiv kommunikasiyaya, həmçinin bütün təşkilati və texniki məsələlərin operativ həllinə şərait yaratdı. SMART business tərəfindən təqdim olunan aydın şəkildə qurulmuş tətbiq planı ilə gücləndirilmiş bu amillər nəticəsində layihə heç bir gecikmə olmadan, planlaşdırılmış 12 həftə ərzində uğurla tamamlandı.
Portalın istifadəsinin ilk nəticələri: komanda dəyişiklikləri necə qarşıladı və əməkdaşların cəlb olunmasında hansı üsullar daha effektiv oldu?
BAKOTECH şirkətində SmartPoint Intranet həllinin mövcud biznes proseslərinə tətbiqi zamanı müştərinin qarşısında duran vacib tapşırıqlardan biri komandanın yeni sistemə qarşı olan narahatlıqlarını aradan qaldırmaq idi. Müştəri üçün əməkdaşların korporativ portala təbii şəkildə cəlb olunması və tez-tez yeni və naməlum sistemlər qarşısında yaranan stres amillərinin minimuma endirilməsi çox vacib idi. Hər bir müştəri kimi, şirkət də investisiyasının geri qaytarılmasını və effektivliyini təmin etməyə çalışırdı.
Şirkət pilot qrup formalaşdırdı, bu qrupun üzvləri sistemi bir növ “daxili yoxlayıcılar” kimi sınaqdan keçirdilər və təkmilləşdirməyə ehtiyacı olan xırda detallara diqqət yetirdilər. Pilot qrupundan alınan rəylər portalı əməkdaşların fərdi istəklərinə daha yaxşı uyğunlaşdırmağa imkan verdi. Daha sonra bütün komandalarla kommunikasiya aparıldı. Portal ilə tanışlığı artırmaq və əməkdaşların marağını stimullaşdırmaq məqsədilə şirkət SmartPoint Intranet platformasında xüsusi bir rubrika istifadəyə verdi. Həmin rubrikada hər həftə “Siz bilirdinizmi ki…” sözləri ilə başlayan maraqlı mini-xəbərlər paylaşılırdı. Bu xəbərlərdə şirkət istifadəçilərlə yeni korporativ portalın komponentlərindən və alətlərindən necə istifadə etmək barədə qısa məsləhətləri bölüşürdü. Məsələn, bir həftə Təşkilati strukturun nəzərdən keçirilməsi imkanına diqqət yetirilirdi, digər həftə isə Bilik bazasının üstünlükləri vurğulanırdı. Bu strategiya uğurlu oldu və əməkdaşların SmartPoint Intranet ilə tədricən tanış olub aktiv istifadə etməsinə şərait yaratdı. Bundan əlavə, One-to-One görüşlərdə mütəxəssislər təcrübələrini paylaşaraq bildirirdilər ki, portalda konkret sualla axtarış apararkən təkcə lazım olan cavabı deyil, həm də onlar üçün faydalı olan başqa materiallar da tapırdılar və bu, onları resursdan daha dərin şəkildə istifadə etməyə təşviq edirdi.
Təbii ki, daha çox səy uzun müddət şirkətdə çalışan əməkdaşların cəlb edilməsinə yönəldildi, çünki onlar üçün adətən mövcud proseslərdəki dəyişikliklər əvvəlcə bir çağırış kimi qəbul olunur. Maraqlıdır ki, portalın istifadəyə verilməsindən sonra şirkətə qoşulan yeni əməkdaşlar üçün bu sistem artıq adi bir alətə çevrilib. Belə ki, yeni işçilər Onboarding prosesinin ilk günündən etibarən bu portala giriş əldə edirlər.
SmartPoint Intranet həllinin tətbiqi, şübhəsiz ki, HR sahəsi üçün mühüm bir addım oldu. Hazırda portal yeni əməkdaşların adaptasiyası üçün effektiv bir alətə çevrilib. Bu sistem onlara şirkət, həmkarlar, ofislər, dəyərlər, siyasətlər və digər vacib məlumatlar haqqında hərtərəfli informasiya təqdim edir. Həll onboarding prosesini bütün iştirakçılar üçün daha avtonom, strukturlaşdırılmış və komfortlu etməyə kömək edir.
Müştəri qeyd edib ki, artıq əməkdaşların 70%-i sistemdə müəyyən materiallara heç olmasa bir dəfə baxıblar. Bununla belə, şirkət istifadə səviyyəsini daha da artırmaq üçün əlavə təşəbbüslər həyata keçirməyə davam edir.
Əlavə olaraq, müştəri ilə müzakirə olundu ki, Microsoft hazırda “Microsoft Clarity” adlı ödənişsiz analitika xidmətini inkişaf etdirir. Bu xidmət istifadəçilərin portalda keçdikləri yollarını, fəaliyyət xəritələrini izləməyə, istifadəçi sessiyalarını qeydə almağa və s. imkan verir. Xidmət istifadəçilərin portal ilə qarşılıqlı əlaqəsi barədə daha dəqiq analitika əldə etməyə imkan verəcək.
Biz anlayırıq ki, başqaları üçün yenilik mənbəyi olmaq üçün əvvəlcə özümüz daim inkişaf etməliyik. Buna görə də şirkət daxilində iş proseslərini optimallaşdırmaq, kommunikasiya səviyyəsini yaxşılaşdırmaq və komandanın məhsuldarlığını artırmaq üçün müasir həlləri fəal şəkildə tətbiq edirik. SmartPoint Intranet həlli ilə şirkətimiz keyfiyyətli kommunikasiya qurmağa, vacib siyasətləri, təlimatları və digər korporativ məlumatları bir yerdə izləməyə və öyrənməyə imkan verən universal bir alət əldə etdi. İndi əməkdaşlar müxtəlif sistemlər və ya yerli fayllar vasitəsilə axtarışa vaxt itirmədən lazım olan məlumatı tez bir zamanda tapa bilirlər. Bu həll onboarding prosesinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırdı və HR mütəxəssislərimizin iş yükünü azaltdı
İşçilərin strateji cəlb edilməsi, ən xırda detallara diqqət yetirilməsi təchizatçıların təcrübəsi və dəstəyi ilə birləşərək, BAKOTECH üçün korporativ portalın effektiv və maneəsiz tətbiqini təmin edən amillərə çevrildi.
Əgər sizin şirkət də korporativ mədəniyyəti möhkəmləndirmək, əməliyyat proseslərini avtomatlaşdırmaq üçün müasir funksionallıq əldə etmək və komanda daxilində effektiv kommunikasiya təmin etmək istəyirsə, SMART business həlləri məqsədlərinizi həyata keçirməkdə sizə kömək edəcək. SMART business komandası, yeniliklər sahəsində lider olaraq əmindir ki, müasir texnologiyalar yeni ideyalar yaratmaq, insan kapitalını inkişaf etdirmək və biznes arenasında rəqabətqabiliyyətli mövqelərini gücləndirmək üçün dəyərli olan zaman və resursları səmərəli şəkildə istifadə edir. SmartPoint Intranet sadəcə portal deyil, iş proseslərini strukturlaşdırmağa, vacib məlumatları saxlamağa və effektiv qarşılıqlı əlaqə üçün rəqəmsal məkan yaratmağa kömək edən bir köməkçidir. SmartPoint Intranet sizin şirkətinizin tapşırıqlarını həll etmək üçün uyğun olub-olmamasını müəyyən etmək istəyirsiniz? Ödənişsiz demo sifariş edin və SMART business mütəxəssisləri bu həllin məhz sizin biznesiniz üçün potensialını açmağa kömək edəcək!