ინოვაცია არ არის მხოლოდ ინდივიდების მატერიალური წახალისების ან გენიალური მიღწევების შედეგი. ის იბადება იქ, სადაც ხელსაყრელი გარემოა იდეების განვითარებისთვის. თუ ადამიანს აქვს წვდომა ცოდნაზე, აუცილებელ ინსტრუმენტებზე და შეუძლია ეფექტური ურთიერთობა სხვებთან, მისი იდეები ავსებს, მდიდრდება და გარდაიქმნება რაღაც ჭეშმარიტ აღმოჩენად. ეს განმარტავს, თუ რატომ არის მნიშვნელოვანი კორპორატიული კულტურა, შიდა კომუნიკაციები და გარემო, რომელშიც თანამშრომლებს შეუძლიათ თავიანთი იდეების გენერირება და განხორციელება. ანუ, ყოველი ინოვაციის უკან დგანან ადამიანები – ექსპერტები, რომლებიც უახლეს გადაწყვეტილებებს ხორცს ასხამენ. ამის გაგებით, კომპანია BAKOTECH ინვესტიციას ახორციელებს არა მხოლოდ საკუთარი გადაწყვეტილებების პორტფოლიოს გაფართოებაში, არამედ გუნდში ოპტიმალური პირობების შექმნაში მისი პროდუქტიული მუშაობისთვის. ყოველივე ამის შემდეგ, ეს, თავის მხრივ, საშუალებას გვაძლევს გავუწიოთ უმაღლესი დონის მომსახურება პარტნიორებს. SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილების დანერგვა კიდევ ერთი სტრატეგიული ნაბიჯი იყო BAKOTECH-ის ადამიანური კაპიტალის გაძლიერების მიმართულებით. როგორ დაეხმარა კომპანიას კორპორატიული პორტალის დანერგვა საკომუნიკაციო პროცესების გაუმჯობესებაში და HR დეპარტამენტის ეფექტურობის გაზრდაში – წაიკითხეთ SMART business-ის ახალ ქეისში!
როგორ მუშაობდა პროცესები იმპლემენტაციამდე და რა წინაპირობებმა განაპირობა ახალი გადაწყვეტილების აუცილებლობა?
კომპანიის აქტიური განვითარება, ახალი ბაზრების სკალირება და ჯვარედინი ფუნქციური გუნდების გაფართოება გახდა ძირითადი ფაქტორები, რომლებიც მოითხოვდნენ უფრო ოპტიმიზებულ მიდგომას BAKOTECH-ის შიდა კომუნიკაციებისა და HR პროცესების მიმართ. არსებულმა ინსტრუმენტები, როგორიცაა Outlook, Teams და Microsoft-ის სხვა პროდუქტები, წარმატებით ასრულებენ თავიანთ ამოცანებს როგორც მაშინ, როცა კომპანიას 100-ზე ნაკლები თანამშრომელი ჰყავდა. მაგრამ მხოლოდ ამ ინსტრუმენტების დახმარებით გართულდა განახლებების გავრცელება მნიშვნელოვანი მოვლენების შესახებ, საჭირო დოკუმენტებისა და კორპორატიული ინფორმაცის ძიება, ახალი სპეციალისტების კომპლექსური ონბორდინგი და HR დეპარტამენტის ამოცანების ფართო სპექტრის დაფარვა. ეს ყველაფერი საჭიროებდა დამატებით ინსტრუმენტებს. ამიტომ, როდესაც კომპანია გაიზარდა და დასამქბულთა რაოდენობამ 200-ს გადააჭარბა, გაჩნდა ახალი მიდომის აუცილებლობა, კერძოდ:
- ცენტრალიზებული პლატფორმის საჭიროება კორპორატიულ ინფორმაციაზე და კომპანიის რესურსებზე სწრაფი წვდომისთვის.
- პროცესების ავტომატიზაციისა და პერსონალიზაციის შესაძლებლობების გაფართოება, როგორიცაა ონბორდინგი ან კომპანიის პოლიტიკის გაცნობა, რომელთაგან 150-ზე მეტია BAKOTECH-ის ცხრა ქვეყანაში. თითოეულ ამ იურისდიქციას საკუთარი სპეციფიკური პოლიტიკა და რეგულაციები აქვს, რომლებიც დაკავშირებულია თანამშრომლების მუშაობასთან და შიდა პროცედურებთან, რაც სპეციალურ მიდგომას საჭიროებდა მონაცემთა ორგანიზაციისა და სისტემატიზაციის მიმართ. ეს ყველაფერი მოიცავდა ერთიანი პლატფორმის შექმნის აუცილებლობას, რომელსაც უნდა უზრუნველყო უზარმაზარი ინფორმაციის ეფექტური მართვა და წვდომა სხვადასხვა ქვეყნის თანამშრომლებისთვის.
- კომუნიკაციისა და HR პროცესების მოსახერხებელი ინტეგრაციის შესაძლებლობები ერთ ციფრულ გარემოში, სხვადასხვა პროგრამებსა თუ სისტემებს შორის მუდმივი გადართვის საჭიროების გარეშე.
კომპანია ეძებდა გადაწყვეტილებას, რომელიც გააძლიერებდა ჩვენს ონბორდინგის პროცესს, უზრუნველყოფდა კომპანიის ახალი თანამშრომლებისთვის სტრუქტურის, შიდა პოლიტიკის, კორპორატიულ კულტურის, მენეჯმენტის და BAKOTECH-ის საქმიანობის სხვა მნიშვნელოვან ასპექტების გაცნობას. არჩევანი SMART business-ის SmartPoint Intranet გადაწყვეტილებაზე შევაჩერეთ რადგან ის სრულად აკმაყოფილებდა ამ მოთხოვნებს.
ვინაიდან კომპანია უკვე აქტიურად იყენებდა Microsoft-ის ინსტრუმენტებს, SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილების არჩევა ლოგიკური ნაბიჯი იყო. ეს პროდუქტი შემუშავებულია Microsoft 365-ის ბაზაზე, რამაც კლიენტს საშუალება მისცა შეუფერხებლად გამოეყენებინა უკვე ნაცნობი ხელსაწყოები. ამავდროულად, SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილებამ ოპერატიულად შექმნა ერთიანი საკომუნიკაციო ციფრული გარემო კორპორატიული პორტალის დამატებითი კომპონენტების ფართო სპექტრით. მათ შორის კლიენტისთვის პრიორიტეტული გახდა:
- პერსონალური კაბინეტი ცოდნის ბაზით
- კომპანიის ორგანიზაციული სტრუქტურა
- თანამშრომლის სახელმძღვანელო
- სიახლეები
- Q&A განყოფილება
- ფოტო და ვიდეო გალერეების მოდული
როგორი იყო SmartPoint Intranet-ის იმპლემენტაციის პროცესი: რა გამოწვევები და ამოცანები შეექმნა ვენდორს მათი გადაჭრისას?
SmartPoint Intranet-ის დანერგვა კომპანია BAKOTECH-ში კლასიკური სცენარის მიხედვით განხორციელდა: კონფიგურირდა ვერსია, რომლის უპირატესობები მოიცავს კლიენტისთვის საჭირო მოდულების არსებობას ინტრანეტში და სისტემის სწრაფ გადატანას პერსონალური ცვლილებების შესაძლებლობით.
SMART business-ის იმპლემენტაციის პროექტის ფარგლებში, სისტემის ინტეგრაცია Microsoft Entra ID-თან თანამშრომლებისა და დეპარტამენტის მონაცემების მისაღებად შეიქმნა. ეს მიდგომა უამრავ უპირატესობას იძლევა:
- მონაცემების განახლება ორგანიზაციულ სტრუქტურასა და თანამშრომელთა დირექტორიაში – თუ კომპანიაში ახალი თანამშრომელი გამოჩნდება, მისი პოზიცია იცვლება ან სპეციალისტი სხვა განყოფილებაში გადადის, ეს ცვლილებები ავტომატურად აისახება შიდა პორტალზე.
- დატვირთვის შემცირება HR და IT დეპარტამენტებზე – SmartPoint Intranet-ში არ არის საჭირო თანამშრომლების ბარათების ხელით შექმნა ან განახლება. დიახ, HR და IT სპეციალისტები ზოგავენ დროს სისტემის ადმინისტრირებაზე.
გარდა ამისა, BAKOTECH-ის გადაწყვეტილების დანერგვისას გაუმჯობესდა თანამშრომლის გვარისა და სახელის ჩვენების მიზნით HR მოდულის ვებ ნაწილები, კლიენტის მიერ მონაცემების Microsoft Entra ID-ში შეყვანის სპეციფიკის გათვალისწინებით.
ვენდორმა და კლიენტმა განსაკუთრებული ყურადღება დაუთმეს ცოდნის ბაზის ორგანიზებას. BAKOTECH-მა შეიმუშავა თავისი ინდივიდუალური მიდგომა ცოდნის ბაზის რეგიონალურ გვერდებად დაყოფით თითოეული ქვეყნისთვის, რომლებშიც კომპანია ოპერირებს. იქიდან გამომდინარე, რომ თითოეულ იურისდიქციას საკუთარი სპეციფიკური პოლიტიკა და რეგულაციები აქვს, მნიშვნელოვანი იყო წვდომის დემარკაციის სისტემის უზრუნველყოფა. SMART business დაეხმარა ამ ლოგიკის კონფიგურაციას, რათა თითოეულ ქვეყანას საკუთარი პოლიტიკის ნაკრები ჰქონოდა და თანამშრომლებს მიეღოთ წვდომა მხოლოდ მათთვის საჭირო დოკუმენტებზე. ეს ნიშნავს, რომ:
- პოლიტიკა და შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტები ხელმისაწვდომია მხოლოდ თანამშრომლებისთვის,რომლებისთვისაც რეელევანტურია ისინი.
- უკრაინაში მომუშავე თანამშრომლები ნახავენ უკრაინელ კოლეგებს, ხოლო თანამშტომლები მაგალითად, პოლონეთიდან – პოლონელებს.
- ადგილობრივ მოთხოვნებთან შესაბამისობის უზრუნველსაყოფად გათვალისწინებულია თითოეული ქვეყნის კანონმდებლობისა და კორპორატიული სტანდარტების თავისებურებები.
- დოკუმენტებზე წვდომა კონფიგურირებულია როლებისა და წვდომის უფლებების მიხედვით, რათა თავიდან იქნას აცილებული ინფორმაციის ხელმისაწვდომობა, რომელიც არ არის განკუთვნილი კონკრეტული თანამშრომლისთვის.
ჩვენი ცოდნის ბაზა SmartPoint Intranet-ში უზარმაზარ მასშტაბებამდე გაიზარდა: 9 ქვეყანა, 150-ზე მეტი პოლიტიკა და თითოეულს ცალკე გვერდი აქვს ამავდროულად ყველაფერი გარკვევით არის ორგანიზებული, ინტუიციურად გასაგები და მოსახერხებელი გამოსაყენებლად. სისტემა ნულიდან დავნერგეთ, ეს იყო შრომატევადი სამუშაო, მაგრამ ჩვენ ეს შევძელით. შედეგად, ჩვენ მივიღეთ ღირებული რესურსი ყველა ჩვენი კოლეგისთვის, რაც მნიშვნელოვანი მიღწევაა საერთაშორისო კომპანიისთვის, რომელსაც აქვს ასეთი დიდი გეოგრაფიული არეალი აქვს.
ამრიგად, SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილებამ უზრუნველყო კორპორატიულ დოკუმენტაციასთან მუშაობის ოპტიმიზაცია, ამ უკანასკნელის პერსონალიზირება და შექმნა მისი უსაფრთხო გარემო.
BAKOTECH-ის მხრიდან პროექტში ჩართული იყვნენ HR გუნდის წარმომადგენლები და ტექნიკური ადმინისტრატორები. წარმატებული იმპლემენტაციის მნიშვნელოვანი ფაქტორი იყო კლიენტის გუნდის მიერ ახალი სისტემის შევსებისთვის საჭირო კონტენტის საფუძვლიანი მომზადება:
კლიენტი გამოირჩეოდა პასუხისმგებლიანი მიდგომით იმპლემენტაციის მასალების მომზადების მიმართულებით, დროულად აწვდიდა სტრუქტურირებულ ინფორმაციას ჩვენს გუნდს, რამაც მნიშვნელოვნად გააუმჯობესა პროცესი. ხშირად, ასეთი პროექტების ერთ-ერთი მთავარი გამოწვევაა მზა კონტენტის ნაკლებობა.
გარდა ამისა, კლიენტმა გაიაზრა, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია ახალი სისტემისთვის რეალური მონაცემების მიწოდება, შესაბამისად მომზადდა სტატიები პორტალის მთავარი გვერდისთვის, მასალები ახალი ამბების შესავსებად და სხვა კონტენტი, რათა ინტერფეისი არ ყოფილიყო “ცარიელი” გაშვებისას.
BAKOTECH-მა ასევე აღნიშნა პორტალის ადმინისტრატორების მომზადების ეტაპი, რომელსაც SMART business-ის ექსპერტები ახორციელებენ პროექტის იმპლემენტაციის ფარგლებში. მაგრამ პრაქტიკა გვაჩვენებს, რომ რაც არ უნდა კარგად იყოს წარმოდგენილი თეორია და გააზრებული სისტემის ფუნქციონალი, ტრენინგის დროს, შეიძლება წარმოიშვას შემთხვევები, რომლის გადასაწყვეტადაც გამოცდილი მომხმარებლისგან დამატებითი მხარდაჭერაა საჭირო. კლიენტისთვის განსაკუთრებით ღირებული იყო, რომ პროექტის დასრულების შემდეგაც კი იმპლემენტაციის ჯგუფი რჩებოდა კონტაქტზე. ამრიგად, ვენდორმა სასწრაფოდ გამოყო დამატებითი უფასო ტრენინგის საათები უკვე მას შემდეგ, რაც ადმინისტრატორებმა სისტემასთან მუშაობა დაიწყეს და დამატებით კითხვებზე პარუხები პირდაპირ “ველებიდან” მიიღეს. SMART business-ის ამგვარი პოსტპროექტის მხარდაჭერა კომპანიის ადმინისტრატორებს დაეხმარა ნდობის ამაღლებაში კორპორატიულ პორტალთან მუშაობისას და მინიმუმამდე დაიყვანა შესაძლო სირთულეები მუშაობის დაწყებისას.
ორივე გუნდის სინერგია, რეგულარული პროდუქტიული შეხვედრები, კლიენტების ჩართულობა და გამყიდველის მუდმივი მხარდაჭერა ხელს უწყობდა ეფექტურ კომუნიკაციას და ყველა ორგანიზაციული და ტექნიკური საკითხის სწრაფ გადაწყვეტას იმპლემენტაციის თითოეულ ეტაპზე. შედეგად, ყველა ამ ფაქტორმა, რომელიც მხარდაჭერილია SMART business-ის მკაფიოდ სტრუქტურირებული იმპლემენტაციის გეგმით, უზრუნველყო პროექტის დასრულება შეფერხების გარეშე დადგენილ 12 კვირაში.
პორტალის კონფიგურაციის პირველი შედეგები: როგორ აღიქვა გუნდმა ცვლილება და თანამშრომლების ჩართულობის რომელმა მეთოდებმა იმუშავა ყველაზე ეფექტურად?
SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილების დანერგვისას BAKOTECH-ის არსებულ ბიზნეს პროცესებში, კლიენტის წინაშე მდგარი მნიშვნელოვანი ამოცანა გუნდის, ახალი სისტემის გაშვებასთან დაკავშრიებული, შიშის დაძლევა იყო. კლიენტისთვის მნიშვნელოვანი იყო კორპორატიულ პორტალში თანამშრომლების ორგანული ჩართულობის უზრუნველყოფა, სტრესის ფაქტორის მინიმუმამდე დაყვანა, რომლებიც ხშირად წარმოიქმნება რაიმე ახალი და უცნობის წინაშე. როგორც ყველა კლიენტი, კომპანიაც ცდილობდა მიეღო ინვესტიციის შესაბამისი ანაზღაურება და ეფექტურობა.
კომპანიამ ჩამოაყალიბა საპილოტე ჯგუფი, რომლის მონაწილეები გახდნენ სისტემის ერთგვარი „შიდა ტესტერები“, რომლებიც ყურადღებას აქცევდნენ მცირე დეტალებს, გაუმჯობესების მიზნით. საპილოტე ჯგუფის უკუკავშირმა შესაძლებელი გახადა პორტალის კიდევ უფრო უკეთესი პერსონალიზაცია თანამშრომლების ინდივიდუალურ სურვილებზე. შემდეგ დაიწყო კომუნიკაცია თითოეულ გუნდთან. ჩართულობის გასაზრდელად და პორტალის უკეთ გაცნობის მიზნით, კომპანიამ შექმნა რუბრიკა SmartPoint Intranet-ში, სადაც ყოველ კვირა ქვეყნდებოდა საინტერესო მინი სიახლეები, რომლებიც შემდეგი სიტყვებით იწყებოდა: „იცოდით თუ არა, რომ…“. ამ სიახლეებში კომპანიამ მომხმარებლებს გაუზიარა მოკლე რჩევები, იმის შესახებ, თუ როგორ გამოეყენებინათ ახალი კორპორატიული პორტალის კომპონენტები და ინსტრუმენტები. მაგალითად, ერთ კვირაში მათ დაფარეს ორგანიზაციული სტრუქტურის გადახედვის შესაძლებლობა, მეორე კვირას ცოდნის ბაზის უპირატესობებს დაუთმეს. ამ სტრატეგიამ დადებითი შედეგი გამოიღო და ხელი შეუწყო თანამშრომლების თანდათანობით მოზიდვას და ადაპტაციას SmartPoint Intranet-თან სამუშაოდ. გარდა ამისა, One-to-One-ში ექსპერტებმა დააფიქსირეს, რომ პორტალს კონკრეტული კითხვით დაკავშირებისას, იპოვეს არა მხოლოდ მათთვის საჭირო პასუხი, არამედ სხვა სასარგებლო მასალებიც აღმოაჩინეს, რამაც ისინი რესურსების უფრო სიღრმისეულად შესწავლისკენ წაახალისა.
მეტი ძალისხმევა დასჭირდა, დიდი ხნის მომუშავე თანამშრომლების მოზიდვას, რადგან მათთვის, როგორც წესი, ჩვეულებრივ პროცესებში ცვლილებები თავდაპირველად გამოწვევად აღიქმება. საინტერესოა, რომ ახალი თნამაშრომლებისთვის, რომლებიც კომპანიას პორტალის გაშვების შემდეგ შემოუერთდნენ, ის უკვე ნაცნობ ინსტრუმენტად იქცა, რადგან ახალი თანამშრომლები მასზე წვდომას პირველი სამუშაო დღიდან Onboarding-ის დაწყებისთანავე იღებენ.
SmartPoint Intranet-ის დანერგვა, რა თქმა უნდა, მნიშვნელოვანი ნაბიჯი იყო HR დეპარტამენტისთვის. ახლა პორტალი ახალი თანამშრომლების ადაპტაციისთვის ეფექტური ინსტრუმენტია, რომელიც მათ ყველა საჭირო ინფორმაციით უზრუნველყოფს კომპანიის, კოლეგების, ოფისების, ღირებულებების, პოლიტიკის და სხვა დეტალების შესახებ.
კლიენტმა გაგვიზიარა, რომ თანამშრომლების 70%-მა უკვე დაიწყო სისტემით სარგებლობა, თუმცა კომპანია აგრძელებს სხვა ინიციატივების განხორციელებას ჩართულობის გაზრდის მიზნით.
გარდა ამისა, ჩვენ განვიხილეთ კლიენტთან, რომ Microsoft ამჟამად ავითარებს უფასო Microsoft Clarity სერვისს ანალიტიკისთვის. სერვისი საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ უფრო ზუსტი ანალიტიკა მომხმარებლის ინტერაქციის შესახებ პორტალთან.
იმისათვის, რომ ვიყოთ სხვებისთვის ინოვაციის წყარო, გვჭირდება მუდმივად საკუთარ თავზე მუშაობა და გაუმჯობესება. ამიტომ, ჩვენ აქტიურად ვახორციელებთ თანამედროვე გადაწყვეტილებებს კომპანიაში სამუშაო პროცესების ოპტიმიზაციის, კომუნიკაციის გასაუმჯობესებლად და გუნდის პროდუქტიულობის გაზრდის მიზნით. SmartPoint Intranet-ის გადაწყვეტილებით, ჩვენმა კომპანიამ უნივერსალური ინსტრუმენტი მიიღო, რომელიც საშუალებას გვაძლევს დავაკავშიროთ, გადავხედოთ და შევისწავლოთ მნიშვნელოვანი პოლიტიკა, ინსტრუქციები და სხვა კორპორატიული ინფორმაცია ერთ ადგილას. გადაწყვეტილებამ მნიშვნელოვნად გაზარდა ონბორდინგის ეფექტურობა და შეუმსუბუქა ჩვენი HR სპეციალისტების დატვირთვა.
თანამშრომლების სტრატეგიული ჩართულობა, წვრილმან დეტალებზე ყურადღების გამახვილება, გამოცდილებასთან და ვენდორის მხარდაჭერასთან ერთად – ის ფაქტორებია, რომლებმაც უზრუნველყო BAKOTECH-ის კორპორატიული პორტალის ეფექტური და შეუფერხებელი იმპლემენტაცია.
თუ თქვენს კომპანიას ასევე სურს გააძლიეროს კორპორატიული კულტურა, მიიღოს თანამედროვე ფუნქციონალი საოპერაციო პროცესების ავტომატიზაციისთვის და უზრუნველყოს ეფექტური კომუნიკაცია გუნდში, SMART business-ის გადაწყვეტილებები თქვენი მიზნების მიღწევაში დაგეხმარებათ. როგორც ინოვაციების ტენდენციების ფუძემდებელი, SMART business გუნდი დარწმუნებულია, რომ თანამედროვე ტექნოლოგიები ათავისუფლებს ძვირფას დროსა და რესურსებს ახალი იდეების შესაქმნელად, ადამიანური კაპიტალის განვითარებისა და კონკურენტული პოზიციების გასაძლიერებლად ბიზნეს არენაზე. SmartPoint Intranet არ არის მხოლოდ პორტალი, არამედ ასისტენტი, რომელიც ეხმარება სამუშაო პროცესების სტრუქტურირებას, მნიშვნელოვანი ინფორმაციის შენახვას და ქმნის ციფრულ სივრცეს ეფექტური ურთიერთქმედებისთვის. თუ გსურთ გაიგოთ, არის თუ არა SmartPoint Intranet შესაფერისი თქვენი კომპანიის პრობლემების გადასაჭრელად – მოითხოვეთ უფასო დემო ვერსია და SMART business-ის ექსპერტები დაგეხმარებიან თქვენი ბიზნესის გადაწყვეტილების პოტენციალის გამოვლენაში!
