Корпоративне життя все більше переміщується у цифровий простір. Співробітники компаній взаємодіють, використовуючи різноманітні хмарні сервіси та інструменти, які полегшують співпрацю, спрощують роботу у віддаленому форматі, а також дозволяють значно оптимізувати бізнес-процеси.
Створення корпоративного порталу – логічний крок у напрямку цифровізації бізнесу. Оскільки більшість процесів в сучасних компаніях відбувається віртуально, чому б не об’єднати їх в один простір? По суті, корпоративний портал являє собою цифровий офіс, повноцінне робоче середовище, в якому зібрані всі необхідні ресурси та інформація як для індивідуальної, так і для командної роботи.
Впровадження такого порталу спрощується тим, що існують готові коробкові рішення, які можна досить швидко встановити і запустити. Одним з таких рішень є SmartPoint Intranet, функціонал якого можна гнучко підлаштувати під потреби організації, і впровадження якого – від розгортання до тестування і запуску – займає усього один місяць. Дизайн корпоративного порталу також може бути кастомізований і узгоджений зі стилістикою компанії.
Не просто корпоративний сайт
Спочатку корпоративні портали виконували роль внутрішнього сайту, на якому публікувалися новини та інша інформація для співробітників, створювалися бази документів, форуми тощо.
Але поступово портали перетворилися на платформи для інтеграції корпоративних даних, бізнес-додатків, інструментів для спільної роботи та управління завданнями. Для компанії такий портал – це можливість об’єднати організаційні процеси і структуровано зібрати у одному місці все необхідне для співпраці. Для співробітників – це можливість отримати єдину точку входу до усього розмаїття інформації та інструментів, яких вони потребують для виконання своїх завдань та роботи з колегами.
З чого складається корпоративний портал?
Корпоративний портал може містити таки компоненти як «Новини», «Організаційна структура», «Мапа офісів», «Довідник співробітників», «Календар подій», «Медіатека», «Бібліотека», «База знань», матеріали для онбордингу, розділи, присвячені місії компанії, корпоративним правилам тощо.
Крім того, портал дає можливість створювати робочі області для окремих команд, а також персональні цифрові кабінети співробітників. До того ж він містить інструменти для управління продуктивністю працівників, відстеження виконання завдань та обліку робочого часу. Розглянемо деякі компоненти більш детально.
Персональна робоча область
Власний кабінет – не розкіш, якщо йдеться про кабінет на порталі. Кожен співробітник може налаштувати своє особисте робоче середовище під свої потреби, щоб мати все необхідне під рукою та зручно взаємодіяти з єдиного вікна з усією інформаційною інфраструктурою організації.
Наприклад, на SmartPoint Intranet кабінет містить календар, де можна запланувати зустрічі з колегами та переглянути як власні, так і корпоративні події. Також тут можна сформувати персональну базу знань. В кабінеті співробітник може легко знайти інформацію по своїх виплатах, дізнатися, скільки у нього залишилося днів відпустки чи лікарняних.
Набір сервісів допомагає легко оформити заявки на вихідний чи віддалену роботу, створити запит на придбання обладнання чи канцелярії або на доступ до певних ресурсів порталу. Все це значно економить і його час, і час HR-спеціалістів.
Таск-менеджер дає можливість переглянути перелік, статус та дедлайни своїх завдань, поставити завдання колегам та дізнатися, на якому етапі виконання вони перебувають. При цьому керувати своїм кабінетом можна дистанційно з будь-якого пристрою, у якого є доступ до мережі Інтернет.
Командна робоча область
Для оптимізації командної взаємодії на порталі SmartPoint Intranet можна створювати окремі робочі області, які відповідають департаментам компанії або певним проєктам. У таких областях акумулюються усі необхідні ресурси для колективної роботи. Тут міститься бібліотека документів, над якими можуть спільно працювати члени команди, новини, які стосуються саме цього департаменту, презентації, посилання на корисні статті та відео тощо.
на SmartPoint Intranet командні області можуть бути організовані по-різному, з урахуванням потреб команд. Для цього передбачено на вибір декілька гнучких шаблонів з можливістю додавати різні елементи, наприклад, інструмент для генерування і зберігання ідей. Все це дозволяє налаштувати максимально зручне середовище для ефективної командної роботи.
Організаційна структура та довідник співробітників
Візуалізація організаційної структури дозволяє користувачам побачити, як побудована організація, які є в ній відділи та як вони підпорядковані. Структура може бути відображена двома способами: у вигляді гілок департаментів та по співробітниках.
Щоб знайти конкретного колегу за його ім’ям, можна скористатися довідником працівників. Такий довідник являє собою набір карток з функцією швидкого пошуку. Кожна картка містить фото та персональну інформацію співробітника, а також кнопки, які дозволяють прямо з довідника написати йому в чат або зателефонувати.
Інтеграції для більш ефективної взаємодії
Для будь-якої організації дуже корисною є можливість інтегрувати до порталу усі ІТ-ресурси, які вона використовує. Таким чином внутрішній корпоративний портал може слугувати для співробітників єдиною точкою аутентифікації для доступу до усіх цих ресурсів і для роботи з ними в одному інтерфейсі.
Ви можете інтегрувати поштовий сервіс, месенджер, CRM– та ERP-системи, HCM та LMS-рішення, централізовано користуватися даними, які зберігаються в різних розташуваннях в мережі компанії тощо. Авторизувавшись на порталі, користувач автоматично отримує доступ до будь-яких корпоративних ресурсів, якщо це дозволяє його роль. Для додаткового захисту усіх цих даних і систем, при вході на портал можна налаштувати двофакторну аутентифікацію.
Оскільки корпоративний портал SmartPoint Intranet вже інтегрований з пакетом Microsoft 365, це значно спрощує роботу з програмами Word, Excel, PowerPoint, Teams та іншими інструментами платформи. Наприклад, створити новий документ для спільної роботи можна безпосередньо з робочої області порталу.
Оскільки співробітники постійно використовують месенджер для комунікації з колегами, дуже зручною є інтеграція SmartPoint Intranet із сервісом Microsoft Teams. На панелі швидкого доступу в месенджері можна закріпити кнопку для входу в портал і працювати з ним безпосередньо в Teams.
Таким чином можна використовувати месенджер як єдине вікно роботи з усією ІТ-інфраструктурою компанії. При цьому команди в Teams будуть відповідати командним робочим областям на порталі, а документи, які зберігаються в командних каналах месенджера, будуть синхронізуватися з документами відповідних робочих областей департаментів на SmartPoint Intranet.
Крім того, в таких елементах порталу, як організаційна структура та довідник співробітників, можна побачити статус кожного колеги в Microsoft Teams та безпосередньо з цих розділів написати повідомлення, зателефонувати або запланувати нараду, яка буде відображена в усіх календарях – в Teams, на порталі, а також в Outlook. Все це допомагає уникнути зайвих ланок в комунікації.
Які переваги отримують компанії від впровадження корпоративного порталу?
Ми вже згадали деякі переваги, які надає корпоративний портал компаніям. Для зручності перерахуємо їх, а також додамо деякі інші, не менш важливі.
Підвищення продуктивності працівників
Корпоративний портал надає співробітникам зручний оперативний доступ до усієї необхідної інформації, документів та інструментів, яких вони потребують у роботі. Завдяки цьому працівники значно економлять час на пошуки, перемикання між різними системами і сервісами та можуть більше зосередитись на виконанні своїх завдань. Інтеграція з поштовими сервісами та месенджерами спрощує комунікацію, що також сприяє продуктивності співробітників. Крім того, інструменти управління завданнями допомагають організувати як індивідуальну, так і командну роботу та відстежувати її результати.
Зміцнення корпоративної культури
В умовах віддалених та гібридних графіків роботи особливо важливо підтримувати залученість та відчуття причетності співробітників до корпоративного життя. Це одне з завдань порталу. Завдяки стрічці новин та анонсам подій працівники завжди будуть інформовані про важливі заходи, а медіатека з фото- та відеозвітами дозволять ознайомитись з тими корпоративними подіями, що вже відбулись. Завдяки інтеграції з Power Automate на порталі SmartPoint Intranet можна автоматизувати бізнес-процеси, наприклад, погодження документів. Якщо ланцюги погоджень складні та розгалужені, можна також використовувати рішення SmartPoint DMS, завдяки якому найскладніші процеси узгоджень будуть відбуватися легко і швидко.
Зменшення відтоку кадрів
Завдяки інтеграції з LMS-рішеннями портал дає змогу легко організовувати навчання співробітників та займатися їх професійним розвитком, мінімізувавши при цьому навантаження на HR-відділ. Доступ до бази знань та корпоративної бібліотеки на порталі також сприяють зростанню працівників. Надання широких можливостей розвитку – один з ключових інструментів утримання найкращих спеціалістів.
Зменшення витрат на адаптацію нових співробітників
Наявність порталу також значно спрощує процес онбордінгу, робить його більш комфортним й ефективним. І – знову ж таки – з мінімальним залученням HR-команди. Потрапивши на портал, новий співробітник має змогу самостійно ознайомитись з важливими корпоративними новинами, анонсами подій, календарем, переглянути категоризовану базу знань, побачити організаційну структуру тощо. Крім того, можна організувати серію навчальних курсів, щоб працівник міг послідовно і системно ознайомитись з організацією процесів у компанії, правилами та іншою важливою інформацією.
Автоматизація процесів
Завдяки інтеграції з Power Automate на порталі SmartPoint Intranet можна автоматизувати бізнес-процеси, наприклад, погодження документів. Якщо ланцюги погоджень складні та розгалужені, можна також використовувати рішення SmartPoint DMS, завдяки якому найскладніші процеси узгоджень будуть відбуватися легко і швидко.
Хаб корпоративного життя
В епоху цифровізації бізнесу та гібридних графіків роботи корпоративний портал може взяти на себе функцію повноцінного осередку життя компанії. Об’єднання усіх процесів і ресурсів організації в одному віртуальному просторі значно спрощує взаємодію працівників та підвищує ефективність роботи команд.
До того ж це допомагає культивувати відчуття командної єдності, незалежно від того, як працюють співробітники – в офісі чи віддалено. Якщо ви бажаєте дізнатись більше про переваги та можливості корпоративного порталу – замовте консультацію в експертів SMART business.
