Стратегічним показником успішності бізнесу є його здатність до масштабування. Побудова інтранет-мережі — це одна з необхідних умов для зросту компанії, розширення її складу та ринкової частки. Intranet є тією ланкою, що сполучає окремих фахівців між собою й об’єднує їх у робочі команди. Інтранет — це внутрішній простір компанії, у якому зберігається чутлива інформація, містяться необхідні для роботи інструкції та протоколи, відбуваються комунікації між співробітниками.
Основне завдання інтранет-мережі — об’єднати працівників компанії, й забезпечити їм технічні умови для взаємодії на всіх рівнях. Також в завдання інтранету входять: збереження інформації, таск-менеджмент (управління робочим часом співробітників), розвиток корпоративної культури та інше.
Що таке інтранет?
Інтранет — це закрита мережа, що складається з чатів, файлових сховищ та інструментів планування й контролю виконання завдань кожним зі співробітників компанії. Найчастіше під словом Intranet мається на увазі корпоративний портал, створений та адаптований під потреби конкретної організації. Але це не зовсім коректно. Інтранет є ширшим поняттям, це внутрішнє мережеве оточення компанії. Тоді як корпоративний портал — це вужче поняття, він є однією з функціональних частин інтранет-мережі. Корпортал можна порівняти з майданчиком, що сам по собі виконує певні функції, але разом з тим діє як шлюз та маршрутизатор, який сполучає користувачів інтранет-мережі із іншими додатками та програмами всередині закритого робочого простору.
Інтранет мережу організації можна побудувати за різною архітектурою в залежності від специфіки роботи компанії, але в основі завжди мають лежати чотири керівних принципи: безпека, зручність, функціональність та доступність. Потреба ж у корпоративному порталі всередині Intranet мережі збільшується пропорційно до кількості працівників компанії, які нею користуються. Там, де раніше вистачало чатів у особистих месенджерах, тепер потрібні канбани, закриті канали спілкування та розгалужена структура доступів до інформації.
Задачі та функції інтранету
Інтранет має бути цілісним простором, закритою робочою мережею, приватним сегментом інтернету, доступ до якого мають виключно ви та ваші працівники. Загальна ж функція корпоративного порталу всередині intranet — відповідати всім викликам компанії щодо внутрішньої взаємодії між співробітниками. Ключовий показник ефективності побудованої інтранет-системи вимірюється наступним чином: якщо всі співробітники успішно виконують свої задачі шляхом взаємодії через корпоративний портал та інші складові інтранет-мережі, отже вона працює ефективно.
Правильно побудована Intranet мережа є цілісною системою. Якщо ви ділитесь файлами через корпоративний портал, але використовуєте для робочого спілкування сторонні месенджери, а для таск-менеджменту окремі програми трекінгу часу — така інтранет-система є фрагментарною. Фрагментарна система перш за все створює ризики для захисту інформації, а також суттєво уповільнює процеси розвитку всередині компанії.
Розгляньмо повноцінний цілісний інтранет портал на прикладі продукту SmartPoint Intranet. Це єдине комунікаційне цифрове середовище, розроблене фахівцями SMART business на основі продуктів компанії Microsoft. Для бізнесу це означає єдину стандартизацію процесів, що відповідає світовим нормам та вимогам, необмежені можливості для масштабування та найвищий рівень захисту. SmartPoint Intranet побудований на базі Microsoft SharePoint, Microsoft 365 та Microsoft Azure.
Захист даних та безпека
Отримати доступ до корпоративного порталу можуть виключно співробітники компанії, всі відкриті сеанси фіксуються в системі, інформація в зашифрованому вигляді зберігається на хмарі. SmartPoint Intranet відповідає політиці та високим стандартам безпеки, завдяки тому, що побудований на платформі Microsoft 365, яка своєю чергою забезпечує захист всім похідним компонентам. До типових вразливостей інших інтранет-порталів відносяться: гібридні форми зберігання даних, відсутність шифрування даних, застарілі протоколи безпеки.
Об’єднання внутрішньої взаємодії на одній платформі
Комунікація відбувається у додатку Microsoft Teams, який інтегровано в корпоративний портал. Це дозволяє зручно взаємодіяти та ділитись файлами, які організовано за допомогою Microsoft SharePoint. У тому числі спільно й одночасно працювати над файлами групами фахівців. Постановка й контроль робочих задач, планування, фіксація індивідуальних показників (кількість робочих годин, днів відпустки, лікарняних) — все це та багато іншого об’єднано в одному інтранет-порталі SmartPoint Intranet. Типова проблема інших продуктів — необхідність використовувати особисті акаунти для робочих задач, неналежний контроль за формальними процесами з боку менеджерів та HR-ів.
Відповідність потребам працівників у функціональності
Підкреслимо ще раз: інтранет-система має повністю закривати потреби фахівців без залучення сторонніх додатків та програм. Розробники SMART business можуть кастомізувати та розширити функціонал SmartPoint Intranet, щоб інтранет-портал відповідав навіть вашим специфічним запитам. Типова проблема інших корпоративних порталів — відсутність вичерпного функціонала для організації роботи.
Розмежування доступів, адаптація під різні пристрої
Менеджери повинні мати доступ до всіх процесів всередині організації, тоді як розробникам чи дизайнерам достатньо обмежених функцій для закриття потреб. Керувати доступом до різних аспектів інтранет системи має вузьке коло осіб, так розмежовуються зони впливу та доступу до інформації вже всередині компанії. Також зауважимо, що корпоративний портал SmartPoint Intranet адаптований під різні пристрої: ноутбуки, стаціонарні комп’ютери, смартфони, планшети та девайси гібридного типу. Типові проблеми інших продуктів: обмежена ієрархія доступу до даних, вхід в систему можливий тільки з певних пристроїв або MAC-адрес.
Чому це важливо: 5 причин запустити інтранет
Безпека інтелектуальної власності
Intranet може мати багатоступеневий захист від вторгнення, вірогідність зовнішнього втручання нівелюється обов’язковими налаштуваннями аутентифікації для співробітників та постійним шифруванням інформації.
Корпоративна культура
Планувати заходи, вільно зберігати та поширювати фото й відеоматеріали, вітати співробітників зі святами й вести бесіди на закриті теми — всі ці функції є частиною корпоративного порталу інтранет.
Ефективний менеджерський контроль
Гнучке планування задач саме за такою схемою, яка буде зручною для вашої команди й окремих її підрозділів зі специфічними процесами.
Прискорення робочих процесів
Вам потрібно лише раз побудувати повноцінну інтранет-мережу, щоб закрити всі поточні й майбутні потреби своїх працівників у внутрішній взаємодії через корпоративний портал та інші елементи закритого робочого простору.
Гнучкі рішення відповідно до вимог, що змінюються
І звісно ж про розвиток! Якщо ви оберете саме SmartPoint Intranet, наші фахівці надалі зможуть змінити чи додати функціонал до вже готового корпоративного порталу відповідно до ваших потреб. Це швидко, й можливості розвитку системи нічим не обмежені.
Як налаштувати та наповнювати інтранет?
Кожна інтеграція до інтранет-системи передбачає не тільки програмну розробку й налаштування, а ще й навчання фахівців взаємодії із нею. Це багатоступеневий процес, що потребує залучення різних фахівців на різних етапах. Щоб отримати консультативну підтримку у налаштуванні інтранет-мережі та більше інформації про SmartPoint Intranet, ви можете замовити консультацію експертів SMART business. Ми відповімо на всі ваші питання й спрогнозуємо покращення від інтеграції корпоративного порталу до інтранет-мережі вашої організації.
